库存管理 101：电子商务企业家的简短指南

库存管理通常是任何电子商务商店最头疼的问题。 如果你搞砸了，它可能会花费你很多钱。

事实上，我曾在一家年收入 100 万美元的零售商（销售额，而不是利润）担任营销总监，仅仅因为库存管理不善，他们在一年内损失了 100,000 美元的利润。 哎哟。

他们所需要的只是一个更好的系统。 通过一点努力和一些规划，您可以为自己的商店开发这样一个系统。

现在，本指南是为两类人编写的：

• 储存自己库存的人（在家中或仓库中）
• 那些从供应商处直接发货的人

我工作的零售商两者都做到了——是的，他们未能实施库存管理系统计划甚至损害了他们业务的直销业务。

因此，在本指南中，我希望教您以下内容：

• 典型的大型零售商库存管理系统
• 库存管理的常见障碍
• 适用于中小型电子商务商店的最佳系统
• 实施这些系统的分步指南

事不宜迟，让我们潜入。

典型的大型零售商库存管理系统

本节将（非常简要地）介绍世界上大公司使用的典型库存管理系统。 想想沃尔玛或塔吉特。

以下是一些主要术语（您甚至可能熟悉其中的一些）：

• 最低可行库存水平：您应该掌握的最低库存数量或库存，以跟上消费者的需求。 通常，如果您的库存低于此水平，您希望订购更多以避免用完。
• JIT（即时）库存：一种库存管理方法，您可以及时订购产品以满足需求。 这样做时，您不会将资金占用在未售出的库存中，并且通常不会有未售出的产品； 不利的一面是，您面临着无法跟上需求突然增加的风险，从而无法完成所有订单并可能失去客户。
• FIFO（先进先出）：首先收到的产品（在您的商店或您的仓库）是最先发出的。 基本上，这是一种确保人们尽可能获得最新鲜库存的方法。 这对于易腐烂的商品更为重要。
• FILO（先进后出）：先进后出。 不过现在大多未使用，因为它没有多大意义（并且对于许多产品来说是非法的，例如易腐烂的产品）。
• 预测需求：预测需求的艺术（而且绝对是艺术）只是意味着对在给定的时间段内将要进行的销售量进行有根据的猜测（通常使用过去的销售数据），然后使用该信息设置您的最低可行库存水平（我在上面解释过）。
• 库存审计：手动盘点您的库存，以确保您在计算机中拥有的数量与您的实际库存数量相匹配。 这应该至少每个月做一次，也许更多取决于你卖了多少以及你有多少人为你工作（这很糟糕，但你永远不知道谁会试图抓住一些东西）。

所以这些是你应该注意的重要术语。 但是，您实际上如何利用这些信息为您谋取利益呢？ 在我解释如何在您的业务中实施这些概念之前，让我们先谈谈库存管理的一些常见障碍。

库存管理的常见障碍

那么，在库存方面，我们所有电子商务店主最头疼的是什么？ 好吧，除了库存本身令人头疼这一事实之外，您可能已经处理了以下一些问题：

库存过多和库存不足

与圣诞袜不同，您不希望您的商店库存过多。 积压意味着您将宝贵的资金投入到货架上的库存中，这意味着您用于营销和运营商店的预算较少。 您还有可能拥有永远无法销售的产品——您永远不知道需求何时会突然枯竭，留下一堆无用的镇纸。

另一方面，库存不足同样糟糕。 为此，当您释放资金时，您可能会因为没有任何东西可出售而失去销售。 这也会损害你的声誉——如果你从商店买了东西，他们在没有警告的情况下退还你的订单并告诉你他们用完了，你会怎么做？ 我会去别的地方。

库存水平不正确/库存丢失

你有没有做过你自己的库存审计，发现电脑说你有五件库存，而实际上你只有三件？ 这些“丢失的库存”还可能导致取消或延期采购，这又会影响您的声誉并让您花钱。

无中心化系统

上述所有障碍都可以通过拥有一个集中的库存管理系统来解决。 我们在 ChannelApe 询问客户的第一件事就是“你的系统是什么？”

