Cum să creați un buget de salarizare pentru afacerea dvs

crearea unui buget de salarizare

Un buget de salarizare ar trebui să includă toate cheltuielile cu salariile, inclusiv câștigurile angajaților, costurile cu beneficiile, plățile contractantului, taxele pe salarii și orice alte costuri asociate.

Cu toate aceste cheltuieli, bugetele de salarizare reprezintă o cantitate substanțială din fluxul de numerar de ieșire al afacerii tale. Deci, este esențial să înțelegeți cum să creați un buget de salarizare și să rămâneți cu el.

Acest ghid pentru începători pentru crearea unui buget pentru salarii explică totul, de la calcularea salariilor angajaților până la estimarea impozitelor pe salarii.

Să ne scufundăm!

Beneficiile creării unui buget de salarizare

Bugetul de salarizare al unei companii este o parte mică, dar necesară a bugetului general de operare. Când afacerea dvs. funcționează folosind un buget de salarizare, este mai ușor să mențineți un anumit procent de salarizare și să reduceți cheltuielile excesive.

Beneficiile creării unui buget de salarizare pentru afacerea dvs. includ:

• Sprijinirea stabilității financiare: menținerea și respectarea unui buget de salarizare poate ajuta afacerea dvs. să evite cheltuirea excesivă a salariilor și luarea de fonduri din alte domenii de operare esențiale.
• Decizii de angajare bazate pe date: a ști cât de mult aveți în bugetul de salarizare poate influența deciziile de angajare, cum ar fi beneficiile oferite, intervalele de salariu și creșterile.
• Reducerea cheltuielilor inutile: crearea unui buget de salarizare poate ajuta la identificarea cheltuielilor inutile cu salariile. De exemplu, s-ar putea să descoperi că ți-ar economisi banii afacerii dacă angajezi un singur angajat cu normă întreagă, mai degrabă decât doi angajați cu normă parțială.
• Sprijinirea conformității: Contabilitatea impozitelor pe salarii în bugetul dvs. de salarii vă poate ajuta afacerea să aloce și să mențină suficiente fonduri pentru a acoperi orice obligații legate de impozitul pe salarii.

Cât din bugetul dvs. ar trebui să meargă la salarizare?

Nu există un procent stabilit de salarizare care să funcționeze pentru fiecare afacere. Chiar și așa, urmărirea unui anumit procent sau sumă de salarizare nu ține cont de imaginea financiară unică a afacerii dvs. și de nevoile de personal.

Pentru a determina cât de mult din bugetul afacerii dvs. ar trebui să fie destinat statului de plată, va trebui să efectuați o evaluare aprofundată a întregului buget al companiei dvs.

Dacă vă întrebați cât de mult din bugetul afacerii dvs. este alocat în prezent pentru salarizare, puteți utiliza următoarea formulă pentru a calcula procentul de salarizare:

(Total cheltuieli cu salariile)/(Venituri brute) x 100 = Procentajul salariilor

De exemplu, o afacere care a adus venituri brute de 1.000.000 USD și a cheltuit 300.000 USD pe cheltuieli cu salariile, cheltuiește 30% din veniturile sale brute pe salarii.

Odată ce ați determinat procentul de salarizare, puteți decide dacă este prea mare sau prea mic, pe baza marjelor de profit preferate și a nevoilor de personal.

Pentru ce cheltuieli cu salariile ar trebui să bugetați?

Bugetul dvs. de salarizare ar trebui să includă costuri fixe și variabile cu salariile, de la câștigurile angajaților până la cheltuielile de recrutare.

În general, costurile fixe cu salariile rămân stagnante timp de un an, în timp ce costurile variabile cu salariile pot fluctua pe parcursul anului. Iată o privire asupra costurilor salariale care se încadrează în categoria fixă ​​sau variabilă:

• Costuri fixe de salarizare: costuri anuale ale planului de beneficii sponsorizate de angajator, veniturile angajaților salariați și impozitele pe salarii
• Costuri variabile de salarizare: contribuții ale angajatorului la conturile de pensionare, plăți ale contractorilor, ore suplimentare, angajarea unui nou angajat, majorări, bonusuri, comisioane etc.

