9 نصائح فعالة حول الإنتاجية لمديري المشاريع

كونك مدير مشروع يعني أنك تعمل باستمرار وتوازن الكثير من المهام. نظرًا لأن لديك الكثير من المسؤوليات ، فأنت تريد التأكد من أنك فعال قدر الإمكان. لمساعدتك على أن تكون منتجًا قدر الإمكان ، إليك تسعة نصائح متعلقة بالإنتاجية يمكنك اتباعها:

قم بعمل قائمة مهام

عند التفكير في نصائح عملية حول الإنتاجية ، فأنت في بعض الأحيان لا تحتاج إلى النظر إلى أبعد من الأساسيات. وهذا يشمل عمل قائمة مهام.

إذا لم تكن قد أعدت قوائم مهام حتى الآن ، فقد حان الوقت للبدء. يمكن لقائمة المهام أن تفعل المعجزات لتوفر لك صورة جيدة للمهام الموجودة على طبقك لهذا اليوم. بدلاً من الاضطرار إلى التدافع في رأسك لمعرفة الوظائف التي لم تقم بها بعد ، توجد قائمة مهام لإبقائك على الأرض وتذكيرك.

بالإضافة إلى ذلك ، من الجيد دائمًا أن تتمكن من تحديد مهمة واحدة في قائمة المهام. لا يمكنك التقليل من العبء العقلي الذي يتطلبه الأمر لتذكر جميع مهامك اليومية التي تدور في رأسك. هذا هو السبب في أن قائمة المهام ، سواء كانت رقمية أو مادية ، يمكن أن تشكل عبئًا كبيرًا على عقلك دون علمك.

استخدم قوائم المراجعة لإدارة سير العمل

يمكنك أيضًا استخدام قوائم المراجعة عند إدارة سير عملك. نظرًا لأن مديري المشاريع لديهم الكثير للإشراف عليه ، فقد يكون من الصعب متابعة العملية بأكملها بشكل مناسب دون أن يضيعوا قليلاً.

من خلال التجربة ، يمكنك البدء في إنشاء قائمة تحقق للقالب لكل مرحلة يمر بها المشروع الذي تديره. باستخدام قائمة التحقق المُصنَّعة ، يمكنك مراجعة كل عنصر في القائمة واحدًا تلو الآخر بسرعة لإبقائك على المسار الصحيح. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العبء الذهني المتمثل في عدم الاضطرار إلى اكتشاف الخطوة التالية وتذكرها سيكون مفيدًا للغاية. يمكنك أيضًا بسهولة إحالة أعضاء الفريق الآخرين إلى قائمة المراجعة الخاصة بك إذا كانت هناك حاجة لهم للقيام بذلك.

استخدم الأدوات المتكاملة

توجد جميع أنواع الأدوات في الوقت الحاضر التي تستخدمها القوى العاملة الحديثة لتحسين سير عملها. بالنسبة للكثيرين منا ، أصبح الاعتماد على التكنولوجيا والبرمجيات جزءًا منتظمًا ومطلوبًا في بعض الأحيان من عملنا. هذا لأنه يجعلنا أكثر كفاءة ويتم إنجاز المهمة بشكل أسرع.

إذا كنت تريد أن تكون مدير مشروع منتجًا ، فعليك التأكد من أنك تجعل الحياة مريحة قدر الإمكان ، حتى عند استخدام التكنولوجيا لعملك. إحدى الطرق التي يمكنك القيام بذلك هي التأكد من أن لديك أدوات تحتوي على العديد من عمليات الدمج. على سبيل المثال ، عندما تتسوق بحثًا عن أدوات إدارة مشروع محتملة ، سيكون من الجيد التحقق من تكامل الدعم. بعد كل شيء ، أنت تستخدم تطبيقات أخرى للمساعدة في تبسيط عملياتك.

اختر تطبيق فعال لإدارة المهام

بصرف النظر عن أدوات إدارة المشروع ، يمكن أن تساعدك بعض التطبيقات على أن تكون فعالاً في عملك.

بعض الأمثلة الشهيرة هي مجموعة Google وتطبيقات المهام وتطبيقات جدولة الوسائط الاجتماعية. يمكن أن تساعدك هذه التطبيقات في أداء مهامك سواء على سطح المكتب أو الهاتف. وبالتالي ، يمكنك إنهاء مهامك أثناء التنقل.

