Identidade digital SPID para empresas: os benefícios e oportunidades

O benefício do sistema digital SPID: algumas premissas

O Sistema Pubblico di Identita Digitale da Itália é o seu Sistema Público de Identidade Digital, conhecido como SPID . Estamos nos familiarizando com essa ferramenta há algum tempo, com uma grande aceleração nos meses mais dramáticos da emergência pandêmica que, felizmente, ficaram para trás. Como resultado, todos tivemos a oportunidade de experimentar as vantagens do SPID , que vão muito além das exigências do período de emergência.

Mas os benefícios do SPID não são apenas para indivíduos e indivíduos. Na verdade, esses benefícios também se estendem à identidade digital do sistema de negócios , para organizações de todos os portes: os benefícios e oportunidades estão disponíveis tanto para grandes empresas quanto para pequenas start-ups . Além disso, cuidado: este é um tema quente, e há atualizações legislativas frequentes sobre o assunto. E não é apenas uma questão de regulamentações nacionais. Na verdade, temos sempre que considerar o contexto mais amplo da legislação da União Europeia, que está cada vez mais se integrando e ganhando força.

Neste post, discutiremos todos esses aspectos e focaremos especificamente nos benefícios do SPID para as empresas. Então, vamos começar com o básico.

Identidade digital para empresas – desde a introdução até as últimas atualizações legislativas

A identidade digital para uso profissional foi introduzida em 1º de dezembro de 2019. Esta é a data de publicação das diretrizes oficiais para identidades digitais para uso profissional emitidas pela AgID . A partir de então, o SPID tornou-se uma ferramenta que permite às administrações públicas e aos particulares verificar a sua pertença a uma organização e/ou a sua condição de profissional.

O chamado “ SPID para empresas ” também recebe seu nome específico: eIDup . Por sua vez, o eIDup é dividido em duas categorias:

• elDup para uso profissional por pessoa física (elDup PF) : este é o SPID reservado para freelancers. O elDup PF é a identidade digital que contém os atributos da pessoa singular a quem foram emitidas as credenciais de autenticação (nome, apelido, número de identificação fiscal, etc.);
• elDup para uso profissional por uma pessoa colectiva (elDup PG) : trata-se do SPID emitido para a pessoa singular que actua por conta de uma pessoa colectiva. O elDup PG é a identidade digital que contém os atributos da pessoa colectiva e da pessoa singular a quem foram emitidas as credenciais de autenticação.

E agora chegamos às notícias mais atualizadas sobre este assunto. Referimo-nos à Portaria AgID nº 71/2022 , que operacionaliza a adoção do Convênio para Adesão de Prestadores Privados, Pessoas Físicas ou Agregadores de Prestadores de Serviços ao Sistema Público de Identidades Digitais – SPID . Esta Convenção marca um ponto de viragem importante. Até agora, uma organização que quisesse usar os serviços de identidade digital SPID , tornando-se um Service Provider privado, tinha que assinar um acordo com a AgID e gerenciar suas integrações com os diferentes gerenciadores de identidade. Este caminho não foi simples nem sustentável para todos os tipos de realidades.

Aqui, então, está o ponto de virada: com a nova Convenção, empresas especializadas poderão oferecer serviços de conformidade e uso com SPID para outras organizações privadas que não acharem conveniente ou sustentável ativar a estrutura necessária para expor seus serviços em a rede por meio de autenticação SPID, desempenhando assim – para todos os efeitos – o papel de Agregadores de Provedores de Serviços .

Quais são as implicações práticas disso? Em primeiro lugar, apoia a difusão da identidade digital entre as empresas. Não só isso: como resultado, facilita o desenvolvimento de serviços digitais privados integrados ao SPID , trazendo benefícios de eficiência para todo o ecossistema, tanto do lado da produção quanto do lado da Administração Pública. Finalmente, abre o mercado a particulares oferecendo a terceiros (entidades agregadas) a possibilidade de tornar os seus serviços acessíveis através do SPID. É muito claro que a dinâmica é a de um círculo virtuoso , com vista à simplificação e com muitas oportunidades ganha-ganha.

Agora, vamos ver os benefícios do SPID para as empresas. E convenhamos: são muitos, diversos e intimamente relacionados.

