Proje Yöneticileri için 9 Etkili Verimlilik İpuçları

Proje yöneticisi olmak, sürekli olarak birçok görev üzerinde çalışmanız ve bunları dengelemeniz anlamına gelir. Çok fazla sorumluluğunuz olduğundan, mümkün olduğunca verimli olduğunuzdan emin olmak istersiniz. Olabildiğince üretken olmanıza yardımcı olmak için, uygulayabileceğiniz dokuz üretkenlik ipucunu burada bulabilirsiniz:

Yapılacaklar Listesi Yapın

Pratik üretkenlik ipuçlarını düşünürken bazen temel bilgilerden başka bir yere bakmanıza gerek kalmaz. Buna yapılacaklar listesi yapmak da dahildir.

Henüz yapılacaklar listesi yapmadıysanız, şimdi başlama zamanı. Yapılacaklar listesi, o gün için tabağınızdaki görevlerin iyi bir resmini vermeniz için harikalar yaratabilir. Henüz yapmadığınız işleri bulmak için kafanızda dolaşmak yerine, sizi topraklamak ve size hatırlatmak için bir yapılacaklar listesi var.

Ayrıca, yapılacaklar listesindeki bir görevi işaretlemeyi başardığınızda her zaman iyi hissettirir. Gün boyunca tüm görevlerinizi kafanızda hatırlamak için gereken zihinsel yükü hafife alamazsınız. Bu nedenle, ister dijital ister fiziksel bir yapılacaklar listesi, siz farkında bile olmadan aklınızdan büyük bir yük kaldırabilir.

İş Akışı Yönetimi için Kontrol Listelerini Kullanın

İş akışınızı yönetirken kontrol listelerini de kullanabilirsiniz. Proje yöneticilerinin denetlemesi gereken çok şey olduğu için, tüm süreci biraz kaybolmadan yeterince geçmek zor olabilir.

Deneyimle, yönettiğiniz projenin geçtiği her aşama için bir şablon kontrol listesi oluşturmaya başlayabilirsiniz. Şablonlu bir kontrol listesiyle, sizi takip etmek için listedeki her bir öğeyi tek tek hızlıca gözden geçirebilirsiniz. Ayrıca, bir sonraki adımı anlamak ve hatırlamak zorunda olmamanın zihinsel yükü çok yardımcı olacaktır. Ayrıca, ihtiyaç duymaları halinde diğer ekip üyelerini de kolayca kontrol listenize yönlendirebilirsiniz.

Entegre Araçları Kullanın

Günümüzde modern iş gücünün iş akışlarını iyileştirmek için kullandığı her türlü araç var. Birçoğumuz için teknolojiye ve yazılıma güvenmek işimizin düzenli ve bazen gerekli bir parçası haline geldi. Bunun nedeni, bizi daha verimli hale getirmesi ve işlerin daha hızlı yapılmasıdır.

Üretken bir proje yöneticisi olmak istiyorsanız, işiniz için teknolojiyi kullanırken bile hayatı mümkün olduğunca uygun hale getirdiğinizden emin olmalısınız. Bunu yapmanın yollarından biri, birçok entegrasyona sahip araçlara sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Örneğin, potansiyel proje yönetimi araçları için alışveriş yaparken, destek entegrasyonunu kontrol etmek iyi bir fikir olacaktır. Sonuçta, süreçlerinizi kolaylaştırmaya yardımcı olması için başka uygulamalar kullanıyorsunuz.

Verimli Bir Görev Yönetimi Uygulaması Seçin

Proje yönetimi araçlarının yanı sıra bazı uygulamalar işinizde verimli olmanıza yardımcı olabilir.

Bazı ünlü örnekler Google paketi, yapılacaklar uygulamaları ve sosyal medya planlama uygulamalarıdır. Bu uygulamalar, görevlerinizi masaüstünüzde veya telefonunuzda yapmanıza yardımcı olabilir. Böylece hareket halindeyken görevlerinizi tamamlayabilirsiniz.

