Como criar um orçamento de folha de pagamento para o seu negócio

criando um orçamento de folha de pagamento

Um orçamento de folha de pagamento deve incluir todas as despesas de folha de pagamento, incluindo ganhos de funcionários, custos de benefícios, pagamentos de contratados, impostos sobre a folha de pagamento e quaisquer outros custos associados.

Com todas essas despesas, os orçamentos de folha de pagamento representam uma quantidade substancial do fluxo de caixa de saída de sua empresa. Portanto, é essencial entender como criar um orçamento de folha de pagamento e cumpri-lo.

Este guia para iniciantes para criar um orçamento da folha de pagamento explica tudo, desde o cálculo dos salários dos funcionários até a estimativa dos impostos sobre a folha de pagamento.

Vamos mergulhar!

Os benefícios de criar um orçamento de folha de pagamento

O orçamento de folha de pagamento de uma empresa é uma parte pequena, mas necessária, de seu orçamento operacional geral. Quando sua empresa opera usando um orçamento de folha de pagamento, é mais fácil manter uma porcentagem específica da folha de pagamento e reduzir gastos excessivos.

Os benefícios de criar um orçamento de folha de pagamento para o seu negócio incluem:

• Apoiando a estabilidade financeira: Manter e seguir um orçamento de folha de pagamento pode ajudar sua empresa a evitar gastos excessivos com folha de pagamento e retirar fundos de outras áreas operacionais essenciais.
• Decisões de contratação baseadas em dados: saber quanto você tem dentro do orçamento da folha de pagamento pode influenciar as decisões de contratação, como benefícios oferecidos, faixas salariais e aumentos.
• Reduzindo gastos desnecessários: Criar um orçamento de folha de pagamento pode ajudar a identificar gastos desnecessários com folha de pagamento. Por exemplo, você pode descobrir que economizaria dinheiro para sua empresa contratar um único funcionário em tempo integral em vez de dois funcionários em meio período.
• Apoiar a conformidade: a contabilização dos impostos sobre a folha de pagamento dentro do orçamento da folha de pagamento pode ajudar sua empresa a alocar e manter fundos suficientes para cobrir quaisquer obrigações fiscais da folha de pagamento.

Quanto do seu orçamento deve ir para a folha de pagamento?

Não existe uma porcentagem definida da folha de pagamento que funcione para todos os negócios. Mesmo assim, apontar para uma porcentagem ou valor específico da folha de pagamento não leva em conta a imagem financeira exclusiva da sua empresa e as necessidades de pessoal.

Para determinar quanto do orçamento da sua empresa deve ir para a folha de pagamento, você precisará realizar uma avaliação detalhada de todo o orçamento da sua empresa.

Se você está se perguntando quanto do orçamento da sua empresa está atualmente alocado para folha de pagamento, você pode usar a seguinte fórmula para calcular sua porcentagem de folha de pagamento:

(Total de Despesas de Folha de Pagamento)/(Receita Bruta) x 100 = Porcentagem de Folha de Pagamento

Por exemplo, uma empresa que gerou US$ 1.000.000 em receita bruta e gastou US$ 300.000 em despesas com folha de pagamento, gasta 30% de sua receita bruta com folha de pagamento.

Depois de determinar sua porcentagem da folha de pagamento, você pode decidir se é muito alta ou muito baixa com base em suas margens de lucro e necessidades de pessoal preferidas.

Para quais despesas de folha de pagamento você deve fazer um orçamento?

Seu orçamento de folha de pagamento deve incluir custos de folha de pagamento fixos e variáveis, desde ganhos de funcionários até despesas de recrutamento.

Geralmente, os custos fixos da folha de pagamento permanecem estagnados por um ano, enquanto os custos variáveis ​​da folha de pagamento podem flutuar ao longo do ano. Aqui está uma olhada em quais custos de folha de pagamento se enquadram na categoria fixa ou variável:

• Custos fixos da folha de pagamento: custos anuais do plano de benefícios patrocinados pelo empregador, ganhos de funcionários assalariados e impostos sobre a folha de pagamento
• Custos Variáveis ​​da Folha de Pagamento: Contribuições do empregador para contas de aposentadoria, pagamentos de contratados, horas extras, contratação de um novo funcionário, aumentos, bônus, comissões, etc.

