19 типов деловых документов и зачем они вам нужны

Мой друг утверждает, что может многое рассказать о вас по багажнику вашего семейного фургона. Багажник его машины — аналог дзен-сада — в нем есть почти все, от аварийного одеяла до высококачественного светового знака, который можно разместить на дороге в случае дорожно-транспортного происшествия.

Неудивительно, что я редко открываю перед ним багажник своей машины.

Когда дело доходит до документов, связанных с бизнесом, предприниматели и бизнес-менеджеры должны быть такими, как этот парень. Документы играют неотъемлемую роль в защите интересов вашего бизнеса на протяжении всего срока его службы.

Вот основные типы деловых документов и почему они необходимы… на самом деле некоторые или все могут быть необходимы. Это зависит от характера вашего бизнеса.

Как и во всех юридических и финансовых вопросах, наймите юриста и бухгалтера.

Связанный: Типы делового письма | Типы бизнес-инкубаторов

Категория 1: Учредительные документы бизнеса

Как основатель, вы должны провести много исследований и принять множество решений, касающихся деятельности вашего стартапа. Хотя заманчиво углубиться в видение вашей компании и начать реализовывать свои идеи, очень важно сначала сделать паузу и рассмотреть юридические основы. Вот основные учредительные документы, которые вы должны внедрить, чтобы избежать судебных баталий в будущем.

1. Учредительные документы

Как только ваш проект превратится из простого хобби во что-то существенное, рекомендуется включить его, так как это сделает ваше предприятие отдельным юридическим лицом. Вы можете зарегистрировать свой бизнес, создав компанию с ограниченной ответственностью (LLC) или корпорацию. Этот процесс несложный, если у вас есть все необходимые документы. Это включает:

Форма резервирования фирменного наименования ( ООО и Корпорации) : позволяет зарезервировать уникальное фирменное наименование во время завершения процесса регистрации бизнеса. Это означает, что никто не может претендовать на это имя.

Учредительные документы (только для корпораций) . Детали, входящие в учредительные документы, сильно различаются, но обычно включают цель регистрации, количество и типы акций, а также имена и адреса совета директоров. Другие сведения включают название компании, адрес и основное место деятельности.

Корпоративный устав : Описывает, как должностные лица, акционеры и директора компании будут распределять контроль в рамках деловых и повседневных операций. Корпоративный устав обычно вращается вокруг основной информации о компании, частоты и порядка проведения важных собраний, процесса избрания директоров, типов должностных лиц и их обязанностей, процесса ликвидации бизнеса и многого другого.

2. Учредительный договор

Это соглашение между учредителями и бизнесом. Он также известен как акционерное соглашение и необходим только для корпораций, выпускающих акции. В нем излагаются права и обязанности акционеров, не упомянутые в корпоративных уставах.

Акционерное соглашение включает в себя три основных компонента. К ним относятся передача акций, передача интеллектуальной собственности (ИС) и отслеживание капитала (раздел капитала).

3. Товарный знак

Теперь, когда у вас есть учредительные документы и акционерное соглашение, взгляните на палку о двух концах — торговую марку.

Главное преимущество использования товарного знака в том, что оно может укрепить ваш бренд. Это хорошие новости. С другой стороны, каждый с похожим именем получит предупреждение и получит возможность возразить. Таким образом, люди, которые не интересовались бы вашим бизнесом, вдруг начнут обращать на вас внимание.

Имейте в виду, что товарные знаки являются фонетическими и обычно используются в отраслевом секторе. Вот почему вы не можете запустить и зарегистрировать торговую марку «Appl» только потому, что в конце нет буквы «E».

4. Соглашения о неразглашении (NDA)

Соглашение о неразглашении необходимо, если вам необходимо проконсультироваться или поговорить с внешним лицом. Они предназначены для защиты конфиденциальной и конфиденциальной информации от раскрытия сторонней стороной, с которой вы консультировались.

Вы должны заранее подумать об условиях вашего бизнеса NDA. Должен ли NDA быть взаимным или односторонним? Как долго это должно продолжаться? Какую информацию следует охватить? Вот некоторые из важных вопросов, на которые вы должны ответить при создании NDA.

Конкретные учредительные документы, которые вам нужны, различаются в зависимости от типа бизнеса, который вы собираетесь начать. Если вы планируете зарегистрировать индивидуальное предприятие, вам может понадобиться немного больше, чем заявка на федеральный EIN (идентификационный номер работодателя). Другие формы бизнеса требуют учредительных документов, упомянутых выше.

Категория 2: Документы, касающиеся сотрудников

Управление правильными документами сотрудников улучшает рабочие отношения и может избавить вас от головной боли в будущем. Последнее звучит надуманно, но это реальность.

