9 effektive Produktivitätstipps für Projektmanager

Projektmanager zu sein bedeutet, dass Sie ständig viele Aufgaben abarbeiten und balancieren. Da Sie viele Verantwortlichkeiten haben, möchten Sie sicherstellen, dass Sie so effizient wie möglich sind. Um Ihnen zu helfen, so produktiv wie möglich zu sein, sind hier neun Produktivitätstipps, die Sie befolgen können:

Erstellen Sie eine To-do-Liste

Wenn Sie an praktische Produktivitätstipps denken, müssen Sie manchmal nicht weiter als die Grundlagen suchen. Dazu gehört auch das Erstellen einer To-Do-Liste.

Wenn Sie noch keine To-Do-Listen erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Eine To-Do-Liste kann Wunder für Sie bewirken, um Ihnen einen guten Überblick über die Aufgaben zu geben, die für den Tag auf Ihrem Teller liegen. Anstatt in Ihrem Kopf herumzukrabbeln, um herauszufinden, welche Jobs Sie noch nicht erledigt haben, gibt es eine To-Do-Liste, die Sie auf dem Laufenden hält und Sie daran erinnert.

Außerdem fühlt es sich immer gut an, wenn Sie es schaffen, eine Aufgabe auf der To-Do-Liste abzuhaken. Sie können die mentale Belastung nicht unterschätzen, die erforderlich ist, um alle Ihre Aufgaben für den Tag in Ihrem Kopf zu behalten. Aus diesem Grund kann eine To-Do-Liste, ob digital oder physisch, eine enorme Last von Ihrem Kopf nehmen, ohne dass Sie es überhaupt wissen.

Verwenden Sie Checklisten für das Workflow-Management

Sie können auch Checklisten verwenden, wenn Sie Ihren Arbeitsablauf verwalten. Da Projektmanager viel zu beaufsichtigen haben, kann es schwierig sein, den gesamten Prozess angemessen zu durchlaufen, ohne sich ein wenig zu verirren.

Durch Erfahrung können Sie damit beginnen, eine Muster-Checkliste für jede Phase zu erstellen, die das von Ihnen verwaltete Projekt durchläuft. Mit einer Checkliste mit Vorlagen können Sie schnell jeden Punkt auf der Liste einzeln durchgehen, um den Überblick zu behalten. Außerdem wird die mentale Belastung, den nächsten Schritt nicht herausfinden und sich merken zu müssen, eine große Hilfe sein. Sie können auch andere Teammitglieder ganz einfach auf Ihre Checkliste verweisen, falls dies erforderlich sein sollte.

Verwenden Sie integrierte Tools

Heutzutage gibt es alle möglichen Tools, mit denen die moderne Belegschaft ihre Arbeitsabläufe verbessert. Für viele von uns ist es zu einem regelmäßigen und manchmal erforderlichen Teil unserer Arbeit geworden, sich auf Technologie und Software zu verlassen. Das liegt daran, dass wir dadurch effizienter werden und die Arbeit schneller erledigt wird.

Wenn Sie ein produktiver Projektmanager sein wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie das Leben so angenehm wie möglich gestalten, auch wenn Sie Technologie für Ihren Job verwenden. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Tools mit vielen Integrationen haben. Wenn Sie sich beispielsweise nach potenziellen Projektmanagement-Tools umsehen, wäre es eine gute Idee, die Support-Integration zu prüfen. Schließlich verwenden Sie andere Apps, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Wählen Sie eine effiziente Aufgabenverwaltungs-App

Abgesehen von Projektmanagement-Tools können Ihnen einige Apps dabei helfen, Ihre Arbeit effizient zu gestalten.

Einige berühmte Beispiele sind Google Suite, To-Do-Apps und Social-Media-Planungs-Apps. Diese Apps können Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben entweder auf Ihrem Desktop oder Ihrem Telefon zu erledigen. So können Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs erledigen.