Continue lendo para obter uma explicação detalhada das despesas de folha de pagamento para incluir em seu orçamento de folha de pagamento.

Orçamento para trabalhadores horistas e assalariados

Os salários pagos aos seus funcionários comporão a maior parte das despesas de folha de pagamento para o seu negócio.

Os trabalhadores assalariados são um pouco mais fáceis de orçamentar, pois recebem um salário anual definido.

No entanto, como as taxas horárias podem mudar ao longo do ano e a frequência dos funcionários pode afetar significativamente os ganhos, é um pouco mais difícil estimar.

Embora seja improvável que todos os seus funcionários horistas em tempo integral tenham uma frequência perfeita, o orçamento da folha de pagamento da sua empresa deve presumir que os funcionários horistas não perderão um único segundo de trabalho em um ano.

Esse cálculo provavelmente resultará em uma superestimação da remuneração do trabalhador por hora e assalariado, mas você pode pensar nisso como uma proteção contra falhas.

Não se esqueça de incluir seus próprios salários ao criar seu orçamento de folha de pagamento. Independentemente de você pagar um salário ou receber um sorteio de um proprietário, esses fundos devem ser considerados parte de suas despesas de folha de pagamento.

Orçamento para qualquer trabalho freelance ou contratado

Seu item de linha de orçamento de trabalho de freelancer ou contratado deve incluir as taxas de pagamento atuais. Se sua empresa trabalha atualmente com um ou mais contratados, analise os pagamentos dos contratados e calcule a média deles com base no período para o qual você está criando um orçamento.

Por exemplo, se você estiver criando um novo orçamento de folha de pagamento mensal, some todos os pagamentos feitos no último período de 12 meses e divida o valor por 12. Se você pagou US$ 12.000 aos contratados nos últimos 12 meses, seu orçamento de pagamento do contratado deve ser de cerca de US$ 1.000 um mês.

Orçamento para impostos sobre a folha de pagamento

Os impostos sobre a folha de pagamento são difíceis de orçamentar, pois as alíquotas são diferentes e alguns têm regras exclusivas. Independentemente disso, entender como estimar os impostos sobre a folha de pagamento começa com a aplicação de cada alíquota de imposto sobre a folha de pagamento aos totais salariais esperados dos funcionários.

Por exemplo, se o seu negócio de salários de funcionários gasta $ 20.000 por mês pagando funcionários W-2 não isentos, você será responsável por pagar a parcela do empregador de 1,45% dos impostos do Medicare. Isso resulta em US $ 290 em impostos do Medicare por mês.

Orçamento para benefícios de funcionários

Os custos dos benefícios dos funcionários representam uma parte significativa das despesas com folha de pagamento, portanto, você precisará garantir que contabiliza todos os benefícios que sua empresa oferece aos funcionários.

Felizmente, os custos dos benefícios podem ficar bastante estagnados durante um período anual, portanto, esses custos geralmente são mais fáceis de calcular para o seu orçamento.

Seu item de linha de orçamento de folha de pagamento para benefícios de funcionários deve considerar as seguintes despesas de benefícios:

• Seguro médico
• Seguro de invalidez
• Seguro de vida
• Benefícios/planos de aposentadoria
• PTO
• Benefícios adicionais (auxílio escolar, auxílio-creche, etc.)

Orçamento para qualquer bônus de funcionário e pagamento suplementar

Se sua empresa fornecer aos funcionários ganhos suplementares, incluindo bônus, comissões, reembolsos de despesas, indenizações, horas extras, pagamentos atrasados ​​e muito mais, você precisará contabilizar essas despesas dentro do orçamento da folha de pagamento.

