Comment se préparer à un événement de collecte de fonds virtuel pour la première fois

Vous cherchez à organiser votre événement de collecte de fonds en pleine pandémie? Ou votre objectif est-il d'attirer des donateurs de différentes parties du monde ? Peu importe où vous vous situez sur ce spectre, l'organisation d'un événement de collecte de fonds virtuel pourrait aider à combler les lacunes de votre entreprise.

Les collectes de fonds virtuelles n'ont pas l'attrait immédiat et l'interactivité des événements en face à face conventionnels. Les gens ne peuvent pas rire, socialiser et contribuer avec autant de facilité qu'ils en ont l'habitude, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas l'égaler. Grâce aux progrès de la technologie, les événements virtuels sont devenus une promenade dans le parc et un moyen facile de réseauter.

En fait, des avancées telles que la gamification pourraient facilement maintenir l'engagement des donateurs malgré leur éloignement. L'astuce pour un événement réussi réside dans le type de planification que vous mettez en place et les outils que vous exploitez. Heureusement pour vous, cet article vous aidera à démarrer avec des idées incroyables pour générer suffisamment de dons pour financer votre cause.

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Pourquoi organiser un événement de collecte de fonds virtuel ?

La nature saisonnière des événements de collecte de fonds rend déconseillé de les reporter à des dates ultérieures - jusqu'à la fin de la pandémie, par exemple. Le report d'un événement pourrait facilement repousser votre événement hors saison, où vous pourriez ne pas obtenir le même montant de contributions que pendant la saison. Heureusement, les événements virtuels sont suffisamment flexibles pour vous aider à contourner les revers les plus courants. Certains de leurs avantages incluent :

• Commodité : Vous pouvez concevoir votre événement virtuel d'une manière qui correspond aux besoins de vos donateurs. Par exemple, vous pouvez répartir l'événement sur plusieurs jours pour vous aligner sur les divers horaires des donateurs.
• Portée plus large : bien que les événements en personne offrent une expérience interactive inégalée, ils vous limitent à un nombre spécifique de donateurs en raison des exigences de voyage et de la taille des salles d'événements. Les événements virtuels ouvriront vos efforts de collecte de fonds à un tout nouveau monde de donateurs. Puisque vous n'êtes plus limité aux donateurs dans des endroits spécifiques, vous pouvez augmenter le plafond sur la valeur finale du don.
• Tirer parti des données et de l'automatisation : les applications et outils de collecte de fonds virtuels ont progressé rapidement au point de pouvoir automatiser les tâches courantes. Vous souhaitez remercier un donateur pour sa contribution ? Vous pouvez simplement utiliser des outils d'automatisation par e-mail pour envoyer des notes de remerciement immédiatement après une contribution. Étant donné que ces outils enregistrent également des données, vous pouvez facilement suivre les KPI et apprendre comment améliorer les dons futurs.
• Rentabilité : L'organisation d'événements en personne entraîne de nombreux frais généraux, ce qui pourrait facilement réduire votre retour sur investissement s'il n'est pas surveillé. Vous devez payer la restauration, la signalisation et les lieux, entre autres. En comparaison, les donateurs n'auront pas besoin d'être dans le même bâtiment pour les événements virtuels, ce qui réduira la plupart de ces coûts.

La plupart de ces avantages s'étendent au-delà de la pandémie. Cependant, vous ne pouvez perfectionner l'art d'organiser des événements de collecte de fonds virtuels que si vous l'abordez de la bonne manière.

Cinq formats de collecte de fonds virtuels à considérer

Il existe plus d'un format pour organiser des événements de collecte de fonds virtuels. La meilleure option pour votre organisation dépendra de ses besoins complexes. Par exemple, les événements basés sur la vidéoconférence peuvent fonctionner pour une situation, tandis que les soirées de visionnage de films peuvent être idéales pour une autre. L'astuce consiste à accroître l'engagement et à faire en sorte que les gens se sentent comme faisant partie d'une communauté. Si vous cherchez des idées pour votre prochain événement virtuel, voici cinq idées qui valent la peine d'être essayées :

1. Collecte de fonds entre pairs

La collecte de fonds entre pairs vous permet de tirer parti des réseaux personnels de vos principaux supporters pour atteindre vos objectifs. Essentiellement, vous devrez choisir quelques bénévoles pour vous aider. Ces supporters personnaliseront et partageront leurs propres pages de collecte de fonds en ligne avec leurs réseaux personnels. Cela leur permet non seulement de partager leur histoire d'une manière compréhensible pour leur réseau, mais aussi de la connecter à votre cause.

