Comment créer un budget de paie pour votre entreprise

création d'un budget de paie

Un budget de la masse salariale doit inclure toutes les charges salariales, y compris les revenus des employés, les coûts des avantages sociaux, les paiements des entrepreneurs, les charges sociales et tous les autres coûts associés.

Avec toutes ces dépenses, les budgets de paie représentent une part importante des flux de trésorerie sortants de votre entreprise. Il est donc essentiel de comprendre comment créer un budget de masse salariale et de s'y tenir.

Ce guide du débutant sur la création d'un budget salarial explique tout, du calcul des salaires des employés à l'estimation des charges sociales.

Plongeons dedans !

Les avantages de créer un budget de paie

Le budget de la masse salariale d'une entreprise est une petite partie, mais nécessaire, de son budget de fonctionnement global. Lorsque votre entreprise fonctionne à l'aide d'un budget de masse salariale, il est plus facile de maintenir un pourcentage de masse salariale spécifique et de réduire les dépenses excessives.

Les avantages de la création d'un budget de paie pour votre entreprise incluent :

• Soutenir la stabilité financière : Le maintien et le respect d'un budget de masse salariale peuvent aider votre entreprise à éviter les dépenses excessives en matière de masse salariale et à détourner des fonds d'autres domaines d'exploitation essentiels.
• Décisions d'embauche fondées sur des données : Savoir combien vous avez dans votre budget de masse salariale peut influencer les décisions d'embauche, telles que les avantages offerts, les échelles de salaire et les augmentations.
• Réduire les dépenses inutiles : La création d'un budget de masse salariale peut aider à identifier les dépenses salariales inutiles. Par exemple, vous découvrirez peut-être que cela permettrait à votre entreprise d'économiser de l'argent en embauchant un seul employé à temps plein plutôt que deux employés à temps partiel.
• Soutenir la conformité : la comptabilisation des charges sociales dans votre budget de masse salariale peut aider votre entreprise à allouer et à maintenir suffisamment de fonds pour couvrir toute charge fiscale.

Quelle part de votre budget devrait aller à la paie ?

Il n'y a pas de pourcentage de paie défini qui fonctionne pour toutes les entreprises. Même dans ce cas, viser un pourcentage ou un montant spécifique de la masse salariale ne tient pas compte de la situation financière et des besoins en personnel de votre entreprise.

Pour déterminer quelle part du budget de votre entreprise doit être consacrée à la paie, vous devrez effectuer une évaluation approfondie de l'ensemble du budget de votre entreprise.

Si vous vous demandez quelle part du budget de votre entreprise est actuellement allouée à la paie, vous pouvez utiliser la formule suivante pour calculer votre pourcentage de paie :

(Dépenses salariales totales)/(Revenu brut) x 100 = Pourcentage de la masse salariale

Par exemple, une entreprise qui a rapporté 1 000 000 $ de revenus bruts et dépensé 300 000 $ en dépenses salariales, consacre 30 % de ses revenus bruts à la masse salariale.

Une fois que vous avez déterminé votre pourcentage de masse salariale, vous pouvez décider s'il est trop élevé ou trop bas en fonction de vos marges bénéficiaires préférées et de vos besoins en personnel.

Quelles charges salariales devriez-vous budgétiser ?

Votre budget de masse salariale doit inclure les coûts salariaux fixes et variables allant des revenus des employés aux dépenses de recrutement.

Généralement, les charges de personnel fixes restent stables pendant un an, tandis que les charges de personnel variables peuvent fluctuer tout au long de l'année. Voici un aperçu des coûts salariaux qui entrent dans la catégorie fixe ou variable :

• Coûts salariaux fixes : coûts annuels du régime d'avantages sociaux de l'employeur, revenus des employés salariés et charges sociales
• Coûts salariaux variables : cotisations de l'employeur aux comptes de retraite, paiements des entrepreneurs, heures supplémentaires, embauche d'un nouvel employé, augmentations, primes, commissions, etc.

