Bestandsverwaltung 101: Der Kurzleitfaden für E-Commerce-Unternehmer

Die Bestandsverwaltung ist oft das größte Problem eines E-Commerce-Shops. Wenn Sie es vermasseln, kann es Sie viel Geld kosten.

Tatsächlich arbeitete ich als Marketingdirektor für einen Millionen-Dollar-Einzelhändler (Verkauf, nicht Gewinn), und dieser verlor in einem Jahr 100.000 US-Dollar seines Gewinns einfach durch schlechte Bestandsverwaltung. Autsch.

Alles, was sie brauchten, war ein besseres System. Mit etwas Aufwand und etwas Planung können Sie ein solches System für Ihren eigenen Store entwickeln.

Nun, dieser Leitfaden ist für zwei Arten von Menschen geschrieben:

• Diejenigen, die ihr eigenes Inventar lagern (entweder zu Hause oder in einem Lager)
• Diejenigen, die von einem Lieferanten direkt versenden

Der Einzelhändler, für den ich gearbeitet habe, hat beides getan – und ja, ihr Versäumnis, einen Plan für ein Bestandsmanagementsystem zu implementieren, schadete sogar dem Dropshipping-Teil ihres Geschäfts.

In diesem Handbuch hoffe ich, Ihnen Folgendes beizubringen:

• Typische Bestandsverwaltungssysteme für Big-Box-Händler
• Häufige Hindernisse für die Bestandsverwaltung
• Die besten Systeme für kleine bis mittelgroße E-Commerce-Shops
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung dieser Systeme

Lassen Sie uns ohne weiteres eintauchen.

Typische Bestandsverwaltungssysteme für Big-Box-Händler

Dieser Abschnitt ist eine (sehr kurze) Einführung in die typischen Bestandsverwaltungssysteme, die von den großen Playern der Welt verwendet werden. Denken Sie an Walmart oder Target.

Hier sind einige der wichtigsten Begriffe (vielleicht kennen Sie sogar einige davon):

• Minimum Viable Stock Levels: Die Mindestbestandsmenge oder der Mindestbestand, den Sie vorrätig haben sollten, um mit der Verbrauchernachfrage Schritt zu halten. Wenn Ihr Inventar unter dieses Niveau fällt, möchten Sie normalerweise mehr bestellen, um zu vermeiden, dass es ausgeht.
• JIT (Just-In-Time) Inventory: Eine Methode der Bestandsverwaltung, bei der Sie das Produkt just-in-time bestellen, um mit der Nachfrage Schritt zu halten. Auf diese Weise binden Sie Ihr Geld nicht in unverkauftem Inventar und Sie haben normalerweise kein unverkauftes Produkt; Auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass Sie mit einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage nicht Schritt halten können, nicht alle Ihre Bestellungen ausführen können und möglicherweise Kunden verlieren.
• FIFO (First In First Out): Die ersten Produkte, die (entweder in Ihrem Geschäft oder in Ihrem Lager) eingehen, werden zuerst versandt. Im Grunde ist es eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Leute das aktuellste Inventar erhalten. Dies ist bei verderblichen Waren wichtiger.
• FILO (First In Last Out): Die ersten Produkte, die eingeführt werden, gehen als letzte aus. Heutzutage jedoch meistens ungenutzt, da es nicht viel Sinn macht (und für viele Produkte, wie zum Beispiel verderbliche Waren, illegal ist).
• Nachfrage vorhersagen: Die Kunst (und es ist definitiv eine Kunst), Nachfrage zu prognostizieren bedeutet einfach, eine fundierte Schätzung (normalerweise unter Verwendung von vergangenen Verkaufsdaten) anzustellen, wie viele Verkäufe Sie in einem bestimmten Zeitraum tätigen werden, und dann diese Informationen zu verwenden um Ihre minimalen lebensfähigen Lagerbestände festzulegen (die ich oben erläutert habe).
• Inventarprüfung: Manuelles Zählen Ihres Inventars, um sicherzustellen, dass die Anzahl, die Sie im Computer haben, mit der tatsächlichen Anzahl übereinstimmt, die Sie auf Lager haben. Dies sollte mindestens einmal im Monat erfolgen, möglicherweise mehr, je nachdem, wie viel Sie verkaufen und wie viele Leute Sie haben (es ist scheiße, aber Sie wissen nie, wer versuchen könnte, etwas zu ergattern).

