Identità digitale SPID per le imprese: vantaggi e opportunità

Il vantaggio del sistema digitale SPID: alcune premesse

Il Sistema Pubblico di Identita Digitale in Italia è il suo Sistema Pubblico di Identità Digitale, noto come SPID . Con questo strumento ci stiamo familiarizzando ormai da tempo, con una forte accelerazione nei mesi più drammatici dell'emergenza pandemica che, fortunatamente, sono alle nostre spalle. Di conseguenza, tutti noi abbiamo avuto l'opportunità di sperimentare i vantaggi di SPID , che si estendono ben oltre i requisiti del periodo di emergenza.

Ma i vantaggi di SPID non sono solo per individui e individui. Tali vantaggi, infatti, si estendono anche all'identità digitale del sistema aziendale , per organizzazioni di ogni dimensione: i vantaggi e le opportunità sono disponibili sia per le grandi aziende che per le piccole start-up . Inoltre, attenzione: questo è un argomento caldo, e ci sono frequenti aggiornamenti legislativi in ​​materia. E non è solo una questione di normative nazionali. Bisogna, infatti, sempre considerare il più ampio contesto della legislazione dell'Unione Europea, che va sempre più integrandosi e rafforzandosi.

In questo post, discuteremo tutti questi aspetti e ci concentreremo specificamente sui vantaggi di SPID per le aziende. Quindi, iniziamo con le basi.

Identità digitale per le imprese – dall'introduzione agli ultimi aggiornamenti legislativi

L' identità digitale per uso professionale è stata introdotta il 1° dicembre 2019. Questa è la data di pubblicazione delle linee guida ufficiali per le identità digitali per uso professionale emanate da AgID . Da allora SPID è diventato uno strumento che consente alle pubbliche amministrazioni e ai privati ​​di verificare l'appartenenza di un individuo a un'organizzazione e/o il suo status di professionista.

Il cosiddetto “ SPID per le imprese ” prende anche il suo nome specifico: eIDup . A sua volta, eIDup è diviso in due categorie:

• elDup ad uso professionale da parte di una persona fisica (elDup PF) : è lo SPID riservato ai liberi professionisti. L'elDup PF è l'identità digitale che contiene gli attributi della persona fisica cui sono state rilasciate le credenziali di autenticazione (nome, cognome, codice fiscale, ecc.);
• elDup per uso professionale da persona giuridica (elDup PG) : è lo SPID rilasciato alla persona fisica che agisce per conto di una persona giuridica. L'elDup PG è l'identità digitale che contiene gli attributi della persona giuridica e della persona fisica cui sono state rilasciate le credenziali di autenticazione.

E veniamo ora alle notizie più aggiornate su questo tema. Ci riferiamo alla Determina AgID n. 71/2022 , che rende operativa l'adozione della Convenzione per l'adesione dei prestatori di servizi privati, dei privati ​​o degli aggregatori di prestatori di servizi al Sistema pubblico per le identità digitali – SPID . Questa Convenzione segna una svolta importante. Finora un'organizzazione che desiderava utilizzare i servizi di identità digitale SPID , diventando un Service Provider privato, doveva stipulare un accordo con AgID e gestirne le integrazioni con i diversi gestori di identità. Questo percorso non è stato semplice né sostenibile per tutti i tipi di realtà.

Ecco, allora, la svolta: con la nuova Convenzione, le società specializzate potranno offrire servizi di adeguamento e utilizzo SPID ad altri enti privati ​​che non trovano conveniente o sostenibile attivare la struttura necessaria per esporre i propri servizi su la rete attraverso l'autenticazione SPID, svolgendo così – a tutti gli effetti – il ruolo di Service Provider Aggregators .

Quali sono le implicazioni pratiche di ciò? Innanzitutto, supporta la diffusione dell'identità digitale tra le imprese. Non solo: di conseguenza, facilita lo sviluppo di servizi digitali privati ​​integrati con SPID , portando benefici di efficienza all'intero ecosistema, sia lato produzione che lato Pubblica Amministrazione. Infine, apre il mercato ai privati ​​offrendo a terzi (entità aggregate) la possibilità di rendere accessibili i propri servizi tramite SPID. È molto chiaro che la dinamica è quella di un circolo virtuoso , in un'ottica di semplificazione e con molte opportunità win-win.

Ora, diamo un'occhiata ai vantaggi di SPID per le aziende. E ammettiamolo: i vantaggi sono tanti, diversi e strettamente correlati.

