Come creare un budget per le buste paga per la tua azienda

creazione di un budget per le buste paga

Un budget per le retribuzioni dovrebbe includere tutte le spese per le retribuzioni inclusi i guadagni dei dipendenti, i costi dei benefici, i pagamenti degli appaltatori, le tasse sui salari e qualsiasi altro costo associato.

Con tutte queste spese, i budget per le buste paga rappresentano una parte sostanziale del flusso di cassa in uscita della tua azienda. Quindi, è essenziale capire come creare un budget per le buste paga e attenersi ad esso.

Questa guida per principianti alla creazione di un budget per le buste paga spiega tutto, dal calcolo delle retribuzioni dei dipendenti alla stima delle imposte sui salari.

Immergiamoci!

I vantaggi della creazione di un budget per le buste paga

Il budget per le retribuzioni di un'azienda è una parte piccola, ma necessaria, del budget operativo complessivo. Quando la tua azienda opera utilizzando un budget per le retribuzioni, è più facile mantenere una percentuale specifica sulle retribuzioni e ridurre la spesa eccessiva.

I vantaggi della creazione di un budget per le buste paga per la tua azienda includono:

• Sostenere la stabilità finanziaria: mantenere e seguire un budget per le buste paga può aiutare la tua azienda a evitare spese eccessive per le buste paga e sottrarre fondi ad altre aree operative essenziali.
• Decisioni di assunzione basate sui dati: sapere quanto hai all'interno del tuo budget per le buste paga può influenzare le decisioni di assunzione, come i vantaggi offerti, le fasce salariali e gli aumenti.
• Ridurre le spese inutili: la creazione di un budget per le buste paga può aiutare a individuare le spese per le buste paga non necessarie. Ad esempio, potresti scoprire che farebbe risparmiare alla tua azienda assumere un solo dipendente a tempo pieno anziché due dipendenti part-time.
• Sostegno alla conformità: la contabilizzazione delle imposte sui salari all'interno del budget delle buste paga può aiutare la tua azienda a allocare e mantenere fondi sufficienti per coprire eventuali passività fiscali sui salari.

Quanto del tuo budget dovrebbe andare a libro paga?

Non esiste una percentuale di retribuzione fissa che funzioni per ogni azienda. Ciononostante, puntare a una percentuale o a un importo specifico sulla busta paga non tiene conto del quadro finanziario e delle esigenze di personale della tua azienda.

Per determinare quanto del tuo budget aziendale dovrebbe essere destinato alle buste paga, dovrai eseguire una valutazione approfondita dell'intero budget della tua azienda.

Se ti stai chiedendo quanto del budget della tua azienda è attualmente allocato per le buste paga, puoi utilizzare la seguente formula per calcolare la percentuale della tua busta paga:

(Spese salariali totali)/(Entrate lorde) x 100 = Percentuale salariali

Ad esempio, un'azienda che ha generato $ 1.000.000 di entrate lorde e ha speso $ 300.000 in spese per il personale, spende il 30% delle sue entrate lorde in buste paga.

Una volta determinata la percentuale della tua busta paga, puoi decidere se è troppo alta o troppo bassa in base ai tuoi margini di profitto preferiti e alle tue esigenze di personale.

Per quali spese di busta paga dovresti preventivare?

Il budget per le retribuzioni dovrebbe includere costi fissi e variabili che vanno dai guadagni dei dipendenti alle spese di reclutamento.

In genere, i costi fissi del personale rimangono stagnanti per un anno, mentre i costi variabili del personale possono fluttuare durante l'anno. Ecco uno sguardo a quali costi del personale rientrano nella categoria fissa o variabile:

• Costi fissi del personale: costi annuali del piano dei benefici sponsorizzati dal datore di lavoro, guadagni dei dipendenti stipendiati e imposte sui salari
• Costi variabili del personale: contributi del datore di lavoro ai conti pensionistici, pagamenti degli appaltatori, straordinari, assunzione di un nuovo dipendente, aumenti, bonus, commissioni, ecc.

Continua a leggere per una spiegazione approfondita delle spese per le buste paga da includere nel budget per le buste paga.

