Как создать бюджет заработной платы для вашего бизнеса

составление бюджета заработной платы

Бюджет заработной платы должен включать все расходы на заработную плату, включая заработок сотрудников, расходы на пособия, выплаты подрядчикам, налоги на заработную плату и любые другие связанные с этим расходы.

Со всеми этими расходами на фонд заработной платы приходится значительная часть исходящего денежного потока вашего бизнеса. Поэтому очень важно понять, как создать бюджет заработной платы и придерживаться его.

В этом руководстве для начинающих по созданию бюджета заработной платы объясняется все, от расчета заработной платы сотрудников до расчета налогов на заработную плату.

Давайте погрузимся!

Преимущества создания бюджета заработной платы

Бюджет заработной платы предприятия — это небольшая, но необходимая часть его общего операционного бюджета. Когда ваш бизнес работает с использованием бюджета заработной платы, легче поддерживать определенный процент заработной платы и сокращать перерасход.

Преимущества создания бюджета заработной платы для вашего бизнеса включают в себя:

• Поддержка финансовой стабильности. Ведение и соблюдение бюджета на заработную плату поможет вашему бизнесу избежать перерасхода средств на заработную плату и отвлечения средств из других важных областей деятельности.
• Решения о найме на основе данных: знание того, сколько у вас есть в вашем бюджете на заработную плату, может повлиять на решения о найме, такие как предлагаемые льготы, диапазоны заработной платы и надбавки.
• Сокращение ненужных расходов: Создание бюджета заработной платы может помочь точно определить ненужные расходы на заработную плату. Например, вы можете обнаружить, что ваш бизнес сэкономит деньги, наняв одного штатного сотрудника, а не двух сотрудников, работающих неполный рабочий день.
• Соблюдение нормативных требований. Учет налогов на заработную плату в рамках бюджета на заработную плату может помочь вашему предприятию выделить и сохранить достаточно средств для покрытия любых обязательств по уплате налога на заработную плату.

Какая часть вашего бюджета должна идти на заработную плату?

Не существует установленного процента заработной платы, который работает для каждого бизнеса. Тем не менее, стремление к определенному проценту или сумме заработной платы не учитывает уникальную финансовую картину вашего бизнеса и потребности в персонале.

Чтобы определить, какая часть бюджета вашего бизнеса должна идти на заработную плату, вам необходимо провести углубленную оценку всего бюджета вашего бизнеса.

Если вам интересно, какая часть бюджета вашего бизнеса в настоящее время выделена на заработную плату, вы можете использовать следующую формулу для расчета процента заработной платы:

(Общие расходы на заработную плату) / (валовой доход) x 100 = процент от заработной платы

Например, предприятие, которое принесло 1 000 000 долларов валового дохода и потратило 300 000 долларов на расходы по заработной плате, тратит 30% своего валового дохода на заработную плату.

После того, как вы определили свой процент заработной платы, вы можете решить, является ли он слишком высоким или слишком низким, исходя из предпочитаемой вами нормы прибыли и потребностей в персонале.

Какие расходы на заработную плату следует учитывать в бюджете?

Ваш бюджет на заработную плату должен включать фиксированные и переменные расходы на заработную плату, начиная от доходов сотрудников и заканчивая расходами на подбор персонала.

Как правило, фиксированные затраты на заработную плату остаются неизменными в течение года, в то время как переменные затраты на заработную плату могут колебаться в течение года. Вот посмотрите, какие затраты на заработную плату относятся к фиксированной или переменной категории:

• Фиксированные расходы на заработную плату: ежегодные расходы на план пособий, спонсируемых работодателем, заработок наемных работников и налоги на заработную плату.
• Переменные расходы на заработную плату: взносы работодателя на пенсионные счета, выплаты подрядчикам, сверхурочные, наем нового сотрудника, надбавки, бонусы, комиссионные и т. д.