Das sind also die großen Begriffe, die Sie kennen sollten. Aber wie nutzen Sie diese Informationen eigentlich zu Ihrem Vorteil? Bevor ich erkläre, wie Sie diese Konzepte in Ihrem Unternehmen implementieren können, lassen Sie uns über einige häufige Hindernisse bei der Bestandsverwaltung sprechen.

Häufige Hindernisse für die Bestandsverwaltung

Was sind also die größten Kopfschmerzen für uns alle E-Commerce-Shop-Besitzer, wenn es um Inventar geht? Nun, abgesehen von der Tatsache, dass Inventar an und für sich Kopfschmerzen bereitet, haben Sie wahrscheinlich einige der folgenden Probleme gehabt:

Über- und Unterbesatz

Im Gegensatz zu Weihnachtsstrümpfen möchten Sie nicht, dass Ihr Geschäft überfüllt ist. Überbestände bedeuten, dass Sie wertvolles Kapital im Inventar gebunden haben, das nur in Ihren Regalen steht, was bedeutet, dass Sie weniger Budget für das Marketing und den Betrieb Ihres Geschäfts haben. Sie riskieren auch, Produkte zu haben, die Sie nie verkaufen können – Sie wissen nie, wann die Nachfrage plötzlich versiegt und Sie mit einem Haufen nutzloser Briefbeschwerer zurückbleiben.

Auf der anderen Seite ist Unterstrumpf genauso schlimm. Während Sie Kapital freisetzen, laufen Sie dabei Gefahr, Umsätze zu verlieren, weil Sie nichts zu verkaufen haben. Dies kann auch Ihrem Ruf schaden. Wenn Sie etwas in einem Geschäft gekauft haben und diese Ihre Bestellung ohne Vorwarnung zurückerstattet und Ihnen mitteilt, dass die Ware ausgegangen ist, was würden Sie tun? Ich würde woanders hingehen.

Falsche Lagerbestände/Verlorener Bestand

Haben Sie jemals Ihre eigene Bestandsprüfung durchgeführt, um herauszufinden, dass der Computer sagt, dass Sie fünf Artikel auf Lager haben, obwohl Sie in Wirklichkeit nur drei haben? Diese „verlorenen Lagerbestände“ können auch zu stornierten oder nachbestellten Einkäufen führen, was wiederum Ihren Ruf beeinträchtigen und Sie Geld kosten kann.

Kein zentralisiertes System

Alle oben genannten Hindernisse können durch ein zentralisiertes Bestandsverwaltungssystem gelöst werden. Eines der ersten Dinge, die wir unsere Kunden bei ChannelApe fragen, ist einfach „Was ist Ihr System?“

Was verwenden Sie, um den Überblick über das Kommen und Gehen des Inventars zu behalten, während Sie Ihr Geschäft führen? Woher wissen Sie, wie viel Inventar Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Hand haben?

Hier sind einige gängige Systeme, die wir gesehen haben:

• Manuelle Verwaltung über Tabellenkalkulationen
• Manuelle Verwaltung per Stift & Papier (Yikes!)
• Automatisierte Verwaltung über eine Hosting-Plattform (Shopify (Shopify Review) & BigCommerce)
• Automatisiertes Management über stationäre Softwarelösungen
• Automatisierte Verwaltung über E-Commerce-Softwarelösungen

Die ersten beiden Systeme können zentralisiert werden, aber es ist unglaublich schwierig, den Überblick zu behalten. Außerdem benötigen sie viel Zeit und Energie für die Pflege. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben jede Bestellung mit Bleistift ein oder aktualisieren eine Tabelle jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf getätigt oder mehr Inventar bestellt haben.