Continuați să citiți pentru o explicație aprofundată a cheltuielilor cu salariile pe care să le includeți în bugetul dvs. de salarizare.

Buget pentru muncitori cu oră și salariați

Salariile plătite angajaților tăi vor reprezenta cea mai mare parte a cheltuielilor cu salariile pentru afacerea ta.

Lucrătorii salariați sunt puțin mai ușor de bugetat, deoarece sunt plătiți cu un salariu anual stabilit.

Cu toate acestea, deoarece tarifele orare se pot schimba pe parcursul anului și participarea angajaților poate avea un impact semnificativ asupra câștigurilor, acestea sunt puțin mai greu de estimat.

Deși este puțin probabil ca toți angajații tăi cu normă întreagă să aibă o prezență perfectă, bugetul de salarizare al companiei tale ar trebui să presupună că angajații cu oră nu vor pierde nicio secundă de lucru într-un an.

Acest calcul va duce probabil la o supraestimare a compensației orare și salariate a lucrătorilor, dar puteți considera că este o soluție de siguranță.

Nu uitați să includeți propriile salarii atunci când vă creați bugetul de salarizare. Indiferent dacă vă plătiți un salariu sau luați o tragere a proprietarului, aceste fonduri ar trebui să fie considerate o parte a cheltuielilor cu salariile.

Buget pentru orice lucrare independentă sau antreprenor

Elementul rând al bugetului de muncă pentru liber profesionist sau antreprenor ar trebui să includă ratele de plată curente. Dacă afacerea dvs. lucrează în prezent cu unul sau mai mulți contractori, examinați plățile contractantului și faceți o medie a acestora în funcție de perioada de timp pentru care creați un buget.

De exemplu, dacă creați un nou buget lunar de salarizare, totalați toate plățile efectuate în ultimele 12 luni și împărțiți suma la 12. Dacă ați plătit contractorilor 12.000 USD în ultimele 12 luni, bugetul dvs. de plată al contractantului ar trebui să fie de aproximativ 1.000 USD. o luna.

Bugetul pentru impozitele pe salarii

Taxele pe salarii sunt dificil de bugetat, deoarece ratele de impozitare diferă și unele au reguli unice. Indiferent, înțelegerea modului de estimare a impozitelor pe salarii începe cu aplicarea fiecărei cote a impozitului pe salarii la totalurile salariale așteptate ale angajaților.

De exemplu, dacă afacerea dvs. cu salariile angajaților cheltuiește 20.000 USD pe lună pentru a plăti angajații W-2 care nu sunt scutiți, veți fi responsabil pentru plata cotei de 1,45% a angajatorului din taxele Medicare. Aceasta înseamnă 290 USD în taxe Medicare pe lună.

Buget pentru beneficiile angajaților

Costurile cu beneficiile angajaților reprezintă o parte semnificativă a cheltuielilor cu salariile, așa că va trebui să vă asigurați că luați în considerare fiecare beneficiu pe care afacerea dvs. le oferă angajaților.

Din fericire, costurile cu beneficiile pot rămâne destul de stagnante pe o perioadă anuală, astfel încât aceste costuri sunt în general mai ușor de calculat pentru bugetul dvs.

Elementul rând din bugetul de salarizare pentru beneficiile angajaților ar trebui să țină cont de următoarele cheltuieli cu beneficiile:

• Asigurare medicala
• Asigurare de invaliditate
• Asigurare de viata
• Beneficii/planuri de pensionare
• PTO
• Beneficii secundare (asistență pentru școlarizare, burse pentru îngrijirea copilului etc.)

Buget pentru orice bonusuri pentru angajați și salariu suplimentar

Dacă afacerea dvs. oferă angajaților câștiguri suplimentare, inclusiv bonusuri, comisioane, rambursări de cheltuieli, indemnizații de concediere, ore suplimentare, plăți în urmă și multe altele, va trebui să contabilizați aceste cheltuieli în bugetul de salarizare.

Din păcate, veniturile suplimentare tind să fie foarte variabile, de la o companie la alta și chiar de la o săptămână la alta. Cel mai bine este să vă bazați pe datele istorice atunci când estimați totalurile pentru bonusurile angajaților și alte venituri suplimentare.

Dacă nu aveți acces la datele istorice, vă puteți baza pe previziuni conservatoare ale veniturilor ca punct de plecare.

