Zarządzanie zapasami 101: Krótki przewodnik dla przedsiębiorców e-commerce

Zarządzanie zapasami jest często największym problemem każdego sklepu e-commerce. Jeśli to schrzanisz, może cię to kosztować dużo pieniędzy.

W rzeczywistości pracowałem jako dyrektor marketingu dla sprzedawcy detalicznego za milion dolarów rocznie (sprzedaż, nie zyski), a oni stracili 100 000 dolarów swoich zysków w ciągu jednego roku po prostu z powodu złego zarządzania zapasami. Auć.

Potrzebowali tylko lepszego systemu. Przy odrobinie wysiłku i odrobinie planowania możesz stworzyć taki system dla własnego sklepu.

Ten przewodnik jest napisany dla dwóch rodzajów ludzi:

• Osoby, które przechowują własne zapasy (w domu lub w magazynie)
• Ci, którzy dropshipping od dostawcy

Sprzedawca, dla którego pracowałem, zrobił obie te rzeczy – i tak, ich niepowodzenie we wdrażaniu planu systemu zarządzania zapasami zaszkodziło nawet części ich działalności związanej z dropshippingiem.

W ramach tego przewodnika mam nadzieję nauczyć Cię następujących rzeczy:

• Typowe systemy zarządzania zapasami dla dużych sprzedawców detalicznych
• Typowe przeszkody w zarządzaniu zapasami
• Najlepsze systemy dla małych i średnich sklepów e-commerce
• Przewodnik krok po kroku dotyczący wdrażania tych systemów

Bez dalszych ceregieli zanurkujmy.

Typowe systemy zarządzania zapasami dla dużych sprzedawców detalicznych

Ta sekcja będzie (bardzo krótkim) wprowadzeniem do typowych systemów zarządzania ekwipunkiem używanych przez dużych graczy na świecie. Pomyśl o Walmart lub Target.

Oto niektóre z głównych kategoriach (może nawet być zaznajomieni z niektórych z nich):

• Minimalne realne poziomy zapasów : Minimalna ilość zapasów lub zapasów, które powinieneś mieć pod ręką, aby nadążyć za popytem konsumentów. Zazwyczaj, jeśli zapasów spadnie poniżej tego poziomu, chcesz zamówić więcej, aby uniknąć wyczerpania.
• Zapasy JIT (Just-In-Time): Metoda zarządzania zapasami, w której zamawiasz produkt na czas, aby nadążyć za popytem. Robiąc to, nie blokujesz swoich pieniędzy w niesprzedanym ekwipunku i zwykle nie masz niesprzedanego produktu; z drugiej strony ryzykujesz, że nie będziesz w stanie nadążyć za nagłym wzrostem popytu, a tym samym nie będziesz w stanie zrealizować wszystkich swoich zamówień i potencjalnie stracisz klientów.
• FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło): Pierwsze produkty, które mają zostać odebrane (w Twoim sklepie lub magazynie), są wysyłane jako pierwsze. Zasadniczo jest to sposób na zapewnienie ludziom możliwie najświeższego asortymentu. Jest to ważniejsze w przypadku towarów łatwo psujących się.
• FILO (First In Last Out): Pierwsze produkty, które zostaną wprowadzone, wychodzą jako ostatnie. Obecnie jednak w większości nieużywany, ponieważ nie ma to większego sensu (i jest nielegalny w przypadku wielu produktów, takich jak łatwo psujące się).
• Prognozowanie popytu: Sztuka (i zdecydowanie jest to sztuka) prognozowania popytu oznacza po prostu zgadywanie (zwykle na podstawie danych o sprzedaży z przeszłości) co do tego, ile sprzedaży zamierzasz osiągnąć w danym okresie czasu, a następnie wykorzystanie tych informacji ustawić minimalne realne poziomy zapasów (co wyjaśniłem powyżej).
• Inwentaryzacja: Ręczne liczenie zapasów, aby upewnić się, że numer, który masz w komputerze, odpowiada rzeczywistej liczbie, którą masz w magazynie. Należy to robić przynajmniej raz w miesiącu, może bardziej w zależności od tego, ile sprzedajesz i ilu ludzi pracuje dla ciebie (to jest do bani, ale nigdy nie wiesz, kto może spróbować coś złapać).

Więc to są wielkie terminy, o których powinieneś wiedzieć. Ale jak właściwie wykorzystać te informacje na swoją korzyść? Zanim wyjaśnię, jak wdrożyć te koncepcje w swoim biznesie, porozmawiajmy o kilku typowych przeszkodach w zarządzaniu zapasami.