Das dritte System, das Ihre Hosting-Plattform verwendet, kann funktionieren, wenn Sie nur über einen Kanal verkaufen. Wenn Sie nur bei Amazon oder nur in Ihrem Online-Shop verkaufen, funktionieren diese Systeme möglicherweise einwandfrei. Wenn Sie jedoch in mehrere Vertriebskanäle expandieren möchten, wird dieses System das Wachstum Ihres Unternehmens behindern.

Auch das vierte System mit einer für stationäre Lösungen ausgelegten Softwareplattform ist nicht optimal. Der Grund, warum viele E-Commerce-Besitzer bei diesen Systemen landen, liegt an Google – eine einfache Suche nach „Inventarverwaltungssystem“ bringt Tonnen von Ergebnissen für traditionelle stationäre Einzelhandelsgeschäfte. Wenn Sie ausschließlich online verkaufen, sind diese Plattformen einfach nicht für Sie gemacht; Sie sind für Ziegel und Mörtel gemacht. Die zusätzlichen Funktionen eignen sich hervorragend für physische Geschäfte, sind jedoch für Besitzer von reinen Online-Geschäften eine nutzlose zusätzliche Ausgabe.

Schließlich ist die Verwendung eines automatisierten Bestandsverwaltungssystems, das speziell für E-Commerce-Shops entwickelt wurde, die ideale Lösung. Die meisten von ihnen laden Ihre Produkte automatisch per Knopfdruck auf Ihre Website, Amazon und eBay hoch. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, die Auftragserfüllung und die Aktualisierung der Lagerbestandsmenge zu automatisieren. Sie geben nur einmal Ihre Lagerbestandsmenge ein, dann kann sie von dort aus auf allen Ihren Vertriebskanälen automatisiert werden.

Darüber hinaus können Sie mit einer E-Commerce-Software als zentrales Bestandsverwaltungssystem problemlos Dropshipping-Dienste als Ergänzung zu Ihrem Geschäft implementieren. Oder, wenn Sie ein reines Dropshipping-Unternehmen sind, können Sie Ihre Marktplätze einfach mit Ihren Lieferanten über einen Datenfeed synchronisieren, um nicht nur Lagerbestände, sondern auch Produktdetails wie Preise, Bilder, Beschreibungen usw. automatisch zu aktualisieren.

Hier ist ein kurzes Video, das ich gefunden habe, um den Prozess zu erklären Keller und die Verteilung beim Versand der Dinge:

Grundsätzlich hält Sie ein geeignetes zentralisiertes System davon ab, Stunden Ihrer kostbaren Zeit mit der Aktualisierung des Inventars zu verschwenden.

Nun, da Sie überzeugt sind, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie diese Strategien tatsächlich umsetzen und aufhören, Zeit und Geld für unsachgemäße Bestandsverwaltung zu verschwenden – Schritt für Schritt.

Zuerst zeige ich Ihnen einige Lösungen für diejenigen unter Ihnen, die Ihr eigenes Inventar lagern, dann gehen wir zu einem Abschnitt für Dropshipping über.

Die besten Bestandsverwaltungssysteme für kleine bis mittelgroße E-Commerce-Shops

Welches Lagerverwaltungssystem für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrem Endziel ab. Einige Methoden sind billiger, aber zeitaufwendiger, andere erfordern eine Investition, sparen Ihnen jedoch auf lange Sicht Zeit und Geld.

Darüber hinaus hängt die beste Lösung davon ab, wie Sie Ihr Inventar lagern. Wenn Sie zu Hause oder in einem Lager einen Lagerbestand führen, benötigen Sie möglicherweise eine komplexere Lösung, als wenn Sie Artikel einfach direkt versenden und lediglich den Bestand Ihres Lieferanten im Auge behalten müssen.

