Cómo crear un presupuesto de nómina para su negocio

crear un presupuesto de nómina

Un presupuesto de nómina debe incluir todos los gastos de nómina, incluidas las ganancias de los empleados, los costos de beneficios, los pagos de contratistas, los impuestos sobre la nómina y cualquier otro costo asociado.

Con todos estos gastos, los presupuestos de nómina representan una cantidad sustancial del flujo de efectivo saliente de su empresa. Por lo tanto, es esencial comprender cómo crear un presupuesto de nómina y ceñirse a él.

Esta guía para principiantes para crear un presupuesto de nómina explica todo, desde calcular los salarios de los empleados hasta estimar los impuestos sobre la nómina.

¡Vamos a sumergirnos!

Los beneficios de crear un presupuesto de nómina

El presupuesto de nómina de una empresa es una parte pequeña pero necesaria de su presupuesto operativo general. Cuando su empresa opera con un presupuesto de nómina, es más fácil mantener un porcentaje de nómina específico y reducir los gastos excesivos.

Los beneficios de crear un presupuesto de nómina para su negocio incluyen:

• Respaldo a la estabilidad financiera: mantener y seguir un presupuesto de nómina puede ayudar a su empresa a evitar gastos excesivos en nómina y quitar fondos de otras áreas operativas esenciales.
• Decisiones de contratación respaldadas por datos: saber cuánto tiene dentro de su presupuesto de nómina puede influir en las decisiones de contratación, como los beneficios ofrecidos, los rangos salariales y los aumentos.
• Reducción de gastos innecesarios: la creación de un presupuesto de nómina puede ayudar a identificar los gastos de nómina innecesarios. Por ejemplo, puede descubrir que su empresa ahorraría dinero si contratara a un solo empleado de tiempo completo en lugar de dos empleados de medio tiempo.
• Respaldo al cumplimiento: Contabilizar los impuestos sobre la nómina dentro de su presupuesto de nómina puede ayudar a su empresa a asignar y mantener fondos suficientes para cubrir cualquier obligación tributaria sobre la nómina.

¿Cuánto de su presupuesto debe ir a la nómina?

No hay un porcentaje de nómina establecido que funcione para todas las empresas. Aun así, apuntar a un porcentaje o monto de nómina específico no tiene en cuenta el panorama financiero único de su empresa y las necesidades de personal.

Para determinar cuánto del presupuesto de su empresa debe destinarse a la nómina, deberá realizar una evaluación detallada de todo el presupuesto de su empresa.

Si se pregunta cuánto del presupuesto de su empresa se asigna actualmente a la nómina, puede usar la siguiente fórmula para calcular el porcentaje de su nómina:

(Total de gastos de nómina)/(Ingresos brutos) x 100 = Porcentaje de nómina

Por ejemplo, una empresa que generó $1,000,000 en ingresos brutos y gastó $300,000 en gastos de nómina, gasta el 30 % de sus ingresos brutos en nómina.

Una vez que haya determinado su porcentaje de nómina, puede decidir si es demasiado alto o demasiado bajo según sus márgenes de ganancia preferidos y las necesidades de personal.

¿Qué gastos de nómina debe presupuestar?

Su presupuesto de nómina debe incluir costos de nómina fijos y variables que van desde las ganancias de los empleados hasta los gastos de contratación.

Generalmente, los costos de nómina fijos permanecen estancados durante un año, mientras que los costos de nómina variables pueden fluctuar a lo largo del año. Aquí hay un vistazo a los costos de nómina que caen en la categoría fija o variable:

• Costos fijos de nómina: costos anuales del plan de beneficios patrocinado por el empleador, ganancias de empleados asalariados e impuestos sobre la nómina
• Costos Variables de Nómina: Aportes del empleador a cuentas de retiro, pagos de contratistas, horas extras, contratación de un nuevo empleado, aumentos, bonos, comisiones, etc.

Siga leyendo para obtener una explicación detallada de los gastos de nómina para incluir en su presupuesto de nómina.

Presupuesto para trabajadores por hora y asalariados

Los salarios pagados a sus empleados constituirán la mayor parte de los gastos de nómina de su empresa.

Los trabajadores asalariados son un poco más fáciles de presupuestar ya que se les paga un salario anual fijo.

Sin embargo, dado que las tarifas por hora pueden cambiar a lo largo del año y la asistencia de los empleados puede afectar significativamente las ganancias, son un poco más difíciles de estimar.

