Manajemen Inventaris 101: Panduan Singkat untuk Pengusaha E-niaga

Manajemen inventaris seringkali merupakan masalah terbesar dari toko e-niaga mana pun. Jika Anda mengacaukannya, itu bisa menghabiskan banyak uang.

Bahkan, saya bekerja sebagai direktur pemasaran untuk pengecer jutaan dolar per tahun (penjualan, bukan keuntungan), dan mereka kehilangan $100.000 dari keuntungan mereka dalam satu tahun hanya karena manajemen persediaan yang buruk. Aduh.

Yang mereka butuhkan hanyalah sistem yang lebih baik. Dengan sedikit usaha dan beberapa perencanaan, Anda dapat mengembangkan sistem seperti itu untuk toko Anda sendiri.

Sekarang, panduan ini ditulis untuk dua jenis orang:

• Mereka yang menyimpan inventaris mereka sendiri (baik di rumah atau di gudang)
• Mereka yang dropship dari pemasok

Pengecer tempat saya bekerja melakukan keduanya — dan ya, kegagalan mereka untuk menerapkan rencana sistem manajemen inventaris bahkan merugikan bagian dropshipping dari bisnis mereka.

Jadi dalam panduan ini, saya berharap dapat mengajari Anda hal-hal berikut:

• Sistem manajemen inventaris pengecer kotak besar yang khas
• Hambatan umum untuk manajemen inventaris
• Sistem terbaik untuk toko e-niaga skala kecil hingga menengah
• Panduan langkah demi langkah untuk menerapkan sistem ini

Tanpa basa-basi lagi, mari selami.

Sistem Manajemen Inventaris Pengecer Kotak Besar Biasa

Bagian ini akan menjadi pengantar (sangat singkat) tentang sistem manajemen inventaris yang biasa digunakan oleh para pemain besar di dunia. Pikirkan Walmart atau Target.

Berikut adalah beberapa istilah utama (Anda bahkan mungkin akrab dengan beberapa di antaranya):

• Tingkat Persediaan Minimum yang Layak: Jumlah persediaan minimum, atau stok, yang harus Anda simpan untuk memenuhi permintaan konsumen. Biasanya, jika inventaris Anda berada di bawah level ini, Anda ingin memesan lebih banyak agar tidak kehabisan.
• JIT (Just-In-Time) Inventory: Sebuah metode manajemen persediaan di mana Anda memesan produk tepat pada waktunya untuk memenuhi permintaan. Dalam melakukannya, Anda tidak mengikat uang Anda dalam persediaan yang tidak terjual dan Anda biasanya tidak memiliki produk yang tidak terjual; pada sisi negatifnya, Anda berisiko tidak dapat mengikuti peningkatan permintaan yang tiba-tiba, sehingga tidak dapat memenuhi semua pesanan Anda dan berpotensi kehilangan pelanggan.
• FIFO (First In First Out): Produk pertama yang diterima (baik di toko atau gudang Anda) adalah yang pertama dikirim. Pada dasarnya, ini adalah cara untuk memastikan orang mendapatkan inventaris paling segar. Ini lebih penting dengan barang-barang yang mudah rusak.
• FILO (First In Last Out): Produk pertama yang dibawa masuk adalah yang terakhir keluar. Sebagian besar tidak digunakan saat ini, karena tidak masuk akal (dan ilegal untuk banyak produk, seperti yang mudah rusak).
• Peramalan Permintaan: Seni (dan itu pasti seni) dari peramalan permintaan berarti mengambil tebakan yang terdidik (biasanya menggunakan data penjualan masa lalu) tentang berapa banyak penjualan yang akan Anda hasilkan selama periode waktu tertentu, kemudian menggunakan informasi itu untuk mengatur tingkat stok minimum Anda (yang saya jelaskan di atas).
• Audit Inventaris: Menghitung inventaris Anda secara manual untuk memastikan nomor yang Anda miliki di komputer sesuai dengan jumlah sebenarnya yang Anda miliki dalam stok. Ini harus dilakukan setidaknya sekali setiap bulan, mungkin lebih tergantung pada seberapa banyak Anda menjual dan berapa banyak orang yang bekerja untuk Anda (menyebalkan, tetapi Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin mencoba menangkap sesuatu).

Jadi itulah istilah-istilah besar yang harus Anda ketahui. Tapi bagaimana Anda benar-benar menggunakan informasi ini untuk keuntungan Anda? Sebelum saya menjelaskan bagaimana menerapkan konsep-konsep ini dalam bisnis Anda, mari kita bicara tentang beberapa kendala umum untuk manajemen persediaan.

