如何为您的企业创建工资预算
已发表: 2022-07-09
创建工资预算
工资预算应包括所有工资支出，包括员工收入、福利成本、承包商付款、工资税和任何其他相关成本。
加上所有这些费用，工资预算占您企业对外现金流的很大一部分。 因此，了解如何创建工资预算并坚持下去至关重要。
这个创建工资预算的初学者指南解释了从计算员工工资到估算工资税的所有内容。
让我们潜入！
目录
- 创建工资预算的好处
- 您的预算中有多少应该用于工资单？
- 您应该预算哪些工资费用？
- 如何通过 10 个步骤创建工资预算
- 如何坚持工资预算的最后提示
- 工资预算常见问题解答
创建工资预算的好处
企业的工资预算是其整体运营预算的一小部分，但却是必要的一部分。 当您的企业使用工资预算进行运营时，更容易维持特定的工资百分比并减少超支。
为您的企业创建工资预算的好处包括：
- 支持财务稳定：维护和遵循工资预算可以帮助您的企业避免在工资单上超支并从其他重要运营领域抽走资金。
- 数据支持的招聘决策：了解您的工资预算中有多少可以影响招聘决策，例如提供的福利、工资范围和加薪。
- 减少不必要的支出：创建工资预算可以帮助查明不必要的工资支出。 例如，您可能会发现雇用一名全职员工而不是两名兼职员工会为您的企业节省资金。
- 支持合规性：在您的工资预算内核算工资税可以帮助您的企业分配和维持足够的资金来支付任何工资税负债。
您的预算中有多少应该用于工资单？
没有适用于每个企业的固定工资百分比。 即便如此，以特定的工资百分比或金额为目标仍无法满足您企业独特的财务状况和人员配备需求。
要确定您的业务预算中有多少应该用于工资单，您需要对您的业务的整个预算进行深入评估。
如果您想知道目前有多少企业预算用于工资单，您可以使用以下公式来计算您的工资百分比：
（总工资支出）/（总收入）x 100 = 工资百分比
例如，一家总收入为 1,000,000 美元并在工资支出上花费了 300,000 美元的企业，将其总收入的 30% 用于工资支出。
一旦你确定了你的工资百分比，你可以根据你喜欢的利润率和人员需求来决定它是太高还是太低。
您应该预算哪些工资费用？
您的工资预算应包括从员工收入到招聘费用的固定和可变工资成本。
一般来说，固定工资成本在一年内保持不变，而可变工资成本可能在全年波动。 以下是哪些工资成本属于固定或可变类别：
- 固定工资成本：年度雇主赞助的福利计划成本、受薪员工收入和工资税
- 可变工资成本：雇主对退休账户的供款、承包商付款、加班费、雇用新员工、加薪、奖金、佣金等。
继续阅读有关工资费用的深入解释，以包括在您的工资预算中。
小时工和受薪工人的预算
支付给您的员工的工资将构成您企业的大部分工资支出。
受薪工人的预算更容易一些，因为他们的年薪是固定的。
但是，由于每小时的费率在一年中可能会发生变化，而且员工出勤率会显着影响收入，因此估计起来有点困难。
虽然您的所有全职小时工不太可能有完美的出勤率，但您企业的工资预算应该假设小时工一年内不会错过一秒钟的工作。
这种计算可能会导致每小时和受薪工人薪酬的高估，但您可以将其视为故障保险。
在创建工资预算时不要忘记包括您自己的工资。 无论您是支付自己的薪水还是从所有者那里领取工资，这些资金都应被视为您工资支出的一部分。
任何自由职业者或承包商工作的预算
您的自由职业者或承包商工作预算项目应包括当前工资率。 如果您的企业目前与一个或多个承包商合作，请查看承包商付款并根据您为其创建预算的时间段进行平均。
例如，如果您正在创建新的每月工资预算，请将过去 12 个月内支付的所有款项合计并除以 12。如果您在过去 12 个月内向承包商支付了 12,000 美元，那么您的承包商付款预算应该在 1,000 美元左右一个月。
