El estado de la gestión de proyectos de comercio electrónico 2022: alineación de la estrategia, el costo y los recursos

A pesar del crecimiento sin precedentes del comercio electrónico, los minoristas aún desconfían de adoptar por completo la transformación digital para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes y optimizar las operaciones comerciales. ¿Cuáles son las razones detrás del temor de los comerciantes a abordar proyectos de desarrollo de comercio electrónico y cómo puede ayudar una buena gestión de proyectos? Lea más en este informe.

Se espera que las ventas de comercio electrónico en todo el mundo superen los 5 billones de dólares en 2022, lo que representa más de una quinta parte de las ventas minoristas totales.

En términos sencillos, la transformación digital se refiere a la idea general de integrar componentes digitales en los negocios y el comercio minorista para facilitar el éxito. Y los minoristas admiten la importancia de esto en el mundo posterior a la pandemia.

Los minoristas muestran entusiasmo por el cambio

Según una encuesta de McKinsey, el 64 % de las empresas reconocen que sus modelos comerciales se están volviendo obsoletos y planean crear nuevos negocios digitales para mantenerse económicamente viables hasta 2023. Solo el 11 % cree que sus modelos comerciales actuales generarán ganancias en el futuro, mientras que el 21 El % se refiere a la necesidad de incorporar tecnologías digitales en su modelo de negocio actual.

Entusiasta pero temeroso

Sorprendentemente, el entusiasmo por la transformación digital rara vez se traduce en el éxito real de los minoristas. Un estudio reciente de Xero encontró que cinco de cada 10 empresas del Reino Unido son reacias a aceptar el riesgo de resultados negativos de las decisiones relacionadas con la tecnología. Se revelaron datos similares en una encuesta global de Xero, y la mayoría de los encuestados especificaron su supervivencia diaria como una prioridad comercial.

Optar por mantener el statu quo es comprensible para las pequeñas empresas. Después de un par de años turbulentos, los pequeños minoristas están ansiosos por lo complejo y costoso que podría ser el proceso de cambio.

Pero para las empresas medianas y de nivel empresarial, la transformación digital también significa del 30 % al 80 % del riesgo de fracaso, por lo que, después de las enormes cantidades de tiempo, esfuerzo y dinero, el proyecto no alcanza sus objetivos.

¿Qué hace que los proyectos digitales fracasen?

Los proyectos de transformación digital son difíciles de ejecutar. Aquí puede aplicar todos los desafíos que enfrenta cualquier proyecto de desarrollo de TI/software: gastos generales, cronogramas desalineados, inversiones excesivamente altas con pocas ganancias, etc. Otras barreras para una implementación exitosa incluyen, entre otras:

• Software obsoleto o incompatible
• Falta de experiencia y habilidades.
• Falta de visión y claridad.
• Falta de aceptación, es decir, compromiso insuficiente de todas las partes interesadas responsables de la toma de decisiones
• Integración y personalización de sistemas.
• El socio de desarrollo adecuado
  

Todos los ojos puestos en la gestión de proyectos

La gestión eficaz de proyectos puede ayudar a resolver la mayoría (si no todos) de los problemas antes mencionados. Digital la transformación requiere una inversión significativa, por lo que la claridad de la dirección es esencial para que el proyecto tenga éxito.

Incluso decisiones como "¿debería comprar software o construirlo desde cero?" deben afrontarse antes de que comience el proyecto; de lo contrario, cualquier esfuerzo de transformación digital será simplemente ineficaz y arriesgado.

“ Por lo general, es el PM [gerente de proyecto] responsable de implementar un proyecto dentro del tiempo, el alcance y el presupuesto”, dice Oksana Yakovlieva, directora de PMO e I + D en Elogic Commerce . “Pero hay más en eso. Mi trabajo es siempre desarrollar profesionales de comercio electrónico, no solo gerentes de proyectos. Usando el enfoque de desarrollo basado en dominios, nuestros PM pueden resolver cualquier problema o tarea desde una perspectiva comercial y técnica”.

Estrategia de comercio electrónico para comenzar con buen pie

Un enfoque de “mil flores floreciendo” no siempre funciona. Debe estar atento a los objetivos comerciales, la misión y la visión claramente establecidos para acceder a una variedad de escenarios de casos de dónde jugar y cómo ganar.

En promedio, el 22 % de la pérdida de valor de la transformación digital ocurre durante la fase inicial de desarrollo, lo que significa que todo el potencial del proyecto se ve comprometido incluso antes de que las empresas comiencen.

Un estudio de caso de un gran minorista sugiere que comenzaron un proyecto de modernización de TI de $ 1.4 mil millones solo para descubrir que el mantenimiento estaba tan personalizado que el mantenimiento agotaría su presupuesto sin servir a sus objetivos comerciales.