Например, вы уволили сотрудника за нарушение определенной политики. Этот сотрудник может попытаться получить страховку по безработице или подать в суд на вашу компанию за незаконное увольнение. Если вы не задокументировали политику и четко не определили обязанности сотрудника, может быть сложно доказать предполагаемое нарушение. В этом случае судье будет намного сложнее вынести решение в пользу вашего бизнеса.

Вот документы сотрудников, которые ваша компания должна хранить.

6. Рекрутинговые записи

Процесс найма включает в себя множество этапов, включая скрининг, собеседование, отбор, введение в должность и адаптацию. Эксперт по персоналу разыгрывает каждый из этих шагов, чтобы выбрать подходящего кандидата. Все эти процессы должны быть задокументированы, чтобы отслеживать, как и куда движется процесс найма.

EEOC (Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве) требует от работодателей вести документы о приеме на работу в целях соблюдения требований. Некоторые из документов по набору персонала, которые вы должны вести, включают в себя;

• Объявления о работе
• Описание должностей
• Анкеты (или письма)
• резюме кандидатов
• Заметки об интервью
• Рекрутинговый трекер
• Форма оценки кандидата
• Справочное руководство по проверке
• Письмо с предложением

7. Контракты с работниками

Это письменное подтверждение отношений между вами (работодателем) и работником. В нем указаны права и обязанности как работников, так и организаций, в которых они работают. Ваш бизнес должен защищать подписанные формы трудовых договоров, справочники сотрудников, соглашения о неразглашении, соглашения о неконкуренции, изменения политики, письменные бизнес-политики и другие соответствующие документы.

8. Сведения об инвалидности

Согласно Закону об американцах с ограниченными возможностями, как коммерческие, так и некоммерческие организации должны вести отдельные документы, связанные с инвалидностью сотрудников. Информация о сотрудниках, такая как запросы на размещение, претензии по страхованию в связи с инвалидностью и другие связанные с этим вопросы, должна документироваться отдельно. Эти типы деловых документов могут быть полезны, если работники намереваются подать заявление о страховании по нетрудоспособности.

9. Медицинские льготы

Все медицинские и медицинские записи, которые собирает ваша компания, должны храниться отдельно от файлов сотрудников. Задокументируйте детали медицинского страхования, которое вы предлагаете своим работникам, и регистрационные записи. Эти документы могут упростить процесс предоставления компенсации работникам в случае болезни, связанной с работой.

10. Кадровые документы

Храните точные документы о компенсации, отчеты об служебной аттестации, табели учета рабочего времени, документы об увольнении, дисциплинарные записи и рекомендации. Информация из этих записей может помочь менеджерам и руководителям разработать необходимые программы обучения и развития. Это также помогает обеспечивать соблюдение работниками местных, государственных и федеральных норм.

11. Документы по заработной плате

Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA), Закон о равной оплате труда и Закон о справедливых трудовых стандартах требуют от работодателей ведения точных документов по заработной плате и подтверждающих записей. К ним относятся карты учета рабочего времени и другие записи, которые поддерживают политику справедливой оплаты вашей компании.

Иски о дискриминации в оплате труда в настоящее время являются обычным явлением. Эти судебные процессы могут стоить вашему бизнесу больших денег, если у вас нет достаточных доказательств того, что ваш бизнес соблюдает соответствующие законы о заработной плате и вознаграждениях. Вот почему вы должны хранить точные документы о заработной плате.

12. Разрешительные документы на работу

Все работодатели должны хранить формы I-9 для всех работников в течение нескольких лет после приема на работу или увольнения. Сохраняйте точные документы, полностью подписанные нужной стороной. Если вы должны хранить копии удостоверений личности сотрудников, обращайтесь со всеми работниками одинаково и прикрепите эти копии к документам I-9.

Обратите внимание, что форма I-9 подтверждает право лица работать в США на законных основаниях. Это требование распространяется на граждан США и неграждан. Если ваш бизнес не соответствует требованиям формы I-9, вы рискуете получить большие штрафы, которые могут негативно повлиять на прибыль вашей организации.

13. Записи о несчастных случаях на производстве

Несмотря на принятые профилактические меры, несчастные случаи на производстве по-прежнему случаются. Управление по охране труда и здоровья требует от работодателей выяснить, что произошло, почему и задокументировать эти события. Эта информация полезна для оценки рисков на рабочем месте и принятия правильных мер для предотвращения несчастных случаев в будущем.

14. Документы о компенсации работникам

Предположим, что ваша рабочая среда связана с опасностями, которые могут привести к хроническим или длительным заболеваниям. В этом случае Управление по охране труда и здоровья требует от вас вести точные записи о воздействии на работников опасных ситуаций и соответствующие медицинские документы в течение как минимум 30 лет. Эта информация может помочь определить общую сумму компенсационных выплат работникам в случае несчастных случаев на производстве.