Typowe przeszkody w zarządzaniu zapasami

Więc jakie są największe bóle głowy dla nas wszystkich właścicieli sklepów ecommerce, gdy chodzi o zapasy? Cóż, poza tym, że inwentarz sam w sobie jest bólem głowy, prawdopodobnie miałeś do czynienia z niektórymi z poniższych:

Nadmierna i niedostateczna ilość zapasów

W odróżnieniu od Bożego Narodzenia pończochy, nie chcesz, żeby Twój sklep do overstocked. Zbyt duża ilość towaru oznacza, że ​​masz cenny kapitał związany w zapasach, które leżą na półkach, co oznacza, że ​​masz mniejszy budżet na marketing i prowadzenie sklepu. Ryzykujesz również posiadanie produktów, których nigdy nie będziesz w stanie sprzedać — nigdy nie wiesz, kiedy nagle spadnie popyt, pozostawiając cię z mnóstwem bezużytecznych przycisków do papieru.

Z drugiej strony, pod-pończochy są równie złe. W związku z tym, uwalniając kapitał, ryzykujesz utratę sprzedaży, ponieważ nie masz nic do sprzedania. Może to również zaszkodzić twojej reputacji — jeśli kupiłeś coś w sklepie, a oni zwrócili ci pieniądze bez ostrzeżenia i powiedzieli ci, że się skończyły, co byś zrobił? Pójdę gdzie indziej.

Nieprawidłowe poziomy zapasów/utracone zapasy

Czy kiedykolwiek przeprowadziłeś własny audyt inwentarza, aby stwierdzić, że komputer mówi, że masz na stanie pięć pozycji, podczas gdy w rzeczywistości masz tylko trzy? Te „utracone zapasy” mogą również prowadzić do anulowania lub zacofania zakupów, co z kolei może wpłynąć na Twoją reputację i kosztować Cię pieniądze.

Brak scentralizowanego systemu

Wszystkie powyższe przeszkody można rozwiązać dzięki scentralizowanemu systemowi zarządzania zapasami. Jedną z pierwszych rzeczy, o które pytamy naszych klientów w ChannelApe, jest po prostu „Jaki jest Twój system?”

Co używasz do śledzenia inwentaryzacji przychodzą i odchodzą, jak prowadzić firmę? Skąd wiesz, ile zapasów masz pod ręką w danym momencie?

Oto kilka popularnych systemów, które widzieliśmy:

• Zarządzanie ręczne za pomocą arkuszy kalkulacyjnych
• Ręczne zarządzanie za pomocą długopisu i papieru (ojej!)
• Zautomatyzowane zarządzanie za pośrednictwem platformy hostingowej (Shopify (Shopify przeglądowej) & Bigcommerce)
• Zautomatyzowane zarządzanie za pomocą tradycyjnych rozwiązań programowych
• Zautomatyzowane zarządzanie za pomocą oprogramowania e-commerce

Pierwsze dwa systemy można scentralizować, ale niezwykle trudno jest je śledzić. Ich utrzymanie wymaga również dużo czasu i energii. Wyobraź sobie pisanie ołówkiem w każdym zamówieniu lub aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego za każdym razem, gdy dokonujesz sprzedaży lub zamawiasz więcej zapasów.

Trzeci system, wykorzystujący Twoją platformę hostingową, może działać, jeśli sprzedajesz tylko przez jeden kanał. Jeśli tylko sprzedać na Amazon lub sprzedać tylko na sklepie internetowym, systemy te mogą działać dobrze. Jeśli jednak chcesz rozszerzyć działalność na wiele kanałów sprzedaży, system ten zahamuje rozwój Twojej firmy.

Czwarty system, wykorzystujący platformę programową przeznaczoną do rozwiązań stacjonarnych, również nie jest idealny. Powodem, dla którego wielu właścicieli e-commerce korzysta z tych systemów, jest Google – jedno proste wyszukiwanie „systemu zarządzania zapasami” przynosi mnóstwo wyników dla tradycyjnych sklepów detalicznych. Jeśli sprzedajesz wyłącznie online, te platformy po prostu nie są stworzone dla Ciebie; są stworzone do cegły i zaprawy. Te dodatkowe funkcje są świetne dla sklepów fizycznych, ale są bezużyteczne dodatkowy wydatek dla tylko online właścicieli sklepów.

Wreszcie, za pomocą zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami stworzony specjalnie dla sklepów internetowych jest najbardziej idealnym rozwiązaniem. Większość z nich będzie automatycznie przesyłać swoje produkty na swojej stronie, Amazon i eBay, za naciśnięciem przycisku. Ponadto pozwalają zautomatyzować realizację zamówień i aktualizację stanów magazynowych. Wystarczy wpisać ilość zapasów raz, to może być zautomatyzowany na wszystkich kanałach sprzedaży twoi stamtąd.

