Gerenciamento de estoque 101: O guia resumido para empreendedores de comércio eletrônico

O gerenciamento de estoque costuma ser a maior dor de cabeça de qualquer loja de comércio eletrônico. Se você errar, pode custar muito dinheiro.

Na verdade, trabalhei como diretor de marketing de um varejista de um milhão de dólares por ano (vendas, não lucros), e eles perderam US $ 100.000 de seus lucros em um ano simplesmente devido à má gestão de estoque. Ai.

Tudo o que eles precisavam era de um sistema melhor instalado. Com um pouco de esforço e planejamento, você pode desenvolver esse sistema para sua própria loja.

Agora, este guia foi escrito para dois tipos de pessoas:

• Aqueles que armazenam seu próprio estoque (seja em casa ou em um depósito)
• Aqueles que fazem dropship de um fornecedor

O varejista para o qual trabalhei fez as duas coisas - e sim, a falha em implementar um plano de sistema de gerenciamento de estoque prejudicou até mesmo a parte de dropshipping de seus negócios.

Portanto, neste guia, espero ensinar o seguinte:

• Sistemas típicos de gerenciamento de estoque de varejistas grandes
• Obstáculos comuns à gestão de estoque
• Os melhores sistemas para lojas de comércio eletrônico de pequeno e médio porte
• Um guia passo a passo para implementar esses sistemas

Sem mais delongas, vamos mergulhar.

Sistemas típicos de gerenciamento de estoque de varejistas Big Box

Esta seção será uma introdução (muito breve) aos sistemas típicos de gerenciamento de estoque usados ​​pelos grandes jogadores do mundo. Pense no Walmart ou no Target.

Aqui estão alguns dos termos principais (você pode até estar familiarizado com alguns deles):

• Níveis mínimos de estoque viáveis: a quantidade mínima de estoque, ou estoque, que você deve manter em mãos para acompanhar a demanda do consumidor. Normalmente, se o seu estoque cai abaixo desse nível, você deseja pedir mais para evitar o esgotamento.
• Estoque JIT (Just-In-Time): Um método de gerenciamento de estoque no qual você faz o pedido do produto na hora certa para acompanhar a demanda. Ao fazer isso, você não amarra seu dinheiro em estoque não vendido e normalmente não tem produtos não vendidos; Por outro lado, corre-se o risco de não conseguir acompanhar um aumento repentino da procura, não podendo assim cumprir todas as suas encomendas e, potencialmente, perder clientes.
• FIFO (First In First Out): Os primeiros produtos a serem recebidos (na sua loja ou armazém) são os primeiros a serem enviados. Basicamente, é uma maneira de garantir que as pessoas obtenham o estoque mais atualizado possível. Isso é mais importante com produtos perecíveis.
• FILO (First In Last Out): Os primeiros produtos a serem trazidos são os últimos a sair. Quase não utilizado hoje em dia, pois não faz muito sentido (e é ilegal para muitos produtos, como perecíveis).
• Previsão de demanda: a arte (e é definitivamente uma arte) de prever a demanda significa simplesmente fazer uma estimativa fundamentada (geralmente usando dados de vendas anteriores) de quantas vendas você fará em um determinado período de tempo e, em seguida, usar essas informações para definir seus níveis de estoque mínimo viáveis ​​(que expliquei acima).
• Auditoria de estoque: contar manualmente seu estoque para garantir que o número que você tem no computador corresponda ao número real que você tem em estoque. Isso deve ser feito pelo menos uma vez por mês, talvez mais dependendo de quanto você vende e de quantas pessoas trabalham para você (é uma merda, mas você nunca sabe quem pode tentar pegar algo).

Portanto, esses são os grandes termos dos quais você deve estar ciente. Mas como você realmente usa essas informações em seu benefício? Antes de explicar como implementar esses conceitos em seu negócio, vamos falar sobre alguns obstáculos comuns ao gerenciamento de estoque.

