庫存管理 101：電子商務企業家的簡短指南

庫存管理通常是任何電子商務商店最頭疼的問題。 如果你搞砸了，它可能會花費你很多錢。

事實上，我曾在一家年收入 100 萬美元的零售商（銷售額，而不是利潤）擔任營銷總監，僅僅因為庫存管理不善，他們在一年內損失了 100,000 美元的利潤。 哎喲。

他們所需要的只是一個更好的系統。 通過一點努力和一些規劃，您可以為自己的商店開發這樣一個系統。

現在，本指南是為兩類人編寫的：

• 儲存自己庫存的人（在家中或倉庫中）
• 那些從供應商處直接發貨的人

我工作的零售商兩者都做到了——是的，他們未能實施庫存管理系統計劃甚至損害了他們業務的直銷業務。

因此，在本指南中，我希望教您以下內容：

• 典型的大型零售商庫存管理系統
• 庫存管理的常見障礙
• 適用於中小型電子商務商店的最佳系統
• 實施這些系統的分步指南

事不宜遲，讓我們潛入。

典型的大型零售商庫存管理系統

本節將（非常簡要地）介紹世界上大公司使用的典型庫存管理系統。 想想沃爾瑪或塔吉特。

以下是一些主要術語（您甚至可能熟悉其中的一些）：

• 最低可行庫存水平：您應該掌握的最低庫存數量或庫存，以跟上消費者的需求。 通常，如果您的庫存低於此水平，您希望訂購更多以避免用完。
• JIT（即時）庫存：一種庫存管理方法，您可以及時訂購產品以滿足需求。 這樣做時，您不會將資金佔用在未售出的庫存中，並且通常不會有未售出的產品； 不利的一面是，您面臨著無法跟上需求突然增加的風險，從而無法完成所有訂單並可能失去客戶。
• FIFO（先進先出）：首先收到的產品（在您的商店或您的倉庫）是最先發出的。 基本上，這是一種確保人們盡可能獲得最新鮮庫存的方法。 這對於易腐爛的商品更為重要。
• FILO（先進後出）：先進後出。 不過現在大多未使用，因為它沒有多大意義（並且對於許多產品來說是非法的，例如易腐爛的產品）。
• 預測需求：預測需求的藝術（而且絕對是藝術）只是意味著對在給定的時間段內將要進行的銷售量進行有根據的猜測（通常使用過去的銷售數據），然後使用該信息設置您的最低可行庫存水平（我在上面解釋過）。
• 庫存審計：手動盤點您的庫存，以確保您在計算機中擁有的數量與您的實際庫存數量相匹配。 這應該至少每個月做一次，也許更多取決於你賣了多少以及你有多少人為你工作（這很糟糕，但你永遠不知道誰會試圖抓住一些東西）。

所以這些是你應該注意的重要術語。 但是，您實際上如何利用這些信息為您謀取利益呢？ 在我解釋如何在您的業務中實施這些概念之前，讓我們先談談庫存管理的一些常見障礙。

庫存管理的常見障礙

那麼，在庫存方面，我們所有電子商務店主最頭疼的是什麼？ 好吧，除了庫存本身令人頭疼這一事實之外，您可能已經處理了以下一些問題：

庫存過多和庫存不足

與聖誕襪不同，您不希望您的商店庫存過多。 積壓意味著您將寶貴的資金投入到貨架上的庫存中，這意味著您用於營銷和運營商店的預算較少。 您還有可能擁有永遠無法銷售的產品——您永遠不知道需求何時會突然枯竭，留下一堆無用的鎮紙。

另一方面，庫存不足同樣糟糕。 為此，當您釋放資金時，您可能會因為沒有任何東西可出售而失去銷售。 這也會損害你的聲譽——如果你從商店買了東西，他們在沒有警告的情況下退還你的訂單並告訴你他們用完了，你會怎麼做？ 我會去別的地方。

