Cómo prepararse para un evento virtual de recaudación de fondos por primera vez

¿Está buscando organizar su evento de recaudación de fondos en medio de una pandemia? ¿O su objetivo es atraer donantes de diferentes partes del mundo? Independientemente de dónde se encuentre en este espectro, organizar un evento virtual de recaudación de fondos podría ayudar a llenar los vacíos en su negocio.

Las recaudaciones de fondos virtuales no tienen el atractivo inmediato ni la interactividad de los eventos presenciales convencionales. Las personas no pueden reír, socializar y contribuir con tanta facilidad como solían hacerlo, pero esto no significa que no puedas igualarlo. Gracias a los avances tecnológicos, los eventos virtuales se han convertido en un paseo por el parque y una manera fácil de establecer contactos.

De hecho, los avances como la gamificación podrían fácilmente mantener a los donantes comprometidos a pesar de estar en mundos diferentes. El truco para un evento exitoso radica en el tipo de planificación que implemente y las herramientas que aproveche. Por suerte para ti, esta publicación te ayudará a comenzar con algunas ideas increíbles para generar suficientes donaciones para financiar tu causa.

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¿Por qué organizar un evento virtual de recaudación de fondos?

La naturaleza estacional de los eventos de recaudación de fondos hace que no sea recomendable posponerlos para fechas posteriores, hasta que termine la pandemia, por ejemplo. Posponer un evento podría empujarlo fácilmente a la temporada baja, donde es posible que no obtenga la misma cantidad de contribuciones que durante la temporada. Afortunadamente, los eventos virtuales son lo suficientemente flexibles como para ayudarlo a sortear los contratiempos más comunes. Algunos de sus beneficios incluyen:

• Conveniencia : puede diseñar su evento virtual de manera que coincida con las necesidades de sus donantes. Por ejemplo, puede distribuir el evento en varios días para alinearlo con los diversos horarios de los donantes.
• Alcance más amplio : si bien los eventos en persona brindan una experiencia interactiva inigualable, lo restringen a una cantidad específica de donantes debido a los requisitos de viaje y el tamaño de los salones de eventos. Los eventos virtuales abrirán sus esfuerzos de recaudación de fondos a un mundo completamente nuevo de donantes. Dado que ya no está restringido a los donantes en ubicaciones específicas, puede aumentar el valor final de la donación.
• Aprovechamiento de los datos y la automatización : las aplicaciones y herramientas virtuales de recaudación de fondos han avanzado rápidamente hasta el punto de que podrían automatizar tareas comunes. ¿Quieres agradecer a un donante por su contribución? Simplemente puede usar herramientas de automatización por correo electrónico para enviar notas de agradecimiento inmediatamente después de una contribución. Dado que estas herramientas también registran datos, puede rastrear fácilmente los KPI y aprender cómo mejorar las donaciones futuras.
• Rentabilidad : Organizar eventos en persona conlleva una gran cantidad de costos generales, que podrían reducir fácilmente su ROI si no se controlan. Debe pagar el catering, la señalización y los lugares, entre otras cosas. En comparación, los donantes no necesitarán estar en el mismo edificio para eventos virtuales, lo que reduce la mayoría de estos costos.

La mayoría de estos beneficios se extienden más allá de la pandemia. Sin embargo, solo puede perfeccionar el arte de organizar eventos virtuales de recaudación de fondos si lo aborda de la manera correcta.

Cinco formatos virtuales de recaudación de fondos a considerar

Hay más de un formato para organizar eventos virtuales de recaudación de fondos. La mejor opción para su organización dependerá de sus complejas necesidades. Por ejemplo, los eventos basados ​​en videoconferencias pueden funcionar para una situación, mientras que las fiestas para ver películas pueden ser ideales para otra. El truco es aumentar el compromiso y hacer que las personas se sientan parte de una comunidad. Si está buscando ideas para su próximo evento virtual, aquí hay cinco ideas que vale la pena probar:

1. Recaudación de fondos entre pares

La recaudación de fondos entre pares le permite aprovechar las redes personales de sus colaboradores clave para alcanzar sus objetivos. Esencialmente, tendrás que elegir algunos voluntarios para que te ayuden. Estos seguidores personalizarán y compartirán sus propias páginas de recaudación de fondos en línea con sus redes personales. Esto les permite no solo compartir su historia de una manera que su red entienda, sino también conectarla con su causa.