Obstáculos comuns ao gerenciamento de estoque

Então, quais são as maiores dores de cabeça para todos nós, proprietários de lojas de comércio eletrônico, quando se trata de estoque? Bem, além do fato de que o estoque é uma dor de cabeça por si só, você provavelmente já lidou com alguns dos seguintes:

Excesso de estoque e falta de estoque

Ao contrário das meias de Natal, você não quer que sua loja fique lotada. Excesso de estoque significa que você tem um capital precioso amarrado em estoque, o que significa que você tem menos orçamento para marketing e administração de sua loja. Você também corre o risco de ter produtos que nunca conseguirá vender - você nunca sabe quando a demanda vai acabar repentinamente, deixando-o com um monte de pesos de papel inúteis.

Por outro lado, a falta de meia é tão ruim quanto. Nesse sentido, enquanto você libera capital, corre o risco de perder vendas por não ter nada para vender. Isso também pode prejudicar sua reputação - se você comprasse algo em uma loja e eles reembolsassem seu pedido sem avisar e dissessem que acabou, o que você faria? Eu iria para outro lugar.

Níveis de estoque incorretos / estoque perdido

Você já fez sua própria auditoria de estoque para descobrir que o computador diz que você tem cinco itens em estoque quando, na realidade, você só tem três? Esse “estoque perdido” também pode levar a compras canceladas ou em espera, o que, mais uma vez, pode afetar sua reputação e custar-lhe dinheiro.

Sem sistema centralizado

Todos os obstáculos acima podem ser resolvidos com um sistema de gerenciamento de estoque centralizado. Uma das primeiras coisas que perguntamos aos nossos clientes no ChannelApe é simplesmente “Qual é o seu sistema?”

O que você está usando para controlar o estoque que vai e vem enquanto conduz seus negócios? Como você sabe quanto estoque você tem em mãos em um determinado momento?

Aqui estão alguns sistemas comuns que vimos:

• Gestão manual por meio de planilhas
• Gerenciamento manual via caneta e papel (nossa!)
• Gerenciamento automatizado por meio de uma plataforma de hospedagem (Shopify (Shopify Review) e BigCommerce)
• Gerenciamento automatizado por meio de soluções de software convencionais
• Gerenciamento automatizado por meio de soluções de software de comércio eletrônico

Os primeiros dois sistemas podem ser centralizados, mas são incrivelmente difíceis de controlar. Eles também requerem muito tempo e energia para manutenção. Imagine escrever em cada pedido ou atualizar uma planilha toda vez que você fizer uma venda ou solicitar mais estoque.

O terceiro sistema, usando sua plataforma de hospedagem, pode funcionar se você vender apenas por um canal. Se você vende apenas na Amazon ou apenas na sua loja online, esses sistemas podem funcionar perfeitamente. No entanto, se você deseja expandir para vários canais de vendas, este sistema vai atrapalhar o crescimento do seu negócio.

O quarto sistema, usando uma plataforma de software projetada para soluções físicas, também não é o ideal. A razão pela qual muitos proprietários de comércio eletrônico acabam com esses sistemas é o Google - uma simples pesquisa de “sistema de gerenciamento de estoque” traz toneladas de resultados feitos para lojas tradicionais de varejo de tijolo e argamassa. Se você vende estritamente online, essas plataformas simplesmente não são feitas para você; eles são feitos para tijolo e argamassa. Os recursos adicionados são ótimos para lojas físicas, mas são uma despesa adicional inútil para proprietários de lojas apenas online.

Finalmente, usar um sistema de gerenciamento de inventário automatizado criado especificamente para lojas de comércio eletrônico é a solução mais ideal. A maioria deles carrega automaticamente seus produtos em seu site, Amazon e eBay com o apertar de um botão. Além disso, eles permitem automatizar o atendimento de pedidos e a atualização da quantidade de estoque. Basta inserir a quantidade de estoque uma vez e, a partir daí, ela pode ser automatizada em todos os canais de vendas.