Luego, el minorista cambió a un nuevo sistema para la gestión de la cadena de suministro, invirtiendo otros $ 600 millones. Ambos esfuerzos fracasaron y la tienda tuvo que declararse en quiebra.

Guías de estrategia Inversión en tecnología

Los sistemas de gestión, sus capacidades y arquitectura deben estar alineados con los objetivos estratégicos y la visión del negocio. Esto fomenta no solo la agilidad y la escalabilidad, sino que también comparte la responsabilidad de los resultados del proyecto entre todas las partes interesadas del negocio y la tecnología.

La Encuesta de iniciativas clave para ejecutivos de comercio electrónico de 2022 informa que el 86 % de las marcas planea gastar entre $100 000 y $500 000 para mejorar su experiencia digital en 2022. Esto implica una amplia integración de tecnologías, específicamente en el área de seguridad/privacidad de datos, velocidad del sitio y análisis del sitio.

Los minoristas también prestan cada vez más atención a la experiencia del cliente (CX) y optimizan los procesos comerciales. Habiendo establecido tales objetivos en su estrategia de comercio electrónico, la elección de la tecnología es algo natural. Alrededor del 42 % de los comerciantes invierten en integración con otros sistemas comerciales, el 37 % en análisis e informes y el 37 % en escalabilidad, entre otros.

La estrategia vence a la incertidumbre

Los eventos globales como las pandemias, las guerras, las crisis del mercado y los cambios tecnológicos contribuyen a la inestabilidad en la que vivimos, ahora más que nunca. De hecho, el Fondo Monetario Internacional y la Universidad de Stanford establecen que la incertidumbre ha ido en aumento durante más de 30 años, particularmente en los últimos 10.

Esta incertidumbre es la razón por la que necesita una estrategia de comercio electrónico. Trazar una estrategia exitosa significa considerar las probabilidades de éxito, las fuerzas del mercado y los vientos en contra de la industria, además de la visión interna de una empresa. Los elementos esenciales de cualquier estrategia de comercio electrónico incluyen:

• Identificar las necesidades y objetivos del negocio.
• Completar análisis de mercado y competidores.
• Conseguir la aceptación de las partes interesadas
• Analizar el estado actual y futuro del negocio
• Establecimiento de prioridades y proyectos/tareas fundamentales para alcanzar los KPIs
• Crear una hoja de ruta para alcanzar los hitos y plazos clave

Gestión de cambios priorizada

La estrategia de comercio electrónico no es lo único que garantiza el éxito de un proyecto. Los minoristas también deben adoptar una gestión de cambios eficaz, que a menudo puede ser más difícil de lo que imaginamos.

Se informa que, si bien la gran mayoría de las marcas globales (89 %) tienen la motivación y la disposición para iniciar el cambio, la mayoría aún carece de apoyo para implementarlo por parte de la alta dirección o de quienes supervisan el proceso.

Sin embargo, la necesidad de gestionar el cambio es inevitable y los principales actores utilizan la alineación organizativa y la formación del personal para mitigar los riesgos. Algunos casos para probar el punto:

• Deckers Brands unió los negocios en línea y físicos al habilitar el pasillo sin fin → La alineación de las personas en los canales minoristas y los procesos en el comercio electrónico ayudó a impulsar la tecnología digital en las tiendas
• Longs Drugs implementó un nuevo software para optimizar su gestión de tiendas y almacenes → Contratar consultores de comercio electrónico para capacitar al personal en el uso del software minimizó la resistencia al lanzamiento e instigó un cambio cultural dentro de una marca
• Netflix cambió a un modelo de suscripción al ver una caída en los números de acciones → Cumplir con un plan bien definido y una hoja de ruta de transformación digital ayudó a que el negocio creciera a 221,64 millones de suscriptores en 2022

¿Qué pasa si el cambio ocurre en medio de la ejecución del proyecto?

Cualquier cambio en la ejecución del proyecto siempre conllevará costes y tiempo adicionales. Aun así, un cambio podría tener un mejor impacto en sus procesos comerciales generales, especialmente si lo gestiona un administrador de proyectos experto o un jefe de PMO.

Project Management Institute (PMI) recomienda manejar los cambios de la siguiente manera:

1. Recibir solicitud/demanda de cambio en proceso en un proyecto, incluyendo:

• Descripción
• Razones
• Beneficios
• Cualquier documentación de respaldo

2. Evaluar la solicitud/demanda de cambio con un enfoque en el presupuesto del proyecto con respecto a:

• Materiales
• Cualquier requisito de permiso relevante
• Horas hombre
• Tiempo perdido/ganado

3. Preparar y presentar a los accionistas/enlace del proyecto sus recomendaciones sobre cómo proceder en relación con la(s) solicitud(es)

4. Recibir la aprobación de la decisión de los accionistas o la declinación de proceder

En el desarrollo de proyectos de comercio electrónico, las estrategias de gestión Lean y Agile se utilizan comúnmente para frenar cambios inesperados. Existe una idea errónea común de que ambos modelos son mutuamente excluyentes debido a principios y enfoques fundamentalmente diferentes.