Folgen Sie den 4 Ds

Jede Aufgabe oder jedes Element, das Sie erreicht, können Sie innerhalb der 4 Ds beliebig kategorisieren. Diese 4Ds sind:

• Tu es
• Delegieren Sie es
• Verschiebe es
• Lösche es

Bevor Sie anfangen, sich anzuschnallen und jede Aufgabe zu erledigen, die auf Ihrem Schreibtisch landet, müssen Sie zuerst herausfinden, unter welche Kategorie sie fällt. Es macht es Ihnen leichter, die Motivation dafür aufzubringen, wenn es unbedingt getan werden muss. Es fällt Ihnen auch leichter, sich zu entscheiden, keine Zeit damit zu verschwenden, sich über etwas Gedanken zu machen, das Ihre Aufmerksamkeit und Zeit sowieso nicht benötigt.

Konzentrieren Sie sich auf eine Sache nach der anderen

Multitasking ist ein Produktivitätsmythos, an den wir schon viel zu lange geglaubt haben. Als Projektmanager haben Sie normalerweise viel zu tun. Anstatt zu denken, dass Sie alles auf einmal essen und den Geschmack einzeln genießen können, lernen Sie, es Stück für Stück anzugehen.

Wenn Sie die Aufgaben einzeln übernehmen, anstatt sie alle auf einmal zu erledigen, können Sie diese Aufgaben viel schneller erledigen. Abgesehen davon strengen Sie sich nicht an, wenn Sie versuchen, diese Aufgaben auf einmal zu erledigen, nur um am Ende die Qualität Ihrer Arbeit in beiden zu verringern. Da Sie Ihre Aufgaben schneller erledigen, können Sie damit viele Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste erledigen.

Minimieren Sie die Ablenkung, indem Sie die Zeit blockieren

Wenn Sie in Schwung sind und sich auf eine Aufgabe konzentrieren, funktioniert alles reibungslos und Sie können die Arbeit schneller erledigen. Allerdings müssen Sie dabei darauf achten, dass Ihr Gehirn nicht zwischendurch auf andere Aufgaben umschaltet. Wenn Sie beispielsweise E-Mails beantworten, die Sie erhalten, sobald Sie sie erhalten, während Sie an etwas anderem arbeiten, kann dies Ihren Arbeitsfluss stören. Deshalb sollten Sie darauf achten, Zeit für bestimmte Arbeitsaufgaben einzuplanen.

Ein Beispiel wäre, eine Stunde vor und nach dem Mittagessen darauf zu verwenden, Nachrichten zu beantworten, sei es per E-Mail oder über soziale Medien. Auf diese Weise fühlen Sie sich nicht gezwungen, dies mittendrin zu tun, wenn Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren.

Sachen wegwerfen und entrümpeln

Das Aufräumen und Wegwerfen unnötiger Gegenstände reduziert die Anzahl der Ablenkungen um Sie herum. Abgesehen davon lässt es Ihren Raum professioneller aussehen, was Sie motivieren kann, konzentriert zu bleiben und bei der Arbeit besser zu werden.

Machen Sie eine Pause

Natürlich können Sie nicht erwarten, dass Sie jederzeit mit 100 % Ihrer geistigen und körperlichen Leistungsfähigkeit grinden und rasen. Wenn Sie das tun, sind Sie an diesem Punkt nur ein außer Kontrolle geratener Zug, der darauf wartet, zusammenzubrechen und hart zusammenzubrechen. Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Pausen einlegen. Abgesehen von Ihrer Mittagspause wäre es hilfreich, wenn Sie zwischen den einzelnen Aufgaben, die Sie erledigen, auch kürzere Pausen einlegen würden. Sie werden feststellen, dass diese Pausen, die Sie machen, Ihnen helfen, danach besser auf den Punkt zu kommen.

Die oben aufgeführten Produktivitätstipps können Ihnen dabei helfen, ein effizienter Projektmanager zu werden. Ein effizienter Projektmanager ist ein produktiver, was bedeutet, dass diese Tipps Ihnen helfen können, viele Dinge zu erledigen.