Além disso, usar um software de comércio eletrônico como sistema de gerenciamento de estoque centralizado permite que você implemente facilmente serviços de dropshipping como um suplemento para sua loja. Ou, se você for estritamente uma empresa de dropshipping, pode apenas sincronizar seus mercados com seus fornecedores usando um feed de dados para atualização automática não apenas dos níveis de estoque, mas também de detalhes do produto, como preços, imagens, descrições, etc.

Aqui está um vídeo rápido que encontrei para ajudar a explicar o processo (claro, se você for uma pequena empresa, provavelmente não tem um departamento de recebimento ou fabricação, mas o conceito é o mesmo. Pense nas prateleiras como sua garagem ou porão, e a distribuição conforme você despacha as coisas:

Basicamente, ter um sistema centralizado adequado evita que você perca horas do seu precioso tempo atualizando o estoque.

Agora que você está convencido, vamos falar sobre como realmente implementar essas estratégias e parar de perder tempo e dinheiro no gerenciamento de estoque impróprio - passo a passo.

Primeiro, mostrarei algumas soluções para vocês que armazenam seu próprio estoque, depois passaremos para uma seção de dropshipping.

Os melhores sistemas de gerenciamento de estoque para lojas de comércio eletrônico de pequeno e médio porte

O melhor sistema de gerenciamento de estoque para você depende do seu objetivo final. Alguns métodos são mais baratos, mas consomem mais tempo, e outros exigem um investimento, mas economizam tempo e dinheiro a longo prazo.

Além disso, a melhor solução dependerá de como você armazena seu estoque. Se você mantém o estoque em sua casa ou em um depósito, pode precisar de uma solução mais complexa do que simplesmente fazer o dropship de itens e apenas ter que controlar o estoque do seu fornecedor.

Gerenciando Seu Próprio Estoque

Vamos falar sobre soluções para armazenar seu próprio estoque primeiro. Ao armazenar seu próprio estoque, seja em um depósito, seu porão ou uma loja física, há uma quantidade significativa de variáveis ​​das quais você precisa estar ciente. Você precisa:

Manter a quantidade ideal de estoque

Você deve ter um nível mínimo de estoque disponível o tempo todo. Quando ele cai abaixo de seu mínimo de estoque predeterminado, você sabe que é hora de pedir mais.

Além disso, você também não deve pedir muito estoque. Falarei sobre a previsão de demanda em uma seção mais adiante nesta página.

Para fazer isso, preveja sua demanda

A previsão adequada da demanda por seus produtos é a base de um bom plano de gerenciamento de estoque. No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Como você vai saber quantos de um item vai vender? Claro, se você for apenas dropshipping, não precisa se preocupar com isso - mas para aqueles de vocês que mantêm estoque, vamos examinar o processo.

Para prever sua demanda com precisão, você precisa basicamente de algum tipo de vendas anteriores para iniciar. Se você não tiver isso, vai ser muito mais adivinhação, mas ainda é possível.

Primeiro, determine um “período de previsão”, por exemplo, um período de tempo para o qual você está prevendo sua demanda. Pode ser na próxima semana, mês, 6 meses, ano, etc. Eu começaria com 1-3 meses se você for novo nisso. Certifique-se de verificar como sua estimativa está se mantendo ao longo do processo.

Em seguida, verifique seu histórico de vendas anterior. Se estiver aberto há pelo menos um ano, você deve ter dados de vendas para todas as 4 temporadas, incluindo os principais feriados. Use esses dados como uma “demanda básica” ou o ponto de partida para a quantidade de estoque que você deseja solicitar. Além disso, compare isso com seus esforços de marketing e veja como eles correspondem.

Depois de verificar seus dados (ou se você não tiver nenhum), verifique as tendências atuais. Você pode fazer isso acessando o Google Trends e digitando seu produto.