Sin embargo, ambos trabajan para construir una mentalidad común sobre el proyecto, conectar talento y desbloquear valor. El caso de una empresa minera que implementó un nuevo sistema operativo muestra un aumento del 200 % en la velocidad de ingeniería y un valor de $10 millones en los primeros tres meses después de combinar la gestión ajustada con ágil.

Limitaciones presupuestarias

Aparentemente, a medida que los minoristas se proponen modernizar su pila tecnológica, ejerce presión sobre los presupuestos. Además, si el proceso de desarrollo está en curso, siempre se repiten los altos costos.

Para implementar los planes de manera efectiva, las iniciativas de la gerencia deben ser transformadoras en términos del presupuesto que abarque funciones comerciales esenciales como marketing, gestión de la cadena de suministro, operaciones minoristas, análisis de datos, desarrollo, etc.

Sobrecostos como Riesgo de Proyectos de Desarrollo de Comercio Electrónico

En promedio, el 45 % de todos los grandes proyectos de TI superan el presupuesto y ofrecen un 56 % menos de valor de lo previsto.

De hecho, el estudio de McKinsey y BT Center of Major Program Management de la Universidad de Oxford muestra que más de 5.400 proyectos de TI tienen un sobrecoste de 66.000 millones de dólares, más que el PIB de Luxemburgo. Las razones de los sobrecostos varían desde la falta de enfoque comercial hasta un equipo no alineado.

“ El sobrecoste es algo muy común en los proyectos de comercio electrónico. La subestimación de la complejidad del proyecto o sus dependencias es común y aceptable”, reitera Oksana Yakovlieva . “Para mitigar este problema, utilizamos la gestión de riesgos y el enfoque lean, donde todo el proyecto se divide en fases. No intentamos implementar toda la hoja de ruta del producto en un solo bocado. Cuanto más se desglose, más precisas serán las estimaciones y los presupuestos”.

Las devoluciones agotan los ingresos, por lo tanto, el presupuesto

El presupuesto de marketing promedio es de aproximadamente 7-12% de los ingresos. En 2022, las devoluciones se encuentran entre la principal fuente de pérdidas en el comercio electrónico, aunque se pasa por alto, y les cuesta a los minoristas más de un billón de dólares al año.

Los costos de las devoluciones incluyen el trabajo físico necesario para procesar la devolución, emitir un reembolso y preparar el artículo devuelto para la venta o, si está dañado, cancelarlo. “Los compradores devuelven del 5% al ​​10% de lo que compran en la tienda, pero del 15% al ​​40% de lo que compran en línea”, dijo una vez a CNBC David Sobie, cofundador y director ejecutivo de Happy Returns.

Y, en consecuencia, los minoristas se ven obligados a recortar sus presupuestos de marketing.

De hecho, Gartner informa que los presupuestos de marketing se han desplomado a su nivel más bajo registrado del 6,4 % de los ingresos generales de la empresa en 2021. Esto es particularmente cierto para las grandes empresas con ingresos de más de $2 mil millones; dichas empresas informaron el presupuesto de marketing promedio más bajo de solo 5.7%.

Una forma de abordar este problema es volver a priorizar los compromisos de gasto e invertir en canales de venta digitales en lugar de fuera de línea.

Modelo de reutilización-reemplazo-replanteamiento para obtener un mejor control de los costos de ejecución

A medida que las empresas se vuelven más digitales, la tecnología se implementa con mayor frecuencia para hacer crecer el negocio. Y no es sólo un sitio web. Para crear experiencias de cliente sin concesiones y cosechar los beneficios de la transformación digital, los minoristas deben buscar una implementación integral que presente bots impulsados ​​por IA, opciones AR/VR, comercio sin cabeza y POS móvil.

Los expertos sugieren utilizar el modelo reutilizar-reemplazar-repensar para administrar con prudencia los crecientes costos de la tecnología:

• Reducir: reducciones a corto plazo que podrían recuperar entre un 10 % y un 20 % de los costos sin cambiar sustancialmente el negocio; por ejemplo, congelamiento de contrataciones, pausa de proyectos no estratégicos, ajuste del gasto.
• Reemplazar: Reemplazos a mediano plazo que intercambian entre un 20 % y un 30 % de los costos de tecnología por alternativas de menor precio; por ejemplo, mueva el sitio web a servicios en la nube, subcontrate en lugar de contratar internamente, cambie de licencias locales a suscripciones SaaS.
• Repensar: los cambios a largo plazo que reimaginan el negocio para restablecer los costos pueden ahorrar hasta un 30% -40% de los costos; por ejemplo, arquitecturas tecnológicas cambiantes, procesos de reingeniería y modelos comerciales alterados.

