Como se preparar para um evento virtual de arrecadação de fundos pela primeira vez

Você está pensando em sediar seu evento de angariação de fundos no meio de uma pandemia? Ou seu objetivo é atrair doadores de diferentes partes do mundo? Independentemente de onde você esteja nesse espectro, hospedar um evento virtual de arrecadação de fundos pode ajudar a preencher as lacunas em seus negócios.

As angariações de fundos virtuais não têm o apelo imediato e a interatividade dos eventos presenciais convencionais. As pessoas não podem rir, socializar e contribuir com a facilidade com que estão acostumadas, mas isso não significa que você não possa igualar. Graças aos avanços na tecnologia, os eventos virtuais se tornaram um passeio no parque e uma maneira fácil de fazer networking.

Na verdade, avanços como a gamificação podem facilmente manter os doadores engajados, apesar de estarem em mundos separados. O truque para um evento de sucesso está no tipo de planejamento que você coloca em prática e nas ferramentas que você utiliza. Para sua sorte, este post ajudará você a começar com algumas ideias incríveis para gerar doações suficientes para financiar sua causa.

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Por que organizar um evento virtual de angariação de fundos?

A natureza sazonal dos eventos de arrecadação de fundos torna desaconselhável adiá-los para datas posteriores – até que a pandemia termine, por exemplo. Adiar um evento pode facilmente levar seu evento para a baixa temporada, onde você pode não receber a mesma quantidade de contribuições que a temporada. Felizmente, os eventos virtuais são flexíveis o suficiente para ajudá-lo a contornar os contratempos mais comuns. Alguns de seus benefícios incluem:

• Conveniência : Você pode projetar seu evento virtual de uma maneira que atenda às necessidades de seus doadores. Por exemplo, você pode distribuir o evento por vários dias para se alinhar às diversas agendas dos doadores.
• Alcance mais amplo : embora os eventos presenciais ofereçam uma experiência interativa incomparável, eles restringem você a um número específico de doadores devido aos requisitos de viagem e ao tamanho do salão de eventos. Os eventos virtuais abrirão seus esforços de captação de recursos para um mundo totalmente novo de doadores. Como você não está mais restrito a doadores em locais específicos, você pode aumentar o teto sobre o valor final da doação.
• Alavancando Dados e Automação : Os aplicativos e ferramentas virtuais de angariação de fundos estão avançando rapidamente a ponto de poderem automatizar tarefas comuns. Quer agradecer a um doador por sua contribuição? Você pode simplesmente usar ferramentas de automação por e-mail para enviar notas de agradecimento imediatamente após uma contribuição. Como essas ferramentas também registram dados, você pode acompanhar facilmente os KPIs e aprender como melhorar futuras doações.
• Custo-benefício : A realização de eventos presenciais vem com muitos custos indiretos, o que pode reduzir facilmente seu ROI se não for monitorado. Você precisa pagar por catering, sinalização e locais, entre outras coisas. Em comparação, os doadores não precisarão estar no mesmo prédio para eventos virtuais, reduzindo a maior parte desses custos.

A maioria desses benefícios se estende além da pandemia. No entanto, você só pode aperfeiçoar a arte de sediar eventos virtuais de angariação de fundos se abordar isso da maneira certa.

Cinco formatos virtuais de captação de recursos a serem considerados

Há mais de um formato para hospedar eventos virtuais de angariação de fundos. A melhor opção para sua organização dependerá de suas necessidades complexas. Por exemplo, eventos baseados em videoconferência podem funcionar para uma situação, enquanto festas de exibição de filmes podem ser ideais para outra. O truque é aumentar o engajamento e fazer com que as pessoas se sintam parte de uma comunidade. Se você está procurando ideias para o seu próximo evento virtual, aqui estão cinco ideias que vale a pena tentar:

1. Arrecadação de fundos ponto a ponto

A captação de recursos ponto a ponto permite que você aproveite as redes pessoais de seus principais apoiadores para alcançar seus objetivos. Essencialmente, você terá que escolher alguns voluntários para ajudá-lo. Esses apoiadores irão personalizar e compartilhar suas próprias páginas de angariação de fundos online com suas redes pessoais. Isso permite que eles não apenas compartilhem sua história de uma maneira que sua rede entenda, mas também a conectem à sua causa.