Budget per lavoratori orari e salariati

Gli stipendi pagati ai tuoi dipendenti costituiranno la maggior parte delle spese del personale per la tua attività.

I lavoratori stipendiati sono un po 'più facili da pianificare in quanto vengono pagati uno stipendio annuale fisso.

Tuttavia, poiché le tariffe orarie possono cambiare durante l'anno e la presenza dei dipendenti può avere un impatto significativo sui guadagni, sono un po' più difficili da stimare.

Sebbene sia improbabile che tutti i tuoi dipendenti orari a tempo pieno abbiano una presenza perfetta, il budget del libro paga della tua azienda dovrebbe presumere che i dipendenti orari non perdano un solo secondo di lavoro in un anno.

Questo calcolo comporterà probabilmente una sopravvalutazione della retribuzione oraria e salariata, ma puoi considerarlo una soluzione di sicurezza.

Non dimenticare di includere il tuo stipendio quando crei il budget per le buste paga. Indipendentemente dal fatto che tu ti paghi uno stipendio o prendi un sorteggio del proprietario, questi fondi dovrebbero essere considerati una parte delle tue spese per il personale.

Budget per qualsiasi lavoro freelance o appaltatore

La tua voce di budget per il lavoro di libero professionista o appaltatore dovrebbe includere le tariffe salariali correnti. Se la tua azienda attualmente lavora con uno o più appaltatori, rivedi i pagamenti degli appaltatori e calcolane la media in base al periodo di tempo per il quale stai creando un budget.

Ad esempio, se stai creando un nuovo budget mensile per le retribuzioni, somma tutti i pagamenti effettuati negli ultimi 12 mesi e dividi l'importo per 12. Se hai pagato agli appaltatori $ 12.000 negli ultimi 12 mesi, il budget di pagamento dell'appaltatore dovrebbe essere di circa $ 1.000 un mese.

Budget per le tasse sui salari

Le tasse sui salari sono difficili da pianificare, poiché le aliquote fiscali differiscono e alcune hanno regole uniche. Indipendentemente da ciò, capire come stimare le imposte sui salari inizia applicando ciascuna aliquota dell'imposta sui salari ai totali salariali previsti per i dipendenti.

Ad esempio, se la tua azienda per i salari dei dipendenti spende $ 20.000 al mese pagando dipendenti W-2 non esenti, sarai responsabile del pagamento della quota del datore di lavoro dell'1,45% delle tasse Medicare. Questo equivale a $ 290 in tasse Medicare al mese.

Budget per i benefici ai dipendenti

I costi dei benefici per i dipendenti costituiscono una parte significativa delle spese per il personale, quindi dovrai assicurarti di tenere conto di ogni vantaggio che la tua azienda offre ai dipendenti.

Fortunatamente, i costi dei benefici possono rimanere piuttosto stagnanti per un periodo annuale, quindi questi costi sono generalmente più facili da calcolare per il tuo budget.

La voce di budget per le retribuzioni per i benefici per i dipendenti deve tenere conto delle seguenti spese per i benefici:

• Assicurazione sanitaria
• Assicurazione invalidità
• Assicurazione sulla vita
• Benefici/piani pensionistici
• presa di forza
• Benefici accessori (assistenza scolastica, stipendi per l'infanzia, ecc.)

Budget per eventuali bonus dei dipendenti e retribuzione supplementare

Se la tua azienda fornisce ai dipendenti guadagni supplementari, inclusi bonus, commissioni, rimborsi spese, indennità di fine rapporto, straordinari, arretrati e altro, dovrai tenere conto di queste spese all'interno del budget per le buste paga.

Sfortunatamente, i guadagni supplementari tendono ad essere molto variabili, da azienda a azienda, e anche di settimana in settimana. È meglio fare affidamento sui dati storici quando si stimano i totali per i bonus dei dipendenti e altre entrate supplementari.

Se non hai accesso ai dati storici, puoi fare affidamento su proiezioni prudenti delle entrate come punto di partenza.