Verwalten Ihres eigenen Inventars

Lassen Sie uns zunächst über Lösungen für die Lagerung Ihres eigenen Inventars sprechen. Bei der Lagerung Ihres eigenen Inventars, sei es in einem Lagerhaus, Ihrem Keller oder einem physischen Geschäft, gibt es eine erhebliche Menge an Variablen, die Sie beachten müssen. Du brauchst:

Pflegen Sie die optimale Lagermenge

Sie sollten immer einen Mindestbestand an Lagerbeständen zur Hand haben. Wenn es unter Ihren vorgegebenen Mindestbestand fällt, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, mehr zu bestellen.

Darüber hinaus sollten Sie auch nicht zu viel Inventar bestellen. Ich werde in einem Abschnitt weiter unten auf dieser Seite auf die Prognose der Nachfrage eingehen.

Um dies zu tun, prognostizieren Sie Ihren Bedarf

Die richtige Prognose der Nachfrage nach Ihren Produkten ist die Grundlage eines guten Bestandsmanagementplans. Allerdings ist es leichter gesagt als getan. Woher sollen Sie wissen, wie viele von einem Artikel Sie verkaufen werden? Wenn Sie ausschließlich Dropshipping betreiben, müssen Sie sich natürlich keine Sorgen machen – aber für diejenigen unter Ihnen, die Inventar haben, lassen Sie uns den Prozess durchgehen.

Um Ihren Bedarf genau vorhersagen zu können, benötigen Sie im Grunde eine Art vergangener Verkäufe. Wenn Sie das nicht haben, wird es viel mehr Rätselraten sein, aber es ist immer noch möglich.

Legen Sie zunächst einen „Prognosezeitraum“ fest, beispielsweise einen Zeitraum, für den Sie Ihren Bedarf prognostizieren. Es könnte die nächste Woche, der nächste Monat, 6 Monate, das Jahr usw. sein. Ich würde mit 1-3 Monaten beginnen, wenn Sie neu in diesem Bereich sind. Überprüfen Sie unbedingt, wie sich Ihre Schätzung während des gesamten Prozesses hält.

Überprüfen Sie als Nächstes Ihre bisherige Verkaufshistorie. Wenn Sie seit mindestens einem Jahr geöffnet haben, sollten Sie Verkaufsdaten für alle 4 Jahreszeiten haben, einschließlich wichtiger Feiertage. Verwenden Sie diese Daten als „Basisbedarf“ oder als Ausgangspunkt dafür, wie viel Inventar Sie bestellen möchten. Vergleichen Sie dies außerdem mit Ihren Marketingbemühungen und sehen Sie, wie sie übereinstimmen.

Nachdem Sie Ihre Daten überprüft haben (oder wenn Sie keine haben), überprüfen Sie die aktuellen Trends. Sie können dies tun, indem Sie zu Google Trends gehen und Ihr Produkt eingeben.

Bestimmen Sie als Nächstes Ihre Mindestbestände (MSLs)

Jetzt, da Sie ungefähr wissen, wie hoch Ihr Umsatz sein wird, ist es an der Zeit, Ihren „Mindestbestand“ zu ermitteln, wie ich oben im Abschnitt „Strategien für Big-Box-Händler“ erwähnt habe.

Sie müssen über genügend Inventar verfügen, um die Nachfrage zu befriedigen, aber nicht so viel, dass Sie Ihr gesamtes Kapital binden und riskieren, es zu verlieren.

Um Ihre MSLs zu bestimmen, gehen Sie einfach zu Ihrer prognostizierten Nachfrage zurück und rechnen Sie so, dass Sie jederzeit mindestens 5 Tage Lagerbestand zur Hand haben.

Sie können auch mit Dropshipping ergänzen

Nur weil Sie kein Dropshipping-Geschäft haben, heißt das nicht, dass Sie keine Dropshipper verwenden können, um Ihr Inventar zu ergänzen. Wenn Ihnen der Vorrat ausgeht, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Dropshipper die Lücke füllt, bis Sie mehr Inventar haben.

Darüber hinaus können Sie Dropshipping verwenden, um Produktideen zu testen.

Wenn Sie daran interessiert sind, Dropshipping als Ergänzung zu Ihrem Geschäft zu nutzen, sehen Sie sich diese Liste großartiger Dropshipper an.