Si bien es poco probable que todos sus empleados por hora a tiempo completo tengan una asistencia perfecta, el presupuesto de nómina de su empresa debe suponer que los empleados por hora no perderán un solo segundo de trabajo en un año.

Es probable que este cálculo resulte en una sobreestimación de la compensación de los trabajadores por hora y asalariados, pero puede pensar en ello como un mecanismo de seguridad.

No olvide incluir sus propios salarios al crear su presupuesto de nómina. Independientemente de si se paga a sí mismo un salario o toma un retiro del propietario, estos fondos deben considerarse parte de sus gastos de nómina.

Presupuesto para cualquier trabajo independiente o contratista

La partida del presupuesto de trabajo de su trabajador independiente o contratista debe incluir las tarifas de pago actuales. Si su empresa actualmente trabaja con uno o más contratistas, revise los pagos de los contratistas y calcule el promedio según el período de tiempo para el que está creando un presupuesto.

Por ejemplo, si está creando un nuevo presupuesto de nómina mensual, sume todos los pagos realizados en el último período de 12 meses y divida la cantidad entre 12. Si pagó a los contratistas $12,000 durante los últimos 12 meses, su presupuesto de pago a contratistas debe ser de alrededor de $1,000 un mes.

Presupuesto para impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina son difíciles de presupuestar, ya que las tasas impositivas difieren y algunas tienen reglas únicas. Independientemente, comprender cómo calcular los impuestos sobre la nómina comienza con la aplicación de cada tasa de impuestos sobre la nómina a los totales de salarios esperados de los empleados.

Por ejemplo, si su negocio de salarios de empleados gasta $ 20,000 por mes pagando a empleados W-2 no exentos, usted será responsable de pagar la parte del empleador del 1.45% de los impuestos de Medicare. Esto equivale a $290 en impuestos de Medicare por mes.

Presupuesto para los beneficios de los empleados

Los costos de los beneficios de los empleados constituyen una parte importante de los gastos de nómina, por lo que deberá asegurarse de tener en cuenta todos los beneficios que su empresa ofrece a los empleados.

Afortunadamente, los costos de los beneficios pueden permanecer bastante estancados durante un período anual, por lo que estos costos generalmente son más fáciles de calcular para su presupuesto.

Su línea de presupuesto de nómina para los beneficios de los empleados debe tener en cuenta los siguientes gastos de beneficios:

• Seguro médico
• Los seguros de invalidez
• Seguro de vida
• Planes/beneficios de jubilación
• toma de fuerza
• Beneficios complementarios (asistencia para la matrícula, estipendios para el cuidado de niños, etc.)

Presupuesto para cualquier bono de empleado y pago suplementario

Si su empresa proporciona a los empleados ingresos complementarios, incluidos bonos, comisiones, reembolsos de gastos, indemnizaciones por despido, horas extra, salarios atrasados ​​y más, deberá contabilizar estos gastos dentro de su presupuesto de nómina.

Desafortunadamente, las ganancias suplementarias tienden a ser muy variables, de una empresa a otra e incluso de una semana a otra. Lo mejor es confiar en los datos históricos al estimar los totales de las bonificaciones de los empleados y otros ingresos complementarios.

Si no tiene acceso a datos históricos, puede confiar en proyecciones de ingresos conservadoras como punto de partida.

Por ejemplo, si su empresa paga comisiones basadas en porcentajes, como el 5 % de cada venta realizada, puede reservar el 5 % de los ingresos brutos proyectados de su empresa para las comisiones.

En general, la partida del presupuesto de nómina de su empresa debe incluir los totales de todas las ganancias y bonificaciones suplementarias.

Presupuesto para nuevas contrataciones

El costo de contratar a un nuevo empleado generalmente asciende al 1,2%-1,4% del salario anual del empleado. Si su empresa busca aumentar su personal, no olvide incluir el costo de los beneficios, la capacitación y el equipo junto con el salario.

Presupuesto para el software de nómina

Si su empresa utiliza o planea adoptar un software de nómina, puede incluir el gasto en su presupuesto de nómina. Por lo general, el software de nómina tiene un precio de " tarifa base por mes + $X por empleado pagado". ”

Sus tarifas dependerán de la solución de software de nómina que elija, la cantidad de personas pagadas y el tipo de trabajador pagado (contratista o empleado).

Presupuesto para el tiempo de administración de nómina y recursos humanos

Aunque no es un gasto monetario directo, crear un presupuesto de nómina, administrar su presupuesto de nómina, ejecutar la nómina y manejar tareas de nómina adicionales, como la administración de beneficios, puede costarle bastante tiempo a su empresa.

