O estado do gerenciamento de projetos de comércio eletrônico 2022: alinhando a estratégia, o custo e os recursos

Apesar do crescimento sem precedentes do comércio eletrônico, os varejistas ainda estão cautelosos em adotar totalmente a transformação digital para atender às necessidades em constante mudança dos clientes e otimizar as operações de negócios. Quais são as razões por trás do medo dos comerciantes de lidar com projetos de desenvolvimento de comércio eletrônico e como o gerenciamento de projetos pode ajudar? Leia mais neste relatório.

Espera-se que as vendas de comércio eletrônico em todo o mundo ultrapassem US$ 5 trilhões em 2022, representando mais de um quinto das vendas totais no varejo.

Em termos leigos, a transformação digital refere-se à ideia geral de integrar componentes digitais em negócios e varejo para facilitar o sucesso. E os varejistas admitem a importância disso no mundo pós-pandemia.

Varejistas mostram entusiasmo pela mudança

De acordo com uma pesquisa da McKinsey, 64% das empresas reconhecem que seus modelos de negócios estão se tornando obsoletos e planejam construir novos negócios digitais para permanecer economicamente viáveis ​​até 2023. Apenas 11% acreditam que seus modelos de negócios atuais trarão lucros no futuro, enquanto 21 % referem-se à necessidade de incorporar tecnologias digitais em seu modelo de negócios atual.

Entusiasta, mas com medo

Surpreendentemente, o entusiasmo pela transformação digital raramente se traduz no sucesso real dos varejistas. Um estudo recente da Xero descobriu que cinco em cada 10 empresas do Reino Unido estão relutantes em aceitar o risco de resultados negativos de decisões relacionadas à tecnologia. Dados semelhantes foram revelados em uma pesquisa global da Xero, e a maioria dos entrevistados especificou sua sobrevivência no dia-a-dia como uma prioridade de negócios.

Optar por manter o status quo é compreensível para as pequenas empresas. Após alguns anos turbulentos, os pequenos varejistas estão preocupados com a complexidade e o custo do processo de mudança.

Mas para empresas de médio porte e de nível empresarial, a transformação digital também significa 30% a 80% do risco de falha, em que, após grandes quantidades de tempo, esforço e dinheiro, o projeto fica aquém de seus objetivos.

O que faz os projetos digitais falharem?

Projetos de transformação digital são difíceis de executar. Aqui você pode aplicar todos os desafios que qualquer projeto de desenvolvimento de TI/software enfrenta: custos indiretos, cronogramas desalinhados, investimento excessivamente alto com lucros baixos, etc. Outras barreiras para uma implementação bem-sucedida incluem, mas não se limitam a:

• Software obsoleto ou incompatível
• Falta de conhecimento e habilidades
• Falta de visão e clareza
• Falta de adesão, ou seja, envolvimento insuficiente de todas as partes interessadas responsáveis ​​pela tomada de decisões
• Integração e customização de sistemas
• O parceiro de desenvolvimento certo
  

Todos os olhos no gerenciamento de projetos

O gerenciamento eficaz de projetos pode ajudar a resolver a maioria (se não todos) dos problemas mencionados acima. Digital a transformação requer um investimento significativo, portanto, clareza de direção é essencial para o sucesso do projeto.

Mesmo decisões como “devo comprar software ou construí-lo do zero” devem ser enfrentadas antes do início do projeto; caso contrário, qualquer esforço de transformação digital será simplesmente ineficaz e arriscado.

“ Normalmente, é o PM [gerente de projeto] responsável pela implementação de um projeto dentro do prazo, escopo e orçamento”, diz Oksana Yakovlieva, chefe de PMO e P&D da Elogic Commerce . “Mas há mais do que isso. Meu trabalho é sempre desenvolver profissionais de comércio eletrônico, não apenas gerentes de projeto. Usando a abordagem de desenvolvimento orientada por domínio, nossos PMs podem resolver qualquer problema ou tarefa do ponto de vista comercial e técnico.”

Estratégia de comércio eletrônico para você começar bem

Uma abordagem de “mil flores desabrochando” nem sempre funciona. Você precisa estar de olho em metas de negócios, missão e visão claramente estabelecidas para acessar uma variedade de cenários de casos onde jogar e como ganhar.

Em média, 22% da perda de valor da transformação digital ocorre durante a fase inicial de desenvolvimento, o que significa que todo o potencial do projeto é comprometido antes mesmo de as empresas começarem.

Um estudo de caso de um grande varejista sugere que eles iniciaram um projeto de modernização de TI de US$ 1,4 bilhão apenas para descobrir que a manutenção era tão altamente personalizada que a manutenção esgotaria seu orçamento sem atender aos objetivos de negócios.

