Identidad digital SPID para empresas: los beneficios y oportunidades

El beneficio del sistema digital SPID: algunas premisas

El Sistema Pubblico di Identita Digitale de Italia es su Sistema Público de Identidad Digital, conocido como SPID . Llevamos un tiempo familiarizándonos con esta herramienta, con una aceleración importante en los meses más dramáticos de la emergencia pandémica que, afortunadamente, quedan atrás. Como resultado, todos hemos tenido la oportunidad de experimentar las ventajas de SPID , que se extienden mucho más allá de los requisitos del período de emergencia.

Pero los beneficios de SPID no son solo para individuos y personas. De hecho, esos beneficios también se extienden a la identidad digital del sistema empresarial , para organizaciones de todos los tamaños: los beneficios y oportunidades están disponibles tanto para grandes empresas como para pequeñas empresas emergentes . Además, tenga cuidado: este es un tema candente y hay actualizaciones legislativas frecuentes sobre el tema. Y no es sólo una cuestión de normativa nacional. De hecho, siempre tenemos que considerar el contexto más amplio de la legislación de la Unión Europea, que cada vez se integra y cobra más fuerza.

En esta publicación, analizaremos todos estos aspectos y nos centraremos específicamente en los beneficios de SPID para las empresas. Entonces, comencemos con lo básico.

Identidad digital para empresas: desde la introducción hasta las últimas actualizaciones legislativas

La identidad digital para uso profesional se introdujo el 1 de diciembre de 2019. Esta es la fecha de publicación de los lineamientos oficiales de identidades digitales para uso profesional emitidos por AgID . A partir de entonces, SPID se ha convertido en una herramienta que permite a las administraciones públicas ya los particulares verificar la pertenencia de una persona a una organización y/o su condición de profesional.

El llamado “ SPID para empresas ” también recibe su nombre específico: eIDup . A su vez, eIDup se divide en dos categorías:

• elDup para uso profesional de una persona física (elDup PF) : este es el SPID reservado para autónomos. El elDup PF es la identidad digital que contiene los atributos de la persona natural a la que se le ha emitido la credencial de autenticación (nombre, apellido, NIF, etc.);
• elDup para uso profesional de una persona jurídica (elDup PG) : es el SPID emitido a la persona física que actúa en nombre de una persona jurídica. El elDup PG es la identidad digital que contiene los atributos de la persona jurídica y de la persona física a quienes se les han emitido las credenciales de autenticación.

Y ahora llegamos a las noticias más actualizadas sobre este tema. Nos referimos a la Resolución N° 71/2022 de AgID , que operacionaliza la adopción del Convenio para la Adhesión de Prestadores de Servicios Privados, Particulares o Agregadores de Prestadores de Servicios al Sistema Público de Identidades Digitales – SPID . Esta Convención marca un punto de inflexión importante. Hasta ahora, una organización que quisiera utilizar los servicios de identidad digital SPID , convirtiéndose en un Proveedor de Servicios privado, debía firmar un acuerdo con AgID y gestionar sus integraciones con los diferentes gestores de identidad. Este camino no era sencillo ni sostenible para todo tipo de realidades.

He aquí, entonces, el punto de inflexión: con el nuevo Convenio, las empresas especializadas podrán ofrecer servicios para el cumplimiento y uso de SPID a otras organizaciones privadas que no encuentren conveniente ni sostenible activar la estructura necesaria para exponer sus servicios en la red a través de la autenticación SPID, desempeñando así, a todos los efectos, el papel de agregadores de proveedores de servicios .

¿Cuáles son las implicaciones prácticas de esto? En primer lugar, apoya la difusión de la identidad digital entre las empresas. No solo eso: como resultado, facilita el desarrollo de servicios digitales privados integrados con SPID , aportando beneficios de eficiencia a todo el ecosistema, tanto del lado de la producción como del lado de la Administración Pública. Finalmente, abre el mercado a particulares ofreciendo a terceros (entidades agregadas) la posibilidad de hacer accesibles sus servicios a través de SPID. Está muy claro que la dinámica es la de un círculo virtuoso , con miras a la simplificación y con muchas oportunidades de ganar-ganar.

Ahora, veamos los beneficios de SPID para las empresas. Y seamos realistas: son muchos, diversos y muy relacionados los beneficios.

