如何為您的企業創建工資預算

創建工資預算

工資預算應包括所有工資支出，包括員工收入、福利成本、承包商付款、工資稅和任何其他相關成本。

加上所有這些費用，工資預算佔您企業對外現金流的很大一部分。 因此，了解如何創建工資預算並堅持下去至關重要。

這個創建工資預算的初學者指南解釋了從計算員工工資到估算工資稅的所有內容。

讓我們潛入！

創建工資預算的好處

企業的工資預算是其整體運營預算的一小部分，但卻是必要的一部分。 當您的企業使用工資預算進行運營時，更容易維持特定的工資百分比並減少超支。

為您的企業創建工資預算的好處包括：

• 支持財務穩定：維護和遵循工資預算可以幫助您的企業避免在工資單上超支並從其他重要運營領域抽走資金。
• 數據支持的招聘決策：了解您的工資預算中有多少可以影響招聘決策，例如提供的福利、工資範圍和加薪。
• 減少不必要的支出：創建工資預算可以幫助查明不必要的工資支出。 例如，您可能會發現僱用一名全職員工而不是兩名兼職員工會為您的企業節省資金。
• 支持合規性：在您的工資預算內核算工資稅可以幫助您的企業分配和維持足夠的資金來支付任何工資稅負債。

您的預算中有多少應該用於工資單？

沒有適用於每個企業的固定工資百分比。 即便如此，以特定的工資百分比或金額為目標仍無法滿足您企業獨特的財務狀況和人員配備需求。

要確定您的業務預算中有多少應該用於工資單，您需要對您的業務的整個預算進行深入評估。

如果您想知道目前有多少企業預算用於工資單，您可以使用以下公式來計算您的工資百分比：

（總工資支出）/（總收入）x 100 = 工資百分比

例如，一家總收入為 1,000,000 美元並在工資支出上花費了 300,000 美元的企業，將其總收入的 30% 用於工資支出。

一旦你確定了你的工資百分比，你可以根據你喜歡的利潤率和人員需求來決定它是太高還是太低。

您應該預算哪些工資費用？

您的工資預算應包括從員工收入到招聘費用的固定和可變工資成本。

一般來說，固定工資成本在一年內保持不變，而可變工資成本可能在全年波動。 以下是哪些工資成本屬於固定或可變類別：

• 固定工資成本：年度雇主贊助的福利計劃成本、受薪員工收入和工資稅
• 可變工資成本：雇主對退休賬戶的供款、承包商付款、加班費、僱用新員工、加薪、獎金、佣金等。

繼續閱讀有關工資費用的深入解釋，以包括在您的工資預算中。

小時工和受薪工人的預算

支付給您的員工的工資將構成您企業的大部分工資支出。

受薪工人的預算更容易一些，因為他們的年薪是固定的。

但是，由於每小時的費率在一年中可能會發生變化，而且員工出勤率會顯著影響收入，因此估計起來有點困難。

雖然您的所有全職小時工不太可能有完美的出勤率，但您企業的工資預算應該假設小時工一年內不會錯過一秒鐘的工作。

這種計算可能會導致每小時和受薪工人薪酬的高估，但您可以將其視為故障保險。

在創建工資預算時不要忘記包括您自己的工資。 無論您是支付自己的薪水還是從所有者那裡領取工資，這些資金都應被視為您工資支出的一部分。

任何自由職業者或承包商工作的預算

您的自由職業者或承包商工作預算項目應包括當前工資率。 如果您的企業目前與一個或多個承包商合作，請查看承包商付款並根據您為其創建預算的時間段進行平均。

例如，如果您正在創建新的每月工資預算，請將過去 12 個月內支付的所有付款合計並除以 12。如果您在過去 12 個月內向承包商支付了 12,000 美元，那麼您的承包商付款預算應該在 1,000 美元左右一個月。