Le fait que les gens soient très susceptibles de soutenir une cause lorsqu'elle est suggérée par quelqu'un de leur entourage jouera en votre faveur. En outre, vous pouvez également vous engager davantage avec vos principaux supporters avec la promesse de gagner plus. Quelque chose d'aussi simple que de faire en sorte que ces partisans publient sur votre cause sur leurs profils de médias sociaux ira un long chemin.

2. Diffusion en direct

La diffusion en direct de votre événement peut être un excellent moyen d'augmenter l'engagement avec un public virtuel, mais tout dépend de la façon dont vous planifiez l'événement. Il existe plusieurs plates-formes de diffusion en direct que vous pouvez utiliser aujourd'hui, de Zoom à YouTube. Assurez-vous de créer des opportunités d'engagement avec votre public tout au long des diffusions en direct. Par exemple, vous pouvez leur donner la possibilité de poser des questions ou de faire part de leurs préoccupations dans les sections de commentaires.

Le fait que vous ferez tout en ligne crée également de nombreuses opportunités d'ajouter des sponsors à votre événement. Vous pouvez ajouter le contenu des sponsors en toile de fond, via des liens ou en leur donnant la possibilité de s'exprimer lors des événements. Cependant, les flux en direct doivent être succincts et précis, en particulier compte tenu de la réduction de la durée d'attention actuelle. Assurez-vous de couper toutes les peluches du flux en direct.

3. Galas virtuels

Les galas sont depuis longtemps d'excellents outils de collecte de fonds. Vous pouvez déplacer le vôtre en ligne avec peu de tracas, grâce à des outils de collecte de fonds modernes. La collecte de fonds entre pairs, les diffusions en direct et les enchères virtuelles peuvent tous contribuer à faire de votre événement un succès. L'astuce consiste à :

Demandez à vos supporters de partager des informations sur votre événement avec leur réseau.

• Laissez les employés partager des histoires à la première personne sur leur expérience de travail pour atteindre votre cause.
• Partagez des photos et des vidéos de projets réussis.

En ce qui concerne l'action virtuelle, vous pouvez choisir d'organiser un événement d'enchères en direct ou de présenter tous les articles et de laisser les participants enchérir sur eux pendant quelques heures. Il existe une diversité d'applications et d'outils qui peuvent vous aider à faire de votre enchère silencieuse un succès.

4. Organisez une course virtuelle

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Les bikeathons, les marches et les courses de 5 km sont parfaits pour promouvoir une cause tout en faisant sentir aux participants qu'ils font partie d'une communauté. Vous n'avez pas besoin d'avoir vos donateurs au même endroit pour qu'un tel événement réussisse. Pourquoi ne pas organiser une course virtuelle ? Fixez une date pour la course virtuelle pour laquelle les gens peuvent payer ou non un droit d'inscription.

Tout le monde courra, marchera ou fera du vélo à l'endroit de son choix - il lui suffira de partager des données sur le nombre de kilomètres parcourus. À la fin de l'événement, demandez aux gens d'afficher leurs dossiers sur une plate-forme centrale où vous pourrez féliciter les dirigeants. Permettre aux gens de discuter sur la même plateforme augmentera l'engagement. Vous devriez également profiter de la période à la fin de la journée pour parler aux préposés et demander aux gens de faire un don.

5. Organisez une soirée cinéma virtuelle

Votre cible démographique de donateurs aime-t-elle les films ? Ils ne devraient pas avoir à les regarder seuls. Les soirées cinéma virtuelles pourraient vous aider à collecter des fonds, en particulier auprès des donateurs de la génération Z. Avec de nombreux sites de streaming de films en ligne et de médias sociaux permettant des soirées de visionnage, cela peut être facile. Mieux encore, vous pouvez toujours faire en sorte que les gens discutent en temps réel pour plus d'engagement.

