Cum să vă pregătiți pentru prima dată pentru un eveniment virtual de strângere de fonduri

Cauți să găzduiești evenimentul tău de strângere de fonduri în mijlocul unei pandemii? Sau scopul tău este să atragi donatori din diferite părți ale lumii? Indiferent de locul în care vă aflați în acest spectru, găzduirea unui eveniment virtual de strângere de fonduri ar putea ajuta la completarea golurilor din afacerea dvs.

Strângerile de fonduri virtuale nu au atracția imediată și interactivitatea evenimentelor convenționale față în față. Oamenii nu pot să râdă, să socializeze și să contribuie cu atâta ușurință pe cât sunt obișnuiți, dar asta nu înseamnă că nu poți să-l egalezi. Datorită progreselor tehnologice, evenimentele virtuale au devenit o plimbare în parc și o modalitate ușoară de rețea.

De fapt, progrese precum gamification ar putea menține cu ușurință donatorii implicați, în ciuda faptului că sunt între lumi. Trucul pentru un eveniment de succes constă în tipul de planificare pe care îl puneți în aplicare și instrumentele pe care le utilizați. Din fericire pentru tine, această postare te va ajuta să începi cu câteva idei uimitoare pentru a genera suficiente donații pentru a-ți finanța cauza.

Imagine: SearchEngineJournal

De ce găzduiți un eveniment virtual de strângere de fonduri?

Natura sezonieră a evenimentelor de strângere de fonduri face să nu fie recomandată amânarea lor la date ulterioare – până la încheierea pandemiei, de exemplu. Amânarea unui eveniment vă poate împinge cu ușurință în extrasezon, unde este posibil să nu primiți aceeași sumă de contribuții ca în sezonul. Din fericire, evenimentele virtuale sunt suficient de flexibile pentru a vă ajuta să evitați cele mai frecvente eșecuri. Unele dintre beneficiile lor includ:

• Comoditate : vă puteți proiecta evenimentul virtual într-un mod care să corespundă nevoilor donatorilor dvs. De exemplu, puteți extinde evenimentul pe un număr de zile pentru a vă alinia cu diversele programe ale donatorilor.
• Acoperire mai largă : deși evenimentele în persoană oferă o experiență interactivă de neegalat, ele vă limitează la un anumit număr de donatori din cauza cerințelor de călătorie și a dimensiunilor sălii de evenimente. Evenimentele virtuale vă vor deschide eforturile de strângere de fonduri către o lume cu totul nouă de donatori. Deoarece nu mai sunteți limitat la donatori în anumite locații, puteți ridica acoperișul valorii finale a donației.
• Utilizarea datelor și automatizării : aplicațiile și instrumentele virtuale de strângere de fonduri au avansat rapid până la punctul în care ar putea automatiza sarcinile comune. Vrei să mulțumești unui donator pentru contribuția lor? Puteți utiliza pur și simplu instrumente de automatizare prin e-mail pentru a trimite note de mulțumire imediat după o contribuție. Deoarece aceste instrumente înregistrează și date, puteți urmări cu ușurință KPI-urile și puteți afla cum să îmbunătățiți donațiile viitoare.
• Eficiența costurilor : Găzduirea de evenimente în persoană implică o mulțime de costuri generale, care ar putea reduce cu ușurință rentabilitatea investiției dacă nu sunt monitorizate. Trebuie să plătiți pentru catering, semnalizare și locații, printre altele. În comparație, donatorii nu vor trebui să fie în aceeași clădire pentru evenimente virtuale, reducând majoritatea acestor costuri.

Cele mai multe dintre aceste beneficii se extind dincolo de pandemie. Cu toate acestea, nu puteți perfecționa arta de a găzdui evenimente virtuale de strângere de fonduri decât dacă o abordați în mod corect.

Cinci formate virtuale de strângere de fonduri de luat în considerare

Există mai mult de un format pentru găzduirea evenimentelor virtuale de strângere de fonduri. Cea mai bună opțiune pentru organizația dvs. va depinde de nevoile sale complexe. De exemplu, evenimentele bazate pe videoconferințe pot funcționa într-o situație, în timp ce petrecerile de vizionare a filmelor pot fi ideale pentru alta. Trucul este să crești implicarea și să-i faci pe oameni să se simtă parte dintr-o comunitate. Dacă ești în căutarea unor idei pentru următorul tău eveniment virtual, iată cinci idei care merită încercate:

1. Strângere de fonduri de la egal la egal

Strângerea de fonduri peer-to-peer vă permite să utilizați rețelele personale ale susținătorilor dvs. cheie pentru a vă atinge obiectivele. În esență, va trebui să alegeți câțiva voluntari care să vă ajute. Acești susținători își vor personaliza și vor împărtăși propriile pagini de strângere de fonduri online cu rețelele lor personale. Acest lucru le permite nu numai să-și împărtășească povestea într-un mod în care rețeaua o înțelege, ci și să o conecteze la cauza ta.