Infelizmente, os ganhos suplementares tendem a ser altamente variáveis, de empresa para empresa e até de semana para semana. É melhor confiar em dados históricos ao estimar os totais de bônus de funcionários e outras receitas suplementares.

Se você não tiver acesso a dados históricos, poderá contar com projeções de receita conservadoras como ponto de partida.

Por exemplo, se sua empresa paga comissões com base em porcentagem, como 5% de cada venda realizada, você pode reservar 5% da receita bruta projetada da sua empresa para comissões.

Em geral, o item de linha do orçamento da folha de pagamento da sua empresa deve incluir os totais de todos os ganhos e bônus suplementares.

Orçamento para quaisquer novas contratações

O custo de contratação de um novo funcionário geralmente totaliza de 1,2% a 1,4% do salário anual do funcionário. Se sua empresa deseja aumentar sua equipe, não se esqueça de incluir o custo dos benefícios, treinamento e equipamentos ao lado do salário.

Orçamento para software de folha de pagamento

Se sua empresa usa ou planeja adotar um software de folha de pagamento, você pode incluir a despesa em seu orçamento de folha de pagamento. Geralmente, o preço do software de folha de pagamento é uma taxa básica por mês + $ X por funcionário pago. ”

Suas taxas dependerão da solução de software de folha de pagamento que você escolher, do número de pessoas pagas e do tipo de trabalhador pago (contratado x funcionário).

Orçamento para folha de pagamento e tempo de administração de RH

Embora não seja uma despesa monetária direta, criar um orçamento de folha de pagamento, gerenciar seu orçamento de folha de pagamento, executar a folha de pagamento e lidar com tarefas adicionais de folha de pagamento, como administração de benefícios, pode custar bastante tempo à sua empresa.

Se você achar que sua empresa está gastando muito tempo executando a folha de pagamento usando o método DIY ou que seu software de folha de pagamento atual não oferece automação suficiente para melhorar a eficiência, talvez seja hora de reconsiderar suas opções de software de folha de pagamento.

Se você está pensando em adotar um software de folha de pagamento para o seu negócio ou está procurando um software de folha de pagamento que melhor se adapte ao seu negócio, confira nosso guia para o melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas. Aprofundamos os recursos, custos e benefícios de cada software para ajudá-lo a tomar uma decisão final sobre o software de folha de pagamento.

Como criar um orçamento de folha de pagamento em 10 etapas

Agora que você sabe tudo o que precisa incluir em seu orçamento de folha de pagamento, você está pronto para começar com o negócio real - pegue uma calculadora e aperte o cinto. Aqui está um guia passo a passo para criar um orçamento de folha de pagamento para sua empresa.

Etapa 1: escolha uma plataforma para seu orçamento de folha de pagamento

A plataforma que você usa para criar seu orçamento de folha de pagamento afetará significativamente sua capacidade de compartilhar o orçamento e suas opções de personalização de orçamento de folha de pagamento.

Felizmente, você terá muitas opções de software para escolher ao criar um orçamento de folha de pagamento. Aqui está uma olhada em suas opções de software de orçamento de folha de pagamento:

• Planilhas Google ou Excel: Planilhas Google e Excel são softwares de planilhas famosos por sua flexibilidade, suporte para cálculos e habilidades gráficas. Embora o Microsoft Excel possa ser caro para uso offline, o Planilhas Google é gratuito e compartilhado mais facilmente com outras pessoas.
• Software de contabilidade: se sua empresa usa atualmente um software de contabilidade, você pode utilizar o software para visualizar e gerenciar os custos da folha de pagamento. A maioria dos softwares de contabilidade permite que os usuários gerem relatórios personalizados, para que você possa personalizar os relatórios de acordo com as necessidades da sua empresa.
• Software de folha de pagamento: se sua empresa atualmente usa software de folha de pagamento, gerar relatórios de custos de folha de pagamento e benefícios deve ser tão fácil quanto clicar em alguns botões. Melhor ainda, se você estiver usando um software de folha de pagamento compatível com integração, poderá sincronizar seus dados de folha de pagamento com seu software de contabilidade para obter uma visão mais holística do quadro financeiro de sua empresa.

