9 Suggerimenti per la produttività efficaci per i project manager

Essere un project manager significa lavorare costantemente e bilanciare molte attività. Dal momento che hai molte responsabilità, vuoi assicurarti di essere il più efficiente possibile. Per aiutarti a essere il più produttivo possibile, ecco nove suggerimenti per la produttività che puoi seguire:

Crea una lista di cose da fare

Quando si pensa a suggerimenti pratici per la produttività, a volte non è necessario guardare oltre le basi. Ciò include la creazione di una lista di cose da fare.

Se non hai ancora compilato elenchi di cose da fare, ora è il momento di iniziare. Una lista di cose da fare può fare miracoli per te per darti una buona immagine delle attività che hai nel piatto per la giornata. Invece di dover rimescolare nella tua testa per capire quali lavori non hai ancora fatto, una lista di cose da fare è lì per tenerti con i piedi per terra e ricordartelo.

Inoltre, è sempre bello quando riesci a spuntare un'attività nell'elenco delle cose da fare. Non puoi sottovalutare il carico mentale necessario per ricordare tutti i compiti della giornata tutti nella tua testa. Ecco perché una lista di cose da fare, digitale o fisica, può essere un enorme peso che ti toglie di mente senza che tu nemmeno lo sappia.

Utilizzare le liste di controllo per la gestione del flusso di lavoro

Puoi anche utilizzare le liste di controllo quando gestisci il flusso di lavoro. Dal momento che i project manager hanno molto da supervisionare, può essere difficile affrontare adeguatamente l'intero processo senza perdersi un po'.

Attraverso l'esperienza, puoi iniziare a creare una checklist modello per ogni fase che attraversa il progetto che stai gestendo. Con un elenco di controllo basato su modelli, puoi scorrere rapidamente ogni elemento dell'elenco uno per uno per tenerti in carreggiata. Inoltre, il carico mentale di non dover capire e ricordare il passaggio successivo sarà di grande aiuto. Puoi anche indirizzare facilmente altri membri del team alla tua lista di controllo nel caso in cui fosse necessario che lo facciano.

Usa strumenti integrati

Al giorno d'oggi ci sono tutti i tipi di strumenti che la forza lavoro moderna utilizza per migliorare il proprio flusso di lavoro. Per molti di noi, affidarsi alla tecnologia e al software è diventato una parte regolare e talvolta richiesta del nostro lavoro. Questo perché ci rende più efficienti e il lavoro viene svolto più velocemente.

Se vuoi essere un project manager produttivo, devi assicurarti di rendere la vita il più comoda possibile, anche quando usi la tecnologia per il tuo lavoro. Uno dei modi in cui puoi farlo è assicurarti di disporre di strumenti con molte integrazioni. Ad esempio, quando cerchi potenziali strumenti di gestione dei progetti, sarebbe una buona idea verificare l'integrazione del supporto. Dopotutto, stai utilizzando altre app per semplificare i tuoi processi.

Scegli un'app efficiente per la gestione delle attività

Oltre agli strumenti di gestione dei progetti, alcune app possono aiutarti a essere efficiente con il tuo lavoro.

Alcuni esempi famosi sono la suite Google, le app di cose da fare e le app di pianificazione dei social media. Queste app possono aiutarti a svolgere le tue attività sul desktop o sul telefono. Pertanto, puoi completare i tuoi compiti mentre sei in movimento.

Segui le 4 D

Per qualsiasi attività o elemento che ti raggiunge, puoi classificarli ovunque all'interno delle 4 D. Queste 4D sono:

• Fallo
• Delegalo
• Rinvialo
• Cancellalo

Prima di iniziare a allacciarti le cinture e fare qualsiasi compito ti trovi sulla scrivania, devi prima capire in quale categoria rientra. Ti rende più facile raccogliere la motivazione per farlo se è certamente necessario farlo. È anche più facile per te decidere di non perdere tempo a preoccuparti di qualcosa che comunque non richiede la tua attenzione e il tuo tempo.

Concentrati su una cosa alla volta

Il multitasking è un mito della produttività in cui crediamo già da troppo tempo. Come project manager, di solito ci sono molte cose sul piatto. Invece di pensare che puoi mangiarlo tutto in una volta e assaporarne il sapore individualmente, impara ad affrontarlo un pezzo alla volta.

Quando assumi i compiti individualmente invece di farli tutti in una volta, puoi completare questi compiti molto più velocemente. A parte questo, non ti stai allungando cercando di completare questi compiti in una volta solo per finire per abbassare la qualità del tuo lavoro in entrambi. Dal momento che finisci le tue attività più velocemente, sarai in grado di completare molte attività nella tua lista di cose da fare con quello.

Riduci al minimo la distrazione bloccando il tempo

Quando sei nel ritmo e ti concentri su un'attività, tutto funziona senza intoppi e puoi finire il lavoro a un ritmo più veloce. Tuttavia, ciò richiede che tu ti assicuri di non far passare il cervello ad altre attività intermedie. Ad esempio, rispondere alle e-mail che hai ricevuto non appena le ricevi mentre lavori su qualcos'altro può interrompere il flusso. Ecco perché dovresti assicurarti di lavorare per bloccare il tempo per attività di lavoro specifiche.

Un esempio potrebbe essere dedicare un'ora prima e dopo pranzo quando rispondi a qualsiasi messaggio, sia via e-mail che sui social media. In questo modo, non ti senti obbligato a farlo nel bel mezzo di quando sei concentrato su un compito particolare.

Butta via le cose e riordina

Riordinare e buttare via gli oggetti non necessari riduce il numero di distrazioni intorno a te. A parte questo, rende il tuo spazio più professionale, il che può aiutarti a motivarti a rimanere concentrato e a fare meglio sul lavoro.

Fare una pausa

Naturalmente, non puoi aspettarti di macinare e spacciare al 100% delle tue capacità mentali e fisiche in ogni momento. Quando lo fai, a questo punto sei solo un treno in fuga che aspetta di schiantarsi e schiantarsi duramente. Pertanto, dovresti assicurarti di fare le tue pause. A parte la pausa pranzo, sarebbe utile avere anche pause più brevi tra ogni attività che sei riuscito a svolgere. Scoprirai che queste pause che fai ti aiutano a diventare più puntuale.

I suggerimenti sulla produttività sopra elencati possono aiutarti a diventare un efficiente project manager. Un project manager efficiente è produttivo, il che significa che questi suggerimenti possono aiutarti a fare molte cose.