庫存水平不正確/庫存丟失

你有沒有做過你自己的庫存審計，發現電腦說你有五件庫存，而實際上你只有三件？ 這些“丟失的庫存”還可能導致取消或延期採購，這又會影響您的聲譽並讓您花錢。

無中心化系統

上述所有障礙都可以通過擁有一個集中的庫存管理系統來解決。 我們在 ChannelApe 詢問客戶的第一件事就是“你的系統是什麼？”

您在經營業務時使用什麼來跟踪庫存的進出？ 您如何知道在任何給定時間您手頭有多少庫存？

以下是我們見過的一些常見系統：

• 通過電子表格手動管理
• 通過紙筆手動管理（哎呀！）
• 通過託管平台進行自動化管理（Shopify（Shopify Review）和 BigCommerce）
• 通過實體軟件解決方案實現自動化管理
• 通過電子商務軟件解決方案實現自動化管理

前兩個系統可以是集中式的，但很難跟踪。 它們還需要大量的時間和精力來維護。 想像一下，每次進行銷售或訂購更多庫存時，都用鉛筆記錄每個訂單，或更新電子表格。

如果您只通過一個渠道進行銷售，則使用您的託管平台的第三個系統可以工作。 如果您只在亞馬遜上銷售，或者只在您的在線商店上銷售，這些系統可能會正常工作。 但是，如果您想擴展到多個銷售渠道，該系統將阻礙您的業務增長。

第四個系統使用專為實體解決方案設計的軟件平台，也不理想。 許多電子商務所有者最終使用這些系統的原因是谷歌——只需簡單搜索“庫存管理系統”，就會出現大量針對傳統實體零售店的結果。 如果您嚴格在線銷售，那麼這些平台根本不是為您設計的； 它們是為磚和砂漿而製造的。 這些附加功能對於實體店來說非常有用，但對於僅在線商店的所有者來說卻是無用的額外費用。

最後，使用專為電子商務商店創建的自動化庫存管理系統是最理想的解決方案。 他們中的大多數會通過按一下按鈕自動將您的產品上傳到您的網站、亞馬遜和 eBay。 此外，它們允許您自動執行訂單和更新庫存數量。 您只需輸入一次庫存數量，然後就可以在所有銷售渠道上自動執行。

此外，使用電子商務軟件作為您的集中庫存管理系統，您可以輕鬆實施代銷服務，作為您商店的補充。 或者，如果您是嚴格的代銷業務，您可以使用數據源將您的市場與供應商同步，不僅可以自動更新庫存水平，還可以自動更新產品詳細信息，例如定價、圖像、描述等。

這是我找到的一個快速視頻來幫助解釋這個過程（當然，如果您是一家小型企業，您可能沒有接收部門或製造部門，但概念是相同的。將貨架視為您的車庫或地下室，以及您運送物品時的分配：

基本上，擁有一個合適的集中式系統可以讓您無需浪費寶貴的時間來更新庫存。

既然您確信了，那麼讓我們逐步討論如何實際實施這些策略並停止在不正確的庫存管理上浪費時間和金錢。

首先，我將向您展示一些針對存儲自己庫存的人的解決方案，然後我們將轉到直銷部分。

適用於中小型電子商務商店的最佳庫存管理系統

最適合您的庫存管理系統取決於您的最終目標。 有些方法更便宜但更耗時，而其他方法需要投資但從長遠來看可以節省您的時間和金錢。

此外，最佳解決方案將取決於您存儲庫存的方式。 如果您在家中或倉庫中保留庫存，您可能需要一個更複雜的解決方案，而不是簡單地運送物品並且只需要跟踪供應商的庫存。

管理您自己的庫存

讓我們先談談存儲自己的庫存的解決方案。 在倉庫、地下室或實體店存儲您自己的庫存時，您需要了解大量變量。 你需要：

保持最佳庫存數量

您應該始終擁有最低限度的庫存。 當它低於您預定的最低庫存時，您就知道是時候訂購更多了。

此外，您也不應該訂購過多的庫存。 我將在本頁後面的一節中討論預測需求。

為了做到這一點，預測你的需求

正確預測產品的需求是良好庫存管理計劃的基礎。 然而，說起來容易做起來難。 你怎麼知道你會賣多少件物品？ 當然，如果您嚴格執行直銷業務，則不必擔心這一點——但對於那些持有庫存的人來說，讓我們完成整個過程。

