9 dicas de produtividade eficazes para gerentes de projeto

Ser um gerente de projeto significa que você está constantemente trabalhando e equilibrando muitas tarefas. Como você tem muitas responsabilidades, você quer ter certeza de que é o mais eficiente possível. Para ajudá-lo a ser o mais produtivo possível, aqui estão nove dicas de produtividade que você pode seguir:

Faça uma lista de tarefas

Ao pensar em dicas práticas de produtividade, às vezes você não precisa procurar além do básico. Isso inclui fazer uma lista de tarefas.

Se você ainda não fez listas de tarefas, agora é a hora de começar. Uma lista de afazeres pode fazer maravilhas para que você tenha uma boa imagem das tarefas do seu dia. Em vez de ter que mexer em sua cabeça para descobrir quais trabalhos você ainda não fez, uma lista de tarefas está lá para mantê-lo fundamentado e lembrá-lo.

Além disso, é sempre bom quando você consegue marcar uma tarefa na lista de tarefas. Você não pode subestimar a carga mental necessária para lembrar todas as suas tarefas do dia em sua cabeça. É por isso que uma lista de tarefas, seja digital ou física, pode ser um peso enorme tirado de sua mente sem que você saiba.

Use listas de verificação para gerenciamento de fluxo de trabalho

Você também pode usar listas de verificação ao gerenciar seu fluxo de trabalho. Como os gerentes de projeto têm muito a supervisionar, pode ser um desafio passar adequadamente por todo o processo sem se perder um pouco.

Com a experiência, você pode começar a criar uma lista de verificação de modelo para cada fase pela qual o projeto que está gerenciando passa. Com uma lista de verificação modelo, você pode passar rapidamente por cada item da lista, um por um, para mantê-lo no caminho certo. Além disso, a carga mental de não ter que descobrir e lembrar o próximo passo será de grande ajuda. Você também pode facilmente encaminhar outros membros da equipe para sua lista de verificação, caso haja necessidade de fazê-lo.

Use ferramentas integradas

Existem todos os tipos de ferramentas hoje em dia que a força de trabalho moderna usa para melhorar seu fluxo de trabalho. Para muitos de nós, confiar em tecnologia e software tornou-se uma parte regular e às vezes necessária de nosso trabalho. Isso porque nos torna mais eficientes e o trabalho é feito mais rapidamente.

Se você quer ser um gerente de projeto produtivo, precisa garantir que sua vida seja o mais conveniente possível, mesmo quando estiver usando tecnologia para seu trabalho. Uma das maneiras de fazer isso é garantir que você tenha ferramentas que tenham muitas integrações. Por exemplo, ao pesquisar ferramentas de gerenciamento de projetos em potencial, seria uma boa ideia verificar a integração de suporte. Afinal, você está usando outros aplicativos para ajudar a simplificar seus processos.

Escolha um aplicativo de gerenciamento de tarefas eficiente

Além das ferramentas de gerenciamento de projetos, alguns aplicativos podem ajudá-lo a ser eficiente em seu trabalho.

Alguns exemplos famosos são o Google Suite, aplicativos de tarefas e aplicativos de agendamento de mídia social. Esses aplicativos podem ajudá-lo a realizar suas tarefas na área de trabalho ou no telefone. Assim, você pode terminar suas tarefas enquanto estiver em movimento.

Siga os 4 Ds

Para qualquer tarefa ou item que chegue até você, você pode categorizá-los em qualquer lugar dentro dos 4 Ds. Esses 4Ds são:

• Faça isso
• Delegue
• Adiar
• Delete isso

Antes de começar a se esforçar e fazer qualquer tarefa que esteja em sua mesa, primeiro você precisa descobrir em qual categoria ela se enquadra. Isso torna mais fácil para você reunir a motivação para fazê-lo, se isso certamente precisar ser feito. Também é mais fácil para você decidir não perder tempo se preocupando com algo que não precisa de sua atenção e tempo de qualquer maneira.

Concentre-se em uma coisa de cada vez

A multitarefa é um mito da produtividade em que acreditamos há muito tempo. Como gerente de projeto, geralmente há muitas coisas em seu prato. Em vez de pensar que você pode comer tudo de uma vez e saborear o sabor individualmente, aprenda a lidar com um pedaço de cada vez.

Quando você assume as tarefas individualmente em vez de fazê-las todas de uma vez, você pode terminar essas tarefas muito mais rápido. Além disso, você não está se espreguiçando tentando concluir essas tarefas de uma vez só para acabar diminuindo a qualidade do seu trabalho em ambas. Como você conclui suas tarefas mais rapidamente, poderá realizar muitas tarefas em sua lista de tarefas com isso.

Minimize a distração bloqueando o tempo

Quando você está no ritmo e focado em uma tarefa, tudo funciona sem problemas e você termina o trabalho em um ritmo mais rápido. No entanto, isso exige que você se certifique de não fazer seu cérebro mudar para outras tarefas no meio. Por exemplo, responder e-mails que você recebeu assim que os recebeu enquanto trabalhava em outra coisa pode atrapalhar seu fluxo. É por isso que você deve se certificar de que está trabalhando para bloquear o tempo para tarefas de trabalho específicas.

Um exemplo seria dedicar uma hora antes e depois do almoço ao responder qualquer mensagem, seja por e-mail ou redes sociais. Dessa forma, você não se sente compelido a fazer isso no meio do momento em que está focado em uma tarefa específica.

Jogue as coisas fora e organize

Organizar e jogar fora itens desnecessários reduz o número de distrações ao seu redor. Além disso, torna o seu espaço mais profissional, o que pode ajudar a motivá-lo a manter o foco e fazer melhor no trabalho.

Dar um tempo

Claro, você não pode esperar estar trabalhando e se esforçando a 100% de sua capacidade mental e física o tempo todo. Quando você está fazendo isso, você é apenas um trem desgovernado neste ponto que está esperando para bater e bater forte. Portanto, você deve se certificar de fazer suas pausas. Além do horário de almoço, ajudaria se você também tivesse intervalos mais curtos entre cada tarefa que conseguiu realizar. Você descobrirá que essas pausas que você faz o ajudam a se tornar mais pontual depois.

As dicas de produtividade listadas acima podem ajudá-lo a se tornar um gerente de projeto eficiente. Um gerente de projeto eficiente é produtivo, o que significa que essas dicas podem ajudá-lo a realizar muitas coisas.