Dodatkowo, korzystanie z oprogramowania e-commerce jako scentralizowanego systemu zarządzania zapasami umożliwia łatwe wdrożenie usług dropshipping jako uzupełnienia Twojego sklepu. Lub, jeśli prowadzisz działalność stricte dropshippingową, możesz po prostu zsynchronizować swoje rynki z dostawcami za pomocą pliku danych w celu automatycznej aktualizacji nie tylko stanów magazynowych, ale także szczegółów produktów, takich jak ceny, zdjęcia, opisy itp.

Oto krótki film, który znalazłem, aby pomóc wyjaśnić ten proces (oczywiście, jeśli prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie nie masz działu odbioru ani produkcji, ale koncepcja jest taka sama. Pomyśl o regałach jako garażu lub piwnica i dystrybucja podczas wysyłania rzeczy:

Zasadniczo posiadanie odpowiedniego scentralizowanego systemu zapobiega marnowaniu godzin cennego czasu na aktualizowanie zapasów.

Teraz, gdy jesteś już przekonany, porozmawiajmy o tym, jak faktycznie wdrożyć te strategie i przestać marnować czas i pieniądze na niewłaściwe zarządzanie zapasami — krok po kroku.

Najpierw pokażę Wam kilka rozwiązań dla tych z Was, którzy przechowują własny inwentarz, potem przejdziemy do działu dropshipping.

Najlepsze systemy zarządzania zapasami dla małych i średnich sklepów e-commerce

Najlepszy dla Ciebie system zarządzania zapasami zależy od Twojego ostatecznego celu. Niektóre metody są tańsze, ale bardziej czasochłonne, a inne wymagają inwestycji, ale na dłuższą metę oszczędzają czas i pieniądze.

Dodatkowo najlepsze rozwiązanie będzie zależeć od tego, w jaki sposób przechowujesz swoje zapasy. Jeśli przechowujesz zapasy w domu lub w magazynie, możesz potrzebować bardziej złożonego rozwiązania, niż gdybyś po prostu wysyłał towary i musiał jedynie śledzić zapasy dostawcy.

Zarządzanie własnym zapasem

Porozmawiajmy najpierw o rozwiązaniach do przechowywania własnego inwentarza. Podczas przechowywania własnego inwentarza, czy to w magazynie, piwnicy, czy w sklepie fizycznym, istnieje wiele zmiennych, o których należy pamiętać. Musisz:

Utrzymuj optymalną ilość zapasów

Powinieneś mieć zawsze pod ręką minimalny poziom zapasów. Kiedy spadki poniżej minimalnej ustalonej zapasami, wiesz, że nadszedł czas na zamówienie więcej.

Dodatkowo nie powinieneś też zamawiać zbyt dużej ilości zapasów. O prognozowaniu popytu opowiem w dalszej części tej strony.

Aby to zrobić, prognozuj swoje zapotrzebowanie

Prawidłowo prognozowanie popytu na swoje produkty jest podstawą planu dobrego zarządzania zapasami. Jednak łatwiej powiedzieć niż zrobić. Skąd masz wiedzieć, ile przedmiotów sprzedasz? Oczywiście, jeśli zajmujesz się wyłącznie dropshippingiem, nie musisz się tym martwić – ale dla tych z Was, którzy posiadają zapasy, prześledźmy ten proces.

W celu dokładnego prognozowania swój popyt, to w zasadzie trzeba jakąś ostatnich sprzedaży, aby przejść off. Jeśli tego nie masz, będzie to o wiele więcej zgadywania, ale nadal jest to możliwe.

Najpierw określ „okres prognozy”, na przykład okres, na który prognozujesz popyt. Może to być następny tydzień, miesiąc, 6 miesięcy, rok itd. Zacząłbym od 1-3 miesięcy, jeśli jesteś w tym nowy. Pamiętaj, aby sprawdzić, jak Twój przewidywany wynik trzyma się przez cały proces.

Następnie sprawdź swoją historię sprzedaży. Jeśli jesteś otwarty od co najmniej roku, powinieneś mieć dane o sprzedaży dla wszystkich 4 sezonów, w tym głównych świąt. Stosowanie że dane jako „baza żądanie”, czy też punktem wyjścia dla inwentarza, ile chcesz na zamówienie. Dodatkowo porównaj to ze swoimi działaniami marketingowymi i zobacz, jak odpowiadają.

Po sprawdzeniu danych (lub jeśli nie masz), sprawdzić aktualne trendy. Możesz to zrobić, przechodząc do Trendów Google i wpisując swój produkt.

