9 consejos efectivos de productividad para gerentes de proyectos

Ser un gerente de proyecto significa que está constantemente trabajando y equilibrando muchas tareas. Como tienes muchas responsabilidades, querrás asegurarte de ser lo más eficiente posible. Para ayudarlo a ser lo más productivo posible, aquí hay nueve consejos de productividad que puede seguir:

hacer una lista de cosas por hacer

Cuando piensa en consejos prácticos de productividad, a veces no necesita mirar más allá de lo básico. Esto incluye hacer una lista de tareas pendientes.

Si aún no ha estado haciendo listas de tareas pendientes, ahora es el momento de comenzar. Una lista de cosas por hacer puede hacer maravillas para darle una buena idea de las tareas en su plato para el día. En lugar de tener que revolver tu cabeza para averiguar qué trabajos no has hecho todavía, hay una lista de tareas para mantenerte conectado a tierra y recordártelo.

Además, siempre se siente bien cuando logra marcar una tarea en la lista de tareas pendientes. No puedes subestimar la carga mental que se necesita para recordar todas las tareas del día en tu cabeza. Es por eso que una lista de cosas por hacer, ya sea digital o física, puede quitarte un gran peso de encima sin que te des cuenta.

Usar listas de verificación para la gestión del flujo de trabajo

También puede usar listas de verificación cuando administra su flujo de trabajo. Dado que los gerentes de proyecto tienen mucho que supervisar, puede ser un desafío pasar adecuadamente por todo el proceso sin perderse ni un poco.

A través de la experiencia, puede comenzar a crear una lista de verificación de plantilla para cada fase por la que pasa el proyecto que está administrando. Con una lista de verificación con plantilla, puede revisar rápidamente cada elemento de la lista uno por uno para mantenerse al día. Además, la carga mental de no tener que averiguar y recordar el siguiente paso será de gran ayuda. También puede remitir fácilmente a otros miembros del equipo a su lista de verificación en caso de que sea necesario que lo hagan.

Usar herramientas integradas

Hay todo tipo de herramientas hoy en día que la fuerza laboral moderna utiliza para mejorar su flujo de trabajo. Para muchos de nosotros, confiar en la tecnología y el software se ha convertido en una parte habitual y, a veces, necesaria de nuestro trabajo. Eso es porque nos hace más eficientes y el trabajo se hace más rápido.

Si desea ser un gerente de proyectos productivo, debe asegurarse de hacer la vida lo más conveniente posible, incluso cuando utiliza la tecnología para su trabajo. Una de las formas en que puede hacerlo es asegurándose de tener herramientas que tengan muchas integraciones. Por ejemplo, cuando busque herramientas potenciales de administración de proyectos, sería una buena idea verificar la integración de soporte. Después de todo, está utilizando otras aplicaciones para optimizar sus procesos.

Elija una aplicación de gestión de tareas eficiente

Además de las herramientas de administración de proyectos, algunas aplicaciones pueden ayudarlo a ser eficiente con su trabajo.

Algunos ejemplos famosos son la suite de Google, las aplicaciones de tareas pendientes y las aplicaciones de programación de redes sociales. Estas aplicaciones pueden ayudarlo a realizar sus tareas, ya sea en su escritorio o en su teléfono. Por lo tanto, puede terminar sus tareas mientras viaja.

Sigue las 4 D

Para cualquier tarea o elemento que le llegue, puede categorizarlos en cualquier lugar dentro de las 4 D. Estas 4D son:

• Hazlo
• Delégalo
• aplazarlo
• Bórralo

Antes de comenzar a abrocharse el cinturón y hacer cualquier tarea que llegue a su escritorio, primero debe averiguar en qué categoría se encuentra. Hace que sea más fácil reunir la motivación para hacerlo si ciertamente es necesario hacerlo. También es más fácil para ti decidir no perder el tiempo preocupándote por algo que de todos modos no necesita tu atención ni tu tiempo.

Concéntrese en una cosa a la vez

La multitarea es un mito de la productividad en el que hemos creído durante demasiado tiempo. Como gerente de proyecto, generalmente hay muchas cosas en su plato. En lugar de pensar que puede comerlo todo de una vez y saborear el sabor individualmente, aprenda a abordarlo de a una pieza a la vez.

Cuando asume las tareas individualmente en lugar de hacerlas todas a la vez, puede terminarlas mucho más rápido. Aparte de eso, no se está esforzando al máximo tratando de completar estas tareas a la vez solo para terminar bajando la calidad de su trabajo en ambas. Dado que termina sus tareas más rápido, podrá realizar muchas tareas en su lista de tareas pendientes con eso.

Minimice la distracción bloqueando el tiempo

Cuando está en el ritmo y concentrado en una tarea, todo funciona sin problemas y puede terminar el trabajo a un ritmo más rápido. Sin embargo, esto requiere que te asegures de no hacer que tu cerebro cambie a otras tareas en el medio. Por ejemplo, responder correos electrónicos que recibió tan pronto como los recibió mientras trabajaba en otra cosa puede interrumpir su flujo. Es por eso que debe asegurarse de trabajar en el bloqueo de tiempo para tareas de trabajo específicas.

Un ejemplo sería dedicar una hora antes y después del almuerzo para responder cualquier mensaje, ya sea por correo electrónico o redes sociales. De esa manera, no te sentirás obligado a hacer eso en medio de una tarea en particular.

Tirar cosas y ordenar

Ordenar y tirar artículos innecesarios reduce la cantidad de distracciones a tu alrededor. Aparte de eso, hace que su espacio se vea más profesional, lo que puede ayudar a motivarlo a mantenerse enfocado y hacerlo mejor en el trabajo.

Tomar un descanso

Por supuesto, no puedes esperar que estés esforzándote al 100 % de tu capacidad física y mental en todo momento. Cuando estás haciendo eso, eres solo un tren fuera de control en este punto que está esperando chocar y chocar con fuerza. Por lo tanto, debe asegurarse de tomar sus descansos. Aparte de su hora de almuerzo, sería útil si también tuviera descansos más cortos entre cada tarea que logró realizar. Descubrirá que estos descansos que toma lo ayudan a volverse más acertado después.

Los consejos de productividad enumerados anteriormente pueden ayudarlo a convertirse en un administrador de proyectos eficiente. Un gerente de proyecto eficiente es productivo, lo que significa que estos consejos pueden ayudarlo a hacer muchas cosas.