De exemplu, dacă afacerea dvs. plătește comisioane bazate pe procente, cum ar fi 5% din fiecare vânzare efectuată, puteți rezerva 5% din venitul brut estimat al companiei pentru comisioane.

În general, elementul rând din bugetul de salarizare al companiei dvs. ar trebui să includă totaluri pentru toate veniturile suplimentare și bonusurile.

Buget pentru orice angajați noi

Costul angajării unui nou angajat totalizează în general 1,2%-1,4% din salariul anual al angajatului. Dacă afacerea dvs. dorește să-și dezvolte personalul, nu uitați să includeți costul beneficiilor, instruirii și echipamentelor alături de salariu.

Bugetul pentru software-ul de salarizare

Dacă afacerea dvs. folosește sau intenționează să adopte software de salarizare, puteți include cheltuielile în bugetul de salarizare. În general, software-ul de salarizare are un preț ca „ rată de bază pe lună + $ X per angajat plătit. ”

Tarifele dvs. vor depinde de soluția software de salarizare pe care o alegeți, de numărul de persoane plătite și de tipul de lucrător plătit (antreprenor vs angajat).

Bugetul pentru salarizare și timp de administrare a resurselor umane

Deși nu este o cheltuială monetară directă, crearea unui buget de salarizare, gestionarea bugetului de salarizare, gestionarea salariilor și gestionarea sarcinilor suplimentare de salarizare, cum ar fi administrarea beneficiilor, poate costa afacerea dvs. destul de mult timp.

Dacă descoperiți că afacerea dvs. petrece prea mult timp rulând salarizare folosind metoda bricolaj sau că software-ul dvs. actual de salarizare nu oferă suficientă automatizare pentru a îmbunătăți eficiența, ar putea fi timpul să vă reconsiderați opțiunile pentru software-ul de salarizare.

Dacă vă gândiți să adoptați un software de salarizare pentru afacerea dvs. sau căutați un software de salarizare care se potrivește mai bine afacerii dvs., consultați ghidul nostru pentru cel mai bun software de salarizare pentru întreprinderile mici. Analizăm în profunzime caracteristicile, costurile și beneficiile fiecărui software pentru a vă ajuta să luați o decizie finală a software-ului de salarizare.

Cum să creezi un buget de salarizare în 10 pași

Acum că știți tot ce trebuie să includeți în bugetul dvs. de salarizare, sunteți gata să începeți cu afacerea reală - luați un calculator și legați-vă. Iată un ghid pas cu pas pentru crearea unui buget de salarizare pentru afacerea dvs.

Pasul 1: Alegeți o platformă pentru bugetul dvs. de salarizare

Platforma pe care o utilizați pentru a vă crea bugetul de salarizare va afecta cel mai semnificativ capacitatea dvs. de a partaja bugetul și opțiunile de personalizare a bugetului de salarizare.

Din fericire, veți avea o mulțime de opțiuni software din care să alegeți atunci când creați un buget de salarizare. Iată o privire asupra opțiunilor software pentru bugetul de salarii:

• Foi de calcul Google sau Excel: Foi de calcul Google și Excel sunt software pentru foi de calcul renumit pentru flexibilitatea lor, suportul pentru calcule și abilitățile de graficare. În timp ce Microsoft Excel poate fi costisitor pentru utilizarea offline, Foi de calcul Google este gratuit și mai ușor de partajat altora.
• Software de contabilitate: Dacă afacerea dvs. utilizează în prezent software de contabilitate, puteți utiliza software-ul pentru a vizualiza și gestiona costurile salariale. Majoritatea software-ului de contabilitate le permite utilizatorilor să genereze rapoarte personalizate, astfel încât să puteți personaliza rapoartele pentru a se potrivi nevoilor afacerii dumneavoastră.
• Software de salarizare: Dacă afacerea dvs. utilizează în prezent software de salarizare, generarea rapoartelor privind costurile de salarizare și beneficii ar trebui să fie la fel de ușoară ca să faceți clic pe câteva butoane. Mai bine, dacă utilizați un software de salarizare ușor de integrat, este posibil să puteți sincroniza datele de salarizare cu software-ul de contabilitate pentru o vedere mai holistică a imaginii financiare a afacerii dvs.

