19 نوعًا من مستندات العمل ولماذا تحتاجها

يدعي صديقي أنه يستطيع أن يخبرنا الكثير عنك من خلال صندوق عربة عائلتك. يشبه صندوق سيارته حديقة Zen Garden - المجهزة بكل شيء تقريبًا ، من بطانية الطوارئ إلى لافتة ضوئية عالية الجودة يمكن وضعها على الطريق في حالة وقوع حادث مروري.

ليس من المستغرب أن أفتح صندوق سيارتي أمامه نادرًا.

عندما يتعلق الأمر بالوثائق المتعلقة بالأعمال ، يجب أن يكون رواد الأعمال ومديرو الأعمال مثل هذا الرجل. تلعب المستندات دورًا أساسيًا في حماية اهتماماتك التجارية طوال حياتها.

فيما يلي الأنواع الأساسية من مستندات العمل ولماذا تعتبر ضرورية ... في الواقع قد يكون بعضها أو جميعها ضرورية. هذا يعتمد على طبيعة عملك.

كما هو الحال مع جميع المسائل القانونية والمالية ، توكيل محام ومحاسب.

ذات صلة: أنواع كتابة الأعمال | أنواع حاضنات الأعمال

الفئة 1: وثائق تأسيس الأعمال

كمؤسس ، يجب عليك إجراء الكثير من البحث واتخاذ العديد من القرارات المتعلقة بعمليات شركتك الناشئة. في حين أنه من المغري التعمق في رؤية شركتك والبدء في تحقيق أفكارك ، فمن الأهمية بمكان التوقف وتغطية القواعد القانونية أولاً. فيما يلي الوثائق التأسيسية الأساسية التي يجب عليك وضعها لتجنب المعارك القانونية في المستقبل.

1. وثائق التأسيس

بمجرد أن يتغير مشروعك من مجرد هواية إلى شيء جوهري ، يوصى بدمجه ، لأن هذا سيجعل مشروعك كيانًا قانونيًا منفصلاً. يمكنك دمج عملك من خلال إنشاء شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) أو شركة. هذه العملية مباشرة طالما أن لديك جميع المستندات اللازمة. وتشمل هذه:

نموذج حجز الاسم التجاري ( LLC and Corps) : يسمح لك بحجز اسم تجاري فريد أثناء إكمال عملية تأسيس الأعمال. هذا يعني أنه لا يمكن لأحد المطالبة بهذا الاسم.

مواد التأسيس (للشركات فقط) : تختلف التفاصيل التي تدخل في مواد التأسيس على نطاق واسع ولكنها تشمل عادةً الغرض من التأسيس وعدد وأنواع الأسهم وأسماء وعناوين مجلس الإدارة. تتضمن التفاصيل الأخرى اسم النشاط التجاري والعنوان والمكان الرئيسي للعمليات.

اللوائح الداخلية للشركات : توضح كيفية قيام المسؤولين والمساهمين ومديري الشركة بتقسيم السيطرة داخل الأعمال والعمليات اليومية. عادة ما تدور اللوائح الداخلية للشركات حول معلومات الشركة الأساسية ، وتكرار وإجراءات الاجتماعات الأساسية ، وعملية انتخاب المديرين ، وأنواع الضباط ومسؤولياتهم ، وعملية حل الأعمال ، والمزيد.

2. اتفاق المؤسسين

هذه اتفاقية بين المؤسسين ورجال الأعمال. تُعرف أيضًا باسم اتفاقية المساهمين ، وهي ضرورية للشركات المصدرة للأسهم فقط. ويحدد حقوق المساهمين ومسؤولياتهم التي لم يرد ذكرها في لوائح الشركة.

تغطي اتفاقية المساهمين ثلاثة مكونات أساسية. وتشمل هذه الاستحقاقات ، والتنازل عن الملكية الفكرية (IP) ، وتتبع حقوق الملكية (تقسيم حقوق الملكية).

3. العلامات التجارية

الآن بعد أن حصلت على وثائق التأسيس واتفاقية المساهمين ، ألق نظرة على السيف ذي الحدين - العلامات التجارية.

تتمثل الفائدة الأولى من وضع علامة تجارية على اسم النشاط التجاري في أنه يمكن أن يعزز علامتك التجارية. هذه أخبار جيدة. على الجانب الآخر ، سيحصل كل شخص يحمل اسمًا مشابهًا على تنبيه وستتاح له فرصة للاعتراض. لذا ، فإن الأشخاص الذين لم يكونوا مهتمين بعملك سيبدأون فجأة في الانتباه.

ضع في اعتبارك أن العلامات التجارية صوتية ويتم إجراؤها عادةً بواسطة قطاع الصناعة. هذا هو السبب في أنه لا يمكنك إطلاق "Appl" والعلامة التجارية لمجرد أنه لا يحتوي على "E" في النهاية.