Hambatan Umum untuk Manajemen Inventaris

Jadi apa masalah terbesar bagi kita semua pemilik toko e-niaga dalam hal inventaris? Nah, selain fakta bahwa inventaris itu sendiri memusingkan, Anda mungkin pernah berurusan dengan beberapa hal berikut:

Over-Stock dan Under-Stock

Tidak seperti stoking Natal, Anda tidak ingin toko Anda kelebihan stok. Overstocking berarti Anda memiliki modal berharga yang terikat dalam persediaan hanya duduk di rak Anda, yang berarti Anda memiliki lebih sedikit anggaran untuk pemasaran dan menjalankan toko Anda. Anda juga berisiko memiliki produk yang tidak akan pernah bisa Anda jual—Anda tidak pernah tahu kapan permintaan akan tiba-tiba mengering, meninggalkan Anda dengan banyak pemberat kertas yang tidak berguna.

Di sisi lain, kekurangan stok sama buruknya. Pada akhirnya, saat Anda membebaskan modal, Anda berisiko kehilangan penjualan karena tidak memiliki apa pun untuk dijual. Ini juga dapat merusak reputasi Anda—jika Anda membeli sesuatu dari toko, dan mereka mengembalikan uang pesanan Anda tanpa peringatan dan memberi tahu Anda bahwa mereka kehabisan, apa yang akan Anda lakukan? Aku akan pergi ke tempat lain.

Level Inventaris Salah/Stok Hilang

Pernahkah Anda melakukan audit inventaris Anda sendiri untuk menemukan komputer mengatakan bahwa Anda memiliki lima item dalam stok padahal pada kenyataannya Anda hanya memiliki tiga? “Stok yang hilang” ini juga dapat menyebabkan pembelian yang dibatalkan atau dipesan kembali, yang sekali lagi dapat memengaruhi reputasi Anda dan menghabiskan uang Anda.

Tidak Ada Sistem Terpusat

Semua kendala di atas dapat diatasi dengan memiliki sistem manajemen persediaan yang terpusat. Salah satu hal pertama yang kami tanyakan kepada klien kami di ChannelApe hanyalah “Apa sistem Anda?”

Apa yang Anda gunakan untuk melacak inventaris yang datang dan pergi saat Anda menjalankan bisnis? Bagaimana Anda tahu berapa banyak persediaan yang Anda miliki pada waktu tertentu?

Berikut adalah beberapa sistem umum yang telah kita lihat:

• Manajemen manual melalui spreadsheet
• Manajemen manual melalui pena & kertas (ya!)
• Manajemen otomatis melalui platform hosting (Shopify (Ulasan Shopify) & BigCommerce)
• Manajemen otomatis melalui solusi perangkat lunak fisik
• Manajemen otomatis melalui solusi perangkat lunak e-niaga

Dua sistem pertama dapat dipusatkan, tetapi sangat sulit untuk dilacak. Mereka juga membutuhkan banyak waktu dan energi untuk pemeliharaan. Bayangkan membuat pensil di setiap pesanan, atau memperbarui spreadsheet setiap kali Anda melakukan penjualan atau memesan lebih banyak inventaris.

Sistem ketiga, menggunakan platform hosting Anda, dapat bekerja jika Anda hanya menjual melalui satu saluran. Jika Anda hanya menjual di Amazon, atau Anda hanya menjual di toko online Anda, sistem ini mungkin berfungsi dengan baik. Namun, jika Anda ingin memperluas ke beberapa saluran penjualan, sistem ini akan menghambat pertumbuhan bisnis Anda.

Sistem keempat, menggunakan platform perangkat lunak yang dirancang untuk solusi fisik, juga tidak ideal. Alasan banyak pemilik e-niaga berakhir dengan sistem ini adalah karena Google—satu pencarian sederhana "sistem manajemen inventaris" menampilkan banyak hasil yang dibuat untuk gerai ritel tradisional. Jika Anda hanya menjual secara online, platform ini tidak dibuat untuk Anda; mereka dibuat untuk batu bata & mortir. Fitur tambahan sangat bagus untuk toko fisik tetapi merupakan biaya tambahan yang tidak berguna bagi pemilik toko online saja.

Terakhir, menggunakan sistem manajemen inventaris otomatis yang dibuat khusus untuk toko e-niaga adalah solusi paling ideal. Sebagian besar dari mereka akan secara otomatis mengunggah produk Anda ke situs web Anda, Amazon, dan eBay dengan menekan satu tombol. Selanjutnya, mereka memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pemenuhan pesanan dan pembaruan kuantitas inventaris. Anda cukup memasukkan jumlah inventaris Anda sekali, maka itu dapat diotomatisasi di semua saluran penjualan Anda dari sana.