Dacă nu utilizați în prezent un software de contabilitate sau de salarizare, poate fi cel mai bine să utilizați Foi de calcul Google sau Excel.

Dacă alegeți să utilizați una dintre aceste opțiuni de software în viitor, este probabil să puteți exporta datele de remunerare a angajaților dvs. într-o soluție software de contabilitate sau de salarizare printr-un fișier .csv.

Pasul 2: Adunați informații despre salariu, beneficii și personal

Colectarea tuturor informațiilor despre salarii, beneficii și personal pentru afacerea dvs. va ajuta la eficientizarea procesului de creare a bugetului de salarizare. Veți evita să vă opriți în mijlocul procesului doar pentru a găsi o anumită informație.

Iată lista scurtă de informații de care veți avea nevoie:

• Informații despre personal: va trebui să adunați numele tuturor lucrătorilor independenți ai afacerii dvs. și ale tuturor angajaților cu oră, salariați și temporari.
• Informații despre salariu: va trebui să enumerați informațiile specifice despre salariu ale fiecărui angajat sau contractant, cum ar fi câștigul orar sau salariul anual. De asemenea, va trebui să notați programul lor de plată.
• Ratele impozitelor pe salarii: colectați ratele specifice pentru taxele pe salarii, inclusiv FUTA, Securitatea Socială și Medicare (FICA) și impozitele pe venit localizate.
• Beneficii pentru angajați: de la asigurarea de sănătate până la rambursarea kilometrajului, orice beneficii pe care le oferiți angajaților dvs. ar trebui să fie colectate și enumerate împreună cu costurile acestora.

Pasul 3: Alegeți o perioadă pentru bugetul dvs. de salarizare

Înainte de a calcula cheltuielile cu salariile, va trebui să alegeți o perioadă stabilită de salarizare pentru care veți genera date privind cheltuielile cu salariile.

Cel mai frecvent se calculează costurile salariale pe săptămână, lună, trimestru sau an. Cu toate acestea, sunteți liber să alegeți perioada care funcționează cel mai bine pentru dvs. și afacerea dvs.

Indiferent de perioada pe care o alegeți pentru bugetul de salarizare, asigurați-vă că utilizați aceeași perioadă pentru toate calculele și estimările viitoare.

După ce ați terminat un buget de salarizare pentru o perioadă stabilită, puteți începe procesul cu o perioadă diferită pentru a obține o varietate de rapoarte de cheltuieli ale bugetului de salarizare.

Pasul 4: Calculați câștigurile totale ale angajaților salariați

Pentru a calcula câștigurile salariaților pe o anumită perioadă, luați pur și simplu câștigurile anuale brute ale acestora și împărțiți-le la numărul de zile, săptămâni, luni, trimestre sau o altă anumită perioadă de timp pe an.

De exemplu, veți folosi 365 de zile, 52 de săptămâni, 12 luni sau patru trimestre pe an, în următorul calcul al salariului:

• (Venitul brut anual)/(Perioade de timp pe an) = Câștiguri ale angajaților salariați pe perioadă

De exemplu, să calculăm salariul lunar al unui angajat al cărui venit anual brut este de 50.000 USD. În acțiune, ecuația ar arăta astfel:

• 50.000 USD/12 = 4.166 USD pe lună

În acest exemplu, angajatul încasează 4.166 USD pe lună înainte de taxe.

Pasul 5: Calculați câștigul total orar al angajaților

Pentru a calcula câștigul orar al angajaților pentru o anumită perioadă, începeți cu salariul orar al angajatului și înmulțiți-l cu numărul de ore în care vă așteptați ca angajatul să lucreze.

La început, angajații cu normă întreagă lucrează de obicei opt ore pe zi, cinci zile pe săptămână.

• (Venitul orar brut) x (Ore așteptate pe perioadă) = Câștigul orar total al angajaților pe perioadă

Folosind un exemplu de salariat cu normă întreagă care câștigă 15 USD pe oră, vom determina câștigul său brut pe săptămână de lucru de 40 de ore. Folosind calculul câștigului orar al angajaților, ecuația rezultă după cum urmează:

• 15 USD x 40 = 600 USD

În acest exemplu, angajatul încasează 600 USD pe săptămână.