4. اتفاقيات عدم الإفشاء (NDAs)

تعد اتفاقيات عدم الإفشاء ضرورية في حالة احتياجك للتشاور أو إجراء محادثة مع كيان خارجي. والغرض منها هو حماية المعلومات السرية والحساسة من إتاحتها من قبل الطرف الخارجي الذي تشاورت معه.

يجب أن تفكر مسبقًا في شروط اتفاقية عدم الإفشاء الخاصة بشركتك. هل يجب أن يكون التجمع الوطني الديمقراطي متبادلاً أم أحادي الجانب؟ متى يجب أن تستمر؟ ما هي المعلومات التي يجب تغطيتها؟ هذه بعض الأسئلة المهمة التي يجب عليك الإجابة عليها عند إنشاء اتفاقية عدم الإفشاء.

تختلف المستندات التأسيسية المحددة التي تحتاجها اعتمادًا على نوع العمل الذي تنوي إطلاقه. إذا كنت تخطط لتسجيل ملكية فردية ، فقد تحتاج إلى أكثر من مجرد طلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي. تتطلب أشكال الأعمال الأخرى المستندات التأسيسية المذكورة أعلاه.

الفئة 2: المستندات المتعلقة بالموظف

تعمل إدارة مستندات الموظف الصحيحة على تحسين علاقات العمل ويمكن أن تخلصك من الصداع في المستقبل. هذا الأخير يبدو بعيد المنال ، لكنه حقيقة واقعة.

على سبيل المثال ، لقد أنهيت موظفًا لانتهاكه سياسة معينة. قد يحاول هذا الموظف الحصول على تأمين ضد البطالة أو يقاضي شركتك بسبب الإنهاء غير القانوني. ما لم تكن قد وثقت السياسة وحددت بوضوح مسؤوليات الموظف ، فقد يكون من الصعب إثبات الانتهاك المزعوم. في هذه الحالة ، سيكون من الصعب جدًا على القاضي أن يحكم لصالح عملك.

فيما يلي مستندات الموظف التي يجب أن يحتفظ بها عملك.

6. سجلات التوظيف

تتضمن عملية التوظيف العديد من الخطوات ، بما في ذلك الفحص ، والمقابلات ، والاختيار ، والاستقراء ، والإعداد. يقوم خبير الموارد البشرية بتنفيذ كل خطوة من هذه الخطوات لاختيار المرشح المناسب. يجب توثيق كل هذه العمليات لتتبع كيف وأين تتجه عملية التوظيف.

تطلب EEOC (لجنة تكافؤ فرص العمل) من أصحاب العمل الاحتفاظ بوثائق التوظيف لأغراض الامتثال. تتضمن بعض مستندات التوظيف التي يجب عليك الاحتفاظ بها ؛

• إعلانات الوظائف
• توصيف الوظيفة
• نماذج الطلبات (أو الرسائل)
• استئناف المرشحين
• ملاحظات المقابلة
• تعقب التوظيف
• استمارة تقييم المرشح
• دليل الفحص المرجعي
• رسالة عرض

7. عقود الموظفين

هذا دليل مكتوب على العلاقة بينك (صاحب العمل) والموظف. ينص على حقوق ومسؤوليات كل من العمال والمنظمات التي يعملون بها. يجب أن يحمي عملك نماذج عقود العمل الموقعة ، وكتيبات الموظفين ، واتفاقيات عدم الإفشاء ، والاتفاقيات غير التنافسية ، وتغييرات السياسة ، وسياسات العمل المكتوبة ، والمستندات الأخرى ذات الصلة.

8. سجلات الإعاقة

وفقًا لقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة ، يجب على كل من المنظمات الربحية وغير الهادفة للربح الاحتفاظ بقضايا مستندات منفصلة تتعلق بإعاقات الموظفين. يجب توثيق معلومات الموظف مثل طلبات الإقامة ومطالبات التأمين المتعلقة بالإعاقة والمسائل الأخرى ذات الصلة بشكل منفصل. يمكن أن تكون هذه الأنواع من وثائق العمل مفيدة إذا كان العمال يعتزمون متابعة مطالبة التأمين ضد العجز.

9. وثائق المنافع الطبية

يجب الاحتفاظ بجميع السجلات الطبية والصحية التي تجمعها شركتك بشكل منفصل عن ملفات الموظفين. قم بتوثيق تفاصيل التأمين الطبي الذي تقدمه لعمالك وسجلات التسجيل. يمكن لهذه المستندات تبسيط عملية منح تعويض الموظف في حالة المرض المرتبط بمكان العمل.