工资税预算
工资税难以预算，因为税率不同，有些有独特的规则。 无论如何，了解如何估算工资税始于将每个工资税率应用于您的预期员工工资总额。
例如，如果您的员工工资业务每月花费 20,000 美元支付非豁免 W-2 员工，您将负责支付 1.45% 的雇主份额的医疗保险税。 这相当于每月 290 美元的医疗保险税。
员工福利预算
员工福利成本占工资支出的很大一部分，因此您需要确保考虑到您的企业为员工提供的每一项福利。
幸运的是，福利成本在一年内可能保持相当稳定，因此这些成本通常更容易根据您的预算计算。
您的员工福利工资预算项目应考虑以下福利费用：
- 医疗保险
- 伤残保险
- 人寿保险
- 退休福利/计划
- 取力器
- 附带福利（学费资助、育儿津贴等）
任何员工奖金和补充工资的预算
如果您的企业为员工提供额外收入，包括奖金、佣金、费用报销、遣散费、加班费、拖欠工资等，您需要在工资预算中考虑这些费用。
不幸的是，从企业到企业，甚至从一周到一周，补充收入往往变化很大。 在估算员工奖金和其他补充收入的总额时，最好依靠历史数据。
如果您无法访问历史数据，则可以依靠保守的收入预测作为起点。
例如，如果您的企业支付基于百分比的佣金，例如每笔销售的 5%，您可以将企业预计总收入的 5% 留作佣金。
总体而言，您企业的工资预算项目应包括所有补充收入和奖金的总额。
任何新员工的预算
雇用新员工的成本一般占员工年工资的1.2%-1.4%。 如果您的企业正在寻求增加员工人数，请不要忘记将福利、培训和设备成本与工资一起计算在内。
薪资软件的预算
如果您的企业使用或计划采用工资单软件，您可以将费用包含在工资单预算中。 通常，工资单软件的定价为“每月基本费率 + 每名员工支付 X 美元。 ”
您的费率将取决于您选择的薪资软件解决方案、支付的人数以及支付的工人类型（承包商与员工）。
工资和人力资源管理时间预算
虽然不是直接的货币开支，但创建工资预算、管理工资预算、运行工资和处理额外的工资任务（例如福利管理）可能会花费您的业务相当多的时间。
如果您发现您的企业在使用 DIY 方法运行工资单上花费了太多时间，或者您当前的工资单软件没有提供足够的自动化来提高效率，那么可能是时候重新考虑您的工资单软件选择了。
如果您正在考虑为您的企业采用薪资软件或正在寻找更适合您的业务的薪资软件，请查看我们的小型企业最佳薪资软件指南。 我们深入了解每个软件的功能、成本和收益，以帮助您做出最终的薪资软件决策。
如何通过 10 个步骤创建工资预算
既然您已经了解了工资预算中需要包含的所有内容，那么您就可以开始真正的交易了 - 拿起一个计算器并扣好。这是为您的企业创建工资预算的分步指南。
第 1 步：为您的薪资预算选择一个平台
您用于创建工资预算的平台将对您共享预算和工资预算自定义选项的能力产生重大影响。
幸运的是，在创建工资预算时，您将有很多软件选项可供选择。 以下是您的工资预算软件选项：
- Google 表格或 Excel： Google 表格和 Excel 是电子表格软件，以其灵活性、对计算的支持和绘图功能而闻名。 虽然 Microsoft Excel 离线使用可能很昂贵，但 Google 表格是免费的，并且更容易与他人共享。
- 会计软件：如果您的企业目前使用会计软件，您可以利用该软件查看和管理工资成本。 大多数会计软件使用户能够生成自定义报告，因此您可以定制报告以满足您的业务需求。