Continuez à lire pour une explication détaillée des dépenses salariales à inclure dans votre budget de paie.

Budget pour les travailleurs horaires et salariés

Les salaires versés à vos employés constitueront l'essentiel des charges salariales de votre entreprise.

Les travailleurs salariés sont un peu plus faciles à budgétiser car ils reçoivent un salaire annuel fixe.

Cependant, comme les taux horaires peuvent changer tout au long de l'année et que l'assiduité des employés peut avoir un impact significatif sur les revenus, ils sont un peu plus difficiles à estimer.

Bien qu'il soit peu probable que tous vos employés horaires à temps plein aient une assiduité parfaite, le budget de la masse salariale de votre entreprise devrait supposer que les employés horaires ne manqueront pas une seule seconde de travail par an.

Ce calcul entraînera probablement une surestimation de la rémunération horaire et salariée, mais vous pouvez le considérer comme une sécurité.

N'oubliez pas d'inclure votre propre salaire lors de la création de votre budget de paie. Que vous vous versiez un salaire ou que vous preniez un tirage du propriétaire, ces fonds doivent être considérés comme faisant partie de vos dépenses salariales.

Budget pour tout travail indépendant ou sous-traitant

Le poste budgétaire de travail de votre pigiste ou de votre entrepreneur doit inclure les taux de rémunération actuels. Si votre entreprise travaille actuellement avec un ou plusieurs sous-traitants, examinez les paiements des sous-traitants et calculez-en la moyenne en fonction de la période pour laquelle vous créez un budget.

Par exemple, si vous créez un nouveau budget de paie mensuel, totalisez tous les paiements effectués au cours de la dernière période de 12 mois et divisez le montant par 12. Si vous avez payé 12 000 $ aux entrepreneurs au cours des 12 derniers mois, votre budget de paiement de l'entrepreneur devrait être d'environ 1 000 $. un mois.

Budget pour les charges sociales

Les charges sociales sont difficiles à budgétiser, car les taux d'imposition diffèrent et certains ont des règles uniques. Quoi qu'il en soit, comprendre comment estimer les charges sociales commence par l'application de chaque taux de charge sociale au total des salaires attendus de vos employés.

Par exemple, si votre entreprise de rémunération des employés dépense 20 000 $ par mois pour payer des employés W-2 non exonérés, vous serez responsable du paiement de la part de l'employeur de 1,45 % des taxes de Medicare. Cela équivaut à 290 $ en taxes Medicare par mois.

Budget pour les avantages sociaux

Les coûts des avantages sociaux représentent une part importante des charges salariales, vous devrez donc vous assurer que vous tenez compte de tous les avantages que votre entreprise offre aux employés.

Heureusement, les coûts des avantages sociaux peuvent rester assez stables sur une période annuelle, de sorte que ces coûts sont généralement plus faciles à calculer pour votre budget.

Votre poste budgétaire de paie pour les avantages sociaux doit tenir compte des dépenses suivantes :

• Assurance médicale
• L'assurance invalidité
• Assurance-vie
• Prestations/régimes de retraite
• prise de force
• Avantages sociaux (aide aux frais de scolarité, allocations de garde d'enfants, etc.)

Budget pour tout employé Primes et rémunération supplémentaire

Si votre entreprise offre à ses employés des revenus supplémentaires, notamment des primes, des commissions, des remboursements de dépenses, des indemnités de départ, des heures supplémentaires, des arriérés de salaire, etc., vous devrez comptabiliser ces dépenses dans votre budget salarial.

Malheureusement, les revenus supplémentaires ont tendance à être très variables, d'une entreprise à l'autre, et même d'une semaine à l'autre. Il est préférable de s'appuyer sur des données historiques lors de l'estimation des totaux des primes des employés et d'autres revenus supplémentaires.

Si vous n'avez pas accès aux données historiques, vous pouvez vous fier à des projections de revenus conservatrices comme point de départ.