Se você não estiver usando um software de contabilidade ou folha de pagamento, talvez seja melhor usar o Planilhas Google ou o Excel.

Se você optar por usar uma dessas opções de software no futuro, provavelmente poderá exportar os dados de remuneração de seus funcionários para uma solução de software de folha de pagamento ou contabilidade por meio de um arquivo .csv.

Etapa 2: reunir informações sobre salários, benefícios e pessoal

Reunir todas as informações sobre salários, benefícios e pessoal para sua empresa ajudará a agilizar o processo de criação do orçamento da folha de pagamento. Você evitará ter que parar no meio do processo apenas para encontrar uma informação específica.

Aqui está a pequena lista de informações que você vai precisar:

• Informações de pessoal: você precisará reunir os nomes de todos os trabalhadores freelance de sua empresa e de todos os funcionários horistas, assalariados e temporários.
• Informações salariais: você precisará listar as informações salariais específicas de cada funcionário ou contratado, como seus ganhos por hora ou salário anual. Você também precisará observar seus horários de pagamento.
• Alíquotas de Imposto sobre a Folha de Pagamento: Colete as alíquotas específicas para impostos sobre a folha de pagamento, incluindo FUTA, Seguro Social e Medicare (FICA), e impostos de renda localizados.
• Benefícios para funcionários: desde cobertura de seguro de saúde até reembolso de milhagem, quaisquer benefícios que você oferecer a seus funcionários devem ser coletados e listados junto com seus custos.

Etapa 3: escolha um período para o orçamento da folha de pagamento

Antes de calcular as despesas da folha de pagamento, você precisará escolher um período de folha de pagamento definido para o qual gerará dados de despesas da folha de pagamento.

É mais comum calcular os custos da folha de pagamento por semana, mês, trimestre ou ano. No entanto, você é livre para escolher o período que funciona melhor para você e sua empresa.

Seja qual for o período escolhido para o orçamento da folha de pagamento, certifique-se de usar o mesmo período para todos os cálculos e estimativas daqui para frente.

Depois de concluir um orçamento de folha de pagamento para um período definido, você pode reiniciar o processo com um período diferente para obter uma variedade de relatórios de despesas de orçamento de folha de pagamento.

Etapa 4: Calcule os ganhos totais dos funcionários assalariados

Para calcular os ganhos de funcionários assalariados por um período específico, basta pegar seus ganhos anuais brutos e dividi-los pelo número de dias, semanas, meses, trimestres ou outro período específico do ano.

Por exemplo, você usará 365 dias, 52 semanas, 12 meses ou quatro trimestres por ano, no seguinte cálculo de salário:

• (Renda bruta anual)/(Períodos de tempo por ano) = Ganhos de funcionários assalariados por período

Como exemplo, vamos calcular o salário mensal de um funcionário cuja renda anual bruta é de $ 50.000. Em ação, a equação ficaria assim:

• US$ 50.000/12 = US$ 4.166 por mês

Neste exemplo, o funcionário fatura $ 4.166 por mês antes dos impostos.

Etapa 5: Calcule os ganhos totais por hora dos funcionários

Para calcular os ganhos por hora do funcionário por um período específico, comece com o salário por hora do funcionário e multiplique-o pelo número de horas que você espera que o funcionário trabalhe.

Para começar, os funcionários em tempo integral normalmente trabalham oito horas por dia, cinco dias por semana.

• (Renda por hora bruta) x (horas esperadas por período) = Total de ganhos por hora do funcionário por período

Usando um exemplo de um funcionário em tempo integral que ganha US$ 15 por hora, determinaremos seus ganhos brutos por semana de trabalho de 40 horas. Usando o cálculo do salário do empregado por hora, a equação resulta no seguinte:

• $ 15 x 40 = $ 600

Neste exemplo, o funcionário fatura US$ 600 por semana.