Selain itu, menggunakan perangkat lunak e-niaga sebagai sistem manajemen inventaris terpusat Anda memungkinkan Anda untuk dengan mudah menerapkan layanan dropshipping sebagai suplemen untuk toko Anda. Atau, jika Anda benar-benar bisnis dropshipping, Anda dapat menyinkronkan pasar Anda dengan pemasok Anda menggunakan umpan data untuk pembaruan otomatis tidak hanya tingkat stok tetapi juga detail produk seperti harga, gambar, deskripsi, dll.

Berikut adalah video singkat yang saya temukan untuk membantu menjelaskan prosesnya (tentu saja jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin tidak memiliki departemen penerimaan atau manufaktur, tetapi konsepnya sama. Pikirkan rak sebagai garasi atau ruang bawah tanah, dan distribusi saat Anda mengirimkan barang:

Pada dasarnya, memiliki sistem terpusat yang tepat membuat Anda tidak perlu membuang waktu berharga Anda untuk memperbarui inventaris.

Sekarang setelah Anda yakin, mari kita bicara tentang bagaimana benar-benar menerapkan strategi ini dan berhenti membuang waktu dan uang untuk manajemen inventaris yang tidak tepat—langkah demi langkah.

Pertama saya akan menunjukkan beberapa solusi bagi Anda yang menyimpan inventaris Anda sendiri, lalu kita akan beralih ke bagian untuk dropshipping.

Sistem Manajemen Inventaris Terbaik untuk Toko E-niaga Kecil hingga Menengah

Sistem manajemen inventaris terbaik untuk Anda bergantung pada tujuan akhir Anda. Beberapa metode lebih murah tetapi lebih memakan waktu, dan yang lain memerlukan investasi tetapi menghemat waktu & uang Anda dalam jangka panjang.

Selain itu, solusi terbaik akan tergantung pada bagaimana Anda menyimpan inventaris Anda. Jika Anda menyimpan inventaris di rumah atau di gudang, Anda mungkin memerlukan solusi yang lebih kompleks daripada jika Anda hanya mengirim barang dan hanya perlu melacak inventaris pemasok Anda.

Mengelola Inventaris Anda Sendiri

Mari kita bicara tentang solusi untuk menyimpan inventaris Anda sendiri terlebih dahulu. Saat menyimpan inventaris Anda sendiri, baik di gudang, ruang bawah tanah, atau toko fisik, ada sejumlah besar variabel yang perlu Anda waspadai. Kamu butuh:

Pertahankan Kuantitas Inventaris yang Optimal

Anda harus memiliki tingkat persediaan minimum setiap saat. Ketika turun di bawah persediaan minimum yang telah Anda tentukan, Anda tahu sudah waktunya untuk memesan lebih banyak.

Selain itu, Anda juga tidak boleh memesan terlalu banyak inventaris. Saya akan berbicara tentang memperkirakan permintaan di bagian selanjutnya di halaman ini.

Untuk Melakukan Itu, Perkirakan Permintaan Anda

Memperkirakan permintaan dengan benar untuk produk Anda adalah dasar dari rencana manajemen inventaris yang baik. Namun, itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Bagaimana Anda bisa tahu berapa banyak barang yang akan Anda jual? Tentu saja, jika Anda benar-benar dropshipping, Anda tidak perlu khawatir tentang ini — tetapi bagi Anda yang memegang inventaris, mari kita jalankan prosesnya.

Untuk memperkirakan permintaan Anda secara akurat, pada dasarnya Anda memerlukan semacam penjualan masa lalu untuk dihentikan. Jika Anda tidak memilikinya, itu akan menjadi lebih banyak tebakan, tetapi masih mungkin.

Pertama, tentukan "periode perkiraan", misalnya, periode waktu yang Anda perkirakan permintaannya. Bisa minggu depan, bulan, 6 bulan, tahun, dll. Saya akan mulai dengan 1-3 bulan jika Anda baru dalam hal ini. Pastikan untuk memeriksa bagaimana perkiraan Anda bertahan selama proses berlangsung.

Selanjutnya, periksa riwayat penjualan Anda sebelumnya. Jika Anda sudah buka setidaknya selama satu tahun, Anda harus memiliki data penjualan untuk semua 4 musim, termasuk hari libur besar. Gunakan data tersebut sebagai “permintaan dasar”, atau titik awal untuk berapa banyak inventaris yang ingin Anda pesan. Selain itu, susunlah itu dengan upaya pemasaran Anda dan lihat bagaimana hubungannya.

Setelah Anda memeriksa data Anda (atau jika Anda tidak memilikinya), periksa tren saat ini. Anda dapat melakukannya dengan membuka Google Trends dan mengetik produk Anda.