工資稅預算

工資稅難以預算，因為稅率不同，有些有獨特的規則。 無論如何，了解如何估算工資稅始於將每個工資稅率應用於您的預期員工工資總額。

例如，如果您的員工工資業務每月花費 20,000 美元支付非豁免 W-2 員工，您將負責支付 1.45% 的雇主份額的醫療保險稅。 這相當於每月 290 美元的醫療保險稅。

員工福利預算

員工福利成本佔工資支出的很大一部分，因此您需要確保考慮到您的企業為員工提供的每一項福利。

幸運的是，福利成本在一年內可能保持相當穩定，因此這些成本通常更容易根據您的預算計算。

您的員工福利工資預算項目應考慮以下福利費用：

• 醫療保險
• 傷殘保險
• 人壽保險
• 退休福利/計劃
• 取力器
• 附帶福利（學費資助、育兒津貼等）

任何員工獎金和補充工資的預算

如果您的企業為員工提供額外收入，包括獎金、佣金、費用報銷、遣散費、加班費、拖欠工資等，您需要在工資預算中考慮這些費用。

不幸的是，從企業到企業，甚至從一周到一周，補充收入往往變化很大。 在估算員工獎金和其他補充收入的總額時，最好依靠歷史數據。

如果您無法訪問歷史數據，則可以依靠保守的收入預測作為起點。

例如，如果您的企業支付基於百分比的佣金，例如每筆銷售的 5%，您可以將企業預計總收入的 5% 留作佣金。

總體而言，您企業的工資預算項目應包括所有補充收入和獎金的總額。

任何新員工的預算

僱用新員工的成本一般佔員工年工資的1.2%-1.4%。 如果您的企業正在尋求增加員工人數，請不要忘記將福利、培訓和設備成本與工資一起計算在內。

薪資軟件的預算

如果您的企業使用或計劃採用工資單軟件，您可以將費用包含在工資單預算中。 通常，工資單軟件的定價為“每月基本費率 + 每名員工支付 X 美元。 ”

您的費率將取決於您選擇的薪資軟件解決方案、支付的人數以及支付的工人類型（承包商與員工）。

工資和人力資源管理時間預算

雖然不是直接的貨幣開支，但創建工資預算、管理工資預算、運行工資和處理額外的工資任務（例如福利管理）可能會花費您的業務相當多的時間。

如果您發現您的企業在使用 DIY 方法運行工資單上花費了太多時間，或者您當前的工資單軟件沒有提供足夠的自動化來提高效率，那麼可能是時候重新考慮您的工資單軟件選擇了。

如果您正在考慮為您的企業採用薪資軟件或正在尋找更適合您的業務的薪資軟件，請查看我們的小型企業最佳薪資軟件指南。 我們深入了解每個軟件的功能、成本和收益，以幫助您做出最終的薪資軟件決策。

如何通過 10 個步驟創建工資預算

既然您已經了解了工資預算中需要包含的所有內容，那麼您就可以開始真正的交易了——拿起一個計算器並係好安全帶。這是為您的企業創建工資預算的分步指南。

第 1 步：為您的薪資預算選擇一個平台

您用於創建工資預算的平台將對您共享預算和工資預算自定義選項的能力產生重大影響。

幸運的是，在創建工資預算時，您將有很多軟件選項可供選擇。 以下是您的工資預算軟件選項：

• Google 表格或 Excel： Google 表格和 Excel 是電子表格軟件，以其靈活性、對計算的支持和繪圖功能而聞名。 雖然 Microsoft Excel 離線使用可能很昂貴，但 Google 表格是免費的，並且更容易與他人共享。
• 會計軟件：如果您的企業目前使用會計軟件，您可以利用該軟件查看和管理工資成本。 大多數會計軟件使用戶能夠生成自定義報告，因此您可以定制報告以滿足您的業務需求。
• 薪資軟件：如果您的企業目前使用薪資軟件，生成薪資和福利成本報告應該像單擊幾個按鈕一樣簡單。 更好的是，如果您使用的是易於集成的工資單軟件，您可以將工資單數據與會計軟件同步，以便更全面地了解您的企業財務狀況。

