Stan zarządzania projektami e-commerce 2022: dostosowanie strategii, kosztów i zasobów

Pomimo bezprecedensowego rozwoju handlu elektronicznego, detaliści nadal nieufnie podchodzą do transformacji cyfrowej, aby sprostać zmieniającym się potrzebom klientów i zoptymalizować operacje biznesowe. Jakie są powody, dla których sprzedawcy obawiają się radzenia sobie z projektami rozwoju e-commerce i jak może pomóc solidne zarządzanie projektami? Przeczytaj więcej w tym raporcie.

Oczekuje się, że światowa sprzedaż e-commerce przekroczy 5 bilionów dolarów w 2022 r., co stanowi ponad jedną piątą całkowitej sprzedaży detalicznej.

W kategoriach laika transformacja cyfrowa odnosi się do ogólnej idei integracji komponentów cyfrowych z biznesem i handlem detalicznym w celu ułatwienia sukcesu. A detaliści przyznają, że jest to ważne w świecie po pandemii.

Sprzedawcy wykazują entuzjazm dla zmian

Według badania McKinsey, 64% firm zdaje sobie sprawę, że ich modele biznesowe stają się przestarzałe i planują budować nowe firmy cyfrowe, aby pozostać ekonomicznie opłacalne do 2023 roku. Tylko 11% uważa, że ​​ich obecne modele biznesowe przyniosą zyski w przyszłości, podczas gdy 21 % wskazuje na potrzebę osadzenia technologii cyfrowych w ich obecnym modelu biznesowym.

Entuzjastyczny, ale przerażający

Co zaskakujące, entuzjazm dla cyfrowej transformacji rzadko przekłada się na rzeczywisty sukces detalistów. Niedawne badanie Xero wykazało, że pięć na 10 brytyjskich firm niechętnie akceptuje ryzyko negatywnych skutków decyzji związanych z technologią. Podobne dane ujawniono w globalnym badaniu firmy Xero, a większość respondentów określiła swoje codzienne przetrwanie jako priorytet biznesowy.

Decyzja o utrzymaniu status quo jest zrozumiała dla małych firm. Po kilku burzliwych latach drobni detaliści obawiają się, jak złożony i kosztowny może być proces zmiany.

Jednak dla firm średniej wielkości i przedsiębiorstw transformacja cyfrowa oznacza również od 30% do 80% ryzyka niepowodzenia, przez co po ogromnej ilości czasu, wysiłku i pieniędzy projekt nie spełnia swoich celów.

Co sprawia, że ​​projekty cyfrowe zawodzą?

Projekty transformacji cyfrowej są trudne do zrealizowania. Tutaj możesz zastosować wszystkie wyzwania stojące przed każdym projektem informatycznym/programistycznym: koszty ogólne, niedopasowane terminy, nieracjonalnie wysokie inwestycje przy niskich zyskach itp. Inne przeszkody utrudniające pomyślne wdrożenie obejmują między innymi:

• Przestarzałe lub niezgodne oprogramowanie
• Brak wiedzy i umiejętności
• Brak wizji i jasności
• Brak poparcia, czyli niewystarczające zaangażowanie wszystkich interesariuszy odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji
• Integracja i dostosowywanie systemów
• Właściwy partner w rozwoju
  

Wszystkie oczy na zarządzanie projektami

Skuteczne zarządzanie projektami może pomóc rozwiązać większość (jeśli nie wszystkie) z wyżej wymienionych problemów. Cyfrowy transformacja wymaga znacznych inwestycji, dlatego jasność kierunku jest niezbędna, aby projekt odniósł sukces.

Nawet takie decyzje jak „czy kupić oprogramowanie, czy zbudować je od podstaw” należy podjąć przed rozpoczęciem projektu; w przeciwnym razie wszelkie wysiłki związane z transformacją cyfrową będą po prostu nieskuteczne i ryzykowne.

„ Zazwyczaj to PM [kierownik projektu] odpowiada za wdrożenie projektu w czasie, zakresie i budżecie”, mówi Oksana Yakovlieva, szefowa PMO i R&D w Elogic Commerce . „Ale jest w tym coś więcej. Moją pracą jest zawsze rozwijanie specjalistów eCommerce, nie tylko kierowników projektów. Korzystając z podejścia opartego na domenie, nasi menedżerowie mogą rozwiązać każdy problem lub zadanie z perspektywy biznesowej i technicznej.”