Ad esempio, se la tua azienda paga commissioni in base alla percentuale, come il 5% di ogni vendita effettuata, puoi accantonare il 5% delle entrate lorde previste della tua attività per le commissioni.

Nel complesso, la voce di budget per le retribuzioni della tua attività dovrebbe includere i totali di tutte le entrate supplementari e dei bonus.

Budget per eventuali nuove assunzioni

Il costo dell'assunzione di un nuovo dipendente ammonta generalmente all'1,2%-1,4% della retribuzione annuale del dipendente. Se la tua azienda sta cercando di aumentare il proprio personale, non dimenticare di includere il costo di benefit, formazione e attrezzature insieme allo stipendio.

Budget per il software del libro paga

Se la tua azienda utilizza o prevede di adottare un software per le buste paga, puoi includere la spesa nel budget per le buste paga. In genere, il prezzo del software per le buste paga è una " tariffa base al mese + $ X per dipendente pagato. "

Le tue tariffe dipenderanno dalla soluzione software per le buste paga che scegli, dal numero di persone pagate e dal tipo di lavoratore pagato (appaltatore o dipendente).

Budget per il tempo di amministrazione delle buste paga e delle risorse umane

Sebbene non si tratti di una spesa monetaria diretta, la creazione di un budget per le buste paga, la gestione del budget per le buste paga, l'esecuzione delle buste paga e la gestione di attività aggiuntive della busta paga, come l'amministrazione dei benefici, può costare alla tua azienda un bel po' di tempo.

Se scopri che la tua azienda sta spendendo troppo tempo per gestire le buste paga utilizzando il metodo fai-da-te o che il tuo attuale software per le buste paga non offre abbastanza automazione per migliorare l'efficienza, potrebbe essere il momento di riconsiderare le tue scelte di software per le buste paga.

Se stai pensando di adottare un software per le buste paga per la tua azienda o stai cercando un software per le buste paga più adatto alla tua attività, consulta la nostra guida al miglior software per le buste paga per le piccole imprese. Facciamo un'analisi approfondita delle caratteristiche, dei costi e dei vantaggi di ciascun software per aiutarti a prendere una decisione finale sul software per le buste paga.

Come creare un budget per le buste paga in 10 passaggi

Ora che sai tutto ciò che devi includere nel tuo budget per le buste paga, sei pronto per iniziare con il vero affare: prendi una calcolatrice e allacciati. Ecco una guida passo passo per creare un budget per le buste paga per la tua azienda.

Passaggio 1: scegli una piattaforma per il tuo budget di buste paga

La piattaforma che utilizzi per creare il budget per le retribuzioni avrà un impatto più significativo sulla tua capacità di condividere il budget e le opzioni di personalizzazione del budget per le retribuzioni.

Fortunatamente, avrai molte opzioni software tra cui scegliere quando crei un budget per le buste paga. Ecco uno sguardo alle opzioni del software per il budget delle buste paga:

• Fogli Google o Excel: Fogli Google ed Excel sono software per fogli di calcolo famosi per la loro flessibilità, supporto per i calcoli e capacità di rappresentazione grafica. Mentre Microsoft Excel può essere costoso per l'uso offline, Fogli Google è gratuito e più facilmente condivisibile con gli altri.
• Software di contabilità: se la tua azienda utilizza attualmente un software di contabilità, puoi utilizzare il software per visualizzare e gestire i costi del personale. La maggior parte dei software di contabilità consente agli utenti di generare report personalizzati, in modo da poter personalizzare i report in base alle esigenze della propria azienda.
• Software per le buste paga: se la tua azienda utilizza attualmente un software per le buste paga, generare rapporti sui costi delle buste paga e dei benefici dovrebbe essere facile come fare clic su alcuni pulsanti. Meglio ancora, se stai utilizzando un software per le buste paga di facile integrazione, potresti essere in grado di sincronizzare i dati delle tue buste paga con il tuo software di contabilità per una visione più olistica del quadro finanziario della tua attività.

Se al momento non stai utilizzando un software di contabilità o buste paga, potrebbe essere meglio utilizzare Fogli Google o Excel.

