Gestion des stocks 101 : le petit guide des entrepreneurs en commerce électronique

La gestion des stocks est souvent le plus gros casse-tête de tout magasin de commerce électronique. Si vous vous trompez, cela peut vous coûter beaucoup d'argent.

En fait, j'ai travaillé comme directeur marketing pour un détaillant d'un million de dollars par an (ventes, pas de bénéfices), et ils ont perdu 100 000 $ de leurs bénéfices en un an simplement à cause d'une mauvaise gestion des stocks. Aie.

Tout ce dont ils avaient besoin, c'était d'un meilleur système en place. Avec un peu d'effort et un peu de planification, vous pouvez développer un tel système pour votre propre magasin.

Maintenant, ce guide est écrit pour deux types de personnes :

• Ceux qui stockent leur propre inventaire (à la maison ou dans un entrepôt)
• Ceux qui font du dropshipping chez un fournisseur

Le détaillant pour lequel je travaillais a fait les deux, et oui, son incapacité à mettre en œuvre un plan de système de gestion des stocks a même nui à la partie dropshipping de son entreprise.

Donc, dans ce guide, j'espère vous apprendre ce qui suit :

• Systèmes typiques de gestion des stocks des détaillants à grande surface
• Obstacles courants à la gestion des stocks
• Les meilleurs systèmes pour les magasins de commerce électronique de petite et moyenne taille
• Un guide étape par étape pour la mise en œuvre de ces systèmes

Sans plus tarder, plongeons-nous.

Systèmes typiques de gestion des stocks des détaillants à grande surface

Cette section sera une (très brève) introduction aux systèmes de gestion des stocks typiques utilisés par les grands acteurs du monde. Pensez Walmart ou Target.

Voici quelques-uns des principaux termes (vous connaissez peut-être même certains d'entre eux) :

• Niveaux de stock minimum viables : la quantité de stock minimum, ou stock, que vous devez garder à portée de main pour répondre à la demande des consommateurs. En règle générale, si votre inventaire tombe en dessous de ce niveau, vous souhaitez en commander davantage pour éviter d'en manquer.
• Inventaire JIT (Just-In-Time) : Une méthode de gestion des stocks dans laquelle vous commandez le produit juste à temps pour répondre à la demande. Ce faisant, vous n'immobilisez pas votre argent dans des stocks d'invendus et vous n'avez normalement pas de produits invendus ; à la baisse, vous courez le risque de ne pas être en mesure de faire face à une augmentation soudaine de la demande, de ne pas pouvoir ainsi répondre à toutes vos commandes et de perdre potentiellement des clients.
• FIFO (First In First Out) : Les premiers produits reçus (soit dans votre magasin, soit dans votre entrepôt) sont les premiers à être expédiés. Fondamentalement, c'est un moyen de s'assurer que les gens obtiennent l'inventaire le plus frais possible. Ceci est plus important avec les denrées périssables.
• FILO (First In Last Out) : Les premiers produits à rentrer sont les derniers à sortir. La plupart du temps inutilisé de nos jours, car cela n'a pas beaucoup de sens (et est illégal pour de nombreux produits, tels que les denrées périssables).
• Prévision de la demande : l'art (et c'est certainement un art) de prévoir la demande signifie simplement faire une supposition éclairée (généralement en utilisant des données de ventes antérieures) quant au nombre de ventes que vous allez réaliser sur une période donnée, puis utiliser cette information pour définir vos niveaux de stock minimum viables (que j'ai expliqué ci-dessus).
• Audit d'inventaire : compter manuellement votre inventaire pour vous assurer que le nombre que vous avez dans l'ordinateur correspond au nombre réel que vous avez en stock. Cela devrait être fait au moins une fois par mois, peut-être plus selon combien vous vendez et combien de personnes vous avez qui travaillent pour vous (ça craint, mais on ne sait jamais qui pourrait essayer d'attraper quelque chose).

Ce sont donc les grands termes que vous devez connaître. Mais comment utilisez-vous réellement ces informations à votre avantage ? Avant d'expliquer comment mettre en œuvre ces concepts dans votre entreprise, parlons de quelques obstacles courants à la gestion des stocks.

