Envanter Yönetimi 101: E-Ticaret Girişimcileri için Kısa Kılavuz

Envanter yönetimi genellikle herhangi bir e-ticaret mağazasının en büyük baş ağrısıdır. Eğer batırırsanız, size çok pahalıya mal olabilir.

Aslında, yılda milyon dolarlık bir perakendeci için pazarlama direktörü olarak çalıştım (satışlar, karlar değil) ve onlar bir yılda kârlarının 100.000$'ını sadece kötü envanter yönetiminden kaybettiler. Ah.

Tek ihtiyaçları olan, yerinde daha iyi bir sistemdi. Biraz çaba ve biraz planlama ile kendi mağazanız için böyle bir sistem geliştirebilirsiniz.

Şimdi, bu kılavuz iki tür insan için yazılmıştır:

• Kendi envanterini saklayanlar (evde veya depoda)
• Bir tedarikçiden dropshipping yapanlar

Çalıştığım perakendeci ikisini de yaptı ve evet, bir envanter yönetim sistemi planını uygulamadaki başarısızlıkları, işlerinin stoksuz satış kısmına bile zarar verdi.

Bu kılavuzda, size aşağıdakileri öğretmeyi umuyorum:

• Tipik büyük kutu perakendeci envanter yönetim sistemleri
• Envanter yönetiminin önündeki yaygın engeller
• Küçük ve orta ölçekli e-ticaret mağazaları için en iyi sistemler
• Bu sistemlerin uygulanması için adım adım kılavuz

Lafı fazla uzatmadan konuya girelim.

Tipik Big Box Perakendeci Envanter Yönetim Sistemleri

Bu bölüm, dünyadaki büyük oyuncular tarafından kullanılan tipik envanter yönetim sistemlerine (çok kısa) bir giriş olacaktır. Walmart veya Target'ı düşünün.

İşte ana terimlerden birkaçı (bazılarına aşina bile olabilirsiniz):

• Minimum Uygulanabilir Stok Seviyeleri: Tüketici talebine ayak uydurmak için elinizde bulundurmanız gereken minimum stok miktarı veya stok. Tipik olarak, envanteriniz bu seviyenin altına düşerse, tükenmemek için daha fazla sipariş vermek istersiniz.
• JIT (Tam Zamanında) Envanteri: Talebi karşılamak için ürünü tam zamanında sipariş ettiğiniz bir envanter yönetimi yöntemi. Bunu yaparken paranızı satılmamış envantere bağlamazsınız ve normalde satılmayan ürününüz olmaz; olumsuz tarafı, talepteki ani artışa ayak uyduramama, dolayısıyla tüm siparişlerinizi yerine getirememe ve potansiyel olarak müşteri kaybetme riskini taşırsınız.
• FIFO (İlk Giren İlk Çıkar): İlk gelen ürünler (mağazanıza veya deponuza) ilk gönderilen ürünlerdir. Temel olarak, insanların mümkün olan en taze envanteri almasını sağlamanın bir yolu. Bu, bozulabilir mallarda daha önemlidir.
• FILO (First In Last Out): İlk giren ürünler en son çıkanlardır. Pek bir anlam ifade etmediğinden (ve bozulabilir ürünler gibi birçok ürün için yasa dışı olduğundan) günümüzde çoğunlukla kullanılmamaktadır.
• Talebi Tahmin Etme: Talebi tahmin etme sanatı (ve kesinlikle bir sanattır), belirli bir zaman diliminde kaç satış yapacağınız konusunda eğitimli bir tahminde bulunmak (genellikle geçmiş satış verilerini kullanarak) ve ardından bu bilgiyi kullanmak anlamına gelir. minimum uygulanabilir stok seviyenizi belirlemek için (yukarıda açıkladım).
• Envanter Denetimi: Bilgisayardaki sayının, stoğunuzdaki gerçek sayıyla eşleşmesini sağlamak için envanterinizi manuel olarak saymak. Bu en az ayda bir kez yapılmalıdır, belki de ne kadar sattığınıza ve sizin için kaç kişinin çalıştığına bağlı olarak (bu berbat, ama kimin bir şeyi kapmaya çalışacağını asla bilemezsiniz).

Yani bunlar bilmeniz gereken büyük terimlerdir. Fakat bu bilgiyi aslında kendi yararınıza nasıl kullanıyorsunuz? Bu kavramları işletmenizde nasıl uygulayacağınızı açıklamadan önce, envanter yönetiminin önündeki birkaç yaygın engelden bahsedelim.