您在经营业务时使用什么来跟踪库存的进出？ 您如何知道在任何给定时间您手头有多少库存？

以下是我们见过的一些常见系统：

• 通过电子表格手动管理
• 通过纸笔手动管理（哎呀！）
• 通过托管平台进行自动化管理（Shopify（Shopify Review）和 BigCommerce）
• 通过实体软件解决方案实现自动化管理
• 通过电子商务软件解决方案实现自动化管理

前两个系统可以是集中式的，但很难跟踪。 它们还需要大量的时间和精力来维护。 想象一下，每次进行销售或订购更多库存时，都用铅笔记录每个订单，或更新电子表格。

如果您只通过一个渠道进行销售，则使用您的托管平台的第三个系统可以工作。 如果您只在亚马逊上销售，或者只在您的在线商店上销售，这些系统可能会正常工作。 但是，如果您想扩展到多个销售渠道，该系统将阻碍您的业务增长。

第四个系统使用专为实体解决方案设计的软件平台，也不理想。 许多电子商务所有者最终使用这些系统的原因是谷歌——只需简单搜索“库存管理系统”，就会出现大量针对传统实体零售店的结果。 如果您严格在线销售，那么这些平台根本不是为您设计的； 它们是为砖和砂浆而制造的。 这些附加功能对于实体店来说非常有用，但对于仅在线商店的所有者来说却是无用的额外费用。

最后，使用专为电子商务商店创建的自动化库存管理系统是最理想的解决方案。 他们中的大多数会通过按一下按钮自动将您的产品上传到您的网站、亚马逊和 eBay。 此外，它们允许您自动执行订单和更新库存数量。 您只需输入一次库存数量，然后就可以在所有销售渠道上自动执行。

此外，使用电子商务软件作为您的集中库存管理系统，您可以轻松实施代销服务，作为您商店的补充。 或者，如果您是严格的代销业务，您可以使用数据源将您的市场与供应商同步，不仅可以自动更新库存水平，还可以自动更新产品详细信息，例如定价、图像、描述等。

这是我找到的一个快速视频来帮助解释这个过程（当然，如果您是一家小型企业，您可能没有接收部门或制造部门，但概念是相同的。将货架视为您的车库或地下室，以及您运送物品时的分配：

基本上，拥有一个合适的集中式系统可以让您无需浪费宝贵的时间来更新库存。

既然您确信了，那么让我们逐步讨论如何实际实施这些策略并停止在不正确的库存管理上浪费时间和金钱。

首先，我将向您展示一些针对存储自己库存的人的解决方案，然后我们将转到直销部分。

适用于中小型电子商务商店的最佳库存管理系统

最适合您的库存管理系统取决于您的最终目标。 有些方法更便宜但更耗时，而其他方法需要投资但从长远来看可以节省您的时间和金钱。

此外，最佳解决方案将取决于您存储库存的方式。 如果您在家中或仓库中保留库存，您可能需要一个更复杂的解决方案，而不是简单地运送物品并且只需要跟踪供应商的库存。

管理您自己的库存

让我们先谈谈存储自己的库存的解决方案。 在仓库、地下室或实体店存储您自己的库存时，您需要了解大量变量。 你需要：

保持最佳库存数量

您应该始终拥有最低限度的库存。 当它低于您预定的最低库存时，您就知道是时候订购更多了。

此外，您也不应该订购过多的库存。 我将在本页后面的一节中讨论预测需求。

为了做到这一点，预测你的需求

正确预测产品的需求是良好库存管理计划的基础。 然而，说起来容易做起来难。 你怎么知道你会卖多少件物品？ 当然，如果您严格执行直销业务，则不必担心这一点——但对于那些持有库存的人来说，让我们完成整个过程。

