給項目經理的 9 個有效的生產力技巧

已發表: 2021-08-21

成為項目經理意味著您要不斷地完成和平衡許多任務。由於您有很多責任，因此您希望確保自己盡可能高效。為了幫助您盡可能高效地工作，您可以遵循以下九個生產力技巧：

做一個待辦事項清單

在考慮實用的生產力技巧時，有時您只需要了解基礎知識即可。這包括製作待辦事項清單。

如果您還沒有製作待辦事項清單，那麼現在是時候開始了。待辦事項清單可以為您創造奇蹟，讓您清楚地了解當天的任務。不必在腦海中四處尋找您尚未完成的工作，而是有一份待辦事項清單可以讓您保持腳踏實地並提醒您。

另外，當您設法在待辦事項清單上核對一項任務時，感覺總是很好。您不能低估將一天中的所有任務都記在腦海中所需的精神負擔。這就是為什麼一個待辦事項清單，無論是數字的還是實體的，都會在你不知不覺中減輕你的負擔。

您還可以在管理工作流程時使用清單。由於項目經理有很多事情要監督，因此要充分完成整個過程而不會迷失方向可能具有挑戰性。

通過經驗，您可以開始為您管理的項目所經歷的每個階段創建模板清單。使用模板化的清單，您可以快速地逐一瀏覽清單上的每一項，以保持進度。另外，不必弄清楚並記住下一步的精神負擔將是一個很大的幫助。如果需要，您還可以輕鬆地將其他團隊成員推薦給您的清單。

如今，現代勞動力使用各種工具來改善他們的工作流程。對於我們中的許多人來說，依靠技術和軟件已經成為我們工作的常規部分，有時甚至是必需的部分。那是因為它使我們更有效率，工作完成得更快。

如果你想成為一名高效的項目經理，你必須確保讓生活盡可能方便，即使在工作中使用技術也是如此。您可以做到這一點的方法之一是確保您擁有具有許多集成的工具。例如，當您四處尋找潛在的項目管理工具時，檢查支持集成是一個好主意。畢竟，您正在使用其他應用程序來幫助簡化流程。

除了項目管理工具之外，一些應用程序還可以幫助您提高工作效率。

一些著名的例子是谷歌套件、待辦事項應用程序和社交媒體調度應用程序。這些應用程序可以幫助您在桌面或手機上完成任務。因此，您可以在旅途中完成任務。

對於到達您的任何任務或項目，您可以將它們歸類在 4D 中的任何位置。這些 4D 是：

在你開始全力以赴並完成桌面上的任何任務之前，你首先必須弄清楚它屬於哪個類別。如果確實需要這樣做，它會讓你更容易鼓起這樣做的動力。你也更容易決定不要浪費時間擔心一些不需要你注意和時間的事情。

多任務處理是一個生產力神話，我們已經相信太久了。作為項目經理，通常有很多事情要做。與其認為你可以一次吃完，然後單獨品嚐味道，不如學會一次吃一塊。

當您單獨承擔任務而不是一次完成所有任務時，您可以更快地完成這些任務。除此之外，您不會為了一次完成這些任務而使自己變得瘦弱，最終會降低您在這兩個方面的工作質量。由於您可以更快地完成任務，因此您將能夠完成待辦事項列表中的許多任務。

當您處於最佳狀態並專注於一項任務時，一切都會順利進行，並且您可以以更快的速度完成工作。但是，這需要您確保不要讓大腦切換到介於兩者之間的其他任務。例如，在處理其他事情時，在收到電子郵件後立即回复可能會擾亂您的流程。這就是為什麼您應該確保為特定的工作任務留出時間。

一個例子是在午餐前後花一個小時回復任何消息，無論是通過電子郵件還是社交媒體。這樣，當您專注於特定任務時，您就不會覺得有必要這樣做。

整理和扔掉不必要的物品可以減少你周圍的干擾。除此之外，它使您的空間看起來更專業，這有助於激勵您保持專注並在工作中做得更好。

當然，你不能指望自己在任何時候都以 100% 的精神和體力工作。當你這樣做時，此時你只是一列失控的火車，等待著碰撞和碰撞。因此，您應該確保休息一下。除了午休之外，如果您在完成的每項任務之間也有更短的休息時間，那將有所幫助。您會發現這些休息時間可以幫助您在之後變得更加準確。

上面列出的生產力提示可以幫助您成為高效的項目經理。一個高效的項目經理是一個富有成效的人，這意味著這些技巧可以幫助你完成很多事情。