Se decidi di utilizzare una di queste opzioni software in futuro, è probabile che sarai in grado di esportare i dati sulla retribuzione dei dipendenti in una soluzione software per paghe o contabilità tramite un file .csv.

Passaggio 2: raccogliere informazioni su salari, vantaggi e personale

La raccolta di tutte le informazioni su salari, vantaggi e personale per la tua azienda aiuterà a semplificare il processo di creazione del budget per le buste paga. Eviterai di doverti fermare nel mezzo del processo solo per trovare un'informazione specifica.

Ecco un breve elenco di informazioni di cui avrai bisogno:

• Informazioni sul personale: dovrai raccogliere i nomi di tutti i lavoratori freelance della tua azienda e di tutti i dipendenti orari, stipendiati e temporanei.
• Informazioni sulla retribuzione: dovrai elencare le informazioni sulla retribuzione specifica di ogni dipendente o appaltatore, come la retribuzione oraria o la retribuzione annuale. Dovrai anche prendere nota dei loro programmi salariali.
• Aliquote dell'imposta sui salari: raccogli le aliquote specifiche per le tasse sui salari, tra cui FUTA, Social Security e Medicare (FICA) e le imposte sul reddito localizzate.
• Benefici per i dipendenti: dalla copertura assicurativa sanitaria al rimborso del chilometraggio, qualsiasi beneficio offri ai tuoi dipendenti dovrebbe essere raccolto ed elencato insieme ai loro costi.

Passaggio 3: scegli un periodo per il budget delle buste paga

Prima di calcolare le spese per la retribuzione, dovrai scegliere un periodo di retribuzione impostato per il quale genererai i dati sulle spese per la retribuzione.

È più comune calcolare i costi del personale per settimana, mese, trimestre o anno. Tuttavia, sei libero di scegliere il periodo più adatto a te e alla tua attività.

Qualunque periodo tu scelga per il tuo budget per le retribuzioni, assicurati di utilizzare lo stesso periodo per tutti i calcoli e le stime in futuro.

Una volta terminato un budget per le retribuzioni per un determinato periodo, è possibile ricominciare il processo con un periodo diverso per ottenere una varietà di resoconti sulle spese del budget per le retribuzioni.

Passaggio 4: calcola i guadagni totali dei dipendenti stipendiati

Per calcolare i guadagni dei dipendenti stipendiati in base a un periodo specifico, prendi semplicemente i loro guadagni annuali lordi e dividili per il numero di giorni, settimane, mesi, trimestri o un altro periodo di tempo specifico all'anno.

Ad esempio, utilizzerai 365 giorni, 52 settimane, 12 mesi o quattro trimestri all'anno, nel seguente calcolo dello stipendio:

• (reddito lordo annuo)/(periodi di tempo per anno) = guadagni dei dipendenti stipendiati per periodo

Ad esempio, calcoliamo il salario mensile di un dipendente il cui reddito annuo lordo è di $ 50.000. In azione, l'equazione sarebbe simile a questa:

• $ 50.000/12 = $ 4.166 al mese

In questo esempio, il dipendente incassa $ 4.166 al mese prima delle tasse.

Passaggio 5: calcola i guadagni orari totali dei dipendenti

Per calcolare la retribuzione oraria del dipendente in base a un periodo specifico, inizia con la retribuzione oraria del dipendente e moltiplicala per il numero di ore che prevedi che il dipendente lavori.

All'inizio, i dipendenti a tempo pieno in genere lavorano otto ore al giorno, cinque giorni alla settimana.

• (Reddito orario lordo) x (Ore previste per periodo) = Guadagno orario totale dei dipendenti per periodo

Utilizzando un esempio di un dipendente a tempo pieno che guadagna $ 15 l'ora, determineremo il suo guadagno lordo per settimana lavorativa di 40 ore. Utilizzando il calcolo della retribuzione oraria dei dipendenti, l'equazione risulta come segue:

• $ 15 x 40 = $ 600

In questo esempio, il dipendente incassa $ 600 a settimana.