10. وثائق الموظفين

احتفظ بمستندات التعويض وسجلات تقييم الأداء الدقيقة وبطاقات الوقت ووثائق الفصل والسجلات التأديبية والمراجع. يمكن للمعلومات الواردة من هذه السجلات أن تساعد المديرين والمشرفين على توفير برامج التدريب والتطوير اللازمة. كما أنه يساعد في الحفاظ على امتثال العمال للوائح المحلية والولائية والفيدرالية.

11. وثائق الرواتب

يشترط قانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA) وقانون المساواة في الأجور وقانون معايير العمل العادل على أصحاب العمل الاحتفاظ بوثائق الرواتب والسجلات الداعمة الدقيقة. وتشمل هذه بطاقات الوقت والسجلات الأخرى التي تدعم سياسة الأجور العادلة لشركتك.

دعاوى التمييز في الأجور شائعة في الوقت الحاضر. قد تكلف هذه الدعاوى عملك الكثير من المال ما لم يكن لديك دليل كافٍ على أن عملك متوافق مع قوانين الأجور والمكافآت ذات الصلة. هذا هو السبب في أنه يجب عليك الاحتفاظ بوثائق الرواتب الدقيقة.

12. وثائق ترخيص العمل

يجب على جميع أصحاب العمل الاحتفاظ بنماذج I-9 لجميع العمال لعدة سنوات بعد التوظيف أو إنهاء الخدمة. الاحتفاظ بوثائق دقيقة موقعة بالكامل من الطرف المناسب. إذا كان يجب عليك الاحتفاظ بنسخ من هويات الموظفين ، ومعاملة جميع العمال على قدم المساواة ، وإرفاق هذه النسخ بمستندات I-9s.

لاحظ أن النموذج I-9 يتحقق من أهلية الشخص للعمل في الولايات المتحدة بشكل قانوني. ينطبق هذا الشرط على مواطني الولايات المتحدة وغير المواطنين. ما لم يكن عملك متوافقًا مع I-9 ، فإنك تخاطر بفرض عقوبات كبيرة قد تؤثر سلبًا على أرباح مؤسستك.

13. سجلات الحوادث في مكان العمل

على الرغم من التدابير الوقائية المعمول بها ، لا تزال الحوادث شائعة في مكان العمل. تطلب إدارة الصحة المهنية من أصحاب العمل معرفة ما حدث ولماذا وتوثيق هذه الأحداث. هذه المعلومات مفيدة في تقييم المخاطر في مكان العمل وتنفيذ التدابير الصحيحة لمنع الحوادث في المستقبل.

14. وثائق تعويض العمال

افترض أن بيئة عملك تنطوي على مخاطر يمكن أن تؤدي إلى مرض مزمن أو طويل الأمد. في هذه الحالة ، تطلب منك إدارة الصحة المهنية الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتعرض العمال للمواقف الخطرة ووثائق الرعاية الصحية ذات الصلة لمدة 30 عامًا على الأقل. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في تحديد المبلغ الإجمالي لمزايا تعويض العمال في حالة الحوادث المتعلقة بمكان العمل.

يجب عليك الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بالموظف لأطول فترة ممكنة. كما ذكرنا سابقًا ، فإن عدد الدعاوى القضائية التي تشمل الموظفين وأرباب العمل آخذ في الازدياد. يمكن اتهام شركتك بالتمييز العنصري ، وبيئة العمل غير الآمنة ، والأجر غير اللائق ، وغيرها من القضايا غير السارة. يمكن أن يؤدي امتلاك الأنواع الصحيحة من مستندات العمل إلى حماية عملك من التأثير السلبي لهذه الدعاوى القضائية.

الفئة الثالثة: السجلات الضريبية والمالية

يمكنك اختيار أي نظام حفظ دفاتر يناسب شركتك ويظهر بوضوح إيراداتك ونفقاتك. بينما تؤثر طبيعة عملك على سجلات الإقرار الضريبي وأنواع أخرى من مستندات العمل التي يجب عليك الاحتفاظ بها ، تطلب خدمة الإيرادات الداخلية من كل شركة الاحتفاظ بالسجلات التالية.

15. مستندات الإقرارات الضريبية

الإقرار الضريبي هو نموذج مقدم إلى السلطات الضريبية. يقدم تقريرًا عن الدخل والمصروفات وغيرها من البيانات الهامة المتعلقة بالضرائب. تسمح لك مستندات الإقرار الضريبي الدقيقة بحساب التزامك الضريبي ، وجدولة مدفوعات الضرائب في الوقت المناسب ، وتقديم طلب الاسترداد اللازم لدفع الضرائب الزائدة.

