19 types de documents commerciaux et pourquoi vous en avez besoin

Mon ami prétend qu'il peut en dire beaucoup sur vous par le coffre de votre van familial. Le coffre de sa voiture est l'équivalent d'un jardin zen - rempli de presque tout, d'une couverture d'urgence à un panneau lumineux de haute qualité qui peut être placé sur la route en cas d'accident de la circulation.

Ce n'est pas surprenant que j'ouvre rarement le coffre de ma voiture devant lui.

En ce qui concerne les documents liés aux affaires, les entrepreneurs et les chefs d'entreprise doivent être comme lui. Les documents jouent un rôle essentiel dans la protection de vos intérêts commerciaux tout au long de leur durée de vie.

Voici les principaux types de documents commerciaux et pourquoi ils sont essentiels… en fait, certains ou tous peuvent être essentiels. Cela dépend de la nature de votre entreprise.

Comme pour toutes les questions juridiques et financières, engagez un avocat et un comptable.

Related: Types d'écriture commerciale | Types d'incubateurs d'entreprises

Catégorie 1 : Documents fondateurs d'entreprise

En tant que fondateur, vous devez effectuer de nombreuses recherches et prendre de nombreuses décisions concernant les opérations de votre startup. Bien qu'il soit tentant de creuser dans la vision de votre entreprise et de commencer à concrétiser vos idées, il est crucial de faire une pause et de couvrir d'abord les bases juridiques. Voici les principaux documents fondateurs que vous devez mettre en place pour éviter les batailles juridiques à l'avenir.

1. Documents constitutifs

Une fois que votre projet passe d'un simple passe-temps à quelque chose de substantiel, il est recommandé de l'incorporer, car cela fera de votre entreprise une entité juridique distincte. Vous pouvez constituer votre entreprise en créant une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société. Ce processus est simple tant que vous avez tous les documents nécessaires. Ceux-ci inclus:

Formulaire de réservation de nom d'entreprise ( SARL et Corps) : Vous permet de réserver un nom d'entreprise unique pendant que vous complétez le processus de constitution en société. Cela signifie que personne ne peut revendiquer ce nom.

Statuts constitutifs (pour les sociétés uniquement) : Les détails qui entrent dans les statuts constitutifs varient considérablement mais incluent généralement l'objet de la constitution, le nombre et les types d'actions, ainsi que les noms et adresses du conseil d'administration. D'autres détails incluent le nom de l'entreprise, l'adresse et le principal lieu d'opérations.

Règlements d' entreprise : Décrit comment les dirigeants, les actionnaires et les administrateurs de l'entreprise partageront le contrôle au sein de l'entreprise et des opérations quotidiennes. Les statuts de l'entreprise tournent généralement autour des informations de base sur l'entreprise, de la fréquence et de la procédure des réunions essentielles, du processus d'élection des administrateurs, des types de dirigeants et de leurs responsabilités, du processus de dissolution de l'entreprise, etc.

2. Accord des fondateurs

Il s'agit d'un accord entre les fondateurs et l'entreprise. Il est également connu sous le nom de convention entre actionnaires et n'est nécessaire que pour les sociétés émettrices d'actions. Il précise les droits et devoirs des actionnaires qui ne sont pas mentionnés dans les statuts de la société.

Le pacte d'actionnaires couvre trois volets essentiels. Celles-ci comprennent l'acquisition d'actions, l'attribution de la propriété intellectuelle (PI) et le suivi des capitaux propres (division des capitaux propres).

3. Marque de commerce

Maintenant que vous avez des documents de constitution et une convention d'actionnaires en place, jetez un coup d'œil à l'épée à double tranchant - la marque de commerce.

Le principal avantage de la marque déposée d'un nom commercial est qu'il peut renforcer votre marque. C'est une bonne nouvelle. D'un autre côté, toute personne portant un nom similaire recevra une alerte et aura la possibilité de s'y opposer. Ainsi, les gens qui n'auraient pas été intéressés par votre entreprise commenceront soudainement à y prêter attention.