Em seguida, determine seus níveis mínimos de estoque (MSLs)

Agora que você sabe aproximadamente o quanto esperar de suas vendas, é hora de descobrir o seu “Nível mínimo de estoque”, como mencionei na seção “Estratégias do varejista de grande porte” acima.

Você deve ter estoque suficiente para satisfazer a demanda, mas não tanto a ponto de empatar todo o seu capital e correr o risco de perdê-lo.

Para determinar seus MSLs, basta voltar para sua demanda prevista e fazer as contas para que você tenha pelo menos 5 dias de estoque disponível a qualquer momento.

Você também pode complementar com Dropshipping

Só porque você não tem um negócio de dropshipping, não significa que não possa usar dropshippers para complementar seu estoque. Se ficar sem estoque, você pode contar com seu dropshipper para preencher a lacuna até obter mais estoque.

Além disso, você pode usar o dropshipping para testar ideias de produtos.

Se você estiver interessado em usar o dropshipping como um complemento ao seu negócio, confira esta lista de ótimos dropshippers.

Por fim, centralize o gerenciamento de estoque

Se você vende apenas em uma única loja de comércio eletrônico, pode não ser necessário centralizar o gerenciamento de estoque. Depende de como sua plataforma de vendas está lidando com isso para você atualmente.

No entanto, se você vende em vários mercados, vários sites e / ou offline, centralizar seu estoque em um sistema dedicado é uma obrigação (se você valoriza seu tempo e sanidade, de qualquer maneira).

Existem muitos sistemas de gerenciamento de estoque em potencial que funcionam com lojas multicanais. Alguns dos melhores incluem:

• ChannelApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• sábio

Gerenciando o estoque que você entrega

Se você fizer apenas dropship de seu inventário, esta seção é para você.

Embora o drop shipping seja significativamente mais fácil de gerenciar, você ainda precisa se manter atualizado com os níveis de estoque do seu fornecedor. Se eles ficarem sem estoque, mas você não atualizar suas listas de produtos, talvez seja necessário colocar esse pedido em espera ou, pior, cancelá-lo totalmente. Então, como você evita isso?

Método 1: Atualizar manualmente

A primeira opção é verificar manualmente os níveis de estoque do site do seu fornecedor e, em seguida, atualizar o sistema com os novos níveis do dia. Isso é ótimo se você tiver apenas alguns produtos, mas quando você atinge até 10 produtos (sem mencionar as variantes), isso rapidamente se torna um grande desperdício de tempo.

Método 2: usar um software

Essa é a maneira mais fácil, especialmente se você vende em vários canais.

O software de gerenciamento de estoque usa um arquivo chamado “feed de dados”. Basicamente, esse arquivo “alimenta” os dados do produto (incluindo a quantidade de estoque) do site do seu fornecedor para o software de gerenciamento de estoque e, por fim, para os canais de vendas.

Você pode usar o software que mencionei na seção acima, mas a maioria deles não oferece essa opção de feed de dados, o que significa mais atualizações manuais.

Sua melhor opção é usar uma solução específica para comércio eletrônico (como ChannelApe). Por quê?

• Atualizações automatizadas de quantidade de estoque
• Atualizações automatizadas de lista de produtos (no caso de seu fornecedor alterar preços, descrições, títulos, adicionar / excluir produtos, etc.)
• Consistência em vários canais de vendas (como seu site, Amazon, eBay, etc.)
• Atualizações automáticas de variantes (como tamanho, cor, estilo etc.)
• Eles criarão um feed de dados para você, se você não tiver um

A maioria das plataformas de gerenciamento de inventário específicas para comércio eletrônico são tão simples quanto se inscrever para uma conta, fazer login com seus dados e pressionar alguns botões para configurar. Você deve conseguir fazer tudo dentro de 30 minutos a uma hora.

Você agora (com sorte) tem uma compreensão sólida de gerenciamento de estoque, bem como um plano de ação sólido a ser implementado. Espero que esses métodos melhorem seus negócios e forneçam um ROI sólido por dedicar um tempo para ler este conteúdo.