Zentralisieren Sie schließlich Ihre Bestandsverwaltung

Wenn Sie ausschließlich in einem einzigen E-Commerce-Shop verkaufen, müssen Sie Ihre Bestandsverwaltung möglicherweise nicht zentralisieren. Es hängt davon ab, wie gut Ihre Verkaufsplattform es derzeit für Sie handhabt.

Wenn Sie jedoch auf mehreren Marktplätzen, mehreren Websites und/oder offline verkaufen, ist die Zentralisierung Ihres Inventars in einem dedizierten System ein Muss (wenn Sie Ihre Zeit und Ihren Verstand sowieso schätzen).

Es gibt eine Menge potenzieller Bestandsverwaltungssysteme, die mit Multi-Channel-Stores funktionieren. Einige der besten sind:

• KanalAffe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• Salbei

Verwaltung des Inventars Sie Dropshipping

Wenn Sie Ihr Inventar ausschließlich per Dropshipping versenden, ist dieser Abschnitt für Sie.

Auch wenn der Direktversand erheblich einfacher zu verwalten ist, müssen Sie dennoch mit den Lagerbeständen Ihres Lieferanten Schritt halten. Wenn der Lagerbestand aufgebraucht ist, Sie Ihre Produktlisten jedoch nicht aktualisiert haben, müssen Sie diese Bestellung möglicherweise in Rückstand setzen oder, schlimmer noch, sie vollständig stornieren. Wie also vermeiden Sie das?

Methode 1: Manuell aktualisieren

Die erste Möglichkeit besteht darin, die Website Ihres Lieferanten manuell auf ihre Lagerbestände zu überprüfen und dann Ihr System mit den neuen Lagerbeständen für den Tag zu aktualisieren. Das ist großartig, wenn Sie nur wenige Produkte haben, aber wenn Sie sogar 10 Produkte (ganz zu schweigen von Varianten) treffen, wird dies schnell zu einer riesigen Zeitsenke.

Methode 2: Verwenden Sie eine Software

Dies ist der einfachere Weg – insbesondere, wenn Sie auf mehreren Kanälen verkaufen.

Die Bestandsverwaltungssoftware verwendet eine Datei, die als „Datenfeed“ bezeichnet wird. Grundsätzlich „füttert“ diese Datei Produktdaten (einschließlich Bestandsmenge) von der Website Ihres Lieferanten an Ihre Bestandsverwaltungssoftware und schließlich an Ihre Vertriebskanäle.

Sie können die im obigen Abschnitt erwähnte Software verwenden, aber die meisten bieten diese Datenfeed-Option nicht an, was mehr manuelle Updates bedeutet.

Ihre beste Option ist die Verwendung einer E-Commerce-spezifischen Lösung (wie ChannelApe). Wieso den?

• Automatisierte Bestandsmengenaktualisierungen
• Automatisierte Aktualisierung der Produktliste (falls Ihr Lieferant Preise, Beschreibungen, Titel ändert, Produkte hinzufügt/löscht usw.)
• Konsistenz über mehrere Vertriebskanäle (wie Ihre Website, Amazon, eBay usw.)
• Automatisierte Varianten-Updates (wie Größe, Farbe, Stil usw.)
• Sie erstellen einen Daten-Feed für Sie, wenn Sie keinen haben

Die meisten E-Commerce-spezifischen Inventarverwaltungsplattformen sind so einfach wie die Anmeldung für ein Konto, die Anmeldung mit Ihren Daten und das Drücken einiger Tasten zum Einrichten. Sie sollten alles innerhalb von 30 Minuten bis zu einer Stunde erledigen können.

Sie haben jetzt (hoffentlich) ein solides Verständnis der Bestandsverwaltung sowie einen soliden Aktionsplan, den Sie aufstellen müssen. Ich hoffe, dass diese Methoden Ihr Geschäft verbessern und Ihnen einen soliden ROI geben, wenn Sie sich die Zeit nehmen, diesen Inhalt zu lesen.