Strategia e-commerce, która zapewni Ci dobry start

Podejście typu „rozkwit tysiąca kwiatów” nie zawsze działa. Musisz mieć oko na jasno określone cele biznesowe, misję i wizję, aby uzyskać dostęp do szeregu scenariuszy, w których należy grać i jak wygrać.

Średnio 22% utraty wartości transformacji cyfrowej ma miejsce w początkowej fazie rozwoju, co oznacza, że ​​pełny potencjał projektu jest zagrożony, zanim firmy jeszcze zaczną.

Studium przypadku jednego z dużych detalistów sugeruje, że rozpoczęli oni projekt modernizacji IT o wartości 1,4 miliarda dolarów tylko po to, aby dowiedzieć się, że konserwacja była tak wysoce zindywidualizowana, że ​​konserwacja wyczerpałaby ich budżet, nie służąc celom biznesowym.

Sprzedawca przeszedł następnie na nowy system zarządzania łańcuchem dostaw, inwestując kolejne 600 milionów dolarów. Obie próby nie powiodły się i sklep musiał ogłosić upadłość.

Przewodniki strategiczne Technologia Inwestycje

Systemy zarządzania, ich możliwości i architektura muszą być dostosowane do celów strategicznych i wizji biznesowej. Zwiększa to nie tylko sprawność i skalowalność, ale także współodpowiedzialność za wyniki projektu wśród wszystkich interesariuszy biznesowych i technologicznych.

Badanie 2022 eCommerce Executive Key Initiatives Survey informuje, że 86% marek planuje wydać od 100 tys. do 500 tys. i analitykę witryny.

Detaliści coraz częściej zwracają również uwagę na obsługę klienta (CX) i optymalizację procesów biznesowych. Po ustaleniu takich celów w strategii e-commerce, wybór technologii przychodzi naturalnie. Około 42% handlowców inwestuje między innymi w integrację z innymi systemami biznesowymi, 37% w analitykę i raportowanie, a 37% w skalowalność.

Strategia pokonuje niepewność

Globalne wydarzenia, takie jak pandemie, wojny, wstrząsy rynkowe i zmiany technologiczne, przyczyniają się do niestabilności, w której żyjemy — teraz bardziej niż kiedykolwiek. W rzeczywistości Międzynarodowy Fundusz Walutowy i Uniwersytet Stanforda ustalają, że niepewność wzrasta od ponad 30 lat, szczególnie w ciągu ostatnich 10 lat.

Ta niepewność jest właśnie powodem, dla którego potrzebujesz strategii e-commerce. Wykreślenie skutecznej strategii oznacza uwzględnienie szans na sukces, sił rynkowych i przeciwności branży, oprócz wewnętrznego spojrzenia na firmę. Podstawowe elementy każdej strategii e-commerce to:

• Identyfikacja potrzeb i celów biznesowych
• Zakończenie analizy rynku i konkurencji
• Zdobywanie udziału interesariuszy
• Analiza stanu obecnego i przyszłego firmy
• Ustalenie priorytetów i podstawowych projektów/zadań w celu osiągnięcia KPI
• Tworzenie planu działania, aby osiągnąć kluczowe kamienie milowe i terminy

Priorytetowe zarządzanie zmianą

Strategia e-commerce to nie jedyna rzecz, która zapewnia sukces projektu. Detaliści muszą również przyjąć skuteczne zarządzanie zmianą, co często może być trudniejsze, niż możemy sobie wyobrazić.

Z doniesień wynika, że ​​podczas gdy zdecydowana większość globalnych marek (89%) ma motywację i chęć do inicjowania zmian, większości wciąż brakuje wsparcia we wdrażaniu jej ze strony wyższej kadry zarządzającej lub osób nadzorujących ten proces.