Faptul că oamenii sunt foarte probabil să susțină o cauză atunci când aceasta este sugerată de cineva din cercul lor va lucra în favoarea ta. În plus, poți să te angajezi mai mult cu principalii tăi susținători cu promisiunea de a câștiga mai mult. Ceva la fel de simplu cum ar fi ca acești susținători să posteze despre cauza ta pe profilurile lor de pe rețelele de socializare va ajuta un drum lung.

2. Streaming live

Transmiterea în direct a evenimentului dvs. poate fi o modalitate excelentă de a crește implicarea cu un public virtual, dar totul depinde de modul în care planificați evenimentul. Există mai multe platforme de streaming live pe care le puteți folosi astăzi, de la Zoom la YouTube. Asigurați-vă că creați șanse de interacțiune cu publicul dvs. pe parcursul streamurilor live. De exemplu, le puteți oferi șansa de a pune întrebări sau de a ridica preocupări în secțiunile de comentarii.

Faptul că vei face totul online creează o mulțime de oportunități de a adăuga sponsori și la evenimentul tău. Puteți adăuga conținutul sponsorilor ca fundal, prin link-uri sau dându-le șansa de a vorbi în cadrul evenimentelor. Cu toate acestea, fluxurile live trebuie să fie succinte și la obiect, mai ales având în vedere limitarea atenției de astăzi. Asigurați-vă că îndepărtați toate pufulele din fluxul live.

3. Gale virtuale

Galele au fost instrumente grozave pentru strângerea de fonduri de multă vreme. Puteți să vă mutați online cu puțină bătaie de cap, datorită instrumentelor moderne de strângere de fonduri. Strângerea de fonduri peer-to-peer, streamurile live și licitațiile virtuale ar putea contribui la succesul evenimentului dvs. Trucul este să:

Rugați susținătorii să împărtășească informații despre evenimentul dvs. cu rețeaua lor.

• Permiteți angajaților să împărtășească povești la persoana întâi despre experiența lor de lucru pentru atingerea cauzei dvs.
• Partajați fotografii și videoclipuri ale proiectelor de succes.

În ceea ce privește acțiunea virtuală, puteți alege fie să organizați un eveniment de licitare live, fie să prezentați toate articolele și să lăsați participanții să liciteze pentru ele în decurs de câteva ore. Există o diversitate de aplicații și instrumente care pot ajuta la succesul licitației dvs. silențioase.

4. Găzduiește o cursă virtuală

Imagine: Pexels

Bikeathon-urile, plimbările și alergările de 5k sunt grozave în promovarea unei cauze, în timp ce îi fac pe însoțitori să simtă că fac parte dintr-o comunitate. Nu trebuie să ai donatorii tăi în aceeași locație pentru ca un astfel de eveniment să aibă succes. De ce să nu găzduiești o cursă virtuală? Stabiliți o dată pentru cursa virtuală pentru care oamenii pot plăti sau nu o taxă de înscriere.

Toată lumea va alerga, va merge pe jos sau va merge cu bicicleta într-o locație pe care o alege - trebuie doar să partajeze date despre numărul de mile pe care a făcut-o. La sfârșitul evenimentului, puneți oamenii să își posteze înregistrările pe o platformă centrală unde puteți felicita liderii. Permiterea oamenilor să converseze pe aceeași platformă va crește implicarea. De asemenea, ar trebui să folosiți perioada de la sfârșitul zilei pentru a vorbi cu însoțitorii și pentru a le cere oamenilor să doneze.

5. Găzduiește o noapte de film virtual

Demografiile donatorului țintă iubesc filmele? Nu ar trebui să-i privească singuri. Nopțile de film virtuale vă pot ajuta să strângeți fonduri, în special în rândul donatorilor generației Z. Cu multe streaming de filme online și site-uri de rețele sociale care permit petreceri de vizionare, acest lucru poate fi ușor. Și mai bine, puteți avea oricând oamenii să converseze în timp real pentru mai multă implicare.

