9 conseils de productivité efficaces pour les chefs de projet

Être chef de projet signifie que vous devez constamment travailler et équilibrer de nombreuses tâches. Puisque vous avez beaucoup de responsabilités, vous voulez vous assurer d'être aussi efficace que possible. Pour vous aider à être aussi productif que possible, voici neuf conseils de productivité que vous pouvez suivre :

Faire une liste de choses à faire

Lorsque vous pensez à des conseils de productivité pratiques, vous n'avez parfois pas besoin de chercher plus loin que les bases. Cela inclut la création d'une liste de tâches.

Si vous n'avez pas encore fait de liste de choses à faire, c'est le moment de commencer. Une liste de choses à faire peut faire des merveilles pour vous donner une bonne image des tâches dans votre assiette pour la journée. Au lieu d'avoir à se bousculer dans votre tête pour déterminer les tâches que vous n'avez pas encore faites, une liste de tâches est là pour vous garder au sol et vous le rappeler.

De plus, cela fait toujours du bien lorsque vous parvenez à cocher une tâche sur la liste de tâches. Vous ne pouvez pas sous-estimer la charge mentale nécessaire pour vous souvenir de toutes vos tâches de la journée dans votre tête. C'est pourquoi une liste de choses à faire, qu'elle soit numérique ou physique, peut vous enlever un poids énorme sans même que vous le sachiez.

Utiliser des listes de contrôle pour la gestion des flux de travail

Vous pouvez également utiliser des listes de contrôle lorsque vous gérez votre flux de travail. Étant donné que les chefs de projet ont beaucoup à superviser, il peut être difficile de suivre correctement l'ensemble du processus sans se perdre un peu.

Grâce à l'expérience, vous pouvez commencer à créer un modèle de liste de contrôle pour chaque phase que traverse le projet que vous gérez. Avec une liste de contrôle basée sur un modèle, vous pouvez parcourir rapidement chaque élément de la liste un par un pour rester sur la bonne voie. De plus, la charge mentale de ne pas avoir à comprendre et à se souvenir de la prochaine étape sera d'une grande aide. Vous pouvez également facilement renvoyer d'autres membres de l'équipe à votre liste de contrôle s'ils en ont besoin.

Utiliser les outils intégrés

Il existe aujourd'hui toutes sortes d'outils que la main-d'œuvre moderne utilise pour améliorer son flux de travail. Pour beaucoup d'entre nous, s'appuyer sur la technologie et les logiciels est devenu une partie régulière et parfois obligatoire de notre travail. C'est parce que cela nous rend plus efficaces et que le travail est fait plus rapidement.

Si vous voulez être un chef de projet productif, vous devez vous assurer de rendre la vie aussi pratique que possible, même lorsque vous utilisez la technologie pour votre travail. L'une des façons d'y parvenir est de vous assurer que vous disposez d'outils dotés de nombreuses intégrations. Par exemple, lorsque vous recherchez des outils de gestion de projet potentiels, il serait judicieux de vérifier l'intégration du support. Après tout, vous utilisez d'autres applications pour rationaliser vos processus.

Choisissez une application de gestion des tâches efficace

Outre les outils de gestion de projet, certaines applications peuvent vous aider à être efficace dans votre travail.

Certains exemples célèbres sont la suite Google, les applications de tâches et les applications de planification des médias sociaux. Ces applications peuvent vous aider à effectuer vos tâches sur votre ordinateur ou sur votre téléphone. Ainsi, vous pouvez terminer vos tâches lors de vos déplacements.

Suivez les 4 D

Pour toute tâche ou élément qui vous parvient, vous pouvez les classer n'importe où dans les 4 D. Ces 4D sont :

• Fais le
• Déléguez-le
• Reportez-le
• Supprime-le

Avant de commencer à vous atteler à la tâche et à accomplir la tâche qui vous incombe, vous devez d'abord déterminer à quelle catégorie elle appartient. Cela vous permet de trouver plus facilement la motivation pour le faire si cela est certainement nécessaire. Il est également plus facile pour vous de décider de ne pas perdre de temps à vous soucier de quelque chose qui ne nécessite pas votre attention et votre temps de toute façon.

Concentrez-vous sur une chose à la fois

Le multitâche est un mythe de la productivité auquel nous croyons depuis bien trop longtemps déjà. En tant que chef de projet, il y a généralement beaucoup de choses dans votre assiette. Au lieu de penser que vous pouvez tout manger d'un coup et savourer la saveur individuellement, apprenez à y faire face un morceau à la fois.

Lorsque vous effectuez les tâches individuellement au lieu de les faire toutes en même temps, vous pouvez terminer ces tâches beaucoup plus rapidement. En dehors de cela, vous ne vous étirez pas en essayant d'accomplir ces tâches en même temps pour finir par réduire la qualité de votre travail dans les deux cas. Étant donné que vous terminez vos tâches plus rapidement, vous pourrez effectuer de nombreuses tâches sur votre liste de tâches avec cela.

Minimiser la distraction en bloquant le temps

Lorsque vous êtes dans le rythme et concentré sur une tâche, tout se passe bien et vous pouvez terminer le travail plus rapidement. Cependant, cela vous oblige à vous assurer que vous ne faites pas passer votre cerveau à d'autres tâches entre les deux. Par exemple, répondre aux e-mails que vous recevez dès que vous les recevez alors que vous travaillez sur autre chose peut perturber votre flux. C'est pourquoi vous devez vous assurer que vous travaillez sur le blocage du temps pour des tâches de travail spécifiques.

Un exemple serait de consacrer une heure avant et après le déjeuner lorsque vous répondez à des messages, que ce soit par e-mail ou sur les réseaux sociaux. De cette façon, vous ne vous sentez pas obligé de le faire au milieu d'une tâche particulière.

Jeter des trucs et désencombrer

Désencombrer et jeter les objets inutiles réduit le nombre de distractions autour de vous. En plus de cela, cela rend votre espace plus professionnel, ce qui peut vous motiver à rester concentré et à faire mieux au travail.

Prendre une pause

Bien sûr, vous ne pouvez pas vous attendre à travailler à 100 % de vos capacités mentales et physiques à tout moment. Lorsque vous faites cela, vous n'êtes qu'un train en fuite à ce stade qui attend de s'écraser et de s'écraser durement. Par conséquent, vous devez vous assurer que vous prenez vos pauses. En plus de votre pause déjeuner, il serait utile que vous ayez également des pauses plus courtes entre chaque tâche que vous avez réussi à accomplir. Vous constaterez que ces pauses que vous prenez vous aideront à devenir plus concentré par la suite.

Les conseils de productivité énumérés ci-dessus peuvent vous aider à devenir un chef de projet efficace. Un chef de projet efficace est un chef de projet productif, ce qui signifie que ces conseils peuvent vous aider à faire beaucoup de choses.