Продолжайте читать, чтобы получить подробное объяснение расходов на заработную плату, которые следует включить в ваш бюджет на заработную плату.

Бюджет для почасовых и наемных работников

Заработная плата, выплачиваемая вашим сотрудникам, будет составлять основную часть расходов на заработную плату для вашего бизнеса.

Наемных работников немного легче вести в бюджете, поскольку им выплачивается установленная годовая заработная плата.

Однако, поскольку почасовые ставки могут меняться в течение года, а посещаемость сотрудников может значительно повлиять на заработок, их немного сложнее оценить.

Хотя маловероятно, что все ваши сотрудники, работающие полный рабочий день, будут иметь безупречную посещаемость, бюджет заработной платы вашего бизнеса должен исходить из того, что сотрудники, работающие с почасовой оплатой, не пропустят ни одной секунды работы в году.

Этот расчет, скорее всего, приведет к завышению почасовой оплаты труда и заработной платы рабочего, но вы можете считать его безотказным.

Не забудьте включить свою заработную плату при составлении бюджета заработной платы. Независимо от того, платите ли вы себе зарплату или берете ничью владельца, эти средства следует считать частью ваших расходов на заработную плату.

Бюджет для любой работы фрилансера или подрядчика

Строка бюджета работы фрилансера или подрядчика должна включать текущие ставки заработной платы. Если ваша компания в настоящее время работает с одним или несколькими подрядчиками, просмотрите платежи подрядчика и усредните их в зависимости от периода времени, на который вы создаете бюджет.

Например, если вы создаете новый ежемесячный бюджет заработной платы, суммируйте все платежи, сделанные за последние 12 месяцев, и разделите сумму на 12. Если вы заплатили подрядчикам 12 000 долларов США за последние 12 месяцев, ваш бюджет платежей подрядчику должен составить около 1000 долларов США. месяц.

Бюджет для налогов на заработную плату

Налоги на заработную плату сложно предусмотреть в бюджете, поскольку налоговые ставки различаются, а некоторые из них имеют уникальные правила. В любом случае, понимание того, как рассчитать налоги на заработную плату, начинается с применения каждой ставки налога на заработную плату к ожидаемой сумме заработной платы сотрудников.

Например, если ваш бизнес по начислению заработной платы работникам тратит 20 000 долларов США в месяц на выплату сотрудникам, не освобожденным от уплаты W-2, вы будете нести ответственность за уплату 1,45% доли работодателя в налогах Medicare. Это составляет 290 долларов в виде налогов Medicare в месяц.

Бюджет для вознаграждения сотрудников

Расходы на вознаграждения работникам составляют значительную часть расходов на заработную плату, поэтому вам необходимо убедиться, что вы учитываете все преимущества, которые ваш бизнес предлагает сотрудникам.

К счастью, расходы на пособия могут оставаться на прежнем уровне в течение годового периода, поэтому эти расходы, как правило, легче рассчитать для вашего бюджета.

Ваша статья бюджета заработной платы для вознаграждений работникам должна учитывать следующие расходы на вознаграждения:

• Медицинская страховка
• Страховка по инвалидности
• Страхование жизни
• Пенсионные пособия / планы
• ВОМ
• Дополнительные льготы (помощь в обучении, стипендии по уходу за ребенком и т. д.)

Бюджет для любых бонусов сотрудников и дополнительной оплаты

Если ваш бизнес обеспечивает сотрудников дополнительным заработком, включая бонусы, комиссионные, возмещение расходов, выходное пособие, сверхурочные, задолженность и т. д., вам необходимо учитывать эти расходы в своем бюджете на заработную плату.

К сожалению, дополнительный заработок, как правило, сильно варьируется от бизнеса к бизнесу и даже от недели к неделе. Лучше всего полагаться на исторические данные при оценке итоговых сумм для премий сотрудников и других дополнительных доходов.

Если у вас нет доступа к историческим данным, вы можете положиться на консервативные прогнозы доходов в качестве отправной точки.