Envanter Yönetiminin Ortak Engelleri

Peki, envanter söz konusu olduğunda hepimiz e-ticaret mağazası sahipleri için en büyük baş ağrıları nelerdir? Envanterin başlı başına bir baş ağrısı olmasının dışında, muhtemelen aşağıdakilerden bazılarıyla uğraşmışsınızdır:

Fazla Stoklama ve Yetersiz Stoklama

Noel çoraplarının aksine, mağazanızın aşırı stoklanmasını istemezsiniz. Stok fazlası, envantere bağlı değerli sermayenizin raflarınızda olduğu anlamına gelir, bu da pazarlama ve mağazanızı işletmek için daha az bütçeniz olduğu anlamına gelir. Ayrıca asla satamayacağınız ürünlere sahip olma riskini de alırsınız - talebin ne zaman aniden kuruyacağını asla bilemezsiniz ve sizi bir sürü işe yaramaz kağıt ağırlığıyla baş başa bırakır.

Öte yandan, yetersiz stoklama da aynı derecede kötü. Bu sayede sermayeyi serbest bırakırken, satacak bir şeyiniz olmadığı için satışları kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu aynı zamanda itibarınızı da zedeleyebilir; eğer bir mağazadan bir şey satın aldıysanız ve siparişinizi herhangi bir uyarıda bulunmadan iade ettiler ve size tükendiklerini söylediler, ne yapardınız? Başka bir yere giderdim.

Yanlış Envanter Düzeyleri/Kayıp Stok

Gerçekte sadece üç tane varken, bilgisayarın stokta beş öğeniz olduğunu söylediğini bulmak için kendi envanter denetiminizi yaptınız mı? Bu "kayıp stok", aynı zamanda, itibarınızı etkileyebilecek ve paraya mal olabilecek, iptal edilen veya geri sipariş edilen satın alma işlemlerine de yol açabilir.

Merkezi Sistem Yok

Yukarıdaki tüm engeller, merkezi bir envanter yönetim sistemine sahip olarak çözülebilir. ChannelApe'deki müşterilerimize sorduğumuz ilk şeylerden biri basitçe “Sisteminiz nedir?”

İşinizi yürütürken gelen ve giden envanteri takip etmek için ne kullanıyorsunuz? Herhangi bir zamanda elinizde ne kadar envanter olduğunu nasıl bilebilirsiniz?

Gördüğümüz bazı yaygın sistemler şunlardır:

• Elektronik tablolar aracılığıyla manuel yönetim
• Kalem ve kağıt ile manuel yönetim (yikes!)
• Bir barındırma platformu aracılığıyla otomatikleştirilmiş yönetim (Shopify (Shopify Review) ve BigCommerce)
• Tuğla ve harç yazılım çözümleri aracılığıyla otomatikleştirilmiş yönetim
• E-ticaret yazılım çözümleri aracılığıyla otomatikleştirilmiş yönetim

İlk iki sistem merkezi, fakat takip etmek son derece zordur edilebilir. Ayrıca bakımı için çok zaman ve enerji gerektirirler. Her siparişte kalem yazdığınızı veya her satış yaptığınızda veya daha fazla envanter sipariş ettiğinizde bir elektronik tabloyu güncellediğinizi hayal edin.

Barındırma platformunuzu kullanan üçüncü sistem, yalnızca bir kanal üzerinden satış yaparsanız çalışabilir. Yalnızca Amazon'da satış yapıyorsanız veya yalnızca çevrimiçi mağazanızda satış yapıyorsanız, bu sistemler gayet iyi çalışabilir. Ancak birden fazla satış kanalına yayılmak istiyorsanız bu sistem işinizin büyümesini engelleyecektir.

Fiziksel çözümler için tasarlanmış bir yazılım platformu kullanan dördüncü sistem de ideal değildir. Birçok e-ticaret sahibinin bu sistemlere sahip olmasının nedeni, Google'dan kaynaklanmaktadır - basit bir "envanter yönetim sistemi" araması, geleneksel tuğla ve harç perakende satış mağazaları için yapılan tonlarca sonucu ortaya çıkarmaktadır. Kesinlikle çevrimiçi satış yapıyorsanız, bu platformlar sizin için yapılmamıştır; tuğla ve harç için yapılmıştır. Eklenen özellikler fiziksel mağazalar için harikadır ancak yalnızca çevrimiçi mağaza sahipleri için gereksiz bir ek masraftır.

Son olarak, e-ticaret mağazaları için özel olarak oluşturulmuş otomatik bir envanter yönetim sistemini kullanmak en ideal çözümdür. Çoğu, ürünlerinizi bir düğmeye basarak web sitenize, Amazon'a ve eBay'e otomatik olarak yükleyecektir. Ayrıca, sipariş karşılamayı ve envanter miktarı güncellemesini otomatikleştirmenize olanak tanır. Envanter miktarınızı bir kez girmeniz yeterlidir, oradan tüm satış kanallarınızda otomatik hale getirilebilir.