O varejista então mudou para um novo sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos, investindo mais US$ 600 milhões. Ambos os esforços falharam e a loja teve que declarar falência.

Guias de Estratégia Investimento em Tecnologia

Os sistemas de gestão, suas capacidades e arquitetura devem estar alinhados com os objetivos estratégicos e a visão do negócio. Isso promove não apenas agilidade e escalabilidade, mas também compartilha a responsabilidade pelos resultados do projeto entre todas as partes interessadas de negócios e tecnologia.

A pesquisa de iniciativas-chave executivas de comércio eletrônico de 2022 informa que 86% das marcas planejam gastar entre US$ 100 mil e US$ 500 mil para melhorar sua experiência digital em 2022. Isso implica uma ampla integração de tecnologias, especificamente na área de segurança/privacidade de dados, velocidade do site e análise do site.

Os varejistas também estão prestando cada vez mais atenção à experiência do cliente (CX) e otimizando os processos de negócios. Tendo estabelecido tais objetivos em sua estratégia de comércio eletrônico, a escolha da tecnologia vem naturalmente. Cerca de 42% dos comerciantes investem em integração com outros sistemas de negócios, 37% em análises e relatórios e 37% em escalabilidade, entre outros.

Estratégia vence a incerteza

Eventos globais como pandemias, guerras, choques de mercado e mudanças tecnológicas contribuem para a instabilidade em que vivemos – agora mais do que nunca. De fato, o Fundo Monetário Internacional e a Universidade de Stanford estabelecem que a incerteza vem aumentando há mais de 30 anos, principalmente nos últimos 10.

Essa incerteza é a razão pela qual você precisa de uma estratégia de comércio eletrônico. Traçar uma estratégia de sucesso significa considerar as chances de sucesso, as forças do mercado e os ventos contrários do setor, além da visão interna de uma empresa. Os elementos essenciais de qualquer estratégia de comércio eletrônico incluem:

• Identificando necessidades e objetivos de negócios
• Completando a análise de mercado e concorrentes
• Obtendo a adesão das partes interessadas
• Analisando o estado atual e futuro dos negócios
• Estabelecer prioridades e projetos/tarefas fundamentais para atingir os KPIs
• Criar um roteiro para atingir os principais marcos e prazos

Gestão de Mudanças Priorizada

A estratégia de comércio eletrônico não é a única coisa que garante o sucesso de um projeto. Os varejistas também devem adotar uma gestão de mudanças eficaz, que muitas vezes pode ser mais difícil do que imaginamos.

Está sendo relatado que, embora a grande maioria das marcas globais (89%) tenha motivação e vontade de iniciar a mudança, a maioria ainda carece de apoio na implementação por parte da alta administração ou daqueles que supervisionam o processo.

No entanto, a necessidade de gerenciar a mudança é inevitável, e os principais atores usam o alinhamento organizacional e o treinamento de pessoal para mitigar os riscos. Alguns casos para provar o ponto:

• A Deckers Brands uniu os negócios online e físico, permitindo o corredor infinito → Alinhar as pessoas nos canais de varejo e processos no comércio eletrônico ajudou a impulsionar a tecnologia digital nas lojas
• A Longs Drugs implementou um novo software para otimizar sua gestão de lojas e armazéns → Envolver consultores de comércio eletrônico para treinar a equipe no uso do software minimizou a resistência ao lançamento e instigou uma mudança cultural dentro de uma marca
• A Netflix mudou para um modelo de assinatura vendo uma queda nos números de ações → Manter um plano bem definido e um roteiro de transformação digital ajudou o negócio a crescer para 221,64 milhões de assinantes em 2022

E se a mudança acontecer no meio da execução do projeto?

Qualquer alteração na execução do projeto sempre acarretará custos e tempo adicionais. Mesmo assim, uma mudança pode trazer um impacto melhor em seus processos gerais de negócios, especialmente se gerenciada por um gerente de projeto especialista ou um chefe de PMO.

O Project Management Institute (PMI) recomenda lidar com as mudanças da seguinte maneira:

1. Receber solicitação/demanda de mudança no processo de um projeto, incluindo:

• Descrição
• Motivos
• Benefícios
• Qualquer documentação de apoio

2. Avalie a solicitação/demanda de mudança com foco no orçamento do projeto em relação a:

• Materiais
• Quaisquer requisitos de licença relevantes
• Horas-homem
• Tempo perdido/ganho

3. Preparar e apresentar aos acionistas/responsáveis ​​do projeto suas recomendações sobre como proceder em relação à(s) solicitação(ões)

4. Receber a aprovação ou recusa da decisão do acionista para prosseguir

No desenvolvimento de projetos de comércio eletrônico, as estratégias de gerenciamento Lean e Agile são comumente usadas para conter mudanças inesperadas. Existe um equívoco comum de que ambos os modelos são mutuamente exclusivos devido a princípios e abordagens fundamentalmente diferentes.