Например, если ваша компания выплачивает комиссионные в процентах, например 5 % от каждой совершенной продажи, вы можете выделить 5 % прогнозируемого валового дохода вашей компании на комиссионные.

В целом, статья бюджета вашей компании по заработной плате должна включать в себя итоговые суммы всех дополнительных доходов и премий.

Бюджет для любых новых сотрудников

Стоимость найма нового сотрудника обычно составляет 1,2–1,4% от годовой заработной платы работника. Если ваша компания хочет увеличить свой персонал, не забудьте включить в заработную плату расходы на льготы, обучение и оборудование.

Бюджет для программного обеспечения для расчета заработной платы

Если ваш бизнес использует или планирует внедрить программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете включить расходы в свой бюджет заработной платы. Как правило, программное обеспечение для расчета заработной платы оценивается как « базовая ставка в месяц + X долларов за оплачиваемого сотрудника». ”

Ваши ставки будут зависеть от выбранного вами программного решения для расчета заработной платы, количества оплачиваемых людей и типа оплачиваемого работника (подрядчик или сотрудник).

Бюджет на заработную плату и время администрирования персонала

Хотя это и не является прямыми денежными расходами, создание бюджета заработной платы, управление бюджетом заработной платы, выполнение платежной ведомости и выполнение дополнительных задач по заработной плате, таких как администрирование льгот, могут стоить вашему бизнесу довольно много времени.

Если вы обнаружите, что ваш бизнес тратит слишком много времени на расчет заработной платы с использованием метода «сделай сам» или что ваше текущее программное обеспечение для расчета заработной платы не обеспечивает достаточную автоматизацию для повышения эффективности, возможно, пришло время пересмотреть выбор программного обеспечения для расчета заработной платы.

Если вы планируете внедрить программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса или ищете программное обеспечение для расчета заработной платы, которое лучше подходит для вашего бизнеса, ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему программному обеспечению для расчета заработной платы для малого бизнеса. Мы тщательно изучаем функции, стоимость и преимущества каждого программного обеспечения, чтобы помочь вам принять окончательное решение о программном обеспечении для расчета заработной платы.

Как создать бюджет заработной платы за 10 шагов

Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно включить в свой бюджет заработной платы, вы готовы приступить к реальной сделке — возьмите калькулятор и пристегнитесь. Вот пошаговое руководство по созданию бюджета заработной платы для вашего бизнеса.

Шаг 1: выберите платформу для вашего бюджета на заработную плату

Платформа, которую вы используете для создания бюджета заработной платы, наиболее существенно повлияет на вашу возможность делиться бюджетом и варианты настройки вашего бюджета заработной платы.

К счастью, у вас будет множество вариантов программного обеспечения на выбор при создании бюджета заработной платы. Вот посмотрите на варианты программного обеспечения для расчета заработной платы:

• Google Sheets или Excel: Google Sheets и Excel — это программное обеспечение для работы с электронными таблицами, известное своей гибкостью, поддержкой вычислений и графическими возможностями. В то время как Microsoft Excel может быть дорогостоящим для автономного использования, Google Таблицы бесплатны, и ими легче поделиться с другими.
• Программное обеспечение для бухгалтерского учета: если в настоящее время ваш бизнес использует программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете использовать его для просмотра и управления расходами на заработную плату. Большинство бухгалтерских программ позволяют пользователям создавать настраиваемые отчеты, поэтому вы можете адаптировать отчеты в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
• Программное обеспечение для расчета заработной платы: если ваш бизнес в настоящее время использует программное обеспечение для расчета заработной платы, создание отчетов о заработной плате и льготах должно быть таким же простым, как нажатие нескольких кнопок. Еще лучше, если вы используете удобное для интеграции программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете синхронизировать данные о заработной плате с вашим бухгалтерским программным обеспечением для более целостного представления финансовой картины вашего бизнеса.

