9 Tip Produktivitas Efektif untuk Manajer Proyek

Menjadi manajer proyek berarti Anda terus-menerus mengerjakan dan menyeimbangkan banyak tugas. Karena Anda memiliki banyak tanggung jawab, Anda ingin memastikan bahwa Anda seefisien mungkin. Untuk membantu Anda menjadi seproduktif mungkin, berikut adalah sembilan tips produktivitas yang dapat Anda ikuti:

Buat Daftar Yang Harus Dilakukan

Saat memikirkan tip produktivitas praktis, terkadang Anda tidak perlu melihat lebih jauh dari dasar-dasarnya. Ini termasuk membuat daftar tugas.

Jika Anda belum membuat daftar tugas, sekaranglah saatnya untuk memulai. Sebuah daftar tugas dapat melakukan keajaiban bagi Anda untuk memberi Anda gambaran yang baik tentang tugas-tugas di piring Anda untuk hari itu. Alih-alih harus berputar-putar di kepala Anda untuk mencari tahu pekerjaan mana yang belum Anda lakukan, daftar tugas ada untuk membuat Anda tetap membumi dan mengingatkan Anda.

Plus, selalu terasa menyenangkan ketika Anda berhasil menandai satu tugas di daftar tugas. Anda tidak dapat meremehkan beban mental yang diperlukan untuk mengingat semua tugas Anda sepanjang hari di kepala Anda. Itulah mengapa daftar tugas, baik digital atau fisik, dapat menjadi beban besar yang hilang dari pikiran Anda tanpa Anda sadari.

Gunakan Daftar Periksa untuk Manajemen Alur Kerja

Anda juga dapat menggunakan daftar periksa saat mengelola alur kerja. Karena manajer proyek memiliki banyak hal untuk diawasi, mungkin sulit untuk menjalani seluruh proses secara memadai tanpa tersesat sedikit pun.

Melalui pengalaman, Anda dapat mulai membuat daftar periksa template untuk setiap fase yang dilalui proyek yang Anda kelola. Dengan daftar periksa templat, Anda dapat dengan cepat menelusuri setiap item dalam daftar satu per satu untuk membuat Anda tetap pada jalurnya. Plus, beban mental karena tidak harus mencari tahu dan mengingat langkah selanjutnya akan sangat membantu. Anda juga dapat dengan mudah merujuk anggota tim lain ke daftar periksa Anda jika mereka perlu melakukannya.

Gunakan Alat Terintegrasi

Ada berbagai macam alat saat ini yang digunakan tenaga kerja modern untuk meningkatkan alur kerja mereka. Bagi banyak dari kita, mengandalkan teknologi dan perangkat lunak telah menjadi bagian rutin dan terkadang diperlukan dalam pekerjaan kita. Itu karena membuat kita lebih efisien dan pekerjaan selesai lebih cepat.

Jika Anda ingin menjadi manajer proyek yang produktif, Anda harus memastikan bahwa Anda membuat hidup senyaman mungkin, bahkan saat menggunakan teknologi untuk pekerjaan Anda. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan memastikan bahwa Anda memiliki alat yang memiliki banyak integrasi. Misalnya, saat Anda mencari-cari alat manajemen proyek yang potensial, sebaiknya periksa integrasi dukungan. Lagi pula, Anda menggunakan aplikasi lain untuk membantu merampingkan proses Anda.

Pilih Aplikasi Manajemen Tugas yang Efisien

Selain alat manajemen proyek, beberapa aplikasi dapat membantu Anda menjadi efisien dengan pekerjaan Anda.

Beberapa contoh terkenal adalah Google suite, to-do apps, dan aplikasi penjadwalan media sosial. Aplikasi ini dapat membantu Anda melakukan tugas baik di desktop atau ponsel Anda. Dengan demikian, Anda dapat menyelesaikan tugas Anda saat bepergian.

Ikuti 4 D

Untuk tugas atau item apa pun yang mencapai Anda, Anda dapat mengkategorikannya di mana saja dalam 4 D. 4D tersebut adalah:

• Lakukan
• Delegasikan itu
• Tunda itu
• Hapus

Sebelum Anda mulai bekerja keras dan melakukan tugas apa pun yang ada di meja Anda, pertama-tama Anda harus mencari tahu kategori mana yang termasuk dalam kategori itu. Memudahkan Anda untuk mengumpulkan motivasi untuk melakukannya jika memang perlu dilakukan. Juga lebih mudah bagi Anda untuk memutuskan untuk tidak membuang waktu mengkhawatirkan sesuatu yang sebenarnya tidak membutuhkan perhatian dan waktu Anda.

Fokus pada Satu Hal pada Suatu Waktu

Multitasking adalah mitos produktivitas yang sudah terlalu lama kita yakini. Sebagai manajer proyek, biasanya ada banyak hal di piring Anda. Alih-alih berpikir bahwa Anda bisa memakannya sekaligus dan menikmati rasanya satu per satu, pelajari cara mengatasinya satu per satu.

Saat Anda mengerjakan tugas satu per satu alih-alih mengerjakan semuanya sekaligus, Anda bisa menyelesaikan tugas ini lebih cepat. Selain itu, Anda tidak memaksakan diri mencoba menyelesaikan tugas-tugas ini sekaligus hanya untuk menurunkan kualitas pekerjaan Anda di keduanya. Karena Anda menyelesaikan tugas Anda lebih cepat, Anda akan dapat menyelesaikan banyak tugas di daftar tugas Anda dengan itu.

Minimalkan Gangguan dengan Memblokir Waktu

Saat Anda berada di alur dan fokus pada tugas, semuanya berjalan lancar, dan Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Namun, ini mengharuskan Anda untuk memastikan bahwa Anda tidak membuat otak Anda beralih ke tugas lain di antaranya. Misalnya, menjawab email yang Anda terima segera setelah Anda menerimanya saat mengerjakan sesuatu yang lain dapat mengganggu alur Anda. Itu sebabnya Anda harus memastikan bahwa Anda bekerja untuk memblokir waktu untuk tugas-tugas pekerjaan tertentu.

Contohnya adalah mendedikasikan satu jam sebelum dan sesudah makan siang ketika Anda menjawab pesan apa pun, baik melalui email atau media sosial. Dengan begitu, Anda tidak merasa harus melakukannya di tengah-tengah ketika Anda sedang fokus pada tugas tertentu.

Buang Barang dan Declutter

Mendeklarasikan dan membuang barang-barang yang tidak perlu mengurangi jumlah gangguan di sekitar Anda. Selain itu, membuat ruangan Anda terlihat lebih profesional, yang dapat membantu memotivasi Anda untuk tetap fokus dan bekerja lebih baik.

Istirahat

Tentu saja, Anda tidak dapat mengharapkan diri Anda untuk bekerja keras dan terburu-buru pada 100% dari kapasitas mental dan fisik Anda setiap saat. Ketika Anda melakukan itu, Anda hanyalah kereta pelarian pada titik ini yang menunggu untuk menabrak dan menabrak dengan keras. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa Anda mengambil istirahat Anda. Selain istirahat makan siang Anda, akan sangat membantu jika Anda juga memiliki waktu istirahat yang lebih singkat di antara setiap tugas yang berhasil Anda selesaikan. Anda akan menemukan bahwa jeda yang Anda ambil ini membantu Anda menjadi lebih tepat sasaran.

Kiat produktivitas yang tercantum di atas dapat membantu Anda menjadi manajer proyek yang efisien. Manajer proyek yang efisien adalah yang produktif, yang berarti bahwa kiat-kiat ini dapat membantu Anda menyelesaikan banyak hal.