Obstacles courants à la gestion des stocks

Alors, quels sont les plus gros maux de tête pour tous les propriétaires de magasins de commerce électronique en ce qui concerne l'inventaire ? Eh bien, à part le fait que l'inventaire est un casse-tête en soi, vous avez probablement déjà traité certains des problèmes suivants :

Sur-stockage et sous-stockage

Contrairement aux bas de Noël, vous ne voulez pas que votre magasin soit surchargé. Le surstockage signifie que vous avez un capital précieux immobilisé dans l'inventaire juste assis sur vos étagères, ce qui signifie que vous avez moins de budget pour le marketing et la gestion de votre magasin. Vous risquez également d'avoir des produits que vous ne pourrez jamais vendre - vous ne savez jamais quand la demande va soudainement se tarir, vous laissant avec un tas de presse-papiers inutiles.

D'un autre côté, le sous-stockage est tout aussi mauvais. À cette fin, pendant que vous libérez du capital, vous courez le risque de perdre des ventes parce que vous n'avez rien à vendre. Cela peut également nuire à votre réputation : si vous achetiez quelque chose dans un magasin et qu'il remboursait votre commande sans avertissement et vous disait qu'il n'y en avait plus, que feriez-vous ? J'irais ailleurs.

Niveaux de stock incorrects/stock perdu

Avez-vous déjà effectué votre propre audit d'inventaire pour découvrir que l'ordinateur indique que vous avez cinq articles en stock alors qu'en réalité vous n'en avez que trois ? Ces « stocks perdus » peuvent également entraîner des achats annulés ou en rupture de stock, ce qui peut à nouveau affecter votre réputation et vous coûter de l’argent.

Pas de système centralisé

Tous les obstacles ci-dessus peuvent être résolus en ayant un système de gestion des stocks centralisé. L'une des premières choses que nous demandons à nos clients chez ChannelApe est simplement « Quel est votre système ? »

Qu'utilisez-vous pour garder une trace de l'inventaire entrant et sortant pendant que vous dirigez votre entreprise ? Comment savoir combien d'inventaire vous avez en main à un moment donné ?

Voici quelques systèmes courants que nous avons vus :

• Gestion manuelle via des tableurs
• Gestion manuelle via stylo et papier (oui !)
• Gestion automatisée via une plateforme d'hébergement (Shopify (Shopify Review) & BigCommerce)
• Gestion automatisée via des solutions logicielles physiques
• Gestion automatisée via des solutions logicielles de commerce électronique

Les deux premiers systèmes peuvent être centralisés, mais sont incroyablement difficiles à suivre. Leur entretien demande également beaucoup de temps et d'énergie. Imaginez que vous écrivez au crayon chaque commande ou que vous mettez à jour une feuille de calcul chaque fois que vous effectuez une vente ou que vous commandez plus d'inventaire.

Le troisième système, utilisant votre plate-forme d'hébergement, peut fonctionner si vous ne vendez que via un seul canal. Si vous ne vendez que sur Amazon, ou si vous ne vendez que sur votre boutique en ligne, ces systèmes peuvent très bien fonctionner. Cependant, si vous souhaitez vous développer sur plusieurs canaux de vente, ce système entravera la croissance de votre entreprise.

Le quatrième système, utilisant une plate-forme logicielle conçue pour des solutions physiques, n'est pas non plus idéal. La raison pour laquelle de nombreux propriétaires de commerce électronique se retrouvent avec ces systèmes est due à Google - une simple recherche de "système de gestion des stocks" apporte des tonnes de résultats pour les points de vente traditionnels de brique et de mortier. Si vous vendez strictement en ligne, ces plateformes ne sont tout simplement pas faites pour vous ; ils sont faits pour la brique et le mortier. Les fonctionnalités ajoutées sont idéales pour les magasins physiques, mais représentent une dépense supplémentaire inutile pour les propriétaires de magasins uniquement en ligne.

Enfin, l'utilisation d'un système automatisé de gestion des stocks créé spécifiquement pour les magasins de commerce électronique est la solution la plus idéale. La plupart d'entre eux téléchargeront automatiquement vos produits sur votre site Web, Amazon et eBay en appuyant simplement sur un bouton. De plus, ils vous permettent d'automatiser l'exécution des commandes et la mise à jour de la quantité d'inventaire. Vous n'entrez qu'une seule fois votre quantité d'inventaire, puis elle peut être automatisée sur tous vos canaux de vente à partir de là.

