Bagaimana Mempersiapkan Acara Penggalangan Dana Virtual untuk Pertama Kalinya

Apakah Anda ingin mengadakan acara penggalangan dana di tengah pandemi? Atau apakah tujuan Anda untuk menarik donor dari berbagai belahan dunia? Di mana pun Anda berada dalam spektrum ini, menyelenggarakan acara penggalangan dana virtual dapat membantu mengisi kesenjangan dalam bisnis Anda.

Penggalangan dana virtual tidak memiliki daya tarik dan interaktivitas langsung seperti acara tatap muka konvensional. Orang-orang tidak dapat tertawa, bersosialisasi, dan berkontribusi dengan mudah seperti biasanya, tetapi ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat menandinginya. Berkat kemajuan teknologi, acara virtual telah menjadi jalan-jalan di taman dan cara mudah untuk berjejaring.

Faktanya, kemajuan seperti gamifikasi dapat dengan mudah membuat donor tetap terlibat meskipun terpisah dari dunia. Trik untuk acara yang sukses terletak pada jenis perencanaan yang Anda lakukan dan alat yang Anda manfaatkan. Beruntung bagi Anda, posting ini akan membantu Anda memulai dengan beberapa ide luar biasa untuk menghasilkan sumbangan yang cukup untuk mendanai tujuan Anda.

Gambar: SearchEngineJournal

Mengapa Menyelenggarakan Acara Penggalangan Dana Virtual?

Sifat musiman dari acara penggalangan dana membuatnya tidak disarankan untuk menundanya ke tanggal kemudian — sampai pandemi berakhir, misalnya. Menunda acara dapat dengan mudah mendorong acara Anda ke luar musim, di mana Anda mungkin tidak mendapatkan jumlah kontribusi yang sama dengan musim dalam. Untungnya, acara virtual cukup fleksibel untuk membantu Anda menghindari kemunduran yang paling umum. Beberapa manfaatnya antara lain:

• Kenyamanan : Anda dapat merancang acara virtual Anda dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan donor Anda. Misalnya, Anda dapat menyebarkan acara selama beberapa hari untuk menyelaraskan dengan jadwal donor yang beragam.
• Jangkauan Lebih Luas : Meskipun acara tatap muka memberikan pengalaman interaktif yang tak tertandingi, acara tersebut membatasi Anda untuk sejumlah donor tertentu karena persyaratan perjalanan dan ukuran ruang acara. Acara virtual akan membuka upaya penggalangan dana Anda ke dunia donor yang sama sekali baru. Karena Anda tidak lagi dibatasi untuk donor di lokasi tertentu, Anda dapat menaikkan atap pada nilai donasi akhir.
• Memanfaatkan Data dan Otomatisasi : Aplikasi dan alat penggalangan dana virtual telah berkembang pesat hingga mereka dapat mengotomatiskan tugas-tugas umum. Ingin berterima kasih kepada donatur atas kontribusinya? Anda cukup menggunakan alat otomatisasi melalui email untuk mengirimkan catatan terima kasih segera setelah memberikan kontribusi. Karena alat ini juga merekam data, Anda dapat dengan mudah melacak KPI dan mempelajari cara meningkatkan donasi di masa mendatang.
• Efektivitas Biaya : Menyelenggarakan acara tatap muka disertai dengan banyak biaya overhead, yang dapat dengan mudah mengurangi ROI Anda jika tidak dipantau. Anda perlu membayar antara lain untuk katering, papan nama, dan tempat. Sebagai perbandingan, donor tidak perlu berada di gedung yang sama untuk acara virtual, sehingga mengurangi sebagian besar biaya ini.

Sebagian besar manfaat ini melampaui pandemi. Namun, Anda hanya dapat menyempurnakan seni menyelenggarakan acara penggalangan dana virtual jika Anda mendekatinya dengan cara yang benar.

Lima Format Penggalangan Dana Virtual yang Perlu Dipertimbangkan

Ada lebih dari satu format untuk menyelenggarakan acara penggalangan dana virtual. Pilihan terbaik untuk organisasi Anda akan bergantung pada kebutuhannya yang rumit. Misalnya, acara berbasis konferensi video mungkin cocok untuk satu situasi, sementara pesta menonton film bisa jadi ideal untuk situasi lain. Triknya adalah meningkatkan keterlibatan dan membuat orang merasa seperti bagian dari komunitas. Jika Anda sedang mencari ide untuk acara virtual Anda berikutnya, berikut adalah lima ide yang patut dicoba:

1. Penggalangan Dana Peer-to-peer

Penggalangan dana peer-to-peer memungkinkan Anda memanfaatkan jaringan pribadi pendukung utama Anda untuk mencapai tujuan Anda. Pada dasarnya, Anda harus memilih beberapa sukarelawan untuk membantu Anda. Pendukung ini akan mempersonalisasi dan membagikan halaman penggalangan dana mereka sendiri secara online dengan jaringan pribadi mereka. Ini memungkinkan mereka untuk tidak hanya membagikan cerita mereka dengan cara yang dipahami jaringan mereka, tetapi juga menghubungkannya dengan tujuan Anda.