16. السجلات المالية

جزء مهم من إدارة تمويل الأعمال هو الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وجيدة التنظيم. سواء كانت بطاقة ضمان اجتماعي لأسباب تتعلق بالإبلاغ عن الأجور أو فاتورة خدمات لإظهار إثبات الإقامة ، فقد يكون هناك عدة مرات عندما يحتاج عملك إلى تحديد مستند مالي. تشمل المزايا الأخرى لامتلاك مستندات مالية جيدة ما يلي:

• من الأسهل مراقبة النمو الإجمالي لشركتك
• يمكن أن يساعد تحليل البيانات المالية الفعال في وضع إستراتيجيات للسياسات الموجهة نحو السوق
• يسهل تحديد مصادر الدخل وتتبع النفقات القابلة للخصم
• تسهيل اتخاذ القرار الفعال ورفع مستوى كفاءة العمل
• يسمح لعملك بتحقيق الامتثال التنظيمي الكامل

تتضمن بعض السجلات المالية التي يجب عليك الاحتفاظ بها دفاتر التدقيق والبيانات المالية وتقارير الشراء وتقارير المبيعات والمزيد.

17. سجلات ضريبة الرواتب

عملك يدفع ضريبة على أرباحه. لكن هذه ليست نهاية التزاماتك الضريبية. تطلب منك دائرة الإيرادات الداخلية تحصيل الضرائب من العاملين لديك على دخلهم. يختلف مقدار الضريبة هذا حسب رواتب العمال وعوامل أخرى.

عندما تقوم بتحصيل الضرائب من العاملين لديك ، فأنت تعمل ببساطة كوكيل ائتماني للحكومة. هذا هو التزامك بصفتك صاحب عمل ، وقد يؤدي عدم الاحتفاظ بسجلات ضريبية دقيقة لكشوف المرتبات إلى فرض عقوبات كبيرة.

18. وثائق الأصول التجارية

هل تمتلك شركتك أصولاً؟ يجب أن تحتفظ بسجل دقيق لعمليات شراء الأصول التجارية والعناوين والتعمق ومستندات الملكية الأخرى ذات الصلة. إذا كنت قد أخذت قروضًا ، فقم بتوثيق هذه الالتزامات لأن هذا يجعل عملية تقديم المرتجعات أسهل.

ضع في اعتبارك أن مصلحة الضرائب يمكنها طلب بيانات عملك على مدار السنوات الست الماضية أو أكثر إذا اشتبهت في حدوث انتهاك ضريبي كبير. لذلك ، من المهم اللعب بأمان والاحتفاظ بالإقرارات الضريبية والسجلات المالية الدقيقة لأطول فترة ممكنة.

19. الوثائق القانونية

تلعب المستندات القانونية للشركات دورًا أساسيًا في حماية مصالحها ومصالح مالكيها. تتضمن بعض المستندات القانونية الشائعة التي يجب عليك الاحتفاظ بها ؛

• عقد عمل مع الشركات التابعة والموردين والمقاولين المستقلين
• تصاريح وشهادات وتراخيص عملك
• يتم رفع التقارير السنوية إلى سكرتير الدولة
• اتفاقيات التعويض
• محضر اجتماع مجلس الإدارة
• عقود الإيجار والمستندات اللازمة
• بوليصة التأمين
• السجلات العقارية

تحدد هذه المستندات علاقة عملك مع الكيانات الأخرى. على سبيل المثال ، يحدد عقد العمل مع مقاول مستقل مسؤوليات المقاول والمقابل المتوقع أو الدفع مقابل الخدمات المقدمة.

لحماية مصالحك التجارية ، يجب عليك الاحتفاظ بهذه المستندات القانونية طالما استمر قانون التقادم للدولة لتحديات ونزاعات قانونية قد تكون ضارة. على سبيل المثال ، تتراوح مدة التقادم لدعوى خرق العقد من 3 إلى 15 عامًا في بعض الولايات.

المبدأ الأساسي للاحتفاظ بأنواع مختلفة من مستندات العمل بسيط. لا يمكنك أبدًا أن تكون منظمًا جدًا أو تقوم بأرشفة سجل عمل لفترة طويلة جدًا.

المقصود هو…

غالبًا ما تكون مواكبة الإيصالات وعقود أصحاب المصلحة والبيانات المالية وأنواع أخرى من مستندات الأعمال بمثابة لعنة تجربة صاحب العمل. لكن ضمان الاحتفاظ بمستندات عملك والبيانات المفيدة التي تحتوي عليها بشكل صحيح يحمي مصالح شركتك.

وثائق عملك هي أكثر من مجرد إجراء شكلي. إنها جزء مهم من أساس عملك. وتحتاج إلى أساس أقوى لشركتك لتبرز في المنافسة المتزايدة باستمرار.

قال أستاذ حكيم ذات مرة: "من الأفضل أن تمتلكهم ولا تحتاجهم بدلاً من احتياجهم ، وأنت لا تملكهم."