De plus, l'utilisation d'un logiciel de commerce électronique comme système de gestion des stocks centralisé vous permet de mettre en œuvre facilement des services de dropshipping en complément de votre magasin. Ou, si vous êtes strictement une entreprise de dropshipping, vous pouvez simplement synchroniser vos marchés avec vos fournisseurs à l'aide d'un flux de données pour la mise à jour automatique non seulement des niveaux de stock, mais également des détails des produits tels que les prix, les images, les descriptions, etc.

Voici une vidéo rapide que j'ai trouvée pour aider à expliquer le processus (bien sûr, si vous êtes une petite entreprise, vous n'avez probablement pas de service de réception ou de fabrication, mais le concept est le même. Pensez aux étagères comme à votre garage ou sous-sol et la distribution au fur et à mesure que vous expédiez les choses :

Fondamentalement, avoir un système centralisé approprié vous évite de perdre des heures de votre temps précieux à mettre à jour l'inventaire.

Maintenant que vous êtes convaincu, parlons de la manière de mettre en œuvre ces stratégies et de ne plus perdre de temps et d'argent dans une mauvaise gestion des stocks, étape par étape.

Je vais d'abord vous montrer quelques solutions pour ceux d'entre vous qui stockent leur propre inventaire, puis nous passerons à une section pour le dropshipping.

Les meilleurs systèmes de gestion des stocks pour les magasins de commerce électronique de petite et moyenne taille

Le meilleur système de gestion des stocks pour vous dépend de votre objectif ultime. Certaines méthodes sont moins chères mais prennent plus de temps, et d'autres nécessitent un investissement mais vous font gagner du temps et de l'argent à long terme.

De plus, la meilleure solution dépendra de la façon dont vous stockez votre inventaire. Si vous conservez des stocks chez vous ou dans un entrepôt, vous aurez peut-être besoin d'une solution plus complexe que si vous expédiiez simplement des articles et que vous deviez simplement suivre l'inventaire de votre fournisseur.

Gérer votre propre inventaire

Parlons d'abord des solutions pour stocker votre propre inventaire. Lorsque vous stockez votre propre inventaire, que ce soit dans un entrepôt, votre sous-sol ou un magasin physique, vous devez être conscient d'un nombre important de variables. Tu dois:

Maintenir une quantité d'inventaire optimale

Vous devez avoir un niveau minimum d'inventaire à portée de main à tout moment. Lorsqu'il descend en dessous de votre minimum d'inventaire prédéterminé, vous savez qu'il est temps de commander plus.

De plus, vous ne devriez pas non plus commander trop de stock. Je parlerai de la prévision de la demande dans une section plus loin sur cette page.

Pour ce faire, prévoyez votre demande

Une bonne prévision de la demande pour vos produits est la base d'un bon plan de gestion des stocks. Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire. Comment êtes-vous censé savoir combien d'articles vous allez vendre ? Bien sûr, si vous faites uniquement du dropshipping, vous n'avez pas à vous en soucier, mais pour ceux d'entre vous qui détiennent des stocks, suivons le processus.

Afin de prévoir avec précision votre demande, vous avez essentiellement besoin d'une sorte de ventes passées pour vous en débarrasser. Si vous ne l'avez pas, ce sera beaucoup plus de conjectures, mais c'est toujours possible.

Tout d'abord, déterminez une « période de prévision », par exemple, une période pour laquelle vous prévoyez votre demande. Cela pourrait être la semaine prochaine, le mois, 6 mois, l'année, etc. Je commencerais par 1-3 mois si vous êtes nouveau dans ce domaine. Assurez-vous de vérifier comment votre estimation se maintient tout au long du processus.

Ensuite, vérifiez votre historique de ventes. Si vous êtes ouvert depuis au moins un an, vous devriez avoir des données de ventes pour les 4 saisons, y compris les grandes vacances. Utilisez ces données comme « demande de base » ou comme point de départ pour déterminer la quantité de stock que vous souhaitez commander. De plus, comparez cela à vos efforts de marketing et voyez comment ils correspondent.

Après avoir vérifié vos données (ou si vous n'en avez pas), vérifiez les tendances actuelles. Pour ce faire, accédez à Google Trends et saisissez votre produit.

Ensuite, déterminez vos niveaux de stock minimum (MSL)

Maintenant que vous savez à peu près combien vous attendez de vos ventes, il est temps de déterminer votre « niveau de stock minimum », comme j'en ai parlé dans la section « Stratégies des détaillants à grande surface » ci-dessus.