El hecho de que es muy probable que las personas apoyen una causa cuando alguien en su círculo lo sugiere, funcionará a tu favor. Además, también puedes interactuar más con tus principales seguidores con la promesa de ganar más. Algo tan simple como hacer que estos seguidores publiquen sobre su causa en sus perfiles de redes sociales será de gran ayuda.

2. Transmisión en vivo

La transmisión en vivo de su evento puede ser una excelente manera de aumentar el compromiso con una audiencia virtual, pero todo depende de cómo planifique el evento. Hay múltiples plataformas de transmisión en vivo que puede usar hoy, desde Zoom hasta YouTube. Asegúrese de crear oportunidades para interactuar con su audiencia a lo largo de las transmisiones en vivo. Por ejemplo, puede darles la oportunidad de hacer preguntas o plantear inquietudes en las secciones de comentarios.

El hecho de que lo hará todo en línea crea muchas oportunidades para agregar patrocinadores a su evento también. Puede agregar el contenido de los patrocinadores como telón de fondo, a través de enlaces o dándoles la oportunidad de hablar en los eventos. Sin embargo, las transmisiones en vivo deben ser concisas y precisas, especialmente teniendo en cuenta la reducción de la capacidad de atención actual. Asegúrate de quitar toda la pelusa de la transmisión en vivo.

3. Galas Virtuales

Las galas han sido excelentes herramientas para recaudar fondos durante mucho tiempo. Puede mover el suyo en línea sin problemas, gracias a las modernas herramientas de recaudación de fondos. La recaudación de fondos entre pares, las transmisiones en vivo y las subastas virtuales pueden ayudar a que su evento sea un éxito. El truco es:

Haga que los seguidores compartan información sobre su evento con su red.

• Permita que los empleados compartan historias en primera persona sobre su experiencia trabajando para lograr su causa.
• Comparte fotos y videos de proyectos exitosos.

En cuanto a la acción virtual, puede optar por realizar un evento de licitación en vivo o exhibir todos los artículos y dejar que los asistentes pujen por ellos durante unas horas. Existe una diversidad de aplicaciones y herramientas que pueden ayudar a que su oferta silenciosa sea un éxito.

4. Organice una carrera virtual

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Los maratones de bicicletas, las caminatas y las carreras de 5 km son excelentes para promover una causa y, al mismo tiempo, hacer que los asistentes se sientan parte de una comunidad. No es necesario que los donantes estén en el mismo lugar para que un evento de este tipo tenga éxito. ¿Por qué no organizar una carrera virtual? Establezca una fecha para la carrera virtual en la que las personas pueden pagar una tarifa de inscripción o no.

Todos correrán, caminarán o andarán en bicicleta en el lugar que elijan; solo tienen que compartir datos sobre la cantidad de millas que recorrieron. Al final del evento, haga que las personas publiquen sus registros en una plataforma central donde pueda felicitar a los líderes. Permitir que las personas chateen en la misma plataforma aumentará el compromiso. También debe usar el período al final del día para hablar con los asistentes y hacer que la gente done.

5. Organice una noche de cine virtual

¿Su grupo demográfico de donantes objetivo ama las películas? No deberían tener que verlos solos. Las noches de cine virtual podrían ayudarlo a recaudar fondos, especialmente entre los donantes de la Generación Z. Con muchos sitios de transmisión de películas en línea y redes sociales que permiten ver fiestas, hacerlo puede ser fácil. Aún mejor, siempre puede hacer que las personas chateen en tiempo real para obtener más participación.