Passaggio 6: calcola le tasse sui salari

Le tasse sui salari dipendono da quanto paghi i tuoi dipendenti, quindi avrai bisogno di salari e guadagni totali per tutti i dipendenti orari e stipendiati per pianificare le tasse sui salari.

Poiché le imposte sui salari includono più tasse e aliquote diverse, è meglio mantenere voci separate per ogni singola imposta per mantenere le cose organizzate. Ecco uno sguardo alle attuali tasse sui salari e alle loro tariffe:

• Imposta sulla sicurezza sociale: l'attuale imposta sulla sicurezza sociale è del 6,2% per i datori di lavoro e del 6,2% per i dipendenti trattenuta durante tutto l'anno. Questa tassa si applica solo ai guadagni fino a $ 147.000. L'imposta sulla previdenza sociale è considerata un'imposta sui contributi assicurativi federali o una tassa FICA.
• Imposta Medicare: l'attuale aliquota fiscale Medicare è dell'1,45% per i datori di lavoro e dell'1,45% per i dipendenti. La tassa Medicare è anche considerata una tassa sui contributi assicurativi federali o una tassa FICA.
• Tasse federali sulla disoccupazione (tasse FUTA): l'attuale aliquota fiscale FUTA del 6% viene applicata ai primi $ 7.000 pagati a un dipendente all'anno.
• Assicurazione di disoccupazione statale: l'assicurazione di disoccupazione statale varia in base alla località, quindi dovrai trovare il tasso di assicurazione di disoccupazione del tuo stato.
• Imposta sul reddito statale e locale : le imposte sul reddito statali e locali variano in base alla località, ma dovranno essere trattenute durante tutto l'anno. La maggior parte, ma non tutti gli stati o le località impongono un'imposta sul reddito.

Per sapere come stimare le imposte sui salari, dovrai iniziare con le retribuzioni dei dipendenti non esenti della tua azienda da un periodo specifico e applicare ciascuna aliquota delle imposte sui salari al salario lordo di ciascun dipendente. Puoi usare la seguente equazione:

(guadagno lordo dei dipendenti per periodo di tempo) X (aliquota dell'imposta sui salari espressa in decimale) = responsabilità fiscale sui salari

Ad esempio, troviamo la responsabilità fiscale della previdenza sociale per un dipendente la cui retribuzione mensile lorda ammonta a $ 3.000. L'equazione sarebbe simile a questa:

$ 3.000 x .062 = $ 186

In questo esempio, un datore di lavoro dovrebbe pagare $ 186 in tasse di previdenza sociale al mese per questo dipendente.

Passaggio 7: calcolare i costi dei benefici per i dipendenti

Le spese per il personale non si limitano agli stipendi guadagnati dai tuoi dipendenti o appaltatori.

In effetti, i dati più recenti del Bureau of Labor Statistics mostrano che i salari rappresentano solo il 68,8% dei costi di compensazione del datore di lavoro. I costi per benefici costituiscono il restante 31,2%.

Anche se i costi retributivi dei dipendenti della tua azienda potrebbero non essere suddivisi in questo modo, è essenziale calcolare i costi totali dei benefit della tua azienda come parte del budget per le buste paga.

Per calcolare i costi totali dei benefici per i dipendenti, somma semplicemente tutti i costi dei benefici per i dipendenti pagati dalla tua azienda in un determinato periodo di tempo.

Assicurati di utilizzare lo stesso periodo che hai utilizzato per riscuotere lo stipendio dei tuoi dipendenti, quindi se hai calcolato la retribuzione lorda mensile per i tuoi dipendenti, calcola ora i costi mensili dei benefici.

I costi per benefici ai dipendenti includono:

• Benefici dell'assicurazione sanitaria
• Assicurazione sulla vita
• Permessi retribuiti (PTO)
• Contributi previdenziali
• Retribuzione supplementare (pensa: bonus, differenziali di turno, straordinari, ecc.)
• Assicurazione contro la disoccupazione statale e federale
• Medicare
• Sicurezza sociale
• Rimborsi dipendenti
• Indennità dei lavoratori

I totali dei costi di compensazione variano da un'azienda all'altra, ma la stima di questi costi può aiutarti a creare un budget per le retribuzioni più accurato.