Recursos humanos: abordar las brechas en el talento de los empleados

Los líderes de las empresas Fortune 500 ven la escasez de talento como la principal amenaza para los negocios. Más del 87% de los ejecutivos experimentan brechas de habilidades en su fuerza laboral y predicen esta tendencia en los próximos años. Desafortunadamente, pocos de ellos tienen una idea clara de cómo abordar el problema.

Re-skilling y Upskilling como camino a seguir

En medio de la creciente presión sobre los minoristas para optimizar costos y aumentar los márgenes, los comerciantes buscan automatizar varios aspectos del negocio, lo que requiere medidas posteriores con respecto al personal. Alrededor del 47 % de los minoristas ahora reorientan su fuerza laboral hacia iniciativas estratégicas, el 39 % desarrolla una estrategia para una fuerza laboral habilitada para IA y otro 38 % reevalúa exhaustivamente los roles.

La medida de mejorar las habilidades de la fuerza laboral evoluciona junto con recortes presupuestarios sustanciales en la contratación.

“La mayoría de las empresas (72%) preferiría tomarse el tiempo para volver a capacitar a los empleados actuales para las necesidades de producción que contratar a nuevos empleados fuera de la organización”, según los resultados de la encuesta del 8 de septiembre de The Harris Poll for Express Employment Professionals.

Algunas de las formas más comunes de volver a capacitar y mejorar incluyen sesiones de capacitación dirigidas por la empresa, capacitación en el trabajo por parte de otros empleados y cursos de terceros.

Se fomenta la colaboración interfuncional

Las empresas pueden beneficiarse al reunir las capacidades de todas las organizaciones para alinear a los empleados con los procesos comerciales críticos. La encuesta de Deloitte demuestra que, en el 69% de los casos, es más probable que estos equipos multifuncionales en empresas que maduran digitalmente tengan una autonomía considerable con respecto a cómo lograr los objetivos.

Sin embargo, Michael Arena, exdirector de talentos de General Motors, señala ciertas peculiaridades de este modelo de colaboración en equipo. Los equipos multifuncionales pueden unirse para abordar un aspecto de la innovación, pero los miembros del equipo pueden tener un rol diferente dentro de una empresa.

“ Podría ser que, durante seis semanas, estemos reuniendo a las personas para un propósito específico”, explica Arena . “Tienen estos hitos y, durante seis semanas, se dedican a lograr que algo cruce la línea de meta y ese es el diseño para ese intervalo de seis semanas. Luego, esos miembros del equipo volverán a sus trabajos de estado estable donde les pediremos que ayuden a difundir esto en toda la organización”.

Aún así, si se implementan correctamente, las rotaciones de talentos y los laboratorios multifuncionales pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos e inspirar al personal para el aprendizaje continuo.

Outsourcing vs Outstaffing para Satisfacer la Necesidad de Talento

Mientras que el outsourcing implica subcontratar una agencia de terceros para un proyecto específico, el outstaffing le permite “tomar prestado” un experto e incorporarlo temporalmente a su equipo. Ambos modelos son cada vez más populares entre los proyectos de comercio electrónico de TI y le permiten llenar el vacío de experiencia.

Además de traer el mejor talento a su equipo, ambos modelos también agregan importantes ventajas para el negocio:

• La subcontratación ayuda a las empresas a ahorrar hasta un 70 % de los gastos operativos a largo plazo
• Si el talento no está disponible localmente, la contratación externa abrirá posibilidades para la contratación a nivel mundial.
• Un minorista comparte los riesgos operativos con un proveedor de servicios, quien se encargará de todos los cumplimientos y tareas necesarios.
• El outsourcing asegurará la continuidad de su negocio en caso de calamidades, como fue el caso de la pandemia

Eventualmente, un personal bien capacitado conduce a menos errores y oportunidades perdidas o plazos. Elegir el socio de desarrollo adecuado puede ser un detonante para una transformación digital fluida de su negocio.

comida para llevar final

El comercio electrónico ha tenido altibajos en los últimos años, dejando a muchas marcas al borde de un precipicio. Las empresas en línea que logran sobrevivir en la industria altamente competitiva dedican un esfuerzo significativo a la transformación digital.

Solo invertir tiempo y recursos para restablecer la estrategia de comercio electrónico, analizar los factores de costo y promulgar una gestión de proyectos sólida ayudará a que los proyectos de comercio electrónico alcancen su máximo potencial.