4 D'yi takip edin

Size ulaşan herhangi bir görev veya öğeyi 4 D içinde herhangi bir yerde kategorize edebilirsiniz. Bu 4D'ler:

• Yap
• delege edin
• ertele
• Silin

Başınızı sıkıp, masanıza hangi görev gelirse onu yapmaya başlamadan önce, hangi kategoriye girdiğini bulmalısınız. Kesinlikle yapılması gerekiyorsa, bunu yapmak için motivasyonu toplamanızı kolaylaştırır. Ayrıca, dikkatinize ve zamanınıza ihtiyaç duymayan bir şey için endişelenerek zaman kaybetmemeye karar vermeniz de daha kolay.

Her Seferde Bir Şeye Odaklanın

Çoklu görev, çok uzun zamandır inandığımız bir üretkenlik efsanesidir. Bir proje yöneticisi olarak, genellikle çok fazla şey vardır. Hepsini bir kerede yiyip lezzetin tadına varabileceğinizi düşünmek yerine, her seferinde tek parça halletmeyi öğrenin.

Görevleri tek seferde yapmak yerine tek tek üstlendiğinizde bu görevleri çok daha hızlı bitirebilirsiniz. Bunun dışında, bu görevleri bir kerede tamamlamaya çalışırken, yalnızca işinizin kalitesini her ikisinde de düşürmeye çalışmak için kendinizi fazla yormuyorsunuz. Görevlerinizi daha hızlı bitirdiğiniz için, yapılacaklar listenizdeki birçok görevi bununla tamamlayabileceksiniz.

Zamanı Engelleyerek Dikkat Dağınıklığını En Aza İndirin

Hazır olduğunuzda ve bir göreve odaklandığınızda, her şey yolunda gider ve işi daha hızlı bitirirsiniz. Ancak bu, beyninizi aradaki diğer görevlere geçirmediğinizden emin olmanızı gerektirir. Örneğin, başka bir şey üzerinde çalışırken aldığınız e-postaları alır almaz yanıtlamak akışınızı bozabilir. Bu nedenle, belirli iş görevleri için zaman ayırmaya çalıştığınızdan emin olmalısınız.

Bir örnek, e-posta veya sosyal medya yoluyla herhangi bir mesajı yanıtlarken öğle yemeğinden önce ve sonra bir saat ayırmak olabilir. Bu şekilde, belirli bir göreve odaklandığınız zamanın ortasında bunu yapmak zorunda hissetmezsiniz.

Eşyaları Çöpe Atın ve Düzeni Dağıtın

Gereksiz eşyaları dağıtmak ve atmak, etrafınızdaki dikkat dağıtıcıların sayısını azaltır. Bunun yanı sıra, alanınızın daha profesyonel görünmesini sağlar, bu da odaklanmanıza ve işinizde daha iyi olmanıza motive olmanıza yardımcı olabilir.

Mola Verin

Elbette, her zaman zihinsel ve fiziksel kapasitenizin %100'ünde gevezelik etmenizi ve koşuşturmanızı bekleyemezsiniz. Bunu yaptığınızda, bu noktada çarpmayı ve sert bir şekilde çarpmayı bekleyen kaçak bir trensiniz. Bu nedenle, molalarınızı aldığınızdan emin olmalısınız. Öğle yemeği molanızın yanı sıra, başardığınız her görev arasında daha kısa aralar vermeniz de yardımcı olacaktır. Aldığınız bu molaların, sonrasında daha zinde olmanıza yardımcı olduğunu göreceksiniz.

Yukarıda listelenen üretkenlik ipuçları, verimli bir proje yöneticisi olmanıza yardımcı olabilir. Verimli bir proje yöneticisi üretkendir, bu da bu ipuçlarının birçok şeyi yapmanıza yardımcı olabileceği anlamına gelir.