9 эффективных советов по продуктивности для менеджеров проектов

Быть менеджером проекта означает, что вы постоянно прорабатываете и балансируете множество задач. Поскольку у вас много обязанностей, вы хотите быть максимально эффективными. Чтобы помочь вам быть настолько продуктивным, насколько это возможно, вот девять советов по продуктивности, которым вы можете следовать:

Составьте список дел

Когда вы думаете о практических советах по повышению производительности, иногда вам не нужно смотреть дальше основ. Это включает в себя составление списка дел.

Если вы еще не составляли списки дел, сейчас самое время начать. Список дел может творить чудеса, давая вам четкое представление о задачах на день. Вместо того, чтобы копаться в голове, чтобы выяснить, какую работу вы еще не сделали, есть список дел, который поможет вам оставаться на месте и напомнить вам.

Кроме того, всегда приятно, когда удается отметить одну задачу в списке дел. Вы не можете недооценивать умственную нагрузку, необходимую для того, чтобы помнить все свои задачи на день в своей голове. Вот почему список дел, будь то цифровой или физический, может стать огромным грузом, снятым с вашего ума без вашего ведома.

Используйте контрольные списки для управления рабочим процессом

Вы также можете использовать контрольные списки при управлении рабочим процессом. Поскольку руководителям проектов приходится многое контролировать, адекватно пройти весь процесс, не заблудившись, может быть непросто.

Приобретя опыт, вы сможете начать создавать контрольный список шаблонов для каждой фазы проекта, которым вы управляете. Благодаря шаблонному контрольному списку вы можете быстро просмотреть каждый пункт в списке один за другим, чтобы не сбиться с пути. Кроме того, умственная нагрузка, связанная с отсутствием необходимости продумывать и запоминать следующий шаг, будет большим подспорьем. Вы также можете легко направить других членов команды к вашему контрольному списку, если у них возникнет такая необходимость.

Используйте встроенные инструменты

В настоящее время существует множество инструментов, которые современные сотрудники используют для улучшения своего рабочего процесса. Для многих из нас использование технологий и программного обеспечения стало обычной, а иногда и необходимой частью нашей работы. Это потому, что это делает нас более эффективными, и работа выполняется быстрее.

Если вы хотите быть продуктивным менеджером проектов, вы должны сделать свою жизнь максимально удобной, даже если вы используете технологии для своей работы. Один из способов сделать это — убедиться, что у вас есть инструменты со множеством интеграций. Например, когда вы ищете потенциальные инструменты управления проектами, было бы неплохо проверить интеграцию поддержки. В конце концов, вы используете другие приложения, чтобы упростить свои процессы.

Выберите эффективное приложение для управления задачами

Помимо инструментов управления проектами, некоторые приложения могут помочь вам повысить эффективность работы.

Некоторыми известными примерами являются пакет Google, приложения для работы с задачами и приложения для планирования в социальных сетях. Эти приложения могут помочь вам выполнять свои задачи как на рабочем столе, так и на телефоне. Таким образом, вы можете закончить свои дела, находясь в пути.

Следуйте 4 D

Для любой задачи или предмета, который приходит к вам, вы можете классифицировать их в любом месте в рамках 4D. Эти 4D:

• Сделай это
• делегировать это
• Отложить это
• Удалите это

Прежде чем вы начнете пристегиваться и выполнять любую задачу, которая ляжет на ваш стол, вы должны сначала выяснить, к какой категории она относится. Вам будет легче собрать мотивацию для того, чтобы сделать это, если это действительно необходимо. Вам также легче принять решение не тратить время на беспокойство о чем-то, что в любом случае не требует вашего внимания и времени.

Сосредоточьтесь на одной вещи за раз

Многозадачность — это миф о продуктивности, в который мы слишком долго верим. Как руководитель проекта, у вас обычно много дел. Вместо того, чтобы думать, что вы можете съесть все сразу и насладиться вкусом по отдельности, научитесь делать это по частям.

Когда вы беретесь за задачи по отдельности, а не все сразу, вы можете выполнить их намного быстрее. Кроме того, вы не напрягаетесь, пытаясь выполнить эти задачи сразу, только чтобы в конечном итоге снизить качество своей работы в обоих случаях. Поскольку вы выполняете свои задачи быстрее, вы сможете справиться с большим количеством задач в своем списке дел.

Минимизируйте отвлечение, заблокировав время

Когда вы находитесь в ритме и сосредоточены на задаче, все работает гладко, и вы можете закончить работу быстрее. Однако это требует от вас убедиться, что вы не переключаете свой мозг на другие задачи в промежутках между ними. Например, ответы на электронные письма, которые вы получили, как только вы их получили во время работы над чем-то другим, могут нарушить ваш поток. Вот почему вы должны убедиться, что вы выделяете время для конкретных рабочих задач.

Например, можно посвятить час до и после обеда, когда вы отвечаете на любые сообщения, будь то по электронной почте или в социальных сетях. Таким образом, вы не чувствуете себя обязанным делать это в середине, когда вы сосредоточены на конкретной задаче.

Выбросьте вещи и наведите порядок

Расхламление и выбрасывание ненужных вещей уменьшает количество отвлекающих факторов вокруг вас. Кроме того, это делает ваше пространство более профессиональным, что может помочь вам оставаться сосредоточенным и лучше работать.

Сделайте перерыв

Конечно, вы не можете ожидать, что будете постоянно работать на 100% своих умственных и физических способностей. Когда вы делаете это, вы просто убегающий поезд в этот момент, который ждет, чтобы разбиться и разбиться. Таким образом, вы должны убедиться, что вы делаете перерывы. Помимо обеденного перерыва, было бы полезно, если бы у вас были более короткие перерывы между каждой задачей, которую вам удалось выполнить. Вы обнаружите, что эти перерывы, которые вы делаете, помогают вам стать более сосредоточенными после.

Перечисленные выше советы по продуктивности помогут вам стать эффективным менеджером проектов. Эффективный руководитель проекта — продуктивен, а это значит, что эти советы могут помочь вам добиться многих целей.