9 เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการโครงการ

การเป็นผู้จัดการโครงการหมายความว่าคุณต้องทำงานอย่างต่อเนื่องและสร้างสมดุลให้กับงานจำนวนมาก เนื่องจากคุณมีความรับผิดชอบมากมาย คุณจึงต้องแน่ใจว่าคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพ 9 ข้อที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

เมื่อคิดถึงคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงาน บางครั้งคุณไม่จำเป็นต้องมองไปไกลกว่าพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

หากคุณยังไม่ได้ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ ตอนนี้เป็นเวลาเริ่มต้นแล้ว รายการสิ่งที่ต้องทำสามารถทำสิ่งมหัศจรรย์เพื่อให้คุณเห็นภาพงานที่ดีบนจานของคุณสำหรับวันนั้น แทนที่จะต้องดิ้นรนวนเวียนอยู่ในหัวเพื่อค้นหางานที่คุณยังไม่ได้ทำ รายการสิ่งที่ต้องทำจะคอยเตือนสติคุณ

นอกจากนี้ยังรู้สึกดีเสมอเมื่อคุณจัดการทำเครื่องหมายงานหนึ่งรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณไม่สามารถประมาทภาระทางจิตที่จะจำงานทั้งหมดของคุณสำหรับวันทั้งหมดที่อยู่ในหัวของคุณ นั่นเป็นสาเหตุที่รายการสิ่งที่ต้องทำ ไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิทัลหรือแบบกายภาพ สามารถทำให้คุณรู้สึกหนักใจโดยที่คุณไม่รู้ตัว

ใช้รายการตรวจสอบสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์

คุณยังสามารถใช้รายการตรวจสอบเมื่อคุณจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณ เนื่องจากผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ต้องดูแลมากมาย จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะดำเนินขั้นตอนทั้งหมดให้เพียงพอโดยไม่สูญเสียอะไรไปบ้าง

จากประสบการณ์ คุณสามารถเริ่มสร้างรายการตรวจสอบเทมเพลตสำหรับแต่ละเฟสที่โปรเจ็กต์ที่คุณกำลังจัดการได้ ด้วยรายการตรวจสอบที่เป็นเทมเพลต คุณสามารถผ่านแต่ละรายการในรายการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้คุณไม่พลาดการติดต่อ นอกจากนี้ ภาระทางจิตที่ไม่ต้องคิดออกและจำขั้นตอนถัดไปจะช่วยได้มาก คุณยังสามารถแนะนำสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้ไปที่รายการตรวจสอบของคุณได้อย่างง่ายดาย หากจำเป็นให้พวกเขาทำเช่นนั้น

ใช้เครื่องมือแบบบูรณาการ

ปัจจุบันมีเครื่องมือทุกประเภทที่พนักงานสมัยใหม่ใช้เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของตน สำหรับพวกเราหลายๆ คน การพึ่งพาเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์กลายเป็นงานปกติและบางครั้งจำเป็นในการทำงานของเรา นั่นเป็นเพราะมันทำให้เรามีประสิทธิภาพมากขึ้นและงานเสร็จเร็วขึ้น

หากคุณต้องการเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิผล คุณต้องแน่ใจว่าคุณทำให้ชีวิตสะดวกสบายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แม้ว่าจะใช้เทคโนโลยีสำหรับงานของคุณก็ตาม วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือทำให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่มีการผสานการทำงานหลายอย่าง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำลังเลือกซื้อเครื่องมือการจัดการโครงการที่เป็นไปได้ คุณควรตรวจสอบการผสานรวมการสนับสนุนเป็นความคิดที่ดี เพราะคุณกำลังใช้แอพอื่นๆ เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการของคุณ

เลือกแอปจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากเครื่องมือการจัดการโครงการ แอพบางตัวสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียง ได้แก่ Google suite, แอพที่ต้องทำ และแอพตั้งเวลาโซเชียลมีเดีย แอพเหล่านี้สามารถช่วยคุณทำงานบนเดสก์ท็อปหรือโทรศัพท์ของคุณ ดังนั้น คุณจึงสามารถทำงานให้เสร็จได้ในขณะเดินทาง