如果您目前沒有使用會計或工資單軟件，最好使用 Google 表格或 Excel。

如果您將來選擇使用這些軟件選項之一，您可能能夠通過 .csv 文件將您的員工薪酬數據導出到工資單或會計軟件解決方案。

第 2 步：收集工資、福利和人事信息

為您的企業收集所有工資、福利和人事信息將有助於簡化工資預算創建流程。 您將避免為了查找特定信息而不得不在過程中間停下來。

這是您需要的信息的簡短列表：

• 人事信息：您需要收集您企業的所有自由職業者以及所有小時工、受薪員工和臨時員工的姓名。
• 工資信息：您需要列出每位員工或承包商的具體工資信息，例如他們的小時收入或年薪。 您還需要注意他們的工資表。
• 工資稅稅率：收集工資稅的具體稅率，包括 FUTA、社會保障和醫療保險 (FICA) 以及本地所得稅。
• 員工福利：從健康保險到里程報銷，您為員工提供的任何福利都應與他們的成本一起收集並列出。

第 3 步：為您的工資預算選擇一個時期

在計算工資費用之前，您需要選擇一個設置的工資期間，您將為其生成工資費用數據。

最常見的是按週、月、季度或年計算工資成本。 但是，您可以自由選擇最適合您和您的業務的時期。

無論您為工資預算選擇哪個時期，請務必在未來的所有計算和估算中使用相同的時期。

完成設定期間的工資預算後，您可以在不同的期間重新開始該流程，以獲取各種工資預算支出報告。

第 4 步：計算受薪員工的總收入

要計算特定時期的受薪員工收入，只需將他們的年總收入除以天數、週數、月數、季度數或每年的其他特定時間段。

例如，您將在以下工資計算中使用 365 天、52 週、12 個月或每年四個季度：

• （年總收入）/（每年的時間段）= 按期間的受薪員工收入

例如，讓我們計算一個年總收入為 50,000 美元的員工的月工資。 實際上，等式如下所示：

• 50,000 美元/12 美元 = 4,166 美元/月

在此示例中，該員工每月的稅前收入為 4,166 美元。

第 5 步：計算員工每小時總收入

要計算特定時期的每小時員工收入，請從員工的小時工資開始，然後乘以您希望員工工作的小時數。

首先，全職員工通常每週工作 5 天，每天工作 8 小時。

• （每小時總收入）x（每期預期小時數）=每期員工每小時總收入

以每小時收入 15 美元的全職員工為例，我們將確定他們每週工作 40 小時的總收入。 使用每小時員工收入計算，該等式得出以下結果：

• 15 美元 x 40 = 600 美元

在此示例中，該員工每週的收入為 600 美元。

第 6 步：計算工資稅

工資稅取決於您向員工支付的金額，因此您需要所有小時工和受薪員工的工資和收入總額來預算工資稅。

由於工資稅包括多種不同的稅費和稅率，因此最好為每個單獨的稅項維護單獨的項目，以使事情井井有條。 以下是當前的工資稅及其稅率：

• 社會保障稅：現行的社會保障稅為雇主的 6.2% 和全年預扣的員工的 6.2%。 此稅僅適用於最高 147,000 美元的收入。 社會保障稅被視為聯邦保險繳款稅或 FICA 稅。
• 醫療保險稅：當前的醫療保險稅率為雇主為 1.45%，僱員為 1.45%。 醫療保險稅也被視為聯邦保險繳款稅或 FICA 稅。
• 聯邦失業稅（FUTA 稅）：當前 6% 的 FUTA 稅率適用於每年支付給員工的前 7,000 美元。
• 州失業保險：州失業保險因地點而異，因此您需要找到您所在州的失業保險費率。
• 州和地方所得稅：州和地方所得稅因地點而異，但需要全年代扣代繳。 大多數（但不是所有）州或地方都徵收所得稅。