Następnie określ swoje minimalne poziomy zapasów (MSL)

Teraz, gdy już wiesz z grubsza, ile spodziewasz się sprzedaży, nadszedł czas, aby ustalić „Minimalny poziom zapasów”, o czym wspomniałem w sekcji „Strategie sprzedawców dużych opakowań” powyżej.

Musisz mieć wystarczająco dużo zapasów, aby zaspokoić popyt, ale nie na tyle, żeby blokować cały swój kapitał i ryzykować jego utratę.

Aby określić swoje MSL, po prostu wróć do prognozowanego popytu, wykonaj obliczenia, aby w dowolnym momencie mieć pod ręką zapasy o wartości co najmniej 5 dni.

Możesz również uzupełnić Dropshipping

To, że nie masz firmy dropshipping, nie oznacza, że ​​nie możesz używać dropshipperów do uzupełniania swojego asortymentu. Jeśli zabraknie Ci zapasów, możesz polegać na swoim dropshipperze, który wypełni lukę, dopóki nie zdobędziesz więcej zapasów.

Dodatkowo możesz wykorzystać dropshipping do testowania pomysłów na produkty.

Jeśli interesuje Cię wykorzystanie dropshippingu jako dodatku do Twojej firmy, sprawdź tę listę świetnych dropshipperów.

Wreszcie scentralizuj zarządzanie zapasami

Jeśli sprzedajesz wyłącznie w jednym sklepie internetowym, może nie być konieczne scentralizowanie zarządzania zapasami. Zależy to od tego, jak dobrze Twoja platforma sprzedażowa obsługuje ją obecnie.

Jeśli jednak sprzedajesz na wielu rynkach, w wielu witrynach i/lub offline, scentralizowanie zasobów w jednym dedykowanym systemie jest koniecznością (jeśli i tak cenisz swój czas i zdrowie psychiczne).

Istnieje mnóstwo potencjalnych systemów zarządzania zapasami, które współpracują ze sklepami wielokanałowymi. Niektóre z najlepszych to:

• ChannelApe
• Szybkie Książki
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• mędrzec

Zarządzanie zapasami, które Dropship

Jeśli ściśle wysyłasz swój ekwipunek, ta sekcja jest dla Ciebie.

Chociaż drop shipping jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu, nadal musisz nadążać za poziomami zapasów dostawcy. Jeśli zabraknie im zapasów, ale nie zaktualizowałeś swoich list produktów, być może będziesz musiał umieścić to zamówienie na zamówieniu oczekującym lub, co gorsza, całkowicie je anulować. Jak więc tego uniknąć?

Metoda 1: Ręczna aktualizacja

Pierwszą opcją jest ręczne sprawdzenie poziomu zapasów na stronie dostawcy, a następnie zaktualizowanie systemu o nowe poziomy na dany dzień. To świetnie, jeśli masz tylko kilka produktów, ale gdy trafisz nawet na 10 produktów (nie wspominając o wariantach), szybko staje się to ogromnym pochłaniaczem czasu.

Metoda 2: Użyj oprogramowania

To prostszy sposób — zwłaszcza jeśli sprzedajesz w wielu kanałach.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami korzysta z pliku zwanego „plikiem danych”. Zasadniczo ten plik „przesyła” dane produktu (w tym ilości zapasów) ze strony internetowej dostawcy do oprogramowania do zarządzania zapasami, a następnie do kanałów sprzedaży.

Możesz użyć oprogramowania, o którym wspomniałem w powyższej sekcji, ale większość z nich nie oferuje tej opcji pliku danych, co oznacza więcej ręcznych aktualizacji.

Najlepszą opcją jest skorzystanie z rozwiązania specyficznego dla e-commerce (takiego jak ChannelApe). Czemu?

• Automatyczne aktualizacje stanów magazynowych
• Automatyczne aktualizacje listy produktów (w przypadku zmiany cen, opisów, tytułów, dodania/usunięcia produktów itp. przez dostawcę)
• Spójność w wielu kanałach sprzedaży (takich jak Twoja witryna, Amazon, eBay itp.)
• Automatyczne aktualizacje wariantów (np. rozmiar, kolor, styl itp.)
• Utworzy dla Ciebie plik danych, jeśli go nie masz

Większość platform do zarządzania zapasami dla e-commerce jest tak prosta, jak założenie konta, zalogowanie się za pomocą swoich danych i naciśnięcie kilku przycisków, aby skonfigurować. Powinieneś być w stanie wykonać to wszystko w ciągu 30 minut do godziny.

Masz teraz (miejmy nadzieję) solidną wiedzę na temat zarządzania zapasami, a także solidny plan działania do wdrożenia. Mam nadzieję, że te metody usprawnią Twój biznes i zapewnią solidny zwrot z inwestycji za poświęcenie czasu na przeczytanie tej treści.