Jednak potrzeba zarządzania zmianami jest nieunikniona, a główni gracze stosują dostosowanie organizacyjne i szkolenie personelu, aby złagodzić ryzyko. Kilka przypadków na potwierdzenie tego:

• Deckers Brands połączyło biznesy internetowe i tradycyjne, umożliwiając niekończące się przejście → Dopasowanie ludzi w kanałach sprzedaży detalicznej i procesach w e-commerce pomogło rozwinąć technologię cyfrową w sklepach
• Longs Drugs wdrożyło nowe oprogramowanie, aby zoptymalizować zarządzanie sklepem i magazynem → Zaangażowanie konsultantów e-commerce w celu przeszkolenia personelu w zakresie korzystania z oprogramowania zminimalizowało opór przed wdrożeniem i zapoczątkowało zmianę kulturową w obrębie marki
• Netflix przeszedł na model subskrypcji, widząc spadek liczby akcji → Trzymanie się dobrze zdefiniowanego planu i mapy drogowej transformacji cyfrowej pomogło firmie urosnąć do 221,64 mln subskrybentów w 2022 r.

Co się stanie, jeśli zmiana nastąpi w trakcie realizacji projektu?

Każda zmiana w realizacji projektu zawsze wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem. Mimo to zmiana może mieć lepszy wpływ na ogólne procesy biznesowe, zwłaszcza jeśli jest zarządzana przez doświadczonego kierownika projektu lub szefa PMO.

Project Management Institute (PMI) rekomenduje obsługę zmian w następujący sposób:

1. Otrzymuj prośbę/żądanie zmiany w procesie w projekcie, w tym:

• Opis
• Powody
• Korzyści
• Wszelkie dokumenty uzupełniające

2. Oceń żądanie/żądanie zmiany, koncentrując się na budżecie projektu w zakresie:

• Materiały
• Wszelkie odpowiednie wymagania dotyczące pozwolenia
• Roboczogodziny
• Stracony/zyskany czas

3. Przygotuj i przedstaw udziałowcom projektu/łącznikowi swoje zalecenia dotyczące postępowania w związku z wnioskiem (wnioskami)

4. Otrzymuj zgodę lub odmowę podjęcia decyzji przez akcjonariusza

W opracowywaniu projektów e-commerce strategie zarządzania Lean i Agile są powszechnie stosowane w celu ograniczenia nieoczekiwanych zmian. Istnieje powszechne błędne przekonanie, że oba modele wzajemnie się wykluczają z powodu fundamentalnie różnych zasad i podejść.

Jednak oboje pracują nad zbudowaniem wspólnego sposobu myślenia o projekcie, połączeniem talentów i odblokowaniem wartości. Przypadek jednej firmy wydobywczej, która wdraża nowy system operacyjny, pokazuje 200% wzrost szybkości prac inżynieryjnych i 10 milionów dolarów wartości w ciągu pierwszych trzech miesięcy po połączeniu szczupłego zarządzania ze zwinnością.

Ograniczenia budżetowe

Najwyraźniej, ponieważ detaliści postanowili zmodernizować swój stos technologiczny, obciąża to budżety. Dodatkowo, jeśli proces rozwoju trwa, zawsze pojawiają się wysokie koszty.

Aby skutecznie wdrożyć plany, inicjatywy kierownictwa muszą być transformacyjne pod względem budżetu obejmującego podstawowe funkcje biznesowe, takie jak marketing, zarządzanie łańcuchem dostaw, operacje detaliczne, analiza danych, rozwój itp.

Przekroczenie kosztów jako ryzyko projektów rozwoju e-commerce

Średnio 45% wszystkich dużych projektów IT przekracza budżet, przynosząc o 56% mniejszą wartość niż przewidywano.

W rzeczywistości badania McKinsey i BT Center of Major Program Management na Uniwersytecie Oksfordzkim pokazują, że ponad 5400 projektów informatycznych ma przekroczone koszty o 66 miliardów dolarów, więcej niż PKB Luksemburga. Przyczyny przekroczenia kosztów są różne, od braku koncentracji na biznesie po brak odpowiedniego zespołu.