Fakta bahwa orang-orang sangat mungkin mendukung suatu tujuan ketika itu disarankan oleh seseorang di lingkaran mereka akan menguntungkan Anda. Selain itu, Anda juga bisa lebih terlibat dengan pendukung utama Anda dengan janji mendapatkan lebih banyak. Sesuatu yang sederhana seperti membuat pendukung ini memposting tentang tujuan Anda di profil media sosial mereka akan sangat membantu.

2. Siaran Langsung

Streaming langsung acara Anda bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dengan pemirsa virtual, tetapi itu semua tergantung pada bagaimana Anda merencanakan acara tersebut. Ada beberapa platform streaming langsung yang dapat Anda gunakan hari ini, dari Zoom hingga YouTube. Pastikan Anda menciptakan peluang untuk terlibat dengan pemirsa di seluruh streaming langsung. Misalnya, Anda dapat memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau menyampaikan kekhawatiran di bagian komentar.

Fakta bahwa Anda akan melakukan semuanya secara online menciptakan banyak peluang untuk menambahkan sponsor ke acara Anda juga. Anda dapat menambahkan konten sponsor sebagai latar belakang, melalui tautan, atau dengan memberi mereka kesempatan untuk berbicara di acara tersebut. Namun, streaming langsung harus ringkas dan langsung ke intinya, terutama mengingat rentang perhatian yang menyusut saat ini. Pastikan untuk memotong semua bulu dari streaming langsung.

3. Gala Virtual

Galas telah menjadi alat yang hebat untuk mengumpulkan dana untuk waktu yang lama. Anda dapat memindahkan milik Anda secara online dengan sedikit kerumitan, berkat alat penggalangan dana modern. Penggalangan dana peer-to-peer, streaming langsung, dan lelang virtual semuanya dapat membantu menyukseskan acara Anda. Triknya adalah:

Minta pendukung berbagi informasi tentang acara Anda dengan jaringan mereka.

• Biarkan karyawan berbagi cerita orang pertama tentang pengalaman mereka bekerja untuk mencapai tujuan Anda.
• Bagikan foto dan video proyek yang sukses.

Adapun tindakan virtual, Anda dapat memilih untuk melakukan acara penawaran langsung atau memamerkan semua item dan membiarkan petugas menawarnya selama beberapa jam. Ada beragam aplikasi dan alat yang dapat membantu membuat tawaran diam Anda berhasil.

4. Selenggarakan Balapan Virtual

Gambar: Pexels

Bikeathon, jalan-jalan, dan lari 5k sangat bagus dalam mempromosikan suatu tujuan sekaligus membuat petugas merasa bahwa mereka adalah bagian dari sebuah komunitas. Anda tidak harus memiliki pendonor di lokasi yang sama agar acara tersebut berhasil. Mengapa tidak mengadakan balapan virtual? Tetapkan tanggal untuk balapan virtual di mana orang dapat membayar biaya masuk atau tidak.

Setiap orang akan berlari, berjalan, atau bersepeda di lokasi pilihan mereka – mereka hanya perlu membagikan data tentang jumlah mil yang mereka lakukan. Di akhir acara, mintalah orang-orang memposting catatan mereka di platform pusat tempat Anda dapat memberi selamat kepada para pemimpin. Mengizinkan orang mengobrol di platform yang sama akan meningkatkan keterlibatan. Anda juga harus menggunakan periode di penghujung hari untuk berbicara dengan petugas dan meminta orang untuk menyumbang.

5. Selenggarakan Malam Film Virtual

Apakah target Anda menyukai film demografis donor? Mereka tidak harus menonton mereka sendirian. Malam film virtual dapat membantu Anda mengumpulkan dana, terutama di antara para donatur Gen Z. Dengan banyaknya streaming film online dan situs media sosial yang memungkinkan menonton pesta, melakukan ini bisa menjadi mudah. Lebih baik lagi, Anda selalu dapat membuat orang mengobrol secara real-time untuk lebih banyak keterlibatan.