Pasul 6: Calculați impozitele pe salarii

Taxele pe salarii depind de cât plătiți angajaților dvs., așa că veți avea nevoie de salarii și venituri totale pentru toți angajații pe oră și salariați pentru a bugeta taxele pe salarii.

Deoarece taxele pe salarii includ mai multe taxe și rate diferite, este mai bine să mențineți elemente rând separate pentru fiecare impozit individual, pentru a menține lucrurile organizate. Iată o privire asupra taxelor pe salarii actuale și a ratelor acestora:

• Taxa de asigurări sociale : impozitul actual de asigurări sociale este de 6,2% pentru angajatori și 6,2% pentru angajați reținut pe tot parcursul anului. Acest impozit se aplică numai câștigurilor de până la 147.000 USD. Impozitul de asigurări sociale este considerat un impozit pe contribuția federală de asigurări sau un impozit FICA.
• Taxa Medicare: Cota actuală de impozitare Medicare este de 1,45% pentru angajatori și de 1,45% pentru angajați. Taxa Medicare este, de asemenea, considerată o taxă de contribuție la asigurări federale sau o taxă FICA.
• Taxe federale de șomaj (taxe FUTA): Rata actuală de impozitare FUTA de 6% se aplică primilor 7.000 USD plătiți unui angajat pe an.
• Asigurarea de șomaj de stat: asigurarea de șomaj de stat variază în funcție de locație, așa că va trebui să găsiți rata asigurării de șomaj a statului dvs.
• Impozitul pe venit de stat și local: impozitele pe venit de stat și locale variază în funcție de locație, dar vor trebui reținute pe tot parcursul anului. Majoritatea, dar nu toate statele sau localitățile impun impozit pe venit.

Pentru a afla cum să estimați impozitele pe salarii, va trebui să începeți cu salariile angajaților neexceptați ale companiei dvs. dintr-o anumită perioadă și să aplicați fiecare cotă a impozitului pe salarii salariului brut al fiecărui angajat. Puteți folosi următoarea ecuație:

(Câștiguri brute ale angajaților pe perioadă de timp) X (Rata impozitului pe salarii exprimată în zecimală) = Datoria cu impozitul pe salarii

De exemplu, să găsim obligația fiscală de securitate socială pentru un angajat al cărui câștig lunar brut totalizează 3.000 USD. Ecuația ar arăta astfel:

3.000 USD x .062 = 186 USD

În acest exemplu, un angajator ar datora 186 USD în taxe de asigurări sociale pe lună pentru acest angajat.

Pasul 7: Calculați costurile pentru beneficiile angajaților

Cheltuielile cu salariile nu se limitează la salariile pe care le câștigă angajații sau antreprenorii tăi.

De fapt, cele mai recente date de la Biroul de Statistică a Muncii arată că salariile reprezintă doar 68,8% din costurile de compensare ale angajatorului. Costurile cu beneficii reprezintă restul de 31,2%.

În timp ce costurile de compensare a angajaților companiei dvs. s-ar putea să nu defalcă în acest fel, este esențial să calculați costurile totale ale beneficiilor companiei dvs. ca parte a bugetului de salarizare.

Pentru a calcula costurile totale ale beneficiilor angajaților, pur și simplu adunați toate costurile cu beneficiile angajaților plătite de afacerea dvs. într-o anumită perioadă de timp.

Asigurați-vă că utilizați aceeași perioadă pe care ați folosit-o pentru a aduna salariile angajatului dvs., așa că, dacă ați calculat câștigul brut lunar pentru angajații dvs., calculați acum costurile beneficiilor lunare.

Costurile cu beneficiile angajaților includ:

• Beneficii de asigurări de sănătate
• Asigurare de viata
• Timp liber plătit (PTO)
• Contribuții la planul de pensii
• Salariul suplimentar (gândiți-vă: bonusuri, diferențe de schimb, ore suplimentare etc.)
• Asigurări de șomaj de stat și federale
• Medicare
• Securitate Socială
• Rambursări ale angajaților
• Compensația lucrătorilor

Totalurile costurilor de compensare variază de la o companie la alta, dar estimarea acestor costuri vă poate ajuta să construiți un buget de salarizare mai precis.