„ Przekroczenie kosztów to bardzo powszechna rzecz w projektach e-commerce. Niedocenianie złożoności projektu lub jego zależności są powszechne i akceptowalne” – powtarza Oksana Yakovlieva . „Aby złagodzić ten problem, stosujemy zarządzanie ryzykiem i podejście lean, w którym cały projekt jest podzielony na fazy. Nie staramy się zaimplementować całej mapy drogowej produktu w jednym kęsie. Im bardziej zostanie rozbity na kawałki, tym dokładniejsze będą szacunki i budżety”.

Zwroty drenują dochody, stąd budżet

Średni budżet marketingowy to około 7-12% przychodów. W 2022 r. zwroty są jednym z głównych, ale pomijanych źródeł strat w e-commerce, które kosztują detalistów ponad bilion dolarów rocznie.

Koszty zwrotów obejmują robociznę fizyczną potrzebną do przetworzenia zwrotu, dokonania zwrotu pieniędzy i przygotowania zwracanego towaru do sprzedaży lub, jeśli jest uszkodzony, odpisu. „Kupujący zwracają od 5% do 10% tego, co kupują w sklepie, ale od 15% do 40% tego, co kupują online”, powiedział kiedyś CNBC David Sobie, współzałożyciel i dyrektor generalny Happy Returns.

W konsekwencji detaliści czują się zmuszeni do cięcia budżetów marketingowych.

W rzeczywistości, Gartner donosi, że budżety marketingowe spadły do ​​najniższego odnotowanego poziomu 6,4% całkowitych przychodów firmy w 2021 roku. Dotyczy to szczególnie dużych przedsiębiorstw o ​​przychodach przekraczających 2 miliardy dolarów; takie firmy odnotowały najniższy średni budżet marketingowy wynoszący zaledwie 5,7%.

Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest zmiana priorytetów zobowiązań w zakresie wydatków i inwestowanie w cyfrowe kanały sprzedaży, a nie offline.

Model ponownego wykorzystania, wymiany i ponownego przemyślenia, aby uzyskać lepszą kontrolę nad kosztami eksploatacji

W miarę jak firmy stają się coraz bardziej cyfrowe, technologia jest coraz częściej wdrażana w celu rozwoju firmy. I to nie tylko strona internetowa. Aby zapewnić klientom bezkompromisowe doświadczenia i czerpać korzyści z transformacji cyfrowej, sprzedawcy powinni szukać kompleksowej implementacji, która obejmuje boty oparte na sztucznej inteligencji, opcje AR/VR, handel bez głowy i mobilny punkt sprzedaży.

Eksperci sugerują stosowanie modelu ponownego wykorzystania, wymiany i ponownego przemyślenia, aby rozważnie zarządzać rosnącymi kosztami technologii:

• Redukcja: krótkoterminowe redukcje, które mogą odzyskać od 10% do 20% kosztów bez znaczącej zmiany działalności; np. zamrożenie zatrudnienia, wstrzymanie niestrategicznych projektów, zaostrzenie wydatków.
• Zastąp: średnioterminowe zamienniki, które zamieniają około 20%-30% kosztów technologii na tańsze alternatywy; np. przenieś witrynę do usług w chmurze, zlecaj na zewnątrz zamiast zatrudniać w firmie, przestaw się z licencji on-premise na subskrypcje SaaS.
• Przemyśl: długoterminowe zmiany, które zmieniają oblicze firmy w celu zresetowania kosztów, mogą zaoszczędzić do 30%-40% kosztów; np. zmiana architektury technologicznej, przebudowa procesów i zmiana modeli biznesowych.

Zasoby ludzkie: usuwanie luk w talentach pracowników

Liderzy firm z listy Fortune 500 postrzegają niedobór talentów jako główne zagrożenie dla biznesu. Ponad 87% kadry kierowniczej doświadcza luk w umiejętnościach wśród swoich pracowników i przewiduje ten trend na nadchodzące lata. Niestety niewielu z nich ma jasne wyczucie, jak rozwiązać ten problem.

Przekwalifikowanie i podnoszenie umiejętności jako droga do zrobienia

W obliczu rosnącej presji na detalistów, aby optymalizować koszty i zwiększać marże, handlowcy dążą do automatyzacji różnych aspektów biznesu, co wymaga dalszych działań dotyczących personelu. Około 47% sprzedawców detalicznych przekierowuje teraz swoją siłę roboczą w kierunku inicjatyw strategicznych, 39% opracowuje strategię dla pracowników obsługujących sztuczną inteligencję, a pozostałe 38% dokonuje kompleksowej ponownej oceny ról.