Vous devez disposer de suffisamment de stocks pour satisfaire la demande, mais pas au point d'immobiliser tout votre capital et de risquer de le perdre.

Pour déterminer vos MSL, revenez simplement à votre demande prévue, faites le calcul afin d'avoir au moins 5 jours de stock en stock à un moment donné.

Vous pouvez également compléter avec Dropshipping

Ce n'est pas parce que vous n'avez pas d'entreprise de dropshipping que vous ne pouvez pas utiliser des dropshippers pour compléter votre inventaire. Si vous êtes en rupture de stock, vous pouvez compter sur votre dropshipper pour combler le vide jusqu'à ce que vous obteniez plus d'inventaire.

De plus, vous pouvez utiliser le dropshipping pour tester des idées de produits.

Si vous souhaitez utiliser le dropshipping en complément de votre entreprise, consultez cette liste d'excellents dropshippers.

Enfin, centralisez la gestion de vos stocks

Si vous vendez uniquement sur une seule boutique de commerce électronique, vous n'aurez peut-être pas besoin de centraliser la gestion de vos stocks. Cela dépend de la façon dont votre plate-forme de vente le gère actuellement pour vous.

Cependant, si vous vendez sur plusieurs marchés, plusieurs sites et/ou hors ligne, il est indispensable de centraliser votre inventaire sur un système dédié (si vous appréciez votre temps et votre santé mentale, de toute façon).

Il existe une tonne de systèmes de gestion des stocks potentiels qui fonctionnent avec les magasins multicanaux. Parmi les meilleurs, citons :

• ChannelApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• NetSuite
• sage

Gérer votre inventaire Dropship

Si vous expédiez strictement votre inventaire, cette section est pour vous.

Bien que la livraison directe soit beaucoup plus facile à gérer, vous devez toujours suivre les niveaux de stock de votre fournisseur. S'il n'y a plus de stock mais que vous n'avez pas mis à jour vos listes de produits, vous devrez peut-être mettre cette commande en rupture de stock, ou pire, l'annuler complètement. Alors comment éviter ça ?

Méthode 1 : Mettre à jour manuellement

La première option consiste à vérifier manuellement les niveaux de stock de votre fournisseur sur le site Web de votre fournisseur, puis à mettre à jour votre système avec les nouveaux niveaux du jour. C'est bien si vous n'avez que quelques produits, mais une fois que vous avez atteint même 10 produits (sans parler des variantes), cela devient rapidement un énorme évier de temps.

Méthode 2 : utiliser un logiciel

C'est le moyen le plus simple, surtout si vous vendez sur plusieurs canaux.

Le logiciel de gestion des stocks utilise un fichier appelé « flux de données ». Fondamentalement, ce fichier « alimente » les données sur les produits (y compris la quantité de stock) du site Web de votre fournisseur à votre logiciel de gestion des stocks, puis à vos canaux de vente.

Vous pouvez utiliser le logiciel que j'ai mentionné dans la section ci-dessus, mais la plupart d'entre eux n'offrent pas cette option de flux de données, ce qui signifie davantage de mises à jour manuelles.

Votre meilleure option consiste à utiliser une solution spécifique au commerce électronique (comme ChannelApe). Pourquoi?

• Mises à jour automatisées des quantités d'inventaire
• Mises à jour automatisées des listes de produits (au cas où votre fournisseur modifierait les prix, les descriptions, les titres, ajouterait/supprimerait des produits, etc.)
• Cohérence sur plusieurs canaux de vente (tels que votre site Web, Amazon, eBay, etc.)
• Mises à jour automatisées des variantes (telles que la taille, la couleur, le style, etc.)
• Ils créeront un flux de données pour vous si vous n'en avez pas

La plupart des plates-formes de gestion des stocks spécifiques au commerce électronique sont aussi simples que de créer un compte, de se connecter avec vos coordonnées et d'appuyer sur quelques boutons pour configurer. Vous devriez pouvoir tout faire en 30 minutes à une heure.

Vous avez maintenant (espérons-le) une solide compréhension de la gestion des stocks ainsi qu'un plan d'action solide à mettre en place. J'espère que ces méthodes amélioreront votre entreprise et vous donneront un retour sur investissement solide pour avoir pris le temps de lire ce contenu.