Os muitos benefícios do SPID para as empresas

Como prometido, vamos falar sobre os benefícios do SPID para as empresas. Já o antecipamos: são muitos, diversos, mas todos intimamente interligados. Em geral (e em resumo): o que eles têm em comum? Eles simplificam a relação historicamente complicada entre as empresas e a administração pública.

Em suma, esta ferramenta permite conciliar duas “velocidades” que muitas vezes estiveram – e infelizmente ainda estão – em conflito: a velocidade acelerada do mundo produtivo, que precisa ter o mínimo de entraves e o mínimo de freios possível, especialmente no ecossistema digital de hoje, e o ritmo muito mais lento da PA, que tem que lidar com complicadas questões burocráticas, legislativas, de segurança e privacidade. Com o SPID profissional , essas duas velocidades e todas essas instâncias coexistem de forma cada vez mais harmoniosa e eficiente. E todos são beneficiados: empresas, trabalhadores individuais e a própria Administração Pública, que vê suas práticas agilizadas e simplificadas.

E, graças ao SPID profissional , empresas e profissionais podem gerenciar facilmente o complexo conjunto de questões burocráticas, acompanhando documentos, petições e todas as comunicações oficiais ou formais. O arquivamento é extremamente seguro e atualizado continuamente de acordo com os desenvolvimentos regulatórios. Com o SPID profissional , também é possível ativar o terceiro nível de segurança (SPID 3), o nível de autenticação mais seguro , que, além do nome de usuário e senha do SPID 3, requer um meio físico especial que manipule chaves criptográficas.

Mas isso não é tudo. Por meio da identidade digital SPID , os fluxos de trabalho da empresa também são simplificados e mais rápidos. Dessa forma, por exemplo, o proprietário da empresa pode delegar funcionários para realizar todas as tarefas burocráticas e documentais. Sempre com a máxima segurança e com o mais alto grau de controle sobre todos os processos.

Isso nos leva a outra questão decisiva. A identidade digital SPID está cada vez mais integrada a nível europeu , especialmente desde o novo regulamento eIDAS. Desta forma, torna-se uma chave indispensável para aceder a serviços em toda a Europa. Não precisamos enfatizar a importância disso no mercado e no mundo do trabalho hoje e cada vez mais amanhã.

As grandes vantagens do SPID para as empresas não se esgotam nesses benefícios mais “diretos”. De fato, existem as enormes possibilidades que surgem da integração da identidade digital com outros tipos de ferramentas já disponíveis. E é esse aspecto que vamos focar na próxima seção ao concluirmos este post.

SPID e as oportunidades de desmaterialização na empresa

Comecemos por esclarecer logo um ponto: o que entendemos por desmaterialização ? Mas lembre-se: é um conceito que vai além da simples digitalização de documentos.

Através de processos de desmaterialização , os documentos em papel podem ser totalmente eliminados, pois os seus homólogos digitais assumem pleno valor jurídico e probatório. Então: estamos falando de uma diferença com um valor jurídico delicado e muito importante. É natural que a ferramenta de identidade digital SPID seja um pilar fundamental desse processo , pois torna todos os processos entre empresa e cliente e entre empresa e PA mais eficientes, automatizados, seguros e confiáveis.

Especificamente, os serviços que podem ser implementados e integrados incluem:

• integração digital de clientes : além de seus benefícios de eficiência, esta é uma fonte valiosa de dados cirúrgicos e profundos a partir da qual se baseia para um atendimento ao cliente cada vez mais orientado por dados e personalizado.
• assinatura eletrônica: outra ferramenta chave com a qual todos estamos familiarizados.
• facturação electrónica: (mais uma vez, escusado será dizer, estamos a falar de uma ferramenta que está a ser amplamente difundida a um ritmo acelerado, impulsionada por obrigações legais)
• processos de autenticação de clientes: cada vez mais seguros e distantes da burocracia irritante do passado.

Aqui podemos ver o círculo virtuoso tomando forma. Os processos internos de negócios tornam-se cada vez mais inteligentes, ágeis, funcionais. Os procedimentos muitas vezes lentos e complicados de interface com a administração pública são simplificados. E também vemos benefícios na frente do cliente; finalmente, clientes satisfeitos são sempre o ativo mais importante de uma empresa, de qualquer setor e de qualquer tamanho.

Esses são os frutos da Transformação Digital mais madura , aquelas que vão muito além dos slogans.