Par exemple, si votre entreprise verse des commissions basées sur un pourcentage, comme 5 % de chaque vente effectuée, vous pouvez réserver 5 % du revenu brut prévu de votre entreprise pour les commissions.

Dans l'ensemble, le poste budgétaire de la masse salariale de votre entreprise doit inclure les totaux de tous les revenus et primes supplémentaires.

Budget pour toute nouvelle embauche

Le coût d'embauche d'un nouvel employé s'élève généralement à 1,2 % à 1,4 % du salaire annuel de l'employé. Si votre entreprise cherche à accroître son personnel, n'oubliez pas d'inclure le coût des avantages sociaux, de la formation et de l'équipement avec le salaire.

Budget pour le logiciel de paie

Si votre entreprise utilise ou envisage d'adopter un logiciel de paie, vous pouvez inclure la dépense dans votre budget de paie. En règle générale, le prix d'un logiciel de paie est un " taux de base par mois + X $ par employé payé". ”

Vos tarifs dépendront de la solution logicielle de paie que vous choisissez, du nombre de personnes payées et du type de travailleur payé (entrepreneur vs employé).

Budget pour le temps consacré à la paie et à l'administration des RH

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une dépense monétaire directe, la création d'un budget de paie, la gestion de votre budget de paie, l'exécution de la paie et la gestion de tâches de paie supplémentaires, telles que l'administration des avantages sociaux, peuvent coûter beaucoup de temps à votre entreprise.

Si vous constatez que votre entreprise passe trop de temps à gérer la paie en utilisant la méthode DIY ou que votre logiciel de paie actuel n'offre pas suffisamment d'automatisation pour améliorer l'efficacité, il est peut-être temps de reconsidérer vos choix de logiciel de paie.

Si vous envisagez d'adopter un logiciel de paie pour votre entreprise ou recherchez un logiciel de paie qui convient mieux à votre entreprise, consultez notre guide du meilleur logiciel de paie pour les petites entreprises. Nous approfondissons les fonctionnalités, les coûts et les avantages de chaque logiciel pour vous aider à prendre une décision finale en matière de logiciel de paie.

Comment créer un budget de paie en 10 étapes

Maintenant que vous savez tout ce que vous devez inclure dans votre budget de paie, vous êtes prêt à commencer avec la vraie affaire - prenez une calculatrice et attachez-vous. Voici un guide étape par étape pour créer un budget de paie pour votre entreprise.

Étape 1 : Choisissez une plateforme pour votre budget de paie

La plate-forme que vous utilisez pour créer votre budget de paie aura un impact plus important sur votre capacité à partager le budget et vos options de personnalisation du budget de paie.

Heureusement, vous aurez le choix entre de nombreuses options logicielles lors de la création d'un budget de paie. Voici un aperçu des options de votre logiciel de budget de paie :

• Google Sheets ou Excel : Google Sheets et Excel sont des tableurs réputés pour leur flexibilité, leur prise en charge des calculs et leurs capacités graphiques. Alors que Microsoft Excel peut être coûteux pour une utilisation hors ligne, Google Sheets est gratuit et plus facilement partagé avec d'autres.
• Logiciel de comptabilité : si votre entreprise utilise actuellement un logiciel de comptabilité, vous pouvez utiliser le logiciel pour afficher et gérer les coûts salariaux. La plupart des logiciels de comptabilité permettent aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés, ce qui vous permet de personnaliser les rapports en fonction des besoins de votre entreprise.
• Logiciel de paie : si votre entreprise utilise actuellement un logiciel de paie, il suffit de cliquer sur quelques boutons pour générer des rapports sur la paie et les coûts des avantages sociaux. Mieux encore, si vous utilisez un logiciel de paie compatible avec l'intégration, vous pourrez peut-être synchroniser vos données de paie avec votre logiciel de comptabilité pour une vue plus globale de la situation financière de votre entreprise.