Pasul 8: Adăugați un buffer bugetar pentru costuri de salarizare imprevizibile

Există o mulțime de costuri de salarizare imprevizibile de luat în considerare atunci când vă creați bugetul de salarizare. Cele mai multe costuri imprevizibile de salarizare tind să aibă de-a face cu angajarea și rezilierea angajaților sau contractorilor.

De exemplu, poate fi necesar să egalați o ofertă de salariu pe care a primit-o unul dintre angajații dvs. dacă doriți să-și păstrați talentul.

Ratele impozitelor pe salarii federale, de stat sau locale pot crește. Ați putea pierde un angajat și trebuie să plătiți un cec neașteptat de concediere.

Un buffer bugetar de salarizare poate ajuta afacerea dvs. să gestioneze cu ușurință costurile neașteptate sau cel puțin să le reducă impactul financiar.

Suma pe care ar trebui să o utilizați pentru perna pentru bugetul de salarizare depinde de cât trebuie să economisiți și de costurile imprevizibile pe care le poate suporta afacerea dvs.

Pasul 9: Personalizați și totalizați bugetul de salarizare al companiei dvs

Înainte de a totaliza cheltuielile cu salariile afacerii tale, fă-ți timp pentru a personaliza bugetul de salarizare.

Personalizarea bugetului de salarizare al companiei dvs. vă oferă posibilitatea de a aborda orice cheltuială care nu este direct legată de salariile, beneficiile sau impozitele angajaților. Mai mult, puteți adapta bugetul pentru a vă adapta mai bine nevoilor financiare unice ale afacerii dvs.

De exemplu, dacă afacerea dvs. angajează lucrători sezonieri, bugetul dvs. de salarizare poate avea unele salturi în timpul anului.

Sau poate că prețurile extrem de ridicate ale gazului au determinat creșterea substanțială a costurilor de rambursare de călătorie ale afacerii dvs. În plus, puteți decide că plata pentru o soluție software de salarizare este o parte a bugetului de salarizare al afacerii dvs., mai degrabă decât o cheltuială de afaceri.

Indiferent de motiv, personalizarea bugetului afacerii tale va îmbunătăți acuratețea acestuia odată ce ai totalizat toate cheltuielile.

După ce ați adăugat totalurile pentru salariile brute ale angajaților dvs. salariați, salariile brute pe oră ale angajaților, costurile cu impozitele pe salarii, costurile cu beneficii și orice alte costuri diverse cu salariile, veți fi finalizat bugetul de salarii. Felicitări!

Pasul 10: revizuiți și actualizați în mod regulat bugetul de salarizare

Un buget de salarizare este util doar dacă îl respectați, așa că va trebui să țineți cont de salarizarea și bugetul general al afacerii.

Stabiliți un interval regulat la care să revizuiți și să vă actualizați bugetul de salarizare, după cum este necesar. În mod ideal, veți dori să vă revizuiți bugetul de salarizare cel puțin lunar.

Sfaturi finale pentru cum să vă păstrați bugetul de salarizare

Când vine vorba de managementul finanțelor, crearea unui buget este doar jumătate din luptă. Cealaltă jumătate a bătăliei se ține de fapt cu bugetul de salarizare. Cel mai bun mod de a vă menține bugetul de salarizare este să găsiți un echilibru delicat între respectarea strictă și adaptabilitate.

Vrei să încerci să fii cât mai strict posibil atunci când vine vorba de aderarea la bugetul de salarizare, dar și să rămâi adaptabil pentru a ține pasul cu orice schimbări neașteptate. De aceea este esențial să ai un buffer sau o pernă bugetară, tamponul vă ajută să vă rostogoliți cu pumnii fără a sparge banca.

Acestea fiind spuse, un buget precis de salarizare de care să vă păstrați începe cu crearea unui buget de afaceri cuprinzător, care include toate cheltuielile afacerii dvs. Dacă sunteți nou în domeniul bugetului de afaceri, consultați ghidul nostru pentru începători despre cum să creați un buget pentru afacerea dvs. mică, pentru un ghid pas cu pas pentru crearea unui buget de afaceri, de la costurile de pornire până la gestionarea cheltuielilor.

Întrebări frecvente privind bugetul de salarizare