Mulailah dengan Persiapan yang Teliti

Penggalangan dana virtual bukanlah sesuatu yang dapat Anda bangun dan lakukan dalam satu hari. Anda perlu merencanakan setiap bagian dari penggalangan dana Anda dengan memperhatikan detail dan memiliki rencana cadangan dalam situasi yang tidak menguntungkan di mana teknologi mengecewakan Anda. Dari memilih alat terbaik untuk digunakan hingga memilih warna terbaik untuk seni digital, setiap detail kecil penting. Misalnya, Anda perlu memahami demografi target Anda. Apa yang mungkin berhasil untuk donor Gen Z mungkin tidak memiliki daya tarik yang sama dengan generasi milenial atau yang lebih tua.

Jika Anda menyelenggarakan lelang virtual, Anda harus memilih situs yang ideal, membeli barang yang relevan, mengambil foto, dan memilih harga penawaran awal. Dalam hal pinjaman peer-to-peer, Anda harus memilih platform yang ideal, memilih pendukung, dan membimbing mereka untuk mempersonalisasi dan membagikan halaman penggalangan dana mereka. Ingatlah bahwa strategi yang berhasil untuk satu organisasi mungkin tidak cocok untuk Anda – sesuaikan proses penggalangan dana untuk organisasi Anda sendiri.

Pasarkan Acara dengan Bijak

Pemasaran memainkan peran sentral dalam keberhasilan acara penggalangan dana Anda. Anda perlu membuat konten dan posting yang melibatkan audiens target tanpa membuat mereka menyimpang dari pesan Anda. Idealnya, Anda dapat berbagi semua jenis konten, termasuk video, gambar, posting blog, dan email. Pastikan untuk menyertakan informasi seperti:

• Tanggal acara
• Bios pembicara utama
• Detail singkat tentang acara
• Nilai jual yang unik
• Informasi sponsor

Meskipun buletin email sangat membantu dalam melibatkan pendukung yang ada, media sosial dapat berperan penting dalam menarik pendukung baru jika Anda menghindari kesalahan umum. Mulailah dengan membuat postingan yang menarik yang akan mengarahkan audiens kembali ke halaman pendaftaran. Anda kemudian dapat meminta pendukung utama Anda berbagi pos dengan orang-orang di jaringan mereka.

Gamify Acaranya

Gamifikasi adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan donor. Game cenderung menimbulkan motivasi intrinsik, yang dapat membantu meningkatkan volume donasi Anda. Idealnya, para donor akan merasa seperti sedang bersaing di antara mereka sendiri. Beberapa elemen gamifikasi juga akan membuat para donatur merasa bangga dengan apa yang telah mereka capai. Elemen gamification terbaik untuk ditambahkan ke acara Anda akan bergantung pada audiens Anda. Beberapa contoh bagus termasuk:

• Papan kepemimpinan – ini akan menunjukkan para pemimpin donor dalam donasi dan memotivasi mereka untuk menyumbang lebih banyak
• Lencana – donor bisa mendapatkan lencana khusus untuk mencapai sesuatu seperti mencapai tonggak tertentu atau menyumbang untuk tujuan Anda beberapa kali
• Termometer donasi – ini akan membantu donatur melacak seberapa besar donasi mereka berdampak pada keberhasilan tujuan Anda
• Penghitung waktu mundur – ini akan menciptakan rasa urgensi bagi donor untuk mengajukan tawaran atau berkontribusi pada tujuan

Mengukur dan Beradaptasi

Fakta bahwa alat pemantauan KPI adalah pokok dari acara penggalangan dana virtual memudahkan untuk melacak metrik umum. Pastikan untuk mengumpulkan data tentang keberhasilan dan kegagalan acara penggalangan dana Anda. Dengan penilaian yang tepat, Anda dapat menemukan cara untuk lebih merampingkan dan meningkatkan acara penggalangan dana Anda. Sesuatu yang sederhana seperti survei online dapat membantu Anda memahami bagian-bagian yang Anda lewatkan. Yang terpenting, pastikan untuk menerapkan perubahan ini di antara acara penggalangan dana untuk meningkatkan tingkat keberhasilan.

Pengarang:

Katie Tejada adalah seorang penulis, editor, dan mantan profesional HR. Dia sering meliput perkembangan SDM, komunikasi bisnis, perekrutan, real estat dan keuangan, tetapi juga suka menulis tentang perjalanan, interior, dan acara.