Commencez par des préparatifs minutieux

Les collectes de fonds virtuelles ne sont pas quelque chose que vous pouvez vous réveiller et faire en une seule journée. Vous devez planifier chaque partie de votre collecte de fonds avec un souci du détail et avoir un plan de secours en place dans la situation malheureuse où la technologie vous laisse tomber. Du choix des meilleurs outils à utiliser à la sélection des meilleures couleurs pour l'art numérique, chaque petit détail compte. Par exemple, vous devez comprendre votre groupe démographique cible. Ce qui pourrait fonctionner pour les donateurs de la génération Z pourrait ne pas avoir le même attrait pour la génération Y ou les générations plus âgées.

Si vous organisez une vente aux enchères virtuelle, vous devrez choisir un site idéal, acheter les articles pertinents, prendre des photos et choisir les prix de départ des enchères. Dans le cas du prêt entre pairs, vous devrez choisir une plateforme idéale, choisir des sympathisants et les guider vers la personnalisation et le partage de leurs pages de collecte de fonds. Gardez à l'esprit que les stratégies qui fonctionnent pour une organisation peuvent ne pas fonctionner pour la vôtre - personnalisez un processus de collecte de fonds pour votre propre organisation.

Commercialisez l'événement judicieusement

Le marketing joue un rôle central dans le succès de votre événement de collecte de fonds. Vous devez créer du contenu et des publications qui interagissent avec le public cible sans le faire s'éloigner de votre message. Idéalement, vous pouvez partager tous les types de contenu, y compris des vidéos, des images, des articles de blog et des e-mails. Assurez-vous d'inclure des informations telles que :

• La date de l'événement
• Biographies des conférenciers clés
• Petits détails sur l'événement
• Points de vente uniques
• Informations sur le parrain

Bien que les newsletters par e-mail soient utiles pour impliquer les supporters existants, les médias sociaux peuvent contribuer à attirer de nouveaux supporters si vous évitez les erreurs courantes. Commencez par créer des messages accrocheurs qui ramèneront le public à la page d'inscription. Vous pouvez ensuite demander à vos principaux supporters de partager les messages avec des personnes de leur réseau.

Gamifier l'événement

La gamification est un excellent moyen d'augmenter l'engagement des donateurs. Les jeux ont tendance à provoquer une motivation intrinsèque, ce qui pourrait contribuer à augmenter le volume de vos dons. Idéalement, les donateurs auront l'impression d'être en concurrence entre eux. Certains éléments de gamification rendront également les donateurs fiers de ce qu'ils ont accompli. Les meilleurs éléments de gamification à ajouter à votre événement dépendront de votre public. Voici quelques bons exemples :

• Conseils de direction - cela montrera aux donateurs les leaders dans le don et les motivera à donner plus
• Badges - les donateurs peuvent obtenir des badges spécifiques pour atteindre quelque chose comme franchir une étape spécifique ou faire un don à votre cause plusieurs fois
• Thermomètre de don – cela aidera les donateurs à suivre l'impact de leurs dons sur le succès de votre cause
• Comptes à rebours - ceux-ci créeront un sentiment d'urgence pour les donateurs de faire une offre ou de contribuer à la cause

Mesurer et adapter

Le fait que les outils de suivi des KPI soient un incontournable des événements de collecte de fonds virtuels facilite le suivi des mesures courantes. Assurez-vous de recueillir des données sur les succès et les échecs de votre événement de collecte de fonds. Avec la bonne évaluation, vous pouvez trouver des moyens de rationaliser et d'améliorer davantage votre événement de collecte de fonds. Quelque chose d'aussi simple qu'un sondage en ligne pourrait vous aider à comprendre les parties où vous avez raté la cible. Plus important encore, assurez-vous d'appliquer ces changements entre les événements de collecte de fonds pour augmenter les taux de réussite.

Auteur:

Katie Tejada est écrivain, éditrice et ancienne professionnelle des ressources humaines. Elle couvre souvent les développements dans les RH, la communication d'entreprise, le recrutement, l'immobilier et la finance, mais aime également écrire sur les voyages, les intérieurs et les événements.