Ek olarak, merkezi envanter yönetim sisteminiz olarak bir e-ticaret yazılımı kullanmak, mağazanıza ek olarak stoksuz satış hizmetlerini kolayca uygulamanıza olanak tanır. Veya, kesinlikle stoksuz satış yapan bir işletmeyseniz, yalnızca stok seviyelerinin değil, aynı zamanda fiyatlandırma, resimler, açıklamalar vb. gibi ürün ayrıntılarının da otomatik olarak güncellenmesi için bir veri akışı kullanarak pazaryerlerinizi tedarikçilerinizle senkronize edebilirsiniz.

İşte süreci açıklamaya yardımcı olmak için bulduğum kısa bir video (tabii ki küçük bir işletmeyseniz, muhtemelen bir kabul departmanınız veya üretiminiz yoktur, ancak konsept aynıdır. Rafları garajınız olarak düşünün veya bodrum ve bir şeyleri gönderirken dağıtım:

Temel olarak, uygun bir merkezi sisteme sahip olmak, envanteri güncellemek için değerli zamanınızı boşa harcamanıza gerek kalmaz.

Artık ikna olduğunuza göre, bu stratejilerin nasıl uygulanacağı ve uygunsuz envanter yönetimiyle adım adım zaman ve para israfına son verilmesi hakkında konuşalım.

İlk önce, kendi envanterinizi saklayanlarınız için size bazı çözümler göstereceğim, ardından stoksuz satış bölümüne geçeceğiz.

Küçük ve Orta Ölçekli E-Ticaret Mağazaları için En İyi Envanter Yönetim Sistemleri

Sizin için en iyi envanter yönetim sistemi, nihai hedefinize bağlıdır. Bazı yöntemler daha ucuzdur ancak daha fazla zaman alır ve diğerleri yatırım gerektirir ancak uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.

Ek olarak, en iyi çözüm, envanterinizi nasıl sakladığınıza bağlı olacaktır. Evinizde veya bir depoda envanter tutuyorsanız, yalnızca ürünleri stoktan teslim etmekten ve yalnızca tedarikçinizin envanterini takip etmek zorunda kalmaktan daha karmaşık bir çözüme ihtiyacınız olabilir.

Kendi Envanterinizi Yönetme

Önce kendi envanterinizi depolamak için çözümlerden bahsedelim. Kendi envanterinizi bir depoda, bodrumunuzda veya fiziksel bir mağazada saklarken, bilmeniz gereken önemli miktarda değişken vardır. Gerek:

Optimum Envanter Miktarını Koru

Her zaman elinizde minimum düzeyde bir envanteriniz olmalıdır. Önceden belirlenmiş minimum envanterinizin altına düştüğünde, daha fazla sipariş verme zamanının geldiğini bilirsiniz.

Ek olarak, çok fazla envanter de sipariş etmemelisiniz. Bu sayfanın ilerleyen bölümlerinde talep tahmini hakkında konuşacağım.

Bunu yapmak için talebinizi tahmin edin

Ürünleriniz için talebi doğru şekilde tahmin etmek, iyi bir envanter yönetimi planının temelidir. Ancak, söylemesi yapmaktan daha kolay. Bir üründen kaç tane satacağınızı nereden bileceksiniz? Tabii ki, kesinlikle stoksuz satış yapıyorsanız, bunun için endişelenmenize gerek yok - ancak envanteri olanlarınız için süreci gözden geçirelim.

Talebinizi doğru bir şekilde tahmin etmek için, temelde bir çeşit geçmiş satışlara ihtiyacınız var. Eğer buna sahip değilseniz, çok daha fazla tahmine dayalı olacak, ancak yine de mümkün.

İlk olarak, bir "tahmin dönemi" belirleyin, örneğin talebinizi tahmin ettiğiniz bir zaman dilimi. Önümüzdeki hafta, ay, 6 ay, yıl vb. olabilir. Bu konuda yeniyseniz 1-3 ay ile başlardım. Tahmininizin süreç boyunca nasıl devam ettiğini kontrol ettiğinizden emin olun.

Ardından, geçmiş satış geçmişinizi kontrol edin. En az bir yıldır açıksanız, büyük tatiller de dahil olmak üzere 4 mevsim için satış verileriniz olmalıdır. Bu verileri "temel talep" veya sipariş etmek istediğiniz envanterin başlangıç ​​noktası olarak kullanın. Ek olarak, bunu pazarlama çabalarınızla karşılaştırın ve nasıl karşılık geldiklerini görün.

Verilerinizi kontrol ettikten sonra (veya hiç yoksa), mevcut trendleri kontrol edin. Bunu, Google Trendler'e gidip ürününüzü yazarak yapabilirsiniz.

Ardından, Minimum Stok Seviyelerinizi (MSL'ler) Belirleyin

Artık satışlarınızın kabaca ne kadar olacağını bildiğinize göre, yukarıdaki “Büyük Kutu Perakendeci Stratejileri” bölümünde bahsettiğim gibi “Minimum Stok Seviyenizi” belirlemenin zamanı geldi.