Вы должны хранить все документы, касающиеся сотрудников, как можно дольше. Как упоминалось ранее, количество судебных исков с участием работников и работодателей увеличивается. Вашу компанию могут обвинить в расовой дискриминации, небезопасных условиях труда, ненадлежащем вознаграждении и других неприятных моментах. Наличие правильных типов деловых документов может защитить ваш бизнес от негативного воздействия этих судебных исков.

Категория 3: Налоговая и финансовая отчетность

Вы можете выбрать любую систему учета, наиболее подходящую для вашей компании, которая четко показывает ваши доходы и расходы. Хотя характер вашего бизнеса влияет на записи налоговых деклараций и другие типы деловых документов, которые вы должны хранить, Налоговая служба требует, чтобы каждое предприятие вело следующие записи.

15. Документы налоговой декларации

Налоговая декларация представляет собой форму, подаваемую в налоговые органы. Он сообщает о доходах, расходах и других важных данных, связанных с налогами. Точные документы налоговой декларации позволяют вам рассчитать свои налоговые обязательства, запланировать своевременные налоговые платежи и подать необходимый запрос на возврат переплаты налога.

16. Финансовые отчеты

Важной частью управления финансами бизнеса является ведение точной и хорошо организованной финансовой отчетности. Будь то карта социального страхования для целей отчетности по заработной плате или счет за коммунальные услуги для подтверждения места жительства, может быть много раз, когда вашему бизнесу необходимо найти финансовый документ. К другим преимуществам хорошо хранимых финансовых документов относятся:

• Легче отслеживать общий рост вашей компании
• Эффективный анализ финансовых данных может помочь в разработке стратегии политики, ориентированной на рынок
• Облегчает определение источников дохода и отслеживание вычитаемых расходов.
• Способствовать эффективному принятию решений и более высокому уровню эффективности работы
• Позволяет вашему бизнесу достичь полного соответствия нормативным требованиям

Некоторые из финансовых записей, которые вы должны вести, включают аудиторские книги, финансовые отчеты, отчеты о покупках, отчеты о продажах и многое другое.

17. Учет налога на заработную плату

Ваш бизнес платит налог на прибыль. Но это не конец ваших налоговых обязательств. Служба внутренних доходов требует, чтобы вы собирали налог с ваших работников на их доход. Эта сумма налога варьируется в зависимости от заработной платы работников и других факторов.

Когда вы собираете налоги со своих работников, вы просто действуете как фидуциарный агент правительства. Это ваша обязанность как владельца бизнеса, и неспособность вести точный учет налога на заработную плату может привести к большим штрафам.

18. Документы по бизнес-активам

Ваша компания владеет активами? Вы должны вести точный учет покупок бизнес-активов, титулов, вкладов и других соответствующих документов о праве собственности. Если вы брали кредиты, документируйте такие обязательства, так как это упрощает процесс подачи деклараций.

Имейте в виду, что IRS может запросить данные о вашей компании за последние шесть или более лет, если заподозрит серьезное налоговое нарушение. Поэтому важно действовать осторожно и хранить точные налоговые декларации и финансовые отчеты как можно дольше.

19. Юридические документы

Юридические документы для компаний играют неотъемлемую роль в защите их интересов и интересов их владельцев. Некоторые из общих юридических документов, которые вы должны вести, включают:

• Деловые контракты с аффилированными лицами, поставщиками и независимыми подрядчиками
• Ваши бизнес-разрешения, сертификаты и лицензии
• Ежегодные отчеты, подаваемые государственному секретарю
• Соглашения о возмещении убытков
• Протокол заседания правления
• Договоры аренды и необходимые документы
• Страховой полис
• Записи о недвижимости

Эти документы описывают ваши деловые отношения с другими организациями. Например, деловой контракт с независимым подрядчиком описывает обязанности подрядчика и ожидаемое вознаграждение или оплату за предоставленные услуги.

Чтобы защитить свои деловые интересы, вы должны хранить эти юридические документы до тех пор, пока действует срок исковой давности штата для потенциально опасных юридических проблем и споров. Например, в некоторых штатах срок исковой давности по иску о нарушении договора составляет от 3 до 15 лет.

Основной принцип хранения различных типов деловых документов прост. Вы никогда не сможете быть слишком организованным или слишком долго архивировать деловые записи.

Дело в том…

Отслеживание квитанций, контрактов с заинтересованными сторонами, финансовых отчетов и других типов деловых документов часто является проклятием для владельца бизнеса. Но обеспечение надлежащего хранения ваших деловых документов и полезных данных защищает интересы вашей компании.

Ваши деловые документы больше, чем просто формальность. Они являются важной частью фундамента вашего бизнеса. И вам нужна более прочная основа для вашей компании, чтобы выделиться в постоянно растущей конкуренции.

Один мудрый профессор сказал однажды: «Лучше иметь их и не нуждаться в них, чем нуждаться в них, а у вас их нет».