No entanto, ambos trabalham para construir uma mentalidade comum no projeto, conectar talentos e desbloquear valor. O caso de uma empresa de mineração que implantou um novo sistema operacional mostra um aumento de 200% na velocidade de engenharia e US$ 10 milhões em valor nos primeiros três meses após combinar o gerenciamento enxuto com o ágil.

Restrições de orçamento

Aparentemente, à medida que os varejistas se propõem a modernizar sua pilha de tecnologia, isso sobrecarrega os orçamentos. Além disso, se o processo de desenvolvimento estiver em andamento, os altos custos sempre se repetirão.

Para implantar os planos de forma eficaz, as iniciativas da gestão devem ser transformadoras em termos de orçamento, abrangendo funções essenciais de negócios, como marketing, gerenciamento da cadeia de suprimentos, operações de varejo, análise de dados, desenvolvimento etc.

Excesso de custos como risco de projetos de desenvolvimento de comércio eletrônico

Em média, 45% de todos os grandes projetos de TI ultrapassam o orçamento e entregam 56% menos valor do que o previsto.

De fato, o estudo da McKinsey e do BT Center of Major Program Management da Universidade de Oxford mostra que mais de 5.400 projetos de TI têm um custo superior a US$ 66 bilhões, mais do que o PIB de Luxemburgo. As razões para os excessos de custos variam desde a falta de foco nos negócios até uma equipe desalinhada.

“ O excesso de custos é uma coisa muito comum em projetos de comércio eletrônico. A subestimação da complexidade do projeto ou suas dependências são comuns e aceitáveis”, reitera Oksana Yakovlieva . “Para mitigar esse problema, utilizamos a abordagem de gestão de riscos e lean, onde todo o projeto é dividido em fases. Não tentamos implementar todo o roteiro do produto em uma única mordida. Quanto mais ele for dividido em partes, mais precisas serão as estimativas e orçamentos.”

Os retornos drenam a receita, daí o orçamento

O orçamento médio de marketing é de cerca de 7 a 12% da receita. Em 2022, as devoluções estão entre as principais, porém negligenciadas, fontes de perdas no comércio eletrônico, custando aos varejistas mais de um trilhão de dólares por ano.

Os custos das devoluções incluem o trabalho físico necessário para processar a devolução, emitir um reembolso e preparar o item devolvido para venda ou, se estiver danificado, uma baixa. “Os compradores retornam de 5% a 10% do que compram na loja, mas de 15% a 40% do que compram online”, disse David Sobie, cofundador e CEO da Happy Returns, uma vez à CNBC.

E, consequentemente, os varejistas se sentem forçados a cortar seus orçamentos de marketing.

Na verdade, o Gartner relata que os orçamentos de marketing caíram para o nível mais baixo registrado de 6,4% da receita geral da empresa em 2021. Isso é particularmente verdadeiro para grandes empresas com receita de mais de US$ 2 bilhões; essas empresas relataram o menor orçamento médio de marketing de apenas 5,7%.

Uma maneira de resolver esse problema é redefinir os compromissos de gastos e investir em canais de vendas digitais em vez de offline.

Modelo Reutilizar-Substituir-Repensar para Obter Melhor Controle dos Custos de Execução

À medida que as empresas se tornam mais digitais, a tecnologia é implantada com mais frequência para expandir os negócios. E não é apenas um site. Para criar experiências de cliente sem compromissos e colher os benefícios da transformação digital, os varejistas devem procurar uma implementação abrangente que inclua bots com inteligência artificial, opções de AR/VR, comércio sem periféricos e POS móvel.

Os especialistas sugerem o uso do modelo reutilizar-substituir-repensar para gerenciar os custos crescentes da tecnologia com prudência:

• Reduzir: Reduções de curto prazo que podem recapturar 10% a 20% dos custos sem alterar substancialmente o negócio; por exemplo, congelamento de contratações, pausa em projetos não estratégicos, redução de gastos.
• Substituir: Substituições de médio prazo que trocam cerca de 20% a 30% dos custos de tecnologia por alternativas de preço mais baixo; por exemplo, mover o site para serviços em nuvem, terceirizar em vez de contratar internamente, mudar de licenças no local para assinaturas SaaS.
• Repensar: Mudanças de longo prazo que reimaginem os negócios para redefinir custos podem economizar até 30% a 40% dos custos; por exemplo, mudando arquiteturas de tecnologia, reengenharia de processos e alterando modelos de negócios.