Si descubre que su empresa dedica demasiado tiempo a ejecutar la nómina utilizando el método de bricolaje o que su software de nómina actual no ofrece suficiente automatización para mejorar la eficiencia, podría ser el momento de reconsiderar sus opciones de software de nómina.

Si está considerando adoptar un software de nómina para su empresa o está buscando un software de nómina que se adapte mejor a su empresa, consulte nuestra guía sobre el mejor software de nómina para pequeñas empresas. Nos sumergimos profundamente en las características, el costo y los beneficios de cada software para ayudarlo a tomar una decisión final sobre el software de nómina.

Cómo crear un presupuesto de nómina en 10 pasos

Ahora que sabe todo lo que necesita incluir en su presupuesto de nómina, está listo para comenzar con el negocio real: tome una calculadora y abróchese el cinturón. Aquí hay una guía paso a paso para crear un presupuesto de nómina para su negocio.

Paso 1: elija una plataforma para su presupuesto de nómina

La plataforma que utilice para crear su presupuesto de nómina tendrá un impacto más significativo en su capacidad para compartir el presupuesto y sus opciones de personalización del presupuesto de nómina.

Afortunadamente, tendrá muchas opciones de software para elegir al crear un presupuesto de nómina. Aquí hay un vistazo a sus opciones de software de presupuesto de nómina:

• Google Sheets o Excel: Google Sheets y Excel son software de hojas de cálculo famosos por su flexibilidad, soporte para cálculos y capacidades gráficas. Si bien Microsoft Excel puede ser costoso para su uso sin conexión, Google Sheets es gratuito y se comparte más fácilmente con otros.
• Software de contabilidad: si su empresa utiliza actualmente un software de contabilidad, puede utilizar el software para ver y administrar los costos de nómina. La mayoría del software de contabilidad permite a los usuarios generar informes personalizados, por lo que puede personalizar los informes para satisfacer las necesidades de su empresa.
• Software de nómina: si su empresa actualmente utiliza un software de nómina, generar informes de costos de nómina y beneficios debería ser tan fácil como hacer clic en algunos botones. Mejor aún, si está utilizando un software de nómina fácil de integrar, puede sincronizar sus datos de nómina con su software de contabilidad para obtener una visión más holística del panorama financiero de su empresa.

Si actualmente no está utilizando un software de contabilidad o de nómina, puede ser mejor usar Hojas de cálculo de Google o Excel.

Si opta por utilizar una de estas opciones de software en el futuro, es probable que pueda exportar los datos de compensación de sus empleados a una solución de software de nómina o contabilidad a través de un archivo .csv.

Paso 2: Reúna información sobre salarios, beneficios y personal

Recopilar toda la información sobre salarios, beneficios y personal de su empresa ayudará a agilizar el proceso de creación del presupuesto de nómina. Evitará tener que detenerse en medio del proceso solo para encontrar una información específica.

Aquí está la breve lista de información que necesitará:

• Información del personal: deberá recopilar los nombres de todos los trabajadores independientes de su empresa y todos los empleados por hora, asalariados y temporales.
• Información de salario: deberá incluir la información de salario específica de cada empleado o contratista, como sus ganancias por hora o su salario anual. También deberá anotar sus calendarios de pago.
• Tasas de impuestos sobre la nómina: recopile las tasas específicas para los impuestos sobre la nómina, incluidos FUTA, Seguro Social y Medicare (FICA) e impuestos sobre la renta localizados.
• Beneficios para los empleados: desde la cobertura del seguro médico hasta el reembolso del kilometraje, cualquier beneficio que ofrezca a sus empleados debe recopilarse y enumerarse junto con sus costos.

Paso 3: elija un período para su presupuesto de nómina

Antes de calcular los gastos de nómina, deberá elegir un período de nómina fijo para el que generará datos de gastos de nómina.

Es más común calcular los costos de nómina por semana, mes, trimestre o año. Sin embargo, eres libre de elegir el período que mejor se adapte a ti y a tu empresa.

Independientemente del período que elija para su presupuesto de nómina, asegúrese de utilizar el mismo período para todos los cálculos y estimaciones en el futuro.

Una vez que haya terminado un presupuesto de nómina para un período determinado, puede comenzar el proceso nuevamente con un período diferente para obtener una variedad de informes de gastos de presupuesto de nómina.

Paso 4: Calcule las ganancias totales de los empleados asalariados

Para calcular las ganancias de los empleados asalariados por un período específico, simplemente tome sus ganancias anuales brutas y divídalas por la cantidad de días, semanas, meses, trimestres u otro período de tiempo específico por año.