Comience con preparaciones minuciosas

Las recaudaciones de fondos virtuales no son algo que pueda despertar y hacer en un solo día. Debe planificar cada parte de su recaudación de fondos prestando atención a los detalles y tener un plan de respaldo en la desafortunada situación en la que la tecnología lo defraude. Desde elegir las mejores herramientas para usar hasta elegir los mejores colores para el arte digital, cada pequeño detalle importa. Por ejemplo, debe comprender su grupo demográfico objetivo. Lo que podría funcionar para los donantes de la Generación Z podría no tener el mismo atractivo para los millennials o las generaciones mayores.

Si está organizando una subasta virtual, deberá elegir un sitio ideal, comprar los artículos relevantes, tomar fotografías y elegir los precios de oferta iniciales. En el caso de los préstamos entre pares, deberá elegir una plataforma ideal, elegir partidarios y guiarlos para que personalicen y compartan sus páginas de recaudación de fondos. Tenga en cuenta que las estrategias que funcionan para una organización pueden no funcionar para la suya: personalice un proceso de recaudación de fondos para su propia organización.

Comercialice el evento sabiamente

El marketing juega un papel central en el éxito de su evento de recaudación de fondos. Debe crear contenido y publicaciones que interactúen con el público objetivo sin que se desvíen de su mensaje. Idealmente, puede compartir todo tipo de contenido, incluidos videos, imágenes, publicaciones de blog y correos electrónicos. Asegúrese de incluir información como:

• la fecha del evento
• Biografías de los oradores clave
• Breves detalles sobre el evento.
• Únicos puntos de venta
• Información del patrocinador

Si bien los boletines por correo electrónico son útiles para involucrar a los seguidores existentes, las redes sociales pueden ser fundamentales para atraer nuevos seguidores si evita errores comunes. Comience por crear publicaciones llamativas que lleven a la audiencia de regreso a la página de registro. Luego puede hacer que sus seguidores clave compartan las publicaciones con personas en su red.

Gamificar el evento

La gamificación es una excelente manera de aumentar la participación de los donantes. Los juegos tienden a provocar una motivación intrínseca, lo que podría ayudar a aumentar el volumen de donaciones. Idealmente, los donantes sentirán que están compitiendo entre ellos. Algunos elementos de gamificación también harán que los donantes se sientan orgullosos de lo que han logrado. Los mejores elementos de gamificación para agregar a su evento dependerán de su audiencia. Algunos buenos ejemplos incluyen:

• Tableros de liderazgo : esto mostrará a los donantes líderes en la donación y los motivará a donar más.
• Insignias : los donantes pueden obtener insignias específicas por lograr algo como alcanzar un hito específico o donar a su causa un par de veces.
• Termómetro de donaciones : esto ayudará a los donantes a realizar un seguimiento del impacto de sus donaciones en el éxito de su causa.
• Temporizadores de cuenta regresiva: estos crearán una sensación de urgencia para que los donantes hagan una oferta o contribuyan a la causa.

Medir y Adaptar

El hecho de que las herramientas de monitoreo de KPI sean un elemento básico de los eventos virtuales de recaudación de fondos facilita el seguimiento de las métricas comunes. Asegúrese de recopilar datos sobre los éxitos y fracasos de su evento de recaudación de fondos. Con la evaluación correcta, puede encontrar formas de optimizar y mejorar aún más su evento de recaudación de fondos. Algo tan simple como una encuesta en línea podría ayudarlo a comprender las partes en las que no dio en el blanco. Lo que es más importante, asegúrese de aplicar estos cambios entre los eventos de recaudación de fondos para aumentar las tasas de éxito.

Autor:

Katie Tejada es escritora, editora y exprofesional de recursos humanos. A menudo cubre desarrollos en recursos humanos, comunicación comercial, reclutamiento, bienes raíces y finanzas, pero también disfruta escribiendo sobre viajes, interiores y eventos.