9 Sfaturi eficiente de productivitate pentru managerii de proiect

A fi manager de proiect înseamnă că lucrezi constant și echilibrezi o mulțime de sarcini. Deoarece ai o mulțime de responsabilități, vrei să te asiguri că ești cât mai eficient posibil. Pentru a vă ajuta să fiți cât mai productiv, iată nouă sfaturi de productivitate pe care le puteți urma:

Faceți o listă de activități

Când te gândești la sfaturi practice de productivitate, uneori nu trebuie să cauți mai departe decât elementele de bază. Aceasta include realizarea unei liste de lucruri de făcut.

Dacă nu ați făcut încă liste cu sarcini de făcut, acum este momentul să începeți. O listă de lucruri de făcut poate face minuni pentru a vă oferi o imagine bună a sarcinilor din farfurie pentru ziua respectivă. În loc să fii nevoit să-ți dai seama ce slujbe nu ai făcut încă, există o listă de lucruri de făcut pentru a te menține pe pământ și pentru a-ți aminti.

În plus, se simte întotdeauna bine când reușești să bifezi o sarcină din lista de sarcini. Nu poți subestima încărcătura mentală necesară pentru a-ți aminti toate sarcinile pentru ziua în cap. De aceea, o listă de lucruri de făcut, fie că este digitală sau fizică, poate fi o greutate enormă luată din minte fără ca tu să știi.

Utilizați liste de verificare pentru gestionarea fluxului de lucru

De asemenea, puteți utiliza liste de verificare atunci când vă gestionați fluxul de lucru. Deoarece managerii de proiect au multe de supravegheat, poate fi o provocare să parcurgeți în mod adecvat întregul proces fără a vă pierde puțin.

Prin experiență, puteți începe să creați o listă de verificare a șablonului pentru fiecare fază prin care trece proiectul pe care îl gestionați. Cu o listă de verificare tip șablon, puteți parcurge rapid fiecare articol din listă unul câte unul pentru a vă menține pe drumul cel bun. În plus, sarcina mentală de a nu fi nevoit să-ți dai seama și să-ți amintești următorul pas va fi de mare ajutor. De asemenea, puteți trimite cu ușurință alți membri ai echipei la lista dvs. de verificare, dacă este nevoie ca aceștia să facă acest lucru.

Utilizați instrumente integrate

Există tot felul de instrumente în zilele noastre pe care forța de muncă modernă le folosește pentru a-și îmbunătăți fluxul de lucru. Pentru mulți dintre noi, baza pe tehnologie și software a devenit o parte obișnuită și uneori necesară a muncii noastre. Asta pentru că ne face mai eficienți și munca se face mai repede.

Dacă vrei să fii un manager de proiect productiv, trebuie să te asiguri că îți faci viața cât mai convenabilă, chiar și atunci când folosești tehnologia pentru munca ta. Una dintre modalitățile prin care puteți face acest lucru este să vă asigurați că aveți instrumente care au multe integrări. De exemplu, atunci când faceți cumpărături pentru potențiale instrumente de management de proiect, ar fi o idee bună să verificați integrarea asistenței. La urma urmei, utilizați alte aplicații pentru a vă eficientiza procesele.

Alegeți o aplicație eficientă de gestionare a sarcinilor

Pe lângă instrumentele de management de proiect, unele aplicații vă pot ajuta să fiți eficient în munca dvs.

Câteva exemple celebre sunt suita Google, aplicațiile de făcut și aplicațiile de programare a rețelelor sociale. Aceste aplicații vă pot ajuta să vă faceți sarcinile fie pe desktop, fie pe telefon. Astfel, vă puteți finaliza sarcinile în timp ce sunteți în deplasare.

Urmați cele 4 D

Pentru orice sarcină sau element care ajunge la tine, le poți clasifica oriunde în cele 4 D. Aceste 4D sunt:

• Fă-o
• Delegați-l
• Amână-l
• Sterge-l

Înainte de a începe să vă legați și să faceți orice sarcină aterizează pe birou, mai întâi trebuie să vă dați seama în ce categorie se încadrează. Îți este mai ușor să strângi motivația pentru a o face dacă cu siguranță trebuie să faci. De asemenea, îți este mai ușor să decizi să nu pierzi timpul îngrijorându-te pentru ceva care oricum nu are nevoie de atenția ta și de timpul tău.

Concentrați-vă pe un singur lucru la un moment dat

Multitasking-ul este un mit al productivității în care credem deja de prea mult timp. În calitate de manager de proiect, sunt de obicei o mulțime de lucruri în farfurie. În loc să te gândești că poți să mănânci totul deodată și să savurezi aroma individual, învață să o rezolvi pe rând.

Când vă asumați sarcinile individual în loc să le faceți pe toate deodată, puteți finaliza aceste sarcini mult mai repede. În afară de asta, nu vă întindeți încercând să îndepliniți aceste sarcini deodată, doar pentru a ajunge să scadă calitatea muncii dvs. în ambele. Deoarece vă terminați sarcinile mai repede, veți putea trece printr-o mulțime de sarcini de pe lista de sarcini cu asta.

Minimizați distracția prin blocarea timpului

Când ești la curent și te concentrezi pe o sarcină, totul funcționează fără probleme și ajungi să termini treaba într-un ritm mai rapid. Cu toate acestea, acest lucru necesită să vă asigurați că nu vă schimbați creierul la alte sarcini intermediare. De exemplu, răspunsul la e-mailuri pe care le-ați primit imediat ce le primiți în timp ce lucrați la altceva vă poate perturba fluxul. De aceea, ar trebui să vă asigurați că lucrați la blocarea timpului pentru anumite sarcini de lucru.

Un exemplu ar fi să dedici o oră înainte și după prânz atunci când răspunzi la orice mesaj, fie prin e-mail, fie prin social media. În acest fel, nu te simți obligat să faci asta în mijlocul când ești concentrat pe o anumită sarcină.

Aruncă lucrurile și dezordinea

Dezordinea și aruncarea obiectelor inutile reduce numărul de distrageri în jurul tău. În afară de asta, vă face spațiul să arate mai profesional, ceea ce vă poate ajuta să vă motivați să rămâneți concentrat și să vă descurcați mai bine la locul de muncă.

Ia o pauză

Desigur, nu te poți aștepta să mănânci și să te grăbești la 100% din capacitatea ta mentală și fizică în orice moment. Când faci asta, ești doar un tren fugit în acest moment care așteaptă să se prăbușească și să se prăbușească puternic. Prin urmare, ar trebui să vă asigurați că vă luați pauzele. Pe lângă pauza de prânz, ar fi de ajutor dacă ai avea și pauze mai scurte între fiecare sarcină pe care ai reușit să o îndeplinești. Vei descoperi că aceste pauze pe care le iei te ajută să devii mai atent după.

Sfaturile de productivitate enumerate mai sus vă pot ajuta să deveniți un manager de proiect eficient. Un manager de proiect eficient este unul productiv, ceea ce înseamnă că aceste sfaturi vă pot ajuta să realizați multe lucruri.