Если вы в настоящее время не используете программное обеспечение для бухгалтерского учета или расчета заработной платы, возможно, лучше всего использовать Google Таблицы или Excel.

Если вы решите использовать один из этих вариантов программного обеспечения в будущем, вполне вероятно, что вы сможете экспортировать данные о вознаграждении сотрудников в программное обеспечение для расчета заработной платы или бухгалтерского учета через файл .csv.

Шаг 2: Соберите информацию о заработной плате, льготах и ​​персонале

Сбор всей информации о заработной плате, льготах и ​​персонале для вашего бизнеса поможет упростить процесс создания бюджета заработной платы. Вам не придется останавливаться посреди процесса только для того, чтобы найти определенную информацию.

Вот краткий список информации, которая вам понадобится:

• Информация о персонале: вам нужно будет собрать имена всех внештатных работников вашего бизнеса, а также всех почасовых, наемных и временных сотрудников.
• Информация о заработной плате: вам нужно будет указать конкретную информацию о заработной плате каждого сотрудника или подрядчика, например, их почасовой заработок или годовой оклад. Вы также должны будете отметить их графики оплаты.
• Ставки налога на заработную плату: собирайте конкретные ставки налогов на заработную плату, включая FUTA, Social Security and Medicare (FICA) и местные подоходные налоги.
• Льготы для сотрудников: от медицинского страхования до возмещения расходов на пробег, любые льготы, которые вы предлагаете своим сотрудникам, должны быть собраны и перечислены вместе с их расходами.

Шаг 3: выберите период для вашего бюджета заработной платы

Перед расчетом расходов на заработную плату вам необходимо выбрать установленный период начисления заработной платы, для которого вы будете генерировать данные о расходах на заработную плату.

Чаще всего расходы на заработную плату рассчитываются по неделям, месяцам, кварталам или годам. Тем не менее, вы можете выбрать период, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Какой бы период вы ни выбрали для своего бюджета на заработную плату, обязательно используйте один и тот же период для всех расчетов и оценок в будущем.

После того, как вы завершили бюджет заработной платы за установленный период, вы можете начать процесс заново с другим периодом, чтобы получить различные отчеты о расходах бюджета заработной платы.

Шаг 4: Рассчитайте общий заработок наемных работников

Чтобы рассчитать заработок наемных работников за определенный период, просто возьмите их валовой годовой заработок и разделите его на количество дней, недель, месяцев, кварталов или другой конкретный период времени в году.

Например, вы будете использовать 365 дней, 52 недели, 12 месяцев или четыре квартала в году в следующем расчете заработной платы:

• (Годовой валовой доход) / (периоды времени в год) = заработок наемного работника по периодам

В качестве примера рассчитаем месячную заработную плату работника, чей валовой годовой доход составляет 50 000 долларов. В действии уравнение будет выглядеть так:

• 50 000 долл. США/12 = 4 166 долл. США в месяц

В этом примере сотрудник зарабатывает 4166 долларов в месяц до вычета налогов.

Шаг 5: Рассчитайте общий почасовой заработок сотрудников

Чтобы рассчитать почасовой заработок сотрудника за определенный период, начните с почасовой оплаты сотрудника и умножьте ее на количество часов, которое, по вашему мнению, должен отработать сотрудник.

Для начала штатные сотрудники обычно работают восемь часов в день пять дней в неделю.

• (Валовой почасовой доход) x (Ожидаемое количество часов за период) = Общий почасовой заработок сотрудников за период

На примере штатного сотрудника, зарабатывающего 15 долларов в час, мы определим его валовой заработок за 40-часовую рабочую неделю. Используя расчет почасовой заработной платы сотрудников, уравнение получается следующим:

• 15 х 40 = 600 долларов

В этом примере сотрудник зарабатывает 600 долларов в неделю.