Gardez à l'esprit que les marques de commerce sont phonétiques et généralement créées par le secteur de l'industrie. C'est pourquoi vous ne pouvez pas lancer et déposer "Appl" simplement parce qu'il n'y a pas de "E" à la fin.

4. Accords de non-divulgation (NDA)

Les NDA sont essentiels au cas où vous auriez besoin de consulter ou d'avoir une conversation avec une entité extérieure. Ils sont destinés à protéger les informations confidentielles et sensibles contre la mise à disposition par la partie extérieure que vous avez consultée.

Vous devriez réfléchir à l'avance aux conditions de votre NDA commercial. La NDA doit-elle être mutuelle ou unilatérale ? Combien de temps devrait-il durer? Quelles informations doivent être couvertes ? Voici quelques-unes des questions importantes auxquelles vous devez répondre lors de la création d'une NDA.

Les documents fondateurs spécifiques dont vous avez besoin varient en fonction du type d'entreprise que vous avez l'intention de lancer. Si vous envisagez d'enregistrer une entreprise individuelle, vous aurez peut-être besoin d'un peu plus qu'une demande d'EIN fédéral (numéro d'identification de l'employeur). D'autres formes d'entreprise exigent les documents fondateurs mentionnés ci-dessus.

Catégorie 2 : Documents relatifs aux employés

La gestion des bons documents des employés améliore les relations de travail et peut vous éviter des maux de tête à l'avenir. Ce dernier semble tiré par les cheveux, mais c'est une réalité.

Par exemple, vous avez licencié un employé pour avoir enfreint une certaine politique. Cet employé peut tenter d'obtenir une assurance-chômage ou poursuivre votre entreprise pour licenciement illégal. À moins que vous n'ayez documenté la politique et clairement défini les responsabilités de l'employé, il peut être difficile de prouver la violation alléguée. Dans ce cas, il sera beaucoup plus difficile pour un juge de statuer en faveur de votre entreprise.

Voici les documents des employés que votre entreprise doit conserver.

6. Dossiers de recrutement

Le processus de recrutement comprend de nombreuses étapes, notamment la présélection, les entretiens, la sélection, l'initiation et l'intégration. Un expert en ressources humaines joue chacune de ces étapes pour choisir le bon candidat. Tous ces processus doivent être documentés pour savoir comment et où se dirige le processus d'embauche.

L'EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) oblige les employeurs à conserver les documents de recrutement à des fins de conformité. Certains des documents de recrutement que vous devez conserver incluent ;

• Annonces d'emploi
• Descriptions de poste
• Formulaires de demande (ou lettres)
• CV des candidats
• Notes d'entrevue
• Suivi du recrutement
• Formulaire d'évaluation des candidats
• Guide de vérification des références
• Lettre d'offre

7. Contrats des employés

Il s'agit d'une preuve écrite de la relation entre vous (employeur) et un employé. Elle énonce les droits et les responsabilités des travailleurs et des organisations pour lesquelles ils travaillent. Votre entreprise doit conserver les formulaires de contrat de travail signés, les manuels de l'employé, les NDA, les accords de non-concurrence, les modifications de politique, les politiques commerciales écrites et les autres documents pertinents.

8. Dossiers d'invalidité

Selon l'Americans With Disability Act, les organisations à but lucratif et à but non lucratif doivent conserver des documents distincts concernant les problèmes liés aux handicaps des employés. Les informations sur les employés telles que les demandes d'adaptation, les réclamations d'assurance liées à l'invalidité et d'autres questions connexes doivent être documentées séparément. Ces types de documents commerciaux peuvent être utiles si les travailleurs ont l'intention de présenter une demande d'assurance-invalidité.

9. Documents de prestations médicales

Tous les dossiers médicaux et de santé que votre entreprise recueille doivent être conservés séparément des dossiers des employés. Documentez les détails de l'assurance médicale que vous offrez à vos travailleurs et les dossiers d'inscription. Ces documents peuvent rationaliser le processus d'octroi d'une indemnisation aux employés en cas de maladie professionnelle.