为了准确预测您的需求，您基本上需要某种过去的销售情况。 如果你没有那个，那将是更多的猜测，但它仍然是可能的。

首先，确定一个“预测期”，例如，您预测需求的时间段。 可能是接下来的一周、一个月、6 个月、一年等。如果您是新手，我会从 1-3 个月开始。 请务必检查您的猜测在整个过程中的表现如何。

接下来，检查您过去的销售历史。 如果您已经开业至少一年，您应该拥有所有 4 个季节的销售数据，包括主要节假日。 使用该数据作为“基本需求”，或者您想要订购多少库存的起点。 此外，将其与您的营销工作叠加起来，看看它们是如何对应的。

检查完数据后（或者如果没有），请检查当前的趋势。 您可以通过转到 Google 趋势并输入您的产品来完成此操作。

接下来，确定您的最低库存水平 (MSL)

既然您大致了解了您的销售额预期，那么是时候确定您的“最低库存水平”了，正如我在上面的“大型零售商策略”部分中所说的那样。

您必须有足够的库存来满足需求，但又不能太多，以至于您会占用所有资金并冒着损失的风险。

要确定您的 MSL，只需返回到您的预测需求进行数学计算，以便您在任何给定时间至少拥有 5 天的库存。

您还可以补充直销

仅仅因为您没有直销业务，并不意味着您不能使用直销商来补充您的库存。 如果缺货，您可以依靠代销商来填补空缺，直到获得更多库存。

此外，您可以使用代发货来测试产品创意。

如果您有兴趣使用直销作为您业务的补充，请查看此优秀直销商列表。

最后，集中您的库存管理

如果您仅在一家电子商务商店销售，您可能不需要集中管理库存。 这取决于您的销售平台目前为您处理的情况。

但是，如果您在多个市场、多个站点和/或线下销售，则必须将库存集中到一个专用系统（无论如何，如果您重视时间和理智）。

有大量潜在的库存管理系统可与多渠道商店配合使用。 一些最好的包括：

• 频道猿
• 快书
• 微软动态
• 网络套件
• 智者

管理您的库存

如果您严格运送您的库存，则此部分适合您。

虽然直接运输更容易管理，但您仍然需要跟上供应商的库存水平。 如果他们的库存用完了，但您没有更新您的产品清单，您可能不得不将该订单延期交货，或者更糟——完全取消它。 那么如何避免呢？

方法一：手动更新

第一个选项是手动检查供应商网站的库存水平，然后使用当天的新水平更新您的系统。 如果您只有少数产品，那就太好了，但是一旦您达到 10 个产品（更不用说变体），这很快就会变成一个巨大的时间槽。

方法二：使用软件

这是更简单的方法——尤其是当您通过多个渠道进行销售时。

库存管理软件使用称为“数据馈送”的文件。 基本上，该文件将产品数据（包括库存数量）从您的供应商网站“提供”到您的库存管理软件，然后最终发送到您的销售渠道。

您可以使用我在上一节中提到的软件，但它们中的大多数不提供该数据馈送选项，这意味着需要进行更多的手动更新。

您最好的选择是使用特定于电子商务的解决方案（如 ChannelApe）。 为什么？

• 自动库存数量更新
• 自动产品列表更新（以防您的供应商更改定价、描述、标题、添加/删除产品等）
• 跨多个销售渠道（例如您的网站、亚马逊、eBay 等）的一致性
• 自动变体更新（如尺寸、颜色、样式等）
• 如果您没有，他们会为您创建一个数据源

大多数特定于电子商务的库存管理平台都非常简单，只需注册一个帐户，使用您的详细信息登录，然后按几个按钮即可进行设置。 您应该能够在 30 分钟到一个小时内完成所有操作。

您现在（希望）对库存管理有充分的了解，并制定了切实可行的行动计划。 我希望这些方法可以改善您的业务，并为您花时间阅读此内容提供可靠的投资回报率。