O fato de que as pessoas são altamente propensas a apoiar uma causa quando é sugerida por alguém em seu círculo funcionará a seu favor. Além disso, você também consegue se envolver mais com seus principais apoiadores com a promessa de ganhar mais. Algo tão simples quanto ter esses apoiadores postando sobre sua causa em seus perfis de mídia social ajudará bastante.

2. Transmissão ao vivo

A transmissão ao vivo do seu evento pode ser uma ótima maneira de aumentar o engajamento com um público virtual, mas tudo depende de como você planeja o evento. Existem várias plataformas de transmissão ao vivo que você pode usar hoje, do Zoom ao YouTube. Certifique-se de criar chances de engajamento com seu público durante as transmissões ao vivo. Por exemplo, você pode dar a eles a chance de fazer perguntas ou levantar preocupações nas seções de comentários.

O fato de você estar fazendo tudo online também cria muitas oportunidades para adicionar patrocinadores ao seu evento. Você pode adicionar o conteúdo dos patrocinadores como pano de fundo, por meio de links ou dando a eles a chance de falar nos eventos. No entanto, as transmissões ao vivo precisam ser sucintas e diretas, especialmente considerando o tempo de atenção cada vez menor de hoje. Certifique-se de cortar toda a penugem da transmissão ao vivo.

3. Galas Virtuais

Galas têm sido ótimas ferramentas para angariar fundos há muito tempo. Você pode mover o seu online sem problemas, graças às modernas ferramentas de captação de recursos. Arrecadação de fundos ponto a ponto, transmissões ao vivo e leilões virtuais podem ajudar a tornar seu evento um sucesso. O truque é:

Peça aos apoiadores que compartilhem informações sobre seu evento com a rede deles.

• Permita que os funcionários compartilhem histórias em primeira pessoa sobre suas experiências trabalhando para alcançar sua causa.
• Compartilhe fotos e vídeos de projetos de sucesso.

Quanto à ação virtual, você pode optar por realizar um evento de lances ao vivo ou exibir todos os itens e permitir que os atendentes façam lances por algumas horas. Há uma diversidade de aplicativos e ferramentas que podem ajudar a tornar seu lance silencioso um sucesso.

4. Organize uma corrida virtual

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Bikeathons, caminhadas e corridas de 5 km são ótimos para promover uma causa e, ao mesmo tempo, fazer com que os participantes se sintam parte de uma comunidade. Você não precisa ter seus doadores no mesmo local para que um evento desse tipo seja bem-sucedido. Por que não organizar uma corrida virtual? Defina uma data para a corrida virtual para que as pessoas possam pagar uma taxa de inscrição ou não.

Todos correrão, caminharão ou andarão de bicicleta em um local de sua escolha – eles só precisam compartilhar dados sobre o número de quilômetros que percorreram. Ao final do evento, faça com que as pessoas postem seus registros em uma plataforma central onde você possa parabenizar os líderes. Permitir que as pessoas conversem na mesma plataforma aumentará o engajamento. Você também deve usar o período do final do dia para conversar com os atendentes e fazer com que as pessoas doem.

5. Organize uma noite de cinema virtual

Seu público-alvo de doadores adora filmes? Eles não deveriam ter que observá-los sozinhos. Noites de cinema virtuais podem ajudá-lo a arrecadar fundos, especialmente entre os doadores da Geração Z. Com muitos sites de mídia social e streaming de filmes online que permitem assistir a festas, fazer isso pode ser fácil. Melhor ainda, você sempre pode fazer com que as pessoas conversem em tempo real para mais engajamento.