Por ejemplo, usará 365 días, 52 semanas, 12 meses o cuatro trimestres por año en el siguiente cálculo de salario:

• (Ingreso bruto anual)/(Períodos de tiempo por año) = Ganancias de empleados asalariados por período

Como ejemplo, calculemos el salario mensual de un empleado cuyo ingreso bruto anual es de $50,000. En acción, la ecuación se vería así:

• $50,000/12 = $4,166 por mes

En este ejemplo, el empleado gana en bruto $4166 por mes antes de impuestos.

Paso 5: Calcule las ganancias totales de los empleados por hora

Para calcular las ganancias por hora de un empleado por un período específico, comience con el salario por hora del empleado y multiplíquelo por la cantidad de horas que espera que trabaje el empleado.

Para empezar, los empleados de tiempo completo suelen trabajar ocho horas al día, cinco días a la semana.

• (Ingreso bruto por hora) x (Horas esperadas por período) = Ganancias totales por hora del empleado por período

Usando un ejemplo de un empleado de tiempo completo que gana $15 por hora, determinaremos sus ingresos brutos por semana laboral de 40 horas. Usando el cálculo de las ganancias de los empleados por hora, la ecuación resulta de la siguiente manera:

• $15 x 40 = $600

En este ejemplo, el empleado gana en bruto $600 por semana.

Paso 6: Calcule los impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina dependen de cuánto paga a sus empleados, por lo que necesitará los totales de salarios y ganancias de todos los empleados por hora y asalariados para presupuestar los impuestos sobre la nómina.

Dado que los impuestos sobre la nómina incluyen múltiples impuestos y tasas diferentes, es mejor mantener elementos de línea separados para cada impuesto individual para mantener las cosas organizadas. Aquí hay un vistazo a los impuestos sobre la nómina actuales y sus tasas:

• Impuesto de seguridad social: el impuesto de seguridad social actual se ubica en 6.2% para empleadores y 6.2% para empleados retenidos durante todo el año. Este impuesto solo se aplica a ganancias de hasta $147,000. El impuesto al seguro social se considera un impuesto de contribución al seguro federal o un impuesto FICA.
• Impuesto de Medicare: la tasa impositiva actual de Medicare es del 1,45 % para los empleadores y del 1,45 % para los empleados. El impuesto de Medicare también se considera un impuesto federal de contribución al seguro o un impuesto FICA.
• Impuestos Federales de Desempleo (impuestos FUTA): La tasa impositiva FUTA actual del 6% se aplica a los primeros $7,000 pagados a un empleado por año.
• Seguro estatal de desempleo: el seguro estatal de desempleo varía según la ubicación, por lo que deberá encontrar la tasa de seguro de desempleo de su estado.
• Impuesto sobre la renta estatal y local: los impuestos sobre la renta estatales y locales varían según la ubicación, pero deberán retenerse durante todo el año. La mayoría, pero no todos los estados o localidades imponen un impuesto sobre la renta.

Para aprender a calcular los impuestos sobre la nómina, deberá comenzar con los salarios de los empleados no exentos de su empresa de un período específico y aplicar cada tasa de impuestos sobre la nómina al salario bruto de cada empleado. Puedes usar la siguiente ecuación:

(Ganancias brutas de los empleados por período de tiempo) X (Tasa del impuesto sobre la nómina expresada como decimal) = Obligación del impuesto sobre la nómina

Como ejemplo, encontremos la obligación tributaria del Seguro Social para un empleado cuyos ingresos brutos mensuales suman $3,000. La ecuación quedaría así:

$3000 x 0,062 = $186

En este ejemplo, un empleador debería $186 en impuestos de Seguro Social por mes para este empleado.

Paso 7: Calcule los costos de beneficios para empleados

Los gastos de nómina no se limitan a los salarios que ganan sus empleados o contratistas.

De hecho, los datos más recientes de la Oficina de Estadísticas Laborales muestran que los salarios representan solo el 68,8% de los costos de compensación del empleador. Los costes de las prestaciones constituyen el 31,2% restante.

Si bien es posible que los costos de compensación de los empleados de su empresa no se desglosen de esta manera, es esencial calcular los costos totales de los beneficios de su empresa como parte de su presupuesto de nómina.

Para calcular los costos totales de beneficios para empleados, simplemente sume todos los costos de beneficios para empleados que su empresa pagó en un período de tiempo determinado.