要了解如何估算工資稅，您需要從特定時期的企業非免稅員工工資開始，並將每個工資稅稅率應用於每位員工的總工資。 您可以使用以下等式：

（每個時間段的員工總收入）X（以小數表示的工資稅率）=工資稅負債

例如，讓我們找出每月總收入為 3,000 美元的員工的社會保障稅責任。 方程看起來像這樣：

3,000 美元 x 0.062 = 186 美元

在此示例中，雇主每月應為該僱員支付 186 美元的社會保障稅。

第 7 步：計算員工福利成本

工資支出不僅限於您的員工或承包商賺取的工資。

事實上，勞工統計局的最新數據顯示，工資僅佔雇主補償成本的 68.8%。 福利成本佔剩餘的 31.2%。

雖然您的企業的員工薪酬成本可能不會以這種方式分解，但將企業的總福利成本計算為工資預算的一部分至關重要。

要計算員工福利總成本，只需將您的企業在給定時間段內支付的所有員工福利成本加在一起即可。

請務必使用您收集員工工資的同一時期，因此如果您計算員工的每月總收入，請立即計算每月福利成本。

員工福利成本包括：

• 健康保險福利
• 人壽保險
• 帶薪休假 (PTO)
• 退休計劃供款
• 補充工資（想想：獎金、班次差額、加班費等）
• 州和聯邦失業保險
• 醫療保險
• 社會保障
• 員工報銷
• 勞動者報酬

補償成本總額因企業而異，但估算這些成本可以幫助您建立更準確的工資預算。

第 8 步：為不可預測的工資成本添加預算緩衝

在創建工資預算時，需要考慮大量不可預測的工資成本。 大多數不可預測的工資成本往往與僱員或承包商的僱用和終止有關。

例如，如果您想留住他們的才能，您可能需要匹配您的一名員工收到的薪水。

聯邦、州或地方工資稅率可能會提高。 您可能會失去一名員工，並需要發放意外的遣散費。

工資預算緩衝可以幫助您的企業輕鬆管理意外成本或至少減少其財務影響。

您應該用於工資預算緩衝的金額取決於您需要節省多少以及您的企業可能面臨的不可預測的成本。

第 9 步：自定義和匯總您企業的工資預算

在總計您的企業的工資支出之前，請花時間自定義您的工資預算。

自定義企業的工資預算為您提供了解決與員工工資、福利或稅收不直接相關的任何費用的機會。 此外，您可以調整預算以更好地適應您企業的獨特財務需求。

例如，如果您的企業僱用季節性工人，那麼您的工資預算可能會在一年中出現一些跳躍。

或者，高得離譜的汽油價格導致您企業的差旅報銷成本大幅增加。 此外，您可能會決定支付工資軟件解決方案是您企業工資預算的一部分，而不是業務費用。

無論出於何種原因，一旦您計算了所有費用，定制您的企業預算將提高其準確性。

將受薪員工的總工資、小時工的總工資、工資稅成本、福利成本和任何其他雜項工資成本加在一起後，您就完成了工資預算。 恭喜！

第 10 步：定期審查和更新您的工資預算

工資預算只有在您真正堅持下去時才有用，因此您需要密切關注您的工資單和整體業務預算。

根據需要設置定期檢查和更新工資預算的時間間隔。 理想情況下，您至少需要每月檢查一次工資預算。

如何堅持工資預算的最後提示

在財務管理方面，制定預算只是成功的一半。 戰鬥的另一半實際上是堅持你的工資預算。 堅持工資預算的最佳方法是在嚴格遵守和適應性之間取得微妙的平衡。

在遵守工資預算時，您要盡可能嚴格，但也要保持適應能力以跟上任何意外變化。 這就是為什麼有一個預算緩衝或緩衝是必不可少的，緩衝可以幫助你在不破壞銀行的情況下順利進行。

也就是說，您可以堅持的準確工資預算從創建包含所有業務費用的全面業務預算開始。 如果您不熟悉業務預算，請查看我們的初學者指南，了解如何為您的小型企業創建預算，以獲取創建從啟動成本到費用管理的業務預算的分步指南。

工資預算常見問題解答