Si vous n'utilisez pas actuellement de logiciel de comptabilité ou de paie, il peut être préférable d'utiliser Google Sheets ou Excel.

Si vous choisissez d'utiliser l'une de ces options logicielles à l'avenir, il est probable que vous pourrez exporter les données de rémunération de vos employés vers une solution logicielle de paie ou de comptabilité via un fichier .csv.

Étape 2 : Recueillir des informations sur les salaires, les avantages et le personnel

La collecte de tous les salaires, avantages et informations sur le personnel de votre entreprise contribuera à rationaliser le processus de création du budget de la paie. Vous éviterez de devoir vous arrêter au milieu du processus juste pour trouver une information spécifique.

Voici la courte liste des informations dont vous aurez besoin :

• Informations sur le personnel : vous devrez rassembler les noms de tous les travailleurs indépendants de votre entreprise et de tous les employés horaires, salariés et temporaires.
• Informations sur les salaires : vous devrez répertorier les informations salariales spécifiques de chaque employé ou entrepreneur, telles que leurs gains horaires ou leur salaire annuel. Vous devrez également noter leurs calendriers de paie.
• Taux d'imposition sur la masse salariale : collectez les taux spécifiques des charges sociales, y compris FUTA, la sécurité sociale et l'assurance-maladie (FICA) et les impôts sur le revenu localisés.
• Avantages sociaux : de la couverture d'assurance maladie au remboursement du kilométrage, tous les avantages que vous offrez à vos employés doivent être collectés et répertoriés avec leurs coûts.

Étape 3 : Choisissez une période pour votre budget de paie

Avant de calculer les dépenses salariales, vous devrez choisir une période de paie définie pour laquelle vous générerez des données de dépenses salariales.

Il est plus courant de calculer les coûts salariaux par semaine, mois, trimestre ou année. Cependant, vous êtes libre de choisir la période qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise.

Quelle que soit la période que vous choisissez pour votre budget de masse salariale, assurez-vous d'utiliser la même période pour tous les calculs et estimations à venir.

Une fois que vous avez terminé un budget de paie pour une période définie, vous pouvez recommencer le processus avec une période différente pour obtenir une variété de rapports de dépenses de budget de paie.

Étape 4 : Calculer les gains totaux des employés salariés

Pour calculer les revenus des employés salariés sur une période spécifique, prenez simplement leurs revenus annuels bruts et divisez-les par le nombre de jours, de semaines, de mois, de trimestres ou d'une autre période spécifique par an.

Par exemple, vous utiliserez 365 jours, 52 semaines, 12 mois ou quatre trimestres par an dans le calcul de salaire suivant :

• (Revenu brut annuel)/(Périodes par an) = Gains des employés salariés par période

À titre d'exemple, calculons le salaire mensuel d'un employé dont le revenu annuel brut est de 50 000 $. En action, l'équation ressemblerait à ceci :

• 50 000 $/12 = 4 166 $ par mois

Dans cet exemple, l'employé gagne 4 166 $ par mois avant impôts.

Étape 5 : Calculer les gains horaires totaux des employés

Pour calculer le salaire horaire d'un employé sur une période spécifique, commencez par le salaire horaire de l'employé et multipliez-le par le nombre d'heures que vous prévoyez que l'employé travaillera.

Au départ, les employés à temps plein travaillent généralement huit heures par jour, cinq jours par semaine.

• (Revenu horaire brut) x (Heures prévues par période) = Gain horaire total des employés par période

En utilisant l'exemple d'un employé à temps plein gagnant 15 $ de l'heure, nous déterminerons son salaire brut par semaine de travail de 40 heures. En utilisant le calcul des gains horaires des employés, l'équation est la suivante :

• 15 $ x 40 = 600 $

Dans cet exemple, l'employé gagne 600 $ par semaine.