Etapa 6: calcular os impostos sobre a folha de pagamento

Os impostos da folha de pagamento dependem de quanto você paga aos seus funcionários, portanto, você precisará dos totais de salários e ganhos de todos os funcionários horistas e assalariados para fazer o orçamento dos impostos sobre a folha de pagamento.

Como os impostos sobre a folha de pagamento incluem vários impostos e taxas diferentes, é melhor manter itens de linha separados para cada imposto individual para manter as coisas organizadas. Veja os atuais impostos sobre a folha de pagamento e suas taxas:

• Imposto Previdenciário: O imposto previdenciário atual é de 6,2% para empregadores e 6,2% para funcionários retidos ao longo do ano. Este imposto se aplica apenas a ganhos de até US$ 147.000. O imposto de seguridade social é considerado um imposto de Contribuição de Seguro Federal ou um imposto FICA.
• Imposto do Medicare: A taxa de imposto do Medicare atual é de 1,45% para empregadores e 1,45% para funcionários. O imposto Medicare também é considerado um imposto Federal Insurance Contribution ou um imposto FICA.
• Impostos Federais de Desemprego (impostos FUTA): A taxa de imposto FUTA atual de 6% é aplicada aos primeiros US$ 7.000 pagos a um funcionário por ano.
• Seguro-desemprego estadual: O seguro -desemprego estadual varia de acordo com o local, portanto, você precisará encontrar a taxa de seguro-desemprego do seu estado.
• Imposto de renda estadual e local: Os impostos de renda estaduais e locais variam de acordo com o local, mas precisam ser retidos ao longo do ano. A maioria, mas nem todos os estados ou localidades impõem um imposto de renda.

Para saber como estimar os impostos sobre a folha de pagamento, você precisará começar com os salários dos funcionários não isentos da sua empresa de um período específico e aplicar cada taxa de imposto sobre a folha de pagamento ao salário bruto de cada funcionário. Você pode usar a seguinte equação:

(Ganho Bruto do Empregado por Período) X (Taxa de Imposto sobre a Folha de Pagamento Expressa como Decimal) = Responsabilidade Fiscal sobre a Folha de Pagamento

Como exemplo, vamos encontrar a responsabilidade fiscal do Seguro Social para um funcionário cujos ganhos mensais brutos totalizam $ 3.000. A equação ficaria assim:

$ 3.000 x 0,062 = $ 186

Neste exemplo, um empregador deve $ 186 em impostos da Previdência Social por mês para esse funcionário.

Etapa 7: calcular os custos dos benefícios dos funcionários

As despesas com folha de pagamento não se limitam aos salários que seus funcionários ou contratados ganham.

De fato, os dados mais recentes do Bureau of Labor Statistics mostram que os salários representam apenas 68,8% dos custos de compensação do empregador. Os custos com benefícios compõem os 31,2% restantes.

Embora os custos de remuneração dos funcionários da sua empresa possam não ser divididos dessa maneira, é essencial calcular os custos totais dos benefícios da sua empresa como parte do orçamento da folha de pagamento.

Para calcular os custos totais de benefícios de funcionários, basta somar todos os custos de benefícios de funcionários que sua empresa pagou em um determinado período de tempo.

Certifique-se de usar o mesmo período que usou para recolher os salários de seus funcionários, portanto, se você calculou os ganhos brutos mensais para seus funcionários, calcule os custos mensais dos benefícios agora.

Os custos dos benefícios dos funcionários incluem:

• Benefícios do seguro saúde
• Seguro de vida
• Tempo de folga remunerado (PTO)
• Contribuições do plano de aposentadoria
• Remuneração suplementar (pense: bônus, diferenciais de turno, horas extras, etc.)
• Seguro desemprego estadual e federal
• Medicare
• Seguro Social
• Reembolsos de funcionários
• Compensação de trabalhadores

Os totais dos custos de compensação variam de empresa para empresa, mas estimar esses custos pode ajudá-lo a criar um orçamento de folha de pagamento mais preciso.