10. Documents personnels

Conservez des documents de rémunération exacts, des dossiers d'évaluation du rendement, des fiches de pointage, des documents de séparation, des dossiers disciplinaires et des références. Les informations contenues dans ces dossiers peuvent aider les gestionnaires et les superviseurs à fournir les programmes de formation et de développement nécessaires. Cela aide également à maintenir les travailleurs en conformité avec les réglementations locales, nationales et fédérales.

11. Documents de paie

La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA), la loi sur l'égalité de rémunération et la loi sur les normes de travail équitables obligent les employeurs à conserver des documents de paie exacts et des dossiers justificatifs. Il s'agit notamment des fiches de pointage et d'autres documents qui appuient la politique de rémunération équitable de votre entreprise.

Les poursuites pour discrimination salariale sont monnaie courante de nos jours. Ces poursuites pourraient coûter très cher à votre entreprise, à moins que vous n'ayez suffisamment de preuves que votre entreprise respecte les lois applicables en matière de salaires et de rémunération. C'est pourquoi vous devez conserver des documents de paie précis.

12. Documents d'autorisation de travail

Tous les employeurs doivent conserver les formulaires I-9 pour tous les travailleurs pendant plusieurs années après l'embauche ou le licenciement. Conservez des documents exacts entièrement signés par la bonne partie. Si vous devez conserver des copies des identités des employés, traitez tous les travailleurs de la même manière et joignez ces copies aux documents I-9.

Notez que le formulaire I-9 vérifie l'admissibilité d'une personne à travailler légalement aux États-Unis. Cette exigence s'applique aux citoyens américains et aux non-citoyens. À moins que votre entreprise ne soit conforme à la norme I-9, vous risquez de lourdes sanctions qui pourraient avoir une incidence négative sur les résultats de votre organisation.

13. Registres des accidents du travail

Malgré les mesures de prévention mises en place, les accidents sont encore fréquents sur le lieu de travail. L'Occupational and Health Administration demande aux employeurs de découvrir ce qui s'est passé, pourquoi, et de documenter ces événements. Ces informations sont utiles pour évaluer les risques sur le lieu de travail et mettre en œuvre les bonnes mesures pour prévenir de futurs accidents.

14. Documents d'indemnisation des accidents du travail

Supposons que votre environnement de travail comporte des risques pouvant entraîner des maladies chroniques ou à long terme. Dans ce cas, l'Occupational and Health Administration vous demande de conserver des dossiers précis sur l'exposition des travailleurs à des situations dangereuses et les documents de soins de santé connexes pendant au moins 30 ans. Ces informations peuvent aider à déterminer le montant total des prestations d'indemnisation des accidents du travail en cas d'accidents du travail.

Vous devez conserver tous les documents relatifs aux employés aussi longtemps que possible. Comme mentionné précédemment, le nombre de poursuites impliquant des employés et des employeurs est en augmentation. Votre entreprise peut être accusée de discrimination raciale, d'environnement de travail dangereux, de rémunération inappropriée et d'autres problèmes désagréables. Avoir les bons types de documents commerciaux peut protéger votre entreprise de l'impact négatif de ces poursuites.

Catégorie 3 : Documents fiscaux et financiers

Vous pouvez choisir n'importe quel système de tenue de registres le mieux adapté à votre entreprise qui indique clairement vos revenus et vos dépenses. Bien que la nature de votre entreprise affecte les dossiers de déclaration de revenus et d'autres types de documents commerciaux que vous devez conserver, l'Internal Revenue Service exige que chaque entreprise conserve les dossiers suivants.

15. Documents de déclaration de revenus

La déclaration de revenus est un formulaire déposé auprès de l'administration fiscale. Il rapporte les revenus, les dépenses et d'autres données fiscales importantes. Des documents de déclaration de revenus précis vous permettent de calculer votre impôt à payer, de planifier des paiements d'impôt en temps opportun et de déposer la demande de remboursement nécessaire pour le trop-payé d'impôt.