Recursos humanos: abordando lacunas no talento dos funcionários

Os líderes das empresas da Fortune 500 veem a escassez de talentos como a principal ameaça aos negócios. Mais de 87% dos executivos experimentam lacunas de habilidades em sua força de trabalho e prevêem essa tendência para os próximos anos. Infelizmente, poucos deles têm uma noção clara de como resolver o problema.

Requalificação e requalificação como um caminho a percorrer

Em meio à crescente pressão sobre os varejistas para otimizar custos e aumentar margens, os lojistas buscam automatizar vários aspectos do negócio o que exige as medidas subsequentes em relação à equipe. Cerca de 47% dos varejistas agora reorientam sua força de trabalho para iniciativas estratégicas, 39% desenvolvem uma estratégia para uma força de trabalho habilitada para IA e outros 38% reavaliam funções de forma abrangente.

A medida de qualificação da força de trabalho evolui ao lado de cortes orçamentários substanciais na contratação.

“A maioria das empresas (72%) prefere dedicar um tempo para requalificar os funcionários atuais para as necessidades de produção do que contratar novos de fora da organização”, de acordo com os resultados da pesquisa de 8 de setembro da The Harris Poll for Express Employment Professionals.

Algumas das formas mais comuns de requalificação e aprimoramento incluem sessões de treinamento conduzidas pela empresa, treinamento no local de trabalho por outros funcionários e cursos de terceiros.

Colaboração multifuncional incentivada

As empresas podem se beneficiar ao reunir recursos de todas as organizações para alinhar os funcionários com processos críticos de negócios. A pesquisa da Deloitte comprova que, em 69% dos casos, essas equipes multifuncionais em empresas que amadurecem digitalmente são mais propensas a ter uma autonomia considerável em relação ao cumprimento de metas.

No entanto, Michael Arena, ex-diretor de talentos da General Motors, aponta certas peculiaridades desse modelo de colaboração em equipe. Equipes multifuncionais podem ser reunidas para abordar um aspecto da inovação, mas os membros da equipe podem ter um papel diferente dentro de uma empresa.

“ Pode ser que, por seis semanas, estejamos reunindo pessoas para um propósito específico” , explica Arena . “Eles têm esses marcos e, por seis semanas, eles se dedicam a fazer algo na linha de chegada e esse é o design para esse intervalo de seis semanas. Então, esses membros da equipe estão voltando para seus empregos estáveis, onde vamos pedir a eles que ajudem a difundir isso em toda a organização.”

Ainda assim, se implementados corretamente, rotações de talentos e laboratórios multifuncionais podem ajudar as organizações a atingir seus objetivos estratégicos e inspirar a equipe para o aprendizado contínuo.

Terceirização versus terceirização para atender à necessidade de talentos

Enquanto a terceirização implica a subcontratação de uma agência terceirizada para um projeto específico, a terceirização permite que você “pegue emprestado” um especialista e o incorpore temporariamente à sua equipe. Ambos os modelos são cada vez mais populares entre os projetos de comércio eletrônico de TI e permitem que você preencha a lacuna de conhecimento.

Além de trazer os melhores talentos para sua equipe, ambos os modelos também agregam vantagens significativas para os negócios:

• A terceirização ajuda as empresas a economizar até 70% das despesas operacionais a longo prazo
• Se o talento não estiver disponível localmente, a terceirização abrirá possibilidades de contratação global
• Um varejista compartilha os riscos operacionais com um provedor de serviços, que cuidará de todas as conformidades e tarefas necessárias
• A terceirização garantirá a continuidade do seu negócio em caso de calamidades, como foi o caso da pandemia

Eventualmente, uma equipe bem treinada leva a menos erros e chances perdidas ou prazos. Escolher o parceiro de desenvolvimento certo pode ser um gatilho para uma transformação digital suave do seu negócio.

Conclusão final

O comércio eletrônico tem visto altos e baixos nos últimos anos, deixando muitas marcas à beira de um precipício. As empresas online que conseguem sobreviver na indústria altamente competitiva colocam um esforço significativo na transformação digital.

Apenas investir tempo e recursos para restabelecer a estratégia de comércio eletrônico, analisar os fatores de custo e implementar um gerenciamento de projeto sólido ajudará os projetos de comércio eletrônico a atingir todo o seu potencial.