Miara podnoszenia kwalifikacji siły roboczej ewoluuje wraz ze znacznymi cięciami budżetowymi na zatrudnienie.

„Większość firm (72%) wolałaby poświęcić czas na przekwalifikowanie obecnych pracowników na potrzeby produkcji niż zatrudniać nowych spoza organizacji” – wynika z ankiety przeprowadzonej 8 września przez The Harris Poll for Express Employment Professionals.

Niektóre z najczęstszych sposobów na przekwalifikowanie i podniesienie umiejętności obejmują sesje szkoleniowe prowadzone przez firmę, szkolenia w miejscu pracy prowadzone przez innych pracowników oraz kursy prowadzone przez strony trzecie.

Zachęcamy do współpracy między funkcjami

Firmy mogą czerpać korzyści z połączenia możliwości różnych organizacji w celu dostosowania pracowników do krytycznych procesów biznesowych. Badanie Deloitte pokazuje, że w 69% przypadków takie wielofunkcyjne zespoły w cyfrowo dojrzewających firmach mają większą autonomię w zakresie realizacji celów.

Jednak Michael Arena, były dyrektor ds. talentów w General Motors, wskazuje na pewne osobliwości takiego modelu współpracy zespołowej. Zespoły wielozadaniowe można łączyć, aby zająć się jednym aspektem innowacji, ale członkowie zespołu mogą pełnić inną rolę w firmie.

„ Możliwe, że przez sześć tygodni gromadzimy ludzi w określonym celu” — wyjaśnia Arena . „Mają te kamienie milowe i przez sześć tygodni poświęcają się, by coś przekroczyć linię mety i to jest projekt na tę sześciotygodniową przerwę. Następnie ci członkowie zespołu wracają do swoich stałych miejsc pracy, gdzie poprosimy ich o pomoc w rozpowszechnianiu tego w całej organizacji”.

Mimo to, jeśli zostaną prawidłowo wdrożone, rotacje talentów i wielofunkcyjne laboratoria mogą pomóc organizacjom w realizacji ich strategicznych celów i zainspirować personel do ciągłego uczenia się.

Outsourcing vs Outstaffing w celu zaspokojenia zapotrzebowania na talenty

Podczas gdy outsourcing oznacza podzlecanie agencji zewnętrznej do konkretnego projektu, outstaffing pozwala „pożyczyć” eksperta i tymczasowo włączyć go do swojego zespołu. Oba modele cieszą się coraz większą popularnością wśród projektów IT e-commerce i pozwalają wypełnić lukę ekspercką.

Oba modele nie tylko wnoszą do Twojego zespołu najlepsze talenty, ale także przynoszą znaczące korzyści dla biznesu:

• Outsourcing pomaga firmom zaoszczędzić do 70% kosztów operacyjnych w dłuższej perspektywie
• Jeśli talent nie jest dostępny lokalnie, outstaffing otworzy możliwości zatrudniania na całym świecie
• Detalista dzieli ryzyko operacyjne z usługodawcą, który zajmie się wszystkimi niezbędnymi zgodnościami i zadaniami
• Outsourcing zapewni ciągłość Twojego biznesu w przypadku katastrof, tak jak w przypadku pandemii

W końcu dobrze wyszkolony personel prowadzi do mniejszej liczby błędów i straconych szans lub terminów. Wybór odpowiedniego partnera programistycznego może być impulsem do płynnej cyfrowej transformacji Twojego biznesu.

Ostatnie na wynos

W ostatnich latach e-commerce przeżywał wzloty i upadki, pozostawiając wiele marek na krawędzi urwiska. Firmy internetowe, którym udaje się przetrwać w wysoce konkurencyjnej branży, wkładają wiele wysiłku w transformację cyfrową.

Tylko inwestowanie czasu i zasobów w celu przywrócenia własnej strategii e-commerce, analizowanie czynników kosztotwórczych i właściwe zarządzanie projektami pomoże projektom e-commerce osiągnąć pełny potencjał.