Шаг 6: Рассчитайте налоги на заработную плату

Налоги на заработную плату зависят от того, сколько вы платите своим сотрудникам, поэтому вам понадобятся общие суммы заработной платы и доходов для всех почасовых и наемных сотрудников, чтобы составить бюджет на налоги на заработную плату.

Поскольку налоги на заработную плату включают в себя несколько различных налогов и ставок, лучше вести отдельные строки для каждого отдельного налога, чтобы все было организовано. Вот посмотрите на текущие налоги на заработную плату и их ставки:

• Налог на социальное обеспечение. Текущий налог на социальное обеспечение составляет 6,2% для работодателей и 6,2% для работников, удерживаемых в течение года. Этот налог применяется только к доходам до 147 000 долларов США. Налог на социальное обеспечение считается Федеральным налогом на страховые взносы или налогом FICA.
• Налог Medicare: текущая налоговая ставка Medicare составляет 1,45% для работодателей и 1,45% для сотрудников. Налог на Medicare также считается налогом на федеральные страховые взносы или налогом FICA.
• Федеральные налоги на безработицу (налоги FUTA): Текущая ставка налога FUTA в размере 6% применяется к первым 7000 долларов США, выплачиваемым работнику в год.
• Государственное страхование по безработице: Государственное страхование по безработице зависит от местоположения, поэтому вам нужно будет найти ставку страхования по безработице в вашем штате.
• Государственный и местный подоходный налог. Государственный и местный подоходный налог различаются в зависимости от местоположения, но их необходимо удерживать в течение всего года. Большинство, но не все штаты или населенные пункты взимают подоходный налог.

Чтобы узнать, как рассчитать налоги на заработную плату, вам нужно начать с неосвобожденной заработной платы сотрудников вашего предприятия за определенный период и применить каждую ставку налога на заработную плату к валовой заработной плате каждого сотрудника. Вы можете использовать следующее уравнение:

(Валовой заработок сотрудников за период времени) X (ставка налога на заработную плату, выраженная в виде десятичной дроби) = обязательство по налогу на заработную плату

В качестве примера давайте найдем обязательство по уплате налога на социальное обеспечение для работника, чей валовой ежемесячный заработок составляет 3000 долларов. Уравнение будет выглядеть так:

3000 х 0,062 = 186 долларов

В этом примере работодатель будет должен 186 долларов в виде налогов на социальное обеспечение в месяц за этого сотрудника.

Шаг 7: Рассчитайте затраты на вознаграждения работникам

Расходы на заработную плату не ограничиваются заработной платой ваших сотрудников или подрядчиков.

На самом деле, самые последние данные Бюро трудовой статистики показывают, что заработная плата составляет всего 68,8% компенсационных расходов работодателя. Расходы на пособия составляют оставшиеся 31,2%.

Хотя расходы на компенсацию сотрудников вашего бизнеса могут не разбиваться таким образом, важно рассчитать общие расходы на пособия вашего бизнеса как часть вашего бюджета на заработную плату.

Чтобы рассчитать общие расходы на вознаграждения работникам, просто сложите все расходы на вознаграждения сотрудников, выплаченные вашим бизнесом за определенный период времени.

Обязательно используйте тот же период, который вы использовали для получения заработной платы вашего сотрудника, поэтому, если вы рассчитали ежемесячный валовой заработок для своих сотрудников, рассчитайте ежемесячные расходы на пособия сейчас.

Затраты на вознаграждение работникам включают в себя:

• Пособия по медицинскому страхованию
• Страхование жизни
• Оплачиваемый отпуск (ОТП)
• Взносы в пенсионный план
• Дополнительная оплата (подумайте: бонусы, надбавки за смену, сверхурочные и т. д.)
• Государственное и федеральное страхование по безработице
• Медикэр
• Социальное обеспечение
• Вознаграждения работникам
• Компенсация рабочим

Общая сумма компенсационных расходов варьируется от бизнеса к бизнесу, но оценка этих затрат может помочь вам составить более точный бюджет заработной платы.