Talebi karşılamak için yeterli envanteriniz olmalı, ancak tüm sermayenizi bağlayıp kaybetme riskiniz kadar değil.

MSL'lerinizi belirlemek için, herhangi bir zamanda elinizde en az 5 günlük stokunuz olması için, tahmin ettiğiniz talebe geri dönün, matematiği yapın.

Ayrıca Dropshipping ile Takviye Edebilirsiniz

Bir stoksuz satış işletmenizin olmaması, envanterinizi tamamlamak için stoksuz nakliyeci kullanamayacağınız anlamına gelmez. Stokunuz biterse, daha fazla envanter elde edene kadar boşluğu doldurmak için dropshipper'ınıza güvenebilirsiniz.

Ek olarak, ürün fikirlerini test etmek için stoksuz satış kullanabilirsiniz.

Dropshipping'i işletmenize ek olarak kullanmakla ilgileniyorsanız, bu harika dropshipper listesine göz atın.

Son olarak, Envanter Yönetiminizi Merkezileştirin

Yalnızca tek bir e-ticaret mağazasında satış yapıyorsanız envanter yönetiminizi merkezileştirmeniz gerekmeyebilir. Satış platformunuzun şu anda sizin için ne kadar iyi idare ettiğine bağlıdır.

Ancak, birden çok pazaryerinde, birden çok sitede ve/veya çevrimdışı satış yapıyorsanız, envanterinizi tek bir özel sistemde merkezileştirmek bir zorunluluktur (zaten zamanınıza ve akıl sağlığınıza değer veriyorsanız).

Çok kanallı mağazalarla çalışan tonlarca potansiyel envanter yönetim sistemi vardır. En iyilerinden bazıları şunlardır:

• KanalApe
• QuickBooks
• Microsoft Dinamikleri
• Net Süit
• adaçayı

Dropshipping Yaptığınız Envanteri Yönetme

Envanterinizi kesinlikle dropshipping yapıyorsanız, bu bölüm tam size göre.

Drop Shipping'i yönetmek önemli ölçüde daha kolay olsa da, tedarikçinizin envanter seviyelerine ayak uydurmanız gerekir. Envanterleri tükendiyse ancak ürün listelemelerinizi güncellemediyseniz, bu siparişi geri siparişe vermeniz veya daha kötüsü tamamen iptal etmeniz gerekebilir. Peki bundan nasıl kaçınırsınız?

Yöntem 1: El İle Güncelle

İlk seçenek, tedarikçinizin web sitesini envanter seviyeleri için manuel olarak kontrol etmek ve ardından sisteminizi günün yeni seviyeleri ile güncellemektir. Yalnızca birkaç ürününüz varsa bu harika, ancak 10 ürüne bile ulaştığınızda (varyantlardan bahsetmiyorum), bu hızla büyük bir zaman kaybı olur.

Yöntem 2: Bir Yazılım Kullanın

Bu, özellikle birden fazla kanalda satış yapıyorsanız daha kolay yoldur.

Envanter yönetimi yazılımı, "veri beslemesi" adı verilen bir dosya kullanır. Temel olarak, bu dosya tedarikçinizin web sitesinden envanter yönetimi yazılımınıza ve daha sonra satış kanallarınıza ürün verilerini (envanter miktarı dahil) "besler".

Yukarıdaki bölümde bahsettiğim yazılımı kullanabilirsiniz ancak çoğu bu veri besleme seçeneğini sunmuyor, bu da daha fazla manuel güncelleme anlamına geliyor.

En iyi seçeneğiniz, e-ticarete özel bir çözüm (ChannelApe gibi) kullanmaktır. Niye ya?

• Otomatik envanter miktarı güncellemeleri
• Otomatik ürün listeleme güncellemeleri (tedarikçinizin fiyatları, açıklamaları, başlıkları değiştirmesi, ürün eklemesi/silmesi vb. durumlarda)
• Birden fazla satış kanalında tutarlılık (web siteniz, Amazon, eBay vb.)
• Otomatik varyant güncellemeleri (boyut, renk, stil vb.)
• Eğer yoksa sizin için bir veri akışı oluşturacaklar

E-ticarete özel envanter yönetim platformlarının çoğu, bir hesaba kaydolmak, bilgilerinizle giriş yapmak ve kurulum için birkaç düğmeye basmak kadar basittir. Her şeyi 30 dakika ila bir saat içinde yapabilmelisiniz.

Artık (umarız) sağlam bir envanter yönetimi anlayışına ve uygulamaya koymak için sağlam bir eylem planına sahipsiniz. Umarım bu yöntemler işinizi geliştirir ve bu içeriği okumak için zaman ayırdığınız için size sağlam bir yatırım getirisi sağlar.