Etapa 8: adicionar um buffer de orçamento para custos imprevisíveis de folha de pagamento

Há muitos custos imprevisíveis de folha de pagamento a serem considerados ao criar seu orçamento de folha de pagamento. A maioria dos custos imprevisíveis da folha de pagamento tendem a ter a ver com a contratação e demissão de funcionários ou contratados.

Por exemplo, você pode precisar igualar uma oferta salarial que um de seus funcionários recebeu se quiser reter seus talentos.

As taxas de impostos federais, estaduais ou locais sobre a folha de pagamento podem aumentar. Você pode perder um funcionário e precisar distribuir uma indenização inesperada.

Um buffer de orçamento de folha de pagamento pode ajudar sua empresa a gerenciar facilmente custos inesperados ou pelo menos reduzir seu impacto financeiro.

O valor que você deve usar para sua almofada de orçamento de folha de pagamento depende de quanto você tem de sobra e dos custos imprevisíveis que sua empresa pode enfrentar.

Etapa 9: personalize e totalize o orçamento da folha de pagamento da sua empresa

Antes de totalizar as despesas de folha de pagamento de sua empresa, reserve um tempo para personalizar seu orçamento de folha de pagamento.

Personalizar o orçamento de folha de pagamento de sua empresa oferece a oportunidade de lidar com qualquer despesa que não esteja diretamente relacionada a salários, benefícios ou impostos de funcionários. Além disso, você pode adaptar o orçamento para melhor se adaptar às necessidades financeiras exclusivas do seu negócio.

Por exemplo, se sua empresa contrata trabalhadores sazonais, seu orçamento de folha de pagamento pode dar alguns saltos durante o ano.

Ou talvez os preços extremamente altos do gás tenham causado um aumento substancial nos custos de reembolso de viagens da sua empresa. Além disso, você pode decidir que o pagamento de uma solução de software de folha de pagamento faz parte do orçamento de folha de pagamento da sua empresa, e não uma despesa comercial.

Seja qual for o motivo, personalizar o orçamento da sua empresa melhorará sua precisão depois de totalizar todas as suas despesas.

Depois de adicionar os totais dos salários brutos de seus funcionários assalariados, salários brutos de funcionários horistas, custos de impostos sobre a folha de pagamento, custos de benefícios e quaisquer outros custos de folha de pagamento diversos, você terá concluído seu orçamento de folha de pagamento. Parabéns!

Etapa 10: revisar e atualizar regularmente seu orçamento de folha de pagamento

Um orçamento de folha de pagamento só é útil se você realmente o cumprir, portanto, você precisará ficar de olho em sua folha de pagamento e no orçamento geral da empresa.

Defina um intervalo regular para revisar e atualizar seu orçamento de folha de pagamento conforme necessário. Idealmente, você deve revisar seu orçamento de folha de pagamento mensalmente, no mínimo.

Dicas finais sobre como manter seu orçamento de folha de pagamento

Quando se trata de gestão financeira, criar um orçamento é apenas metade da batalha. A outra metade da batalha é realmente manter o orçamento da folha de pagamento. A melhor maneira de manter seu orçamento de folha de pagamento é encontrar um equilíbrio delicado entre adesão estrita e adaptabilidade.

Você quer tentar ser o mais rigoroso possível quando se trata de aderir ao seu orçamento de folha de pagamento, mas também permanecer adaptável para acompanhar quaisquer mudanças inesperadas. É por isso que ter um buffer ou almofada de orçamento é essencial, o buffer ajuda você a rolar com os socos sem quebrar o banco.

Dito isto, um orçamento de folha de pagamento preciso que você pode cumprir começa com a criação de um orçamento comercial abrangente que inclui todas as despesas da sua empresa. Se você é novo no orçamento empresarial, confira nosso guia para iniciantes sobre como criar um orçamento para sua pequena empresa para obter um guia passo a passo sobre como criar um orçamento empresarial, desde custos iniciais até gerenciamento de despesas.

Perguntas frequentes sobre orçamento de folha de pagamento