プロジェクトマネージャーのための9つの効果的な生産性のヒント

公開: 2021-08-21

プロジェクトマネージャーであるということは、常に多くのタスクに取り組み、バランスを取っていることを意味します。あなたにはたくさんの責任があるので、あなたはあなたができるだけ効率的であることを確認したいと思います。できる限り生産性を高めるために、以下の9つの生産性に関するヒントを参考にしてください。

やることリストを作る

実用的な生産性のヒントを考えるとき、時には基本以上に目を向ける必要はありません。これには、やることリストの作成が含まれます。

まだやることリストを作成していない場合は、今から始めましょう。やることリストはあなたがその日のあなたの皿の上の仕事の良い絵をあなたに与えるためにあなたのために不思議に思うことができます。まだ行っていない仕事を見つけるために頭の中でスクランブルする代わりに、やることリストがあります。

さらに、やることリストの1つのタスクをチェックすることができれば、いつでも気分が良くなります。その日のすべてのタスクを頭の中で覚えるのに必要な精神的負荷を過小評価することはできません。そのため、デジタルであろうと物理的であろうと、やることリストは、知らないうちに頭から離れてしまう可能性があります。

ワークフロー管理にチェックリストを使用する

ワークフローを管理するときにチェックリストを使用することもできます。プロジェクトマネージャーは監督することがたくさんあるので、少し迷うことなくプロセス全体を適切に実行するのは難しい場合があります。

経験を通じて、管理しているプロジェクトが通過する各フェーズのテンプレートチェックリストの作成を開始できます。テンプレート化されたチェックリストを使用すると、リストの各項目を1つずつすばやく確認して、順調に進むことができます。さらに、次のステップを理解して覚える必要がないという精神的な負担は大きな助けになります。また、必要に応じて、他のチームメンバーにチェックリストを簡単に紹介することもできます。

統合ツールを使用する

今日、現代の労働力がワークフローを改善するために使用するあらゆる種類のツールがあります。私たちの多くにとって、テクノロジーとソフトウェアに依存することは、私たちの仕事の定期的で、時には必要な部分になっています。それは私たちをより効率的にし、仕事がより速く行われるからです。

生産的なプロジェクトマネージャーになりたい場合は、仕事にテクノロジーを使用している場合でも、できるだけ便利な生活を送るようにする必要があります。それを行う方法の1つは、多くの統合を備えたツールがあることを確認することです。たとえば、潜在的なプロジェクト管理ツールを探しているときは、サポートの統合を確認することをお勧めします。結局のところ、プロセスを合理化するために他のアプリを使用しているのです。

効率的なタスク管理アプリを選択してください

プロジェクト管理ツールとは別に、一部のアプリは作業を効率的に行うのに役立ちます。

有名な例としては、Googleスイート、To Doアプリ、ソーシャルメディアスケジューリングアプリがあります。これらのアプリは、デスクトップまたは電話のいずれかでタスクを実行するのに役立ちます。したがって、外出先でタスクを完了することができます。

4つのDに従ってください

あなたに届くタスクやアイテムについては、4つのD内のどこにでも分類できます。これらの4Dは次のとおりです。

やれ
委任する
それを延期する
消して

腰を落ち着けて机の上でどんな仕事をする前に、まずそれがどのカテゴリーに該当するかを理解する必要があります。それが確かに行う必要がある場合、それはあなたがそれをする動機を集めることをより簡単にします。とにかく注意と時間を必要としない何かを心配して時間を無駄にしないことを決定することもあなたにとってより簡単です。

一度に1つのことに焦点を当てる

マルチタスクは、私たちがすでに長い間信じてきた生産性の神話です。プロジェクトマネージャーとして、あなたのプレートには通常たくさんのものがあります。一度に全部食べて味を個別に味わうことができると考えるのではなく、一度に一つずつ取り組むことを学びましょう。

一度にすべてを実行するのではなく、個別にタスクを実行すると、これらのタスクをはるかに速く完了することができます。それを除けば、これらのタスクを一度に完了しようとして自分自身を伸ばして、両方の作業の質を低下させることはありません。タスクをより早く完了するので、それを使ってやることリストにある多くのタスクを完了することができます。

時間をブロックして気を散らすものを最小限に抑える

あなたが溝の中にいて、仕事に集中しているとき、すべてがスムーズにうまくいき、あなたはより速い速度で仕事を終えることができます。ただし、これには、脳がその間に他のタスクに切り替わらないようにする必要があります。たとえば、他の作業中に受信したメールに返信すると、フローが中断する可能性があります。そのため、特定の作業タスクの時間をブロックするように作業する必要があります。

例としては、電子メールであれソーシャルメディアであれ、メッセージに答えるときに昼食の前後1時間を費やすことが挙げられます。そうすれば、特定のタスクに集中しているときに、そうすることを強いられているとは感じません。

ものを捨てて整理する

不要なアイテムを片付けて捨てることで、周りの気を散らすものの数を減らすことができます。それとは別に、それはあなたのスペースをよりプロフェッショナルに見せます。それはあなたが集中し続けて仕事でより良くするように動機づけるのを助けることができます。

休憩する

もちろん、あなたは自分自身が常にあなたの精神的および肉体的能力の100％で研ぎ澄まされてハッスルしていると期待することはできません。あなたがそれをしているとき、あなたはこの時点でただ暴走している列車であり、衝突して激しく衝突するのを待っています。したがって、必ず休憩を取る必要があります。昼休みは別として、達成できた各タスクの間に短い休憩があれば助かります。あなたが取るこれらの休憩は、あなたが後にもっと的確になるのを助けることがわかるでしょう。

上記の生産性のヒントは、効率的なプロジェクトマネージャーになるのに役立ちます。効率的なプロジェクトマネージャーは生産的なものです。つまり、これらのヒントは多くのことを成し遂げるのに役立ちます。