Шаг 8: Добавьте бюджетный буфер для непредсказуемых расходов на заработную плату

Существует множество непредсказуемых расходов на заработную плату, которые следует учитывать при составлении бюджета на заработную плату. Большинство непредсказуемых расходов на заработную плату, как правило, связаны с наймом и увольнением сотрудников или подрядчиков.

Например, вам может понадобиться соответствовать предложению о зарплате, которое получил один из ваших сотрудников, если вы хотите сохранить его талант.

Федеральные, региональные или местные ставки налога на заработную плату могут увеличиться. Вы можете потерять сотрудника, и вам придется выплатить неожиданное выходное пособие.

Буфер бюджета заработной платы может помочь вашему бизнесу легко управлять непредвиденными расходами или, по крайней мере, уменьшить их финансовое воздействие.

Сумма, которую вы должны использовать для подушки бюджета заработной платы, зависит от того, сколько у вас есть в запасе, и от непредсказуемых расходов, с которыми может столкнуться ваш бизнес.

Шаг 9: Настройте и суммируйте бюджет заработной платы вашего бизнеса

Прежде чем суммировать расходы на заработную плату вашего бизнеса, найдите время, чтобы настроить свой бюджет на заработную плату.

Настройка бюджета заработной платы вашего бизнеса дает вам возможность покрыть любые расходы, которые не связаны напрямую с заработной платой сотрудников, льготами или налогами. Кроме того, вы можете адаптировать бюджет, чтобы лучше адаптироваться к уникальным финансовым потребностям вашего бизнеса.

Например, если ваш бизнес нанимает сезонных работников, ваш бюджет на заработную плату может резко увеличиться в течение года.

Или, возможно, дико высокие цены на бензин привели к существенному увеличению затрат вашего бизнеса на возмещение командировочных расходов. Кроме того, вы можете решить, что оплата программного решения для расчета заработной платы является частью бюджета на заработную плату вашего предприятия, а не бизнес-расходами.

Какой бы ни была причина, настройка бюджета вашего бизнеса повысит его точность после того, как вы суммируете все свои расходы.

После сложения итоговых показателей брутто-зарплаты наемных работников, брутто-зарплаты почасовых служащих, затрат на налог на заработную плату, затрат на пособия и любых других различных расходов на заработную плату вы заполнили свой бюджет на заработную плату. Поздравляю!

Шаг 10. Регулярно пересматривайте и обновляйте свой бюджет заработной платы

Бюджет заработной платы полезен только в том случае, если вы действительно придерживаетесь его, поэтому вам нужно следить за своим фондом заработной платы и общим бизнес-бюджетом.

Установите регулярный интервал для просмотра и обновления вашего бюджета заработной платы по мере необходимости. В идеале вы захотите пересматривать свой бюджет заработной платы как минимум ежемесячно.

Заключительные советы о том, как придерживаться бюджета заработной платы

Когда дело доходит до управления финансами, составление бюджета — это только полдела. Другая половина битвы на самом деле придерживается вашего бюджета заработной платы. Лучший способ придерживаться бюджета заработной платы — найти тонкий баланс между строгим соблюдением и адаптируемостью.

Вы хотите быть как можно более строгими, когда дело доходит до соблюдения вашего бюджета заработной платы, но при этом оставаться адаптируемым, чтобы не отставать от любых неожиданных изменений. Вот почему так важно иметь бюджетный буфер или подушку безопасности, буфер помогает вам справляться с ударами, не ломая банк.

Тем не менее, точный бюджет заработной платы, которого вы можете придерживаться, начинается с создания комплексного бизнес-бюджета, включающего все расходы вашего бизнеса. Если вы новичок в бизнес-бюджетировании, ознакомьтесь с нашим руководством для начинающих о том, как создать бюджет для вашего малого бизнеса, чтобы получить пошаговое руководство по созданию бизнес-бюджета от начальных затрат до управления расходами.

Часто задаваемые вопросы о бюджете заработной платы