- 薪资软件：如果您的企业目前使用薪资软件，生成薪资和福利成本报告应该像单击几个按钮一样简单。 更好的是，如果您使用的是易于集成的工资单软件，您可以将工资单数据与会计软件同步，以便更全面地了解您的企业财务状况。
如果您目前没有使用会计或工资单软件，最好使用 Google 表格或 Excel。
如果您将来选择使用这些软件选项之一，您可能能够通过 .csv 文件将您的员工薪酬数据导出到工资单或会计软件解决方案。
第 2 步：收集工资、福利和人事信息
为您的企业收集所有工资、福利和人事信息将有助于简化工资预算创建流程。 您将避免为了查找特定信息而不得不在过程中间停下来。
这是您需要的信息的简短列表：
- 人事信息：您需要收集您企业的所有自由职业者以及所有小时工、受薪员工和临时员工的姓名。
- 工资信息：您需要列出每位员工或承包商的具体工资信息，例如他们的小时收入或年薪。 您还需要注意他们的工资表。
- 工资税税率：收集工资税的具体税率，包括 FUTA、社会保障和医疗保险 (FICA) 以及本地所得税。
- 员工福利：从健康保险到里程报销，您为员工提供的任何福利都应与他们的成本一起收集并列出。
第 3 步：为您的工资预算选择一个时期
在计算工资费用之前，您需要选择一个设置的工资期间，您将为其生成工资费用数据。
最常见的是按周、月、季度或年计算工资成本。 但是，您可以自由选择最适合您和您的业务的时期。
无论您为工资预算选择哪个时期，请务必在未来的所有计算和估算中使用相同的时期。
完成设定期间的工资预算后，您可以在不同的期间重新开始该流程，以获取各种工资预算支出报告。
第 4 步：计算受薪员工的总收入
要计算特定时期的受薪员工收入，只需将他们的年总收入除以天数、周数、月数、季度数或每年的其他特定时间段。
例如，您将在以下工资计算中使用 365 天、52 周、12 个月或每年四个季度：
- （年总收入）/（每年的时间段）= 按期间的受薪员工收入
例如，让我们计算一个年总收入为 50,000 美元的员工的月工资。 实际上，等式如下所示：
- 50,000 美元/12 美元 = 4,166 美元/月
在此示例中，该员工每月的税前收入为 4,166 美元。
第 5 步：计算员工每小时总收入
要计算特定时期的每小时员工收入，请从员工的小时工资开始，然后乘以您希望员工工作的小时数。
首先，全职员工通常每周工作 5 天，每天工作 8 小时。
- （每小时总收入）x（每期预期小时数）=每期员工每小时总收入
以每小时收入 15 美元的全职员工为例，我们将确定他们每周工作 40 小时的总收入。 使用每小时员工收入计算，该等式得出以下结果：
- 15 美元 x 40 = 600 美元
在此示例中，该员工每周的收入为 600 美元。
第 6 步：计算工资税
工资税取决于您向员工支付的金额，因此您需要所有小时工和受薪员工的工资和收入总额来预算工资税。
由于工资税包括多种不同的税费和税率，因此最好为每个单独的税项维护单独的项目，以使事情井井有条。 以下是当前的工资税及其税率：
- 社会保障税：现行的社会保障税为雇主的 6.2% 和全年预扣的员工的 6.2%。 此税仅适用于最高 147,000 美元的收入。 社会保障税被视为联邦保险缴款税或 FICA 税。
- 医疗保险税：当前的医疗保险税率为雇主为 1.45%，雇员为 1.45%。 医疗保险税也被视为联邦保险缴款税或 FICA 税。
- 联邦失业税（FUTA 税）：当前 6% 的 FUTA 税率适用于每年支付给员工的前 7,000 美元。
- 州失业保险：州失业保险因地点而异，因此您需要找到您所在州的失业保险费率。
- 州和地方所得税：州和地方所得税因地点而异，但需要全年代扣代缴。 大多数（但不是所有）州或地方都征收所得税。