ทำตาม 4 Ds

สำหรับงานหรือรายการใด ๆ ที่มาถึงคุณ คุณสามารถจัดหมวดหมู่ได้ทุกที่ภายใน 4 Ds 4D เหล่านี้คือ:

• ทำมัน
• มอบหมายมัน
• เลื่อนออกไป
• ลบมัน

ก่อนที่คุณจะเริ่มผูกมัดและทำงานใดๆ บนโต๊ะทำงานของคุณ คุณต้องคิดก่อนว่างานนั้นจัดอยู่ในหมวดหมู่ใด ช่วยให้คุณรวบรวมแรงจูงใจที่จะทำได้ง่ายขึ้นหากจำเป็นต้องทำอย่างแน่นอน นอกจากนี้ยังง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะไม่เสียเวลากังวลเกี่ยวกับบางสิ่งที่ไม่ต้องการความสนใจและเวลาของคุณ

โฟกัสที่สิ่งหนึ่งทีละอย่าง

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นตำนานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่เราเชื่อมานานเกินไปแล้ว ในฐานะผู้จัดการโครงการ มักจะมีสิ่งต่างๆ มากมายอยู่ในจานของคุณ แทนที่จะคิดว่าคุณสามารถกินได้หมดในคราวเดียวและลิ้มลองรสชาติแต่ละอย่าง ให้เรียนรู้ที่จะจัดการกับมันทีละชิ้น

เมื่อคุณทำงานทีละอย่างแทนที่จะทำทั้งหมดพร้อมกัน คุณสามารถทำงานเหล่านี้ให้เสร็จเร็วขึ้นมาก นอกเหนือจากนั้น คุณไม่ได้ยืดตัวเองให้ผอมโดยพยายามทำงานเหล่านี้ให้เสร็จในคราวเดียวเพื่อลดคุณภาพงานของคุณทั้งสองอย่าง เนื่องจากคุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น คุณจะสามารถทำงานหลายอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำได้

ลดความฟุ้งซ่านด้วยการปิดกั้นเวลา

เมื่อคุณอยู่ในร่องและจดจ่อกับงาน ทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น และคุณจะได้งานเสร็จเร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ต้องการให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำให้สมองของคุณเปลี่ยนไปทำงานอื่นในระหว่างนั้น ตัวอย่างเช่น การตอบอีเมลที่คุณได้รับทันทีที่ได้รับในขณะที่ทำงานอย่างอื่นอาจทำให้ขั้นตอนของคุณหยุดชะงัก นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพยายามปิดกั้นเวลาสำหรับงานเฉพาะ

ตัวอย่างคือการอุทิศเวลาหนึ่งชั่วโมงก่อนและหลังอาหารกลางวันเมื่อคุณตอบข้อความใด ๆ ไม่ว่าจะทางอีเมลหรือโซเชียลมีเดีย ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่รู้สึกถูกบังคับให้ทำในระหว่างที่คุณจดจ่ออยู่กับงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ

โยนของทิ้งและทิ้งขยะ

การแยกขยะและทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไปช่วยลดจำนวนสิ่งรบกวนสมาธิรอบตัวคุณ นอกจากนั้น ยังทำให้พื้นที่ของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้คุณจดจ่ออยู่กับงานและทำงานได้ดีขึ้น

หยุดพัก

แน่นอน คุณไม่สามารถคาดหวังให้ตัวเองกำลังบดขยี้และเร่งรีบด้วยความสามารถทั้งทางร่างกายและจิตใจ 100% ตลอดเวลา เมื่อคุณทำอย่างนั้น คุณเป็นเพียงรถไฟวิ่งหนี ณ จุดนี้ที่รอการชนและชนอย่างแรง ดังนั้น คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้หยุดพัก นอกจากช่วงพักกลางวันของคุณ มันจะช่วยได้ถ้าคุณมีช่วงพักสั้น ๆ ระหว่างแต่ละงานที่คุณทำได้สำเร็จ คุณจะพบว่าการหยุดพักที่คุณทำจะช่วยให้คุณมีความตรงประเด็นมากขึ้นหลังจากนั้น

เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพตามรายการด้านบนสามารถช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพได้ ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพคือผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าเคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้สำเร็จ