Comece com preparativos completos

Arrecadações de fundos virtuais não são algo que você pode acordar e fazer em um único dia. Você precisa planejar cada parte de sua campanha de arrecadação de fundos com atenção aos detalhes e ter um plano de backup em vigor na infeliz situação em que a tecnologia o decepcionar. Desde a escolha das melhores ferramentas a serem usadas até a escolha das melhores cores para arte digital, todos os pequenos detalhes são importantes. Por exemplo, você precisa entender seu público-alvo. O que pode funcionar para os doadores da Geração Z pode não ter o mesmo apelo para os millennials ou gerações mais velhas.

Se você estiver hospedando um leilão virtual, precisará escolher um site ideal, comprar os itens relevantes, tirar fotos e escolher os preços dos lances iniciais. No caso de empréstimos peer-to-peer, você precisará escolher uma plataforma ideal, escolher apoiadores e orientá-los a personalizar e compartilhar suas páginas de captação de recursos. Tenha em mente que as estratégias que funcionam para uma organização podem não funcionar para a sua – personalize um processo de captação de recursos para sua própria organização.

Comercialize o evento com sabedoria

O marketing desempenha um papel central no sucesso do seu evento de angariação de fundos. Você precisa criar conteúdo e postagens que envolvam o público-alvo sem que eles se desviem da sua mensagem. Idealmente, você pode compartilhar todos os tipos de conteúdo, incluindo vídeos, fotos, postagens de blog e e-mails. Certifique-se de incluir informações como:

• A data do evento
• Bios do alto-falante principal
• Breves detalhes sobre o evento
• Pontos de venda únicos
• Informações do patrocinador

Embora os boletins informativos por e-mail sejam úteis para envolver os apoiadores existentes, as mídias sociais podem ser fundamentais para atrair novos apoiadores se você evitar erros comuns. Comece criando postagens atraentes que levarão o público de volta à página de registro. Você pode então fazer com que seus principais apoiadores compartilhem as postagens com as pessoas em sua rede.

Gamifique o evento

A gamificação é uma ótima maneira de aumentar o engajamento dos doadores. Os jogos tendem a causar motivação intrínseca, o que pode ajudar a aumentar o volume de doações. Idealmente, os doadores sentirão que estão competindo entre si. Alguns elementos de gamificação também farão com que os doadores se sintam orgulhosos do que realizaram. Os melhores elementos de gamificação para adicionar ao seu evento dependerão do seu público. Alguns ótimos exemplos incluem:

• Quadros de liderança - isso mostrará os líderes dos doadores na doação e os motivará a doar mais
• Distintivos – os doadores podem obter distintivos específicos por alcançar algo como atingir um marco específico ou doar para sua causa algumas vezes
• Termômetro de doação – isso ajudará os doadores a rastrear o quanto suas doações estão impactando o sucesso de sua causa
• Cronômetros de contagem regressiva - eles criarão um senso de urgência para os doadores fazerem uma oferta ou contribuir para a causa

Medir e adaptar

O fato de as ferramentas de monitoramento de KPI serem um elemento básico dos eventos virtuais de captação de recursos facilita o rastreamento de métricas comuns. Certifique-se de coletar dados sobre os sucessos e fracassos de seu evento de angariação de fundos. Com a avaliação certa, você pode encontrar maneiras de otimizar e melhorar ainda mais seu evento de arrecadação de fundos. Algo tão simples quanto uma pesquisa on-line pode ajudá-lo a entender as partes em que você errou o alvo. Mais importante ainda, certifique-se de aplicar essas mudanças entre os eventos de angariação de fundos para aumentar as taxas de sucesso.

Autor:

Katie Tejada é escritora, editora e ex-profissional de RH. Ela frequentemente cobre desenvolvimentos em RH, comunicação empresarial, recrutamento, imóveis e finanças, mas também gosta de escrever sobre viagens, interiores e eventos.