Los muchos beneficios de SPID para las empresas

Como prometimos, hablemos de los beneficios de SPID para las empresas. Ya lo hemos adelantado: son muchos, diversos, pero todos muy entrelazados. En general (y en resumen): ¿qué tienen en común? Simplifican la relación históricamente complicada entre las empresas y la administración pública.

En definitiva, esta herramienta permite conciliar dos “velocidades” que muchas veces han estado —y lamentablemente aún lo están— en conflicto: la velocidad acelerada del mundo productivo, que necesita tener el menor estorbo y el menor número de frenos posibles, especialmente en el ecosistema digital actual, y el ritmo mucho más lento de la Autoridad Palestina, que tiene que lidiar con complicados problemas burocráticos, legislativos, de seguridad y de privacidad. Con SPID profesional , estas dos velocidades y todas estas instancias coexisten de una manera cada vez más armoniosa y eficiente. Y todos se benefician: las empresas, los trabajadores individuales y la propia Administración Pública, que ve agilizadas y simplificadas sus prácticas.

Y, gracias a SPID profesional , las empresas y los profesionales pueden gestionar fácilmente el complejo conjunto de cuestiones burocráticas, realizando un seguimiento de documentos, peticiones y todas las comunicaciones oficiales o formales. El archivo es máximamente seguro y se actualiza continuamente de acuerdo con los desarrollos normativos. Con SPID profesional , también es posible activar el tercer nivel de seguridad (SPID 3), el nivel de autenticación más seguro , que, además del usuario y contraseña SPID 3, requiere un medio físico especial que maneja claves criptográficas.

Pero eso no es todo. A través de la identidad digital SPID , los flujos de trabajo de la empresa también se simplifican y aceleran. De esta forma, por ejemplo, el propietario de la empresa puede delegar en empleados la realización de todas las tareas burocráticas y documentales. Siempre en la máxima seguridad, y con el mayor grado de control sobre todos los procesos.

Esto nos lleva a otro tema decisivo. La identidad digital SPID está cada vez más integrada a nivel europeo , especialmente desde el nuevo reglamento eIDAS. De esta manera, se convierte en una clave indispensable para acceder a los servicios en toda Europa. No necesitamos enfatizar la importancia de esto dentro del mercado y el mundo del trabajo hoy y cada vez más mañana.

Las grandes ventajas de SPID para las empresas no terminan con estos beneficios más “directos”. Efectivamente, existen las enormes posibilidades que surgen de la integración de la identidad digital con otro tipo de herramientas que ya están disponibles. Y es este aspecto en el que nos centraremos en la siguiente sección al concluir esta publicación.

SPID y las oportunidades de desmaterialización en la empresa

Comencemos aclarando un punto de inmediato: ¿qué entendemos por desmaterialización ? Pero recuerda: es un concepto que va más allá de la simple digitalización de documentos.

A través de procesos de desmaterialización , los documentos en papel pueden ser eliminados por completo, ya que sus contrapartes digitales adquieren todo su valor legal y probatorio. Entonces: estamos hablando de una diferencia con un valor legal delicado y muy importante. Es natural que la herramienta de identidad digital SPID sea un pilar clave de este proceso , ya que hace que todos los procesos entre empresa y cliente y entre empresa y PA sean más eficientes, automatizados, seguros y confiables.

Específicamente, los servicios que se pueden implementar e integrar incluyen:

• Incorporación digital de clientes : además de sus beneficios de eficiencia, esta es una fuente valiosa de datos quirúrgicos y profundos a partir de los cuales construir para una atención al cliente cada vez más basada en datos y personalizada.
• firma electrónica: otra herramienta clave con la que ya todos estamos familiarizados.
• facturación electrónica: (nuevamente, no hace falta decir que estamos hablando de una herramienta que se está difundiendo a gran velocidad, impulsada por obligaciones legales)
• Procesos de autenticación de clientes: cada vez más seguros y alejados de los molestos trámites burocráticos del pasado.

Aquí podemos ver el círculo virtuoso tomando forma. Los procesos comerciales internos se vuelven cada vez más inteligentes, ágiles y funcionales. Se simplifican los procedimientos, a menudo lentos y engorrosos, para interactuar con la administración pública. Y también vemos beneficios en el frente del cliente; finalmente, los clientes satisfechos son siempre el activo más importante de una empresa, de cualquier industria y de cualquier tamaño.

Estos son los frutos de la Transformación Digital más madura , esas que van mucho más allá de los eslóganes.