16. Dossiers financiers

Une partie importante de la gestion financière des entreprises consiste à tenir des registres financiers précis et bien organisés. Qu'il s'agisse d'une carte de sécurité sociale pour des raisons de déclaration de salaire ou d'une facture de services publics pour montrer une preuve de résidence, il peut arriver que votre entreprise ait besoin de localiser un document financier. Les autres avantages d'avoir des documents financiers bien conservés incluent :

• Il est plus facile de suivre la croissance globale de votre entreprise
• Une analyse efficace des données financières peut aider à élaborer des politiques axées sur le marché
• Facilite l'identification des sources de revenus et le suivi des dépenses déductibles
• Faciliter une prise de décision efficace et un niveau plus élevé d'efficacité au travail
• Permet à votre entreprise d'atteindre une conformité réglementaire complète

Certains des dossiers financiers que vous devez conserver comprennent des livres d'audit, des états financiers, des rapports d'achat, des rapports de vente, etc.

17. Registres des charges sociales

Votre entreprise paie des impôts sur ses bénéfices. Mais ce n'est pas la fin de vos obligations fiscales. L'Internal Revenue Service vous oblige à percevoir des impôts auprès de vos travailleurs sur leurs revenus. Ce montant d'impôt varie en fonction des salaires des travailleurs et d'autres facteurs.

Lorsque vous percevez des impôts auprès de vos travailleurs, vous agissez simplement en tant qu'agent fiduciaire du gouvernement. Il s'agit de votre obligation en tant que propriétaire d'entreprise, et le fait de ne pas tenir des registres précis des charges sociales pourrait entraîner de lourdes pénalités.

18. Documents sur les actifs de l'entreprise

Votre entreprise possède-t-elle des actifs ? Vous devez conserver un registre précis des achats d'actifs commerciaux, des titres, des profondeurs et des autres documents de propriété pertinents. Si vous avez contracté des emprunts, documentez ces dettes car cela facilite le processus de production des déclarations.

Gardez à l'esprit que l'IRS peut demander les données de votre entreprise pour les six dernières années ou plus s'il soupçonne une infraction fiscale importante. Il est donc important de jouer la sécurité et de conserver des déclarations de revenus et des dossiers financiers exacts aussi longtemps que possible.

19. Documents juridiques

Les documents juridiques des entreprises jouent un rôle essentiel dans la protection de leurs intérêts et de ceux de leurs propriétaires. Certains des documents juridiques courants que vous devez conserver incluent;

• Contrat commercial avec des sociétés affiliées, des fournisseurs et des entrepreneurs indépendants
• Vos permis, certifications et licences d'entreprise
• Rapports annuels déposés auprès du secrétaire d'État
• Accords d'indemnisation
• Procès-verbal de réunion du conseil d'administration
• Les contrats de location et les documents nécessaires
• Police d'assurance
• Dossiers immobiliers

Ces documents décrivent votre relation d'affaires avec d'autres entités. Par exemple, un contrat commercial avec un entrepreneur indépendant décrit les responsabilités de l'entrepreneur et la contrepartie ou le paiement attendu pour les services fournis.

Pour protéger vos intérêts commerciaux, vous devez conserver ces documents juridiques aussi longtemps que le délai de prescription de l'État dure pour les contestations et litiges juridiques potentiellement dommageables. Par exemple, le délai de prescription pour une action en justice pour rupture de contrat varie de 3 à 15 ans dans certains États.

Le principe de base de la conservation de différents types de documents commerciaux est simple. Vous ne pouvez jamais être trop organisé ou archiver un dossier professionnel trop longtemps.

Le point est…

Suivre les reçus, les contrats des parties prenantes, les états financiers et d'autres types de documents commerciaux est souvent le fléau de l'expérience d'un propriétaire d'entreprise. Mais en veillant à ce que vos documents commerciaux et les données pratiques qu'ils contiennent soient correctement conservés, vous protégez les intérêts de votre entreprise.

Vos documents commerciaux sont plus qu'une simple formalité. Ils sont un élément important de la fondation de votre entreprise. Et vous avez besoin d'une base plus solide pour que votre entreprise se démarque dans la concurrence sans cesse croissante.

Un sage professeur a dit un jour : « Il vaut mieux les avoir et ne pas en avoir besoin que d'en avoir besoin, et vous ne les avez pas.