要了解如何估算工资税，您需要从特定时期的企业非免税员工工资开始，并将每个工资税税率应用于每位员工的总工资。 您可以使用以下等式：
（每个时间段的员工总收入）X（以小数表示的工资税率）=工资税负债
例如，让我们找出每月总收入为 3,000 美元的员工的社会保障税责任。 方程看起来像这样：
3,000 美元 x 0.062 = 186 美元
在此示例中，雇主每月应为该雇员支付 186 美元的社会保障税。
第 7 步：计算员工福利成本
工资支出不仅限于您的员工或承包商赚取的工资。
事实上，劳工统计局的最新数据显示，工资仅占雇主补偿成本的 68.8%。 福利成本占剩余的 31.2%。
虽然您的企业的员工薪酬成本可能不会以这种方式分解，但将企业的总福利成本计算为工资预算的一部分至关重要。
要计算员工福利总成本，只需将您的企业在给定时间段内支付的所有员工福利成本加在一起即可。
请务必使用您收集员工工资的同一时期，因此如果您计算员工的每月总收入，请立即计算每月福利成本。
员工福利成本包括：
- 健康保险福利
- 人寿保险
- 带薪休假 (PTO)
- 退休计划供款
- 补充工资（想想：奖金、班次差额、加班费等）
- 州和联邦失业保险
- 医疗保险
- 社会保障
- 员工报销
- 劳动者报酬
补偿成本总额因企业而异，但估算这些成本可以帮助您建立更准确的工资预算。
第 8 步：为不可预测的工资成本添加预算缓冲
在创建工资预算时，需要考虑大量不可预测的工资成本。 大多数不可预测的工资成本往往与雇员或承包商的雇用和终止有关。
例如，如果您想留住他们的才能，您可能需要匹配您的一名员工收到的薪水。
联邦、州或地方工资税率可能会提高。 您可能会失去一名员工，并需要发放意外的遣散费。
工资预算缓冲可以帮助您的企业轻松管理意外成本或至少减少其财务影响。
您应该用于工资预算缓冲的金额取决于您需要节省多少以及您的企业可能面临的不可预测的成本。
第 9 步：自定义和汇总您企业的工资预算
在总计您的企业的工资支出之前，请花时间自定义您的工资预算。
自定义企业的工资预算为您提供了解决与员工工资、福利或税收不直接相关的任何费用的机会。 此外，您可以调整预算以更好地适应您企业的独特财务需求。
例如，如果您的企业雇用季节性工人，那么您的工资预算可能会在一年中出现一些跳跃。
或者，高得离谱的汽油价格导致您企业的差旅报销成本大幅增加。 此外，您可能会决定支付工资软件解决方案是您企业工资预算的一部分，而不是业务费用。
无论出于何种原因，一旦您计算了所有费用，定制您的企业预算将提高其准确性。
将受薪员工的总工资、小时工的总工资、工资税成本、福利成本和任何其他杂项工资成本加在一起后，您就完成了工资预算。 恭喜！
第 10 步：定期审查和更新您的工资预算
工资预算只有在您真正坚持下去时才有用，因此您需要密切关注您的工资单和整体业务预算。
根据需要设置定期检查和更新工资预算的时间间隔。 理想情况下，您至少需要每月检查一次工资预算。
如何坚持工资预算的最后提示
在财务管理方面，制定预算只是成功的一半。 战斗的另一半实际上是坚持你的工资预算。 坚持工资预算的最佳方法是在严格遵守和适应性之间取得微妙的平衡。
在遵守工资预算时，您要尽可能严格，但也要保持适应能力以跟上任何意外变化。 这就是为什么有一个预算缓冲或缓冲是必不可少的，缓冲可以帮助你在不破坏银行的情况下顺利进行。
也就是说，您可以坚持的准确工资预算从创建包含所有业务费用的全面业务预算开始。 如果您不熟悉业务预算，请查看我们的初学者指南，了解如何为您的小型企业创建预算，以获取创建从启动成本到费用管理的业务预算的分步指南。