Étape 6 : Calculer les charges sociales

Les charges sociales dépendent du montant que vous payez à vos employés. Vous aurez donc besoin du total des salaires et des gains de tous les employés horaires et salariés pour budgétiser les charges sociales.

Étant donné que les charges sociales incluent plusieurs taxes et taux différents, il est préférable de conserver des lignes distinctes pour chaque taxe individuelle afin de garder les choses organisées. Voici un aperçu des charges sociales actuelles et de leurs taux :

• Taxe de sécurité sociale : la taxe de sécurité sociale actuelle est de 6,2 % pour les employeurs et de 6,2 % pour les employés, retenue tout au long de l'année. Cette taxe ne s'applique qu'aux revenus jusqu'à 147 000 $. La taxe de sécurité sociale est considérée comme une contribution fédérale à l'assurance ou une taxe FICA.
• Taxe Medicare : Le taux actuel de la taxe Medicare est de 1,45 % pour les employeurs et de 1,45 % pour les employés. La taxe Medicare est également considérée comme une contribution fédérale à l'assurance ou une taxe FICA.
• Impôts fédéraux sur le chômage (impôts FUTA): Le taux d'imposition actuel de 6% FUTA est appliqué aux premiers 7 000 $ payés à un employé par an.
• Assurance-chômage de l'État : l'assurance-chômage de l'État varie selon le lieu, vous devrez donc trouver le taux d'assurance-chômage de votre État.
• Impôt sur le revenu national et local : les impôts sur le revenu nationaux et locaux varient selon le lieu, mais ils devront être retenus tout au long de l'année. La plupart des États ou localités, mais pas tous, imposent un impôt sur le revenu.

Pour savoir comment estimer les charges sociales, vous devrez commencer par les salaires des employés non exonérés de votre entreprise d'une période spécifique et appliquer chaque taux de charge sociale au salaire brut de chaque employé. Vous pouvez utiliser l'équation suivante :

(Gains bruts des employés par période) X (taux d'imposition sur la masse salariale exprimé sous forme décimale) = assujettissement à l'impôt sur la masse salariale

À titre d'exemple, recherchons l'impôt à payer pour la sécurité sociale d'un employé dont le revenu mensuel brut totalise 3 000 $. L'équation ressemblerait à ceci :

3 000 $ x 0,062 = 186 $

Dans cet exemple, un employeur devrait 186 $ de cotisations de sécurité sociale par mois pour cet employé.

Étape 7 : Calculer les coûts des avantages sociaux

Les dépenses salariales ne se limitent pas aux salaires que gagnent vos employés ou sous-traitants.

En fait, les données les plus récentes du Bureau of Labor Statistics montrent que les salaires ne représentent que 68,8 % des coûts de rémunération des employeurs. Les coûts des avantages sociaux représentent les 31,2 % restants.

Bien que les coûts de rémunération des employés de votre entreprise ne se décomposent pas de cette façon, il est essentiel de calculer les coûts totaux des avantages sociaux de votre entreprise dans le cadre de votre budget de masse salariale.

Pour calculer les coûts totaux des avantages sociaux, additionnez simplement tous les coûts des avantages sociaux que votre entreprise a payés au cours d'une période donnée.

Assurez-vous d'utiliser la même période que celle que vous avez utilisée pour percevoir le salaire de vos employés. Par conséquent, si vous avez calculé les revenus bruts mensuels de vos employés, calculez maintenant les coûts des avantages sociaux mensuels.

Les coûts des avantages sociaux comprennent :

• Prestations d'assurance maladie
• Assurance-vie
• Congés payés (PTO)
• Cotisations au régime de retraite
• Rémunération supplémentaire (pensez : primes, primes de quart de travail, heures supplémentaires, etc.)
• Assurance-chômage étatique et fédérale
• Assurance-maladie
• Sécurité sociale
• Remboursements des employés
• L'indemnisation des travailleurs

Le total des coûts de rémunération varie d'une entreprise à l'autre, mais l'estimation de ces coûts peut vous aider à établir un budget de paie plus précis.