I tanti vantaggi di SPID per le aziende

Come promesso, parliamo dei vantaggi di SPID per le aziende. Lo abbiamo già anticipato: sono tanti, diversi, ma tutti strettamente intrecciati. In generale (e in sintesi): cosa hanno in comune? Semplificano il rapporto storicamente complicato tra imprese e pubblica amministrazione.

Questo strumento, insomma, permette di conciliare due “velocità” che spesso sono state – e purtroppo sono tuttora – in conflitto: la velocità accelerata del mondo produttivo, che deve avere il minor intralcio e il minor numero di freni possibile, soprattutto nell'ecosistema digitale di oggi, e il ritmo molto più lento della PA, che deve affrontare complicate questioni burocratiche, legislative, di sicurezza e di privacy. Con SPID professionale , queste due velocità e tutte queste istanze convivono in modo sempre più armonioso ed efficiente. E ne beneficiano tutti: le aziende, i singoli lavoratori e la stessa Pubblica Amministrazione, che vede snelle e semplificate le proprie pratiche.

E, grazie a SPID professionale , aziende e professionisti possono gestire facilmente il complesso insieme di questioni burocratiche, tenendo traccia di documenti, istanze e tutte le comunicazioni ufficiali o formali. L'archiviazione è estremamente sicura e continuamente aggiornata in base agli sviluppi normativi. Con SPID professionale è anche possibile attivare il terzo livello di sicurezza (SPID 3), il livello di autenticazione più sicuro , che, oltre a username e password SPID 3, richiede un apposito supporto fisico che gestisca le chiavi crittografiche.

Ma non è tutto. Attraverso l' identità digitale SPID , anche i flussi di lavoro aziendali sono semplificati e veloci. In questo modo, ad esempio, il titolare dell'azienda può delegare dipendenti allo svolgimento di tutti gli incarichi burocratici e documentali. Sempre nella massima sicurezza e con il massimo grado di controllo su tutti i processi.

Questo ci porta ad un'altra questione decisiva. L' identità digitale SPID sta diventando sempre più integrata a livello europeo , soprattutto dopo il nuovo regolamento eIDAS. In questo modo diventa una chiave indispensabile per accedere ai servizi in tutta Europa. Non c'è bisogno di sottolineare l'importanza di questo nel mercato e nel mondo del lavoro oggi e sempre più domani.

I grandi vantaggi di SPID per le aziende non si esauriscono con questi vantaggi più “diretti”. In effetti, ci sono le enormi possibilità che derivano dall'integrazione dell'identità digitale con altri tipi di strumenti già disponibili. Ed è questo aspetto su cui ci concentreremo nella prossima sezione mentre concludiamo questo post.

SPID e le opportunità di dematerializzazione nell'impresa

Cominciamo subito col chiarire un punto: cosa intendiamo per dematerializzazione ? Ma ricorda: è un concetto che va oltre la semplice digitalizzazione dei documenti.

Attraverso i processi di dematerializzazione , i documenti cartacei possono essere completamente eliminati, in quanto le loro controparti digitali assumono pieno valore legale e probatorio. Quindi: si tratta di una differenza dal valore legale delicato e importantissimo. È naturale che lo strumento di identità digitale SPID sia un pilastro fondamentale di questo processo , poiché rende tutti i processi tra azienda e cliente e tra azienda e PA più efficienti, automatizzati, sicuri e affidabili.

Nello specifico, i servizi che possono essere implementati e integrati comprendono:

• onboarding digitale dei clienti : oltre ai suoi vantaggi in termini di efficienza, questa è una preziosa fonte di dati chirurgici e approfonditi da cui partire per un'assistenza clienti sempre più basata sui dati e personalizzata.
• firma elettronica: un altro strumento fondamentale che ormai tutti conosciamo.
• fatturazione elettronica: (sempre, manco a dirlo, si tratta di uno strumento che si sta diffondendo a ritmo serrato, spinto da obblighi di legge)
• processi di autenticazione dei clienti: resi sempre più sicuri e lontani dalla fastidiosa burocrazia del passato.

Qui possiamo vedere il circolo virtuoso che prende forma. I processi aziendali interni diventano sempre più smart, agili, funzionali. Vengono snellite le procedure spesso lente e macchinose di interfaccia con la pubblica amministrazione. E vediamo anche vantaggi sul fronte del cliente; infine, i clienti soddisfatti sono sempre il patrimonio più importante di un'azienda, di qualsiasi settore e di qualsiasi dimensione.

Questi sono i frutti della Digital Transformation più matura , quelli che vanno ben oltre gli slogan.