Selanjutnya, Tentukan Tingkat Stok Minimum (MSL) Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui kira-kira berapa banyak penjualan yang diharapkan, saatnya untuk mengetahui "Tingkat Stok Minimum" Anda, seperti yang saya bicarakan di bagian "Strategi Pengecer Kotak Besar" di atas.

Anda harus memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda mengikat semua modal Anda dan berisiko kehilangannya.

Untuk menentukan MSL Anda, cukup kembali ke perkiraan permintaan Anda, lakukan perhitungan sehingga Anda memiliki stok setidaknya selama 5 hari pada waktu tertentu.

Anda Juga Dapat Melengkapi dengan Dropshipping

Hanya karena Anda tidak memiliki bisnis dropship, bukan berarti Anda tidak bisa menggunakan dropshippers untuk melengkapi inventaris Anda. Jika Anda kehabisan stok, Anda dapat mengandalkan dropshipper Anda untuk mengisi kekosongan hingga Anda mendapatkan lebih banyak inventaris.

Selain itu, Anda dapat menggunakan dropshipping untuk menguji ide produk.

Jika Anda tertarik menggunakan dropshipping sebagai suplemen untuk bisnis Anda, lihat daftar dropshipper hebat ini.

Terakhir, Pusatkan Manajemen Inventaris Anda

Jika Anda hanya menjual di satu toko e-niaga, Anda mungkin tidak perlu memusatkan pengelolaan inventaris Anda. Itu tergantung pada seberapa baik platform penjualan Anda menanganinya untuk Anda saat ini.

Namun, jika Anda menjual di beberapa pasar, beberapa situs, dan/atau offline, memusatkan inventaris Anda ke satu sistem khusus adalah suatu keharusan (jika Anda menghargai waktu dan kewarasan Anda).

Ada banyak sekali sistem manajemen inventaris potensial yang bekerja dengan toko multi-saluran. Beberapa yang terbaik termasuk:

• SaluranKera
• Buku Cepat
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• Sage

Mengelola Inventaris Anda Dropship

Jika Anda benar-benar dropship inventaris Anda, bagian ini untuk Anda.

Meskipun pengiriman drop secara signifikan lebih mudah untuk dikelola, Anda masih perlu mengikuti tingkat persediaan pemasok Anda. Jika mereka kehabisan inventaris tetapi Anda tidak memperbarui daftar produk Anda, Anda mungkin harus melakukan pemesanan di awal, atau lebih buruk lagi—membatalkannya sepenuhnya. Jadi bagaimana Anda menghindari itu?

Metode 1: Perbarui Secara Manual

Opsi pertama adalah memeriksa secara manual situs web pemasok Anda untuk mengetahui tingkat inventaris mereka, kemudian memperbarui sistem Anda dengan tingkat yang baru untuk hari itu. Itu bagus jika Anda hanya memiliki beberapa produk, tetapi begitu Anda mencapai 10 produk (belum lagi varian), ini dengan cepat menjadi waktu yang sangat lama.

Metode 2: Gunakan Perangkat Lunak

Ini adalah cara yang lebih mudah—terutama jika Anda menjual di banyak saluran.

Perangkat lunak manajemen inventaris menggunakan file yang disebut "umpan data". Pada dasarnya, file ini "mengumpankan" data produk (termasuk jumlah inventaris) dari situs web pemasok Anda ke perangkat lunak manajemen inventaris Anda, dan akhirnya ke saluran penjualan Anda.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang saya sebutkan di bagian di atas, tetapi kebanyakan dari mereka tidak menawarkan opsi umpan data itu, yang berarti lebih banyak pembaruan manual.

Pilihan terbaik Anda adalah menggunakan solusi khusus e-niaga (seperti ChannelApe). Mengapa?

• Pembaruan kuantitas inventaris otomatis
• Pembaruan daftar produk otomatis (jika pemasok Anda mengubah harga, deskripsi, judul, menambah/menghapus produk, dll.)
• Konsistensi di beberapa saluran penjualan (seperti situs web Anda, Amazon, eBay, dll.)
• Pembaruan varian otomatis (seperti ukuran, warna, gaya, dll.)
• Mereka akan membuat umpan data untuk Anda jika Anda tidak memilikinya

Sebagian besar platform manajemen inventaris khusus e-niaga sesederhana mendaftar untuk sebuah akun, masuk dengan detail Anda, dan menekan beberapa tombol untuk menyiapkan. Anda harus dapat menyelesaikan semuanya dalam waktu 30 menit hingga satu jam.

Anda sekarang (semoga) memiliki pemahaman yang kuat tentang manajemen inventaris serta rencana tindakan yang solid untuk diterapkan. Saya harap metode ini meningkatkan bisnis Anda dan memberi Anda ROI yang solid karena meluangkan waktu untuk membaca konten ini.