Passaggio 8: aggiungi un buffer di budget per costi del personale imprevedibili

Ci sono molti costi del personale imprevedibili da considerare quando si crea il budget per il personale. La maggior parte dei costi del personale imprevedibili hanno a che fare con l'assunzione e il licenziamento di dipendenti o appaltatori.

Ad esempio, potresti dover abbinare un'offerta di stipendio che uno dei tuoi dipendenti ha ricevuto se vuoi conservare il loro talento.

Le aliquote fiscali sui salari federali, statali o locali possono aumentare. Potresti perdere un dipendente e dover distribuire un assegno di fine rapporto imprevisto.

Un buffer di budget per le buste paga può aiutare la tua azienda a gestire facilmente i costi imprevisti o almeno a ridurne l'impatto finanziario.

L'importo che dovresti utilizzare per il tuo budget di spesa dipende da quanto hai da risparmiare e dai costi imprevedibili che la tua azienda potrebbe dover affrontare.

Passaggio 9: personalizza e calcola il totale del budget salariale della tua azienda

Prima di totalizzare le spese per il personale della tua azienda, dedica del tempo a personalizzare il budget per il personale.

La personalizzazione del budget per le buste paga della tua azienda ti offre l'opportunità di affrontare qualsiasi spesa che non sia direttamente correlata a salari, benefit o tasse dei dipendenti. Inoltre, puoi adattare il budget per adattarlo meglio alle esigenze finanziarie specifiche della tua azienda.

Ad esempio, se la tua azienda assume lavoratori stagionali, il tuo budget per le buste paga potrebbe subire dei salti durante l'anno.

O forse, i prezzi incredibilmente alti del gas hanno causato un aumento sostanziale dei costi di rimborso del viaggio della tua azienda. Inoltre, potresti decidere che il pagamento di una soluzione software per le buste paga fa parte del budget per le buste paga della tua azienda, piuttosto che una spesa aziendale.

Qualunque sia il motivo, la personalizzazione del budget della tua attività ne migliorerà l'accuratezza una volta che avrai totalizzato tutte le tue spese.

Dopo aver aggiunto i totali per la retribuzione lorda dei dipendenti stipendiati, la retribuzione lorda dei dipendenti orari, i costi dell'imposta sui salari, i costi dei benefit e qualsiasi altro costo del personale vario, avrai completato il budget per le retribuzioni. Congratulazioni!

Passaggio 10: rivedere e aggiornare regolarmente il budget delle buste paga

Un budget per le buste paga è utile solo se ti attieni effettivamente ad esso, quindi dovrai tenere d'occhio le tue buste paga e il budget aziendale generale.

Imposta un intervallo regolare in cui rivedere e aggiornare il budget per le buste paga secondo necessità. Idealmente, vorrai rivedere il tuo budget per le buste paga su base almeno mensile.

Suggerimenti finali su come rispettare il budget delle buste paga

Quando si tratta di gestione finanziaria, la creazione di un budget è solo metà della battaglia. L'altra metà della battaglia è in realtà attenersi al budget per le buste paga. Il modo migliore per rispettare il budget delle buste paga è trovare un delicato equilibrio tra la stretta aderenza e l'adattabilità.

Vuoi cercare di essere il più severo possibile quando si tratta di aderire al budget del tuo libro paga, ma anche rimanere adattabile per stare al passo con eventuali cambiamenti imprevisti. Ecco perché è essenziale disporre di un buffer o di un cuscino di budget, il buffer aiuta il tuo rotolo con i pugni senza spendere troppo.

Detto questo, un budget per le buste paga accurato a cui puoi attenerti inizia con la creazione di un budget aziendale completo che includa tutte le spese della tua azienda. Se non conosci il budget aziendale, consulta la nostra guida per principianti su come creare un budget per la tua piccola impresa per una guida dettagliata alla creazione di un budget aziendale dai costi di avvio alla gestione delle spese.

Domande frequenti sul budget delle buste paga