Începeți cu pregătiri temeinice

Strângerile de fonduri virtuale nu sunt ceva ce vă puteți trezi și face într-o singură zi. Trebuie să planificați fiecare parte a strângerii de fonduri cu atenție la detalii și să aveți un plan de rezervă în situația nefericită în care tehnologia vă dezamăgește. De la alegerea celor mai bune instrumente de utilizat până la alegerea celor mai bune culori pentru arta digitală, fiecare detaliu minor contează. De exemplu, trebuie să înțelegeți demografia țintă. Ceea ce ar putea funcționa pentru donatorii generației Z s-ar putea să nu aibă același atractiv pentru millennials sau generațiile mai în vârstă.

Dacă găzduiți o licitație virtuală, va trebui să alegeți un site ideal, să cumpărați articolele relevante, să faceți fotografii și să alegeți prețurile licitate de pornire. În cazul împrumuturilor peer-to-peer, va trebui să alegeți o platformă ideală, să alegeți susținători și să-i îndrumați spre personalizarea și partajarea paginilor lor de strângere de fonduri. Rețineți că strategiile care funcționează pentru o organizație ar putea să nu funcționeze pentru a dvs. - personalizați un proces de strângere de fonduri pentru propria organizație.

Comercializați evenimentul cu înțelepciune

Marketingul joacă un rol central în succesul evenimentului dvs. de strângere de fonduri. Trebuie să creați conținut și postări care să interacționeze cu publicul țintă, fără ca acesta să se îndepărteze de mesajul dvs. În mod ideal, puteți partaja toate tipurile de conținut, inclusiv videoclipuri, imagini, postări de blog și e-mailuri. Asigurați-vă că includeți informații precum:

• Data evenimentului
• Biografia difuzorului cheie
• Scurte detalii despre eveniment
• Puncte de vânzare unice
• Informații despre sponsor

În timp ce buletinele informative prin e-mail sunt utile în atragerea susținătorilor existenți, rețelele sociale pot fi esențiale în atragerea de noi susținători dacă eviți greșelile comune. Începeți prin a crea postări atrăgătoare care vor conduce audiența înapoi la pagina de înregistrare. Apoi, puteți cere suporterii dvs. cheie să partajeze postările cu oamenii din rețeaua lor.

Gamificați evenimentul

Gamificarea este o modalitate excelentă de a crește implicarea donatorilor. Jocurile tind să provoace motivație intrinsecă, ceea ce ar putea ajuta la creșterea volumului de donații. În mod ideal, donatorii vor simți că concurează între ei. Unele elemente de gamification îi vor face pe donatori să se simtă mândri de ceea ce au realizat. Cele mai bune elemente de gamification pe care să le adăugați la evenimentul dvs. vor depinde de publicul dvs. Câteva exemple grozave includ:

• Consilii de conducere – acest lucru va arăta liderii donatorilor în donație și îi va motiva să doneze mai mult
• Insigne – donatorii pot obține anumite insigne pentru a realiza ceva cum ar fi atingerea unei anumite etape sau donarea cauzei dumneavoastră de câteva ori
• Termometru pentru donații – acesta îi va ajuta pe donatori să urmărească cât de mult influențează donațiile lor succesul cauzei tale
• Cronometre cu numărătoare inversă – acestea vor crea un sentiment de urgență pentru ca donatorii să facă o ofertă sau să contribuie la cauză

Măsurați și adaptați

Faptul că instrumentele de monitorizare KPI sunt un element de bază al evenimentelor virtuale de strângere de fonduri face ușoară urmărirea valorilor comune. Asigurați-vă că colectați date despre succesele și eșecurile evenimentului dvs. de strângere de fonduri. Cu o evaluare corectă, puteți găsi modalități de a eficientiza și de a îmbunătăți în continuare evenimentul dvs. de strângere de fonduri. Ceva la fel de simplu precum un sondaj online te-ar putea ajuta să înțelegi părțile în care ai ratat marcajul. Cel mai important, asigurați-vă că aplicați aceste modificări între evenimentele de strângere de fonduri pentru a crește ratele de succes.

Autor:

Katie Tejada este scriitoare, editor și fost profesionist în resurse umane. Ea acoperă adesea evoluții în HR, comunicarea de afaceri, recrutare, imobiliare și finanțe, dar îi place și să scrie despre călătorii, interioare și evenimente.