اتبع 4 Ds

لأي مهمة أو عنصر يصل إليك ، يمكنك تصنيفها في أي مكان ضمن 4 Ds. هذه 4Ds هي:

• افعلها
• تفويضه
• تأجيلها
• احذفه

قبل أن تبدأ في الانغلاق والقيام بأي مهمة تقع على مكتبك ، عليك أولاً معرفة الفئة التي يقع تحتها. إنه يسهل عليك حشد الدافع للقيام بذلك إذا كان يحتاج بالتأكيد إلى ذلك. من الأسهل عليك أيضًا أن تقرر عدم تضييع الوقت في القلق بشأن شيء لا يحتاج إلى انتباهك ووقتك على أي حال.

التركيز على شيء واحد في وقت واحد

تعدد المهام هو خرافة إنتاجية كنا نؤمن بها لفترة طويلة جدًا بالفعل. بصفتك مدير مشروع ، عادة ما يكون هناك الكثير من الأشياء على طبقك. بدلاً من التفكير في أنه يمكنك تناولها كلها مرة واحدة وتذوق النكهة بشكل فردي ، تعلم كيفية معالجتها قطعة واحدة في كل مرة.

عندما تتولى المهام بشكل فردي بدلاً من القيام بها جميعًا مرة واحدة ، يمكنك إنهاء هذه المهام بشكل أسرع. بصرف النظر عن ذلك ، فأنت لا ترهق نفسك في محاولة إكمال هذه المهام مرة واحدة فقط لينتهي بك الأمر إلى خفض جودة عملك في كليهما. نظرًا لأنك تنهي مهامك بشكل أسرع ، فستتمكن من اجتياز الكثير من المهام في قائمة المهام الخاصة بك باستخدام ذلك.

تقليل الإلهاء عن طريق منع الوقت

عندما تكون في مأزق وتركز على مهمة ما ، فإن كل شيء يعمل بسلاسة ، ويمكنك إنهاء المهمة بمعدل أسرع. ومع ذلك ، فإن هذا يتطلب منك التأكد من أنك لا تجعل عقلك يتحول إلى مهام أخرى بينهما. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها بمجرد تلقيها أثناء العمل على شيء آخر إلى تعطيل تدفقك. لهذا السبب يجب عليك التأكد من أنك تعمل على تخصيص وقت لمهام عمل محددة.

من الأمثلة على ذلك تخصيص ساعة قبل الغداء وبعده عند الرد على أي رسائل ، سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي. بهذه الطريقة ، لن تشعر أنك مضطر للقيام بذلك في منتصف الوقت الذي تركز فيه على مهمة معينة.

ارمي الاشياء بعيدا و Declutter

التخلص من العناصر غير الضرورية ورميها بعيدًا يقلل من عدد عوامل التشتيت من حولك. بصرف النظر عن ذلك ، فإنه يجعل مساحتك تبدو أكثر احترافية ، مما قد يساعد في تحفيزك على الاستمرار في التركيز والقيام بعمل أفضل.

خذ استراحة

بالطبع ، لا يمكنك أن تتوقع من نفسك أن تصارع وتزدحم بنسبة 100٪ من قدرتك العقلية والبدنية في جميع الأوقات. عندما تفعل ذلك ، فأنت مجرد قطار هارب في هذه المرحلة ينتظر أن يتحطم ويتحطم بشدة. لذلك ، يجب أن تتأكد من أنك تأخذ فترات راحة. بصرف النظر عن استراحة الغداء ، سيكون من المفيد أيضًا أن يكون لديك فترات راحة أقصر بين كل مهمة تمكنت من إنجازها. ستجد أن هذه الاستراحات التي تحصل عليها تساعدك في أن تصبح أكثر أهمية بعد ذلك.

يمكن أن تساعدك نصائح الإنتاجية المذكورة أعلاه في أن تصبح مدير مشروع فعالاً. مدير المشروع الفعال هو مدير منتج ، مما يعني أن هذه النصائح يمكن أن تساعدك في إنجاز العديد من الأشياء.