프로젝트 관리자를 위한 9가지 효과적인 생산성 팁

프로젝트 관리자가 된다는 것은 많은 작업을 지속적으로 처리하고 균형을 유지한다는 것을 의미합니다. 많은 책임이 있기 때문에 가능한 한 효율적이기를 원합니다. 가능한 한 생산성을 높이는 데 도움이 되도록 따를 수 있는 9가지 생산성 팁은 다음과 같습니다.

할 일 목록 만들기

실용적인 생산성 팁을 생각할 때 때로는 기본 이상을 볼 필요가 없습니다. 여기에는 할 일 목록 작성이 포함됩니다.

아직 할 일 목록을 작성하지 않았다면 지금이 시작할 때입니다. 할 일 목록은 그날의 작업에 대한 좋은 그림을 제공하기 위해 놀라운 일을 할 수 있습니다. 아직 하지 않은 일을 찾기 위해 머리 속을 헤매는 대신에 할 일 목록을 사용하면 기초를 다지고 생각나게 할 수 있습니다.

또한 할 일 목록에서 하나의 작업을 체크할 때마다 기분이 좋습니다. 하루의 모든 작업을 머리로 기억하는 데 드는 정신적 부담을 과소평가할 수 없습니다. 그렇기 때문에 디지털이든 물리적이든 할 일 목록은 본인도 모르는 사이에 엄청난 부담이 될 수 있습니다.

워크플로 관리를 위한 체크리스트 사용

워크플로를 관리할 때 체크리스트를 사용할 수도 있습니다. 프로젝트 관리자는 감독해야 할 것이 많기 때문에 약간의 손실 없이 전체 프로세스를 적절하게 진행하는 것이 어려울 수 있습니다.

경험을 통해 관리 중인 프로젝트가 진행하는 각 단계에 대한 템플릿 체크리스트 작성을 시작할 수 있습니다. 템플릿 체크리스트를 사용하면 목록의 각 항목을 하나씩 빠르게 검토하여 추적할 수 있습니다. 또한 다음 단계를 파악하고 기억할 필요가 없다는 정신적 부담이 큰 도움이 될 것입니다. 또한 다른 팀원이 필요한 경우 체크리스트를 쉽게 참조할 수 있습니다.

통합 도구 사용

오늘날 현대 인력이 워크플로를 개선하기 위해 사용하는 모든 종류의 도구가 있습니다. 우리 중 많은 사람들에게 기술과 소프트웨어에 의존하는 것은 일상적이고 때로는 필수 작업이 되었습니다. 그것은 우리를 더 효율적으로 만들고 작업을 더 빨리 완료하기 때문입니다.

생산적인 프로젝트 관리자가 되려면 업무에 기술을 사용하는 경우에도 최대한 편리한 생활을 해야 합니다. 그렇게 할 수 있는 방법 중 하나는 통합이 많은 도구가 있는지 확인하는 것입니다. 예를 들어, 잠재적인 프로젝트 관리 도구를 찾을 때 지원 통합을 확인하는 것이 좋습니다. 결국 다른 앱을 사용하여 프로세스를 간소화하고 있습니다.

효율적인 작업 관리 앱 선택

프로젝트 관리 도구 외에도 일부 앱은 작업을 효율적으로 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

몇 가지 유명한 예로는 Google 제품군, 할 일 앱 및 소셜 미디어 일정 앱이 있습니다. 이러한 앱을 사용하면 데스크톱이나 휴대폰에서 작업을 수행할 수 있습니다. 따라서 이동 중에도 작업을 완료할 수 있습니다.

4D를 따르십시오

당신에게 도달하는 모든 작업이나 항목에 대해 4D 내 아무 곳에서나 분류할 수 있습니다. 이러한 4D는 다음과 같습니다.

• 해
• 위임
• 연기하다
• 삭제

버클을 채우고 책상 위에 놓인 작업을 수행하기 전에 먼저 해당 작업이 어떤 범주에 속하는지 파악해야 합니다. 확실히 해야 할 경우 동기를 부여하는 것이 더 쉽습니다. 당신의 관심과 시간이 필요하지 않은 일에 대해 걱정하느라 시간을 낭비하지 않기로 결정하는 것도 더 쉽습니다.

한 번에 한 가지에 집중

멀티태스킹은 이미 너무 오랫동안 믿어온 생산성 신화입니다. 프로젝트 관리자로서 일반적으로 당신의 접시에는 많은 것들이 있습니다. 한 번에 다 먹고 각각의 맛을 즐길 수 있다고 생각하기보다 한 번에 하나씩 해결하는 방법을 배우십시오.

한 번에 모든 작업을 수행하는 대신 개별적으로 작업을 수행하면 이러한 작업을 훨씬 빠르게 완료할 수 있습니다. 그 외에도, 이러한 작업을 한 번에 완료하려고 노력하여 두 가지 작업의 품질을 모두 낮추는 것으로 자신을 늘이는 것이 아닙니다. 작업을 더 빨리 완료하기 때문에 할 일 목록에 있는 많은 작업을 이를 통해 처리할 수 있습니다.

차단 시간으로 산만함 최소화

그루브에 빠져 일에 집중하면 모든 일이 순조롭게 진행되고 더 빠른 속도로 일을 마칠 수 있습니다. 그러나 이를 위해서는 중간에 다른 작업으로 뇌가 전환하지 않도록 해야 합니다. 예를 들어, 다른 일을 하는 동안 이메일을 받자마자 답장을 보내면 업무 흐름이 중단될 수 있습니다. 그렇기 때문에 특정 작업 시간을 차단하는 작업을 해야 합니다.

예를 들어 이메일이나 소셜 미디어를 통해 메시지에 답할 때 점심 전후 한 시간을 할애하는 것입니다. 그렇게 하면 특정 작업에 집중할 때 중간에 강제로 그렇게 하지 않아도 됩니다.

물건을 버리고 정리하기

불필요한 물건을 정리하고 버리면 주변의 산만함이 줄어듭니다. 그 외에도 공간을 더 전문적으로 보이게 하여 집중을 유지하고 업무를 더 잘할 수 있도록 동기를 부여할 수 있습니다.

휴식을 취하다

물론, 항상 정신적, 육체적 능력을 100% 발휘할 수 있을 것이라고 기대할 수는 없습니다. 당신이 그렇게 하고 있을 때, 당신은 충돌하고 세게 충돌하기를 기다리고 있는 이 시점에서 단지 가출 열차일 뿐입니다. 그러므로 반드시 휴식을 취해야 합니다. 점심 시간 외에도 수행한 각 작업 사이에 더 짧은 휴식 시간을 갖는 것이 도움이 될 것입니다. 당신이 취하는 이러한 휴식이 당신이 나중에 더 중요해지는 데 도움이 된다는 것을 알게 될 것입니다.

위에 나열된 생산성 팁은 효율적인 프로젝트 관리자가 되는 데 도움이 될 수 있습니다. 효율적인 프로젝트 관리자는 생산적인 관리자입니다. 즉, 이러한 팁이 많은 작업을 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다.