Asegúrese de usar el mismo período que usó para recopilar los salarios de sus empleados, de modo que si calculó las ganancias brutas mensuales de sus empleados, calcule los costos de los beneficios mensuales ahora.

Los costos de beneficios para empleados incluyen:

• Beneficios del seguro de salud
• Seguro de vida
• Tiempo libre pagado (PTO)
• Aportaciones a planes de jubilación
• Pago suplementario (piense: bonos, diferenciales de turno, horas extra, etc.)
• Seguro de desempleo estatal y federal
• Seguro médico del estado
• Seguridad Social
• Reembolsos de empleados
• Compensación de trabajadores

Los costos totales de compensación varían de una empresa a otra, pero estimar estos costos puede ayudarlo a crear un presupuesto de nómina más preciso.

Paso 8: agregue un búfer de presupuesto para costos de nómina impredecibles

Hay muchos costos de nómina impredecibles que se deben considerar al crear su presupuesto de nómina. La mayoría de los costos de nómina impredecibles tienden a estar relacionados con la contratación y el despido de empleados o contratistas.

Por ejemplo, es posible que deba igualar una oferta salarial que recibió uno de sus empleados si desea retener su talento.

Las tasas de impuestos sobre la nómina federales, estatales o locales pueden aumentar. Podría perder a un empleado y necesitar repartir un cheque de indemnización inesperado.

Un amortiguador de presupuesto de nómina puede ayudar a su empresa a administrar fácilmente los costos inesperados o al menos a reducir su impacto financiero.

La cantidad que debe usar para su presupuesto de nómina depende de cuánto le sobra y de los costos impredecibles que puede enfrentar su empresa.

Paso 9: personalice y totalice el presupuesto de nómina de su empresa

Antes de sumar los gastos de nómina de su negocio, tómese el tiempo para personalizar su presupuesto de nómina.

Personalizar el presupuesto de nómina de su empresa le brinda la oportunidad de abordar cualquier gasto que no esté directamente relacionado con los salarios, beneficios o impuestos de los empleados. Además, puede adaptar el presupuesto para adaptarse mejor a las necesidades financieras únicas de su empresa.

Por ejemplo, si su empresa contrata trabajadores de temporada, su presupuesto de nómina puede experimentar algunos saltos durante el año.

O tal vez, los precios increíblemente altos de la gasolina han provocado que los costos de reembolso de viajes de su empresa aumenten sustancialmente. Además, puede decidir que pagar por una solución de software de nómina es parte del presupuesto de nómina de su empresa, en lugar de un gasto comercial.

Cualquiera que sea el motivo, personalizar el presupuesto de su empresa mejorará su precisión una vez que haya sumado todos sus gastos.

Después de sumar los totales de los salarios brutos de los empleados asalariados, los salarios brutos de los empleados por hora, los costos de impuestos sobre la nómina, los costos de los beneficios y cualquier otro costo misceláneo de la nómina, habrá completado su presupuesto de nómina. ¡Felicitaciones!

Paso 10: Revise y actualice regularmente su presupuesto de nómina

Un presupuesto de nómina solo es útil si realmente se apega a él, por lo que deberá vigilar su nómina y el presupuesto comercial general.

Establezca un intervalo regular para revisar y actualizar su presupuesto de nómina según sea necesario. Idealmente, querrá revisar su presupuesto de nómina mensualmente, como mínimo.

Consejos finales sobre cómo cumplir con su presupuesto de nómina

Cuando se trata de la gestión financiera, crear un presupuesto es solo la mitad de la batalla. La otra mitad de la batalla en realidad es ceñirse a su presupuesto de nómina. La mejor manera de cumplir con su presupuesto de nómina es lograr un delicado equilibrio entre el cumplimiento estricto y la adaptabilidad.

Desea intentar ser lo más estricto posible cuando se trata de cumplir con su presupuesto de nómina, pero también ser adaptable para mantenerse al día con cualquier cambio inesperado. Es por eso que tener un amortiguador de presupuesto o colchón es esencial, el amortiguador le ayuda a lidiar con los golpes sin romper el banco.

Dicho esto, un presupuesto de nómina preciso al que pueda ceñirse comienza con la creación de un presupuesto comercial integral que incluya todos los gastos de su empresa. Si es nuevo en la elaboración de presupuestos comerciales, consulte nuestra guía para principiantes sobre cómo crear un presupuesto para su pequeña empresa para obtener una guía paso a paso para crear un presupuesto comercial desde los costos iniciales hasta la administración de gastos.

Preguntas frecuentes sobre el presupuesto de nómina