9 wskazówek dotyczących efektywnej produktywności dla kierowników projektów

Bycie kierownikiem projektu oznacza, że ​​ciągle pracujesz i balansujesz wiele zadań. Ponieważ masz mnóstwo obowiązków, chcesz być tak wydajny, jak to tylko możliwe. Aby pomóc Ci być tak produktywnym, jak to tylko możliwe, oto dziewięć wskazówek dotyczących produktywności, których możesz przestrzegać:

Zrób listę rzeczy do zrobienia

Myśląc o praktycznych wskazówkach dotyczących produktywności, czasami nie musisz szukać dalej niż podstawy. Obejmuje to tworzenie listy rzeczy do zrobienia.

Jeśli nie tworzyłeś jeszcze list rzeczy do zrobienia, teraz jest czas, aby zacząć. Lista rzeczy do zrobienia może zdziałać cuda, dając dobry obraz zadań na dany dzień. Zamiast męczyć się w głowie, aby dowiedzieć się, których zadań jeszcze nie wykonałeś, lista rzeczy do zrobienia jest dostępna, aby cię uziemić i przypomnieć.

Poza tym zawsze dobrze się czuje, gdy udaje się odhaczyć jedno zadanie na liście rzeczy do zrobienia. Nie możesz nie docenić obciążenia umysłowego, jakiego wymaga zapamiętanie wszystkich zadań na cały dzień w twojej głowie. Właśnie dlatego lista rzeczy do zrobienia, zarówno cyfrowa, jak i fizyczna, może być ogromnym ciężarem, który można zdjąć z Twojej głowy bez Twojej wiedzy.

Użyj list kontrolnych do zarządzania przepływem pracy

Możesz także używać list kontrolnych podczas zarządzania przepływem pracy. Ponieważ kierownicy projektów mają wiele do nadzorowania, odpowiednie przejście przez cały proces bez zagubienia się może być trudne.

Dzięki doświadczeniu możesz zacząć tworzyć szablonową listę kontrolną dla każdej fazy, przez którą przechodzi zarządzany projekt. Dzięki szablonowej liście kontrolnej możesz szybko przejrzeć każdy element na liście jeden po drugim, aby być na bieżąco. Dodatkowo bardzo pomocny będzie ładunek psychiczny związany z brakiem konieczności zastanawiania się i pamiętania o kolejnym kroku. Możesz również łatwo skierować innych członków zespołu do swojej listy kontrolnej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Użyj zintegrowanych narzędzi

Obecnie istnieje wiele narzędzi, które współcześni pracownicy wykorzystują do usprawnienia swojej pracy. Dla wielu z nas poleganie na technologii i oprogramowaniu stało się regularną i czasami wymaganą częścią naszej pracy. Dzieje się tak, ponieważ dzięki temu jesteśmy bardziej wydajni, a praca jest wykonywana szybciej.

Jeśli chcesz być produktywnym kierownikiem projektu, musisz zadbać o to, aby życie było tak wygodne, jak to tylko możliwe, nawet jeśli korzystasz z technologii w swojej pracy. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest upewnienie się, że masz narzędzia, które mają wiele integracji. Na przykład, gdy szukasz potencjalnych narzędzi do zarządzania projektami, dobrym pomysłem byłoby sprawdzenie integracji wsparcia. W końcu używasz innych aplikacji, aby usprawnić swoje procesy.

Wybierz wydajną aplikację do zarządzania zadaniami

Oprócz narzędzi do zarządzania projektami, niektóre aplikacje mogą pomóc Ci wydajniej pracować.

Niektóre znane przykłady to pakiet Google, aplikacje do zrobienia i aplikacje do planowania mediów społecznościowych. Te aplikacje mogą pomóc w wykonywaniu zadań na komputerze lub telefonie. Dzięki temu możesz dokończyć swoje zadania w podróży.

Postępuj zgodnie z 4 Ds

Każde zadanie lub przedmiot, który do Ciebie dotrze, możesz skategoryzować w dowolnym miejscu w obrębie 4 Ds. Te 4D to:

• Zrób to
• Deleguj to
• Odłóż to
• Usuń to

Zanim zaczniesz się zapinać i robić to, co wyląduje na twoim biurku, musisz najpierw dowiedzieć się, do której kategorii należy. Ułatwia Ci zebranie motywacji, aby to zrobić, jeśli z pewnością trzeba to zrobić. Łatwiej jest również zdecydować, że nie będziesz tracić czasu na martwienie się o coś, co i tak nie wymaga Twojej uwagi i czasu.

Skoncentruj się na jednej rzeczy na raz

Wielozadaniowość to mit produktywności, w który wierzyliśmy już zbyt długo. Jako kierownik projektu zazwyczaj masz wiele rzeczy na swoim talerzu. Zamiast myśleć, że możesz zjeść to wszystko na raz i rozkoszować się smakiem indywidualnie, naucz się radzić sobie z tym po kawałku.

Kiedy wykonujesz zadania indywidualnie, zamiast wykonywać je wszystkie naraz, możesz je ukończyć znacznie szybciej. Poza tym nie przeciążasz się, próbując wykonać te zadania od razu, tylko po to, aby obniżyć jakość swojej pracy w obu. Ponieważ szybciej kończysz swoje zadania, będziesz w stanie dzięki temu przejść przez wiele zadań na liście rzeczy do zrobienia.

Zminimalizuj rozpraszanie przez czas blokowania

Kiedy jesteś w rytmie i koncentrujesz się na zadaniu, wszystko działa płynnie i możesz ukończyć pracę w szybszym tempie. Wymaga to jednak upewnienia się, że w międzyczasie nie przełączasz mózgu na inne zadania. Na przykład odpowiadanie na e-maile, które otrzymałeś, gdy tylko je otrzymasz podczas pracy nad czymś innym, może zakłócić Twój przepływ. Dlatego powinieneś upewnić się, że pracujesz nad blokowaniem czasu na określone zadania w pracy.

Przykładem może być poświęcenie godziny przed i po obiedzie na odpowiedź na jakąkolwiek wiadomość, czy to przez e-mail, czy przez media społecznościowe. W ten sposób nie czujesz się zmuszony do robienia tego w środku, kiedy koncentrujesz się na konkretnym zadaniu.

Wyrzuć i posprzątaj

Porządkowanie i wyrzucanie niepotrzebnych przedmiotów zmniejsza liczbę rozpraszaczy wokół ciebie. Poza tym sprawia, że ​​Twoja przestrzeń wygląda bardziej profesjonalnie, co może zmotywować Cię do skupienia się i lepszego wykonywania pracy.

Zrób sobie przerwę

Oczywiście nie możesz oczekiwać od siebie, że przez cały czas będziesz grindować i krzątać się na 100% swoich umysłowych i fizycznych możliwości. Kiedy to robisz, w tym momencie jesteś po prostu uciekającym pociągiem, który czeka, by się mocno rozbić. Dlatego upewnij się, że robisz sobie przerwy. Oprócz przerwy na lunch pomocne byłoby, gdybyś miał również krótsze przerwy między każdym zadaniem, które udało ci się wykonać. Przekonasz się, że te przerwy, które robisz, pomagają ci później stać się bardziej na miejscu.

Wymienione powyżej wskazówki dotyczące wydajności mogą pomóc Ci zostać skutecznym kierownikiem projektu. Wydajny kierownik projektu to produktywny, co oznacza, że ​​te wskazówki mogą pomóc w załatwieniu wielu rzeczy.