Étape 8 : Ajoutez une réserve budgétaire pour les coûts salariaux imprévisibles

Il y a beaucoup de coûts salariaux imprévisibles à prendre en compte lors de la création de votre budget salarial. La plupart des coûts salariaux imprévisibles ont tendance à être liés à l'embauche et au licenciement d'employés ou de sous-traitants.

Par exemple, vous devrez peut-être égaler une offre salariale que l'un de vos employés a reçue si vous souhaitez conserver son talent.

Les taux d'imposition fédéraux, étatiques ou locaux peuvent augmenter. Vous pourriez perdre un employé et devoir verser une indemnité de départ inattendue.

Un tampon budgétaire de la masse salariale peut aider votre entreprise à gérer facilement les coûts imprévus ou au moins à réduire leur impact financier.

Le montant que vous devez utiliser pour votre coussin de budget salarial dépend du montant dont vous disposez et des coûts imprévisibles auxquels votre entreprise peut être confrontée.

Étape 9 : Personnalisez et totalisez le budget de la masse salariale de votre entreprise

Avant de totaliser les charges salariales de votre entreprise, prenez le temps de personnaliser votre budget de masse salariale.

La personnalisation du budget de la masse salariale de votre entreprise vous offre la possibilité de traiter toutes les dépenses qui ne sont pas directement liées aux salaires, avantages sociaux ou impôts des employés. De plus, vous pouvez adapter le budget pour mieux vous adapter aux besoins financiers uniques de votre entreprise.

Par exemple, si votre entreprise embauche des travailleurs saisonniers, votre budget de masse salariale peut faire quelques sauts au cours de l'année.

Ou peut-être que les prix extrêmement élevés de l'essence ont entraîné une augmentation substantielle des frais de remboursement des frais de déplacement de votre entreprise. De plus, vous pouvez décider que le paiement d'une solution logicielle de paie fait partie du budget de paie de votre entreprise, plutôt qu'une dépense d'entreprise.

Quelle que soit la raison, la personnalisation du budget de votre entreprise améliorera sa précision une fois que vous aurez totalisé toutes vos dépenses.

Après avoir additionné les totaux des salaires bruts de vos employés salariés, des salaires bruts horaires des employés, des charges sociales, des avantages sociaux et de tout autre coût salarial divers, vous aurez terminé votre budget salarial. Félicitations!

Étape 10 : Examinez et mettez à jour régulièrement votre budget de paie

Un budget de masse salariale n'est utile que si vous vous y tenez réellement, vous devrez donc garder un œil sur votre masse salariale et le budget global de votre entreprise.

Définissez un intervalle régulier pour revoir et mettre à jour votre budget de paie au besoin. Idéalement, vous souhaiterez revoir votre budget de masse salariale sur une base mensuelle, au minimum.

Derniers conseils pour savoir comment respecter votre budget de paie

En matière de gestion financière, la création d'un budget n'est que la moitié de la bataille. L'autre moitié de la bataille consiste en fait à respecter votre budget de masse salariale. La meilleure façon de respecter votre budget de masse salariale est de trouver un équilibre délicat entre stricte adhésion et adaptabilité.

Vous voulez essayer d'être aussi strict que possible en ce qui concerne le respect de votre budget de masse salariale, mais aussi rester adaptable pour faire face à tout changement inattendu. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un tampon ou un coussin budgétaire, le tampon vous aide à rouler avec les coups sans vous ruiner.

Cela dit, un budget de paie précis auquel vous pouvez vous tenir commence par la création d'un budget d'entreprise complet qui inclut toutes les dépenses de votre entreprise. Si vous débutez dans la budgétisation d'entreprise, consultez notre guide du débutant sur la création d'un budget pour votre petite entreprise pour un guide étape par étape sur la création d'un budget d'entreprise, des coûts de démarrage à la gestion des dépenses.

FAQ sur le budget de la paie