為了準確預測您的需求，您基本上需要某種過去的銷售情況。 如果你沒有那個，那將是更多的猜測，但它仍然是可能的。

首先，確定一個“預測期”，例如，您預測需求的時間段。 可能是接下來的一周、一個月、6 個月、一年等。如果您是新手，我會從 1-3 個月開始。 請務必檢查您的猜測在整個過程中的表現如何。

接下來，檢查您過去的銷售歷史。 如果您已經開業至少一年，您應該擁有所有 4 個季節的銷售數據，包括主要節假日。 使用該數據作為“基本需求”，或者您想要訂購多少庫存的起點。 此外，將其與您的營銷工作疊加起來，看看它們是如何對應的。

檢查完數據後（或者如果沒有），請檢查當前的趨勢。 您可以通過轉到 Google 趨勢並輸入您的產品來完成此操作。

接下來，確定您的最低庫存水平 (MSL)

既然您大致了解了您的銷售額預期，那麼是時候確定您的“最低庫存水平”了，正如我在上面的“大型零售商策略”部分中所說的那樣。

您必須有足夠的庫存來滿足需求，但又不能太多，以至於您會佔用所有資金並冒著損失的風險。

要確定您的 MSL，只需返回到您的預測需求進行數學計算，以便您在任何給定時間至少擁有 5 天的庫存。

您還可以補充直銷

僅僅因為您沒有直銷業務，並不意味著您不能使用直銷商來補充您的庫存。 如果缺貨，您可以依靠代銷商來填補空缺，直到獲得更多庫存。

此外，您可以使用代發貨來測試產品創意。

如果您有興趣使用直銷作為您業務的補充，請查看此優秀直銷商列表。

最後，集中您的庫存管理

如果您僅在一家電子商務商店銷售，您可能不需要集中管理庫存。 這取決於您的銷售平台目前為您處理的情況。

但是，如果您在多個市場、多個站點和/或線下銷售，則必須將庫存集中到一個專用系統（無論如何，如果您重視時間和理智）。

有大量潛在的庫存管理系統可與多渠道商店配合使用。 一些最好的包括：

• 頻道猿
• 快書
• 微軟動態
• 網絡套件
• 智者

管理您的庫存

如果您嚴格運送庫存，則此部分適合您。

雖然直接運輸更容易管理，但您仍然需要跟上供應商的庫存水平。 如果他們的庫存用完了，但您沒有更新您的產品清單，您可能不得不將該訂單延期交貨，或者更糟——完全取消它。 那麼如何避免呢？

方法一：手動更新

第一個選項是手動檢查供應商網站的庫存水平，然後使用當天的新水平更新您的系統。 如果您只有少數產品，那就太好了，但是一旦您達到 10 個產品（更不用說變體），這很快就會變成一個巨大的時間槽。

方法二：使用軟件

這是更簡單的方法——尤其是當您通過多個渠道進行銷售時。

庫存管理軟件使用稱為“數據饋送”的文件。 基本上，該文件將產品數據（包括庫存數量）從您的供應商網站“提供”到您的庫存管理軟件，然後最終發送到您的銷售渠道。

您可以使用我在上一節中提到的軟件，但它們中的大多數不提供該數據饋送選項，這意味著需要更多的手動更新。

您最好的選擇是使用特定於電子商務的解決方案（如 ChannelApe）。 為什麼？

• 自動庫存數量更新
• 自動產品列表更新（以防您的供應商更改定價、描述、標題、添加/刪除產品等）
• 跨多個銷售渠道（例如您的網站、亞馬遜、eBay 等）的一致性
• 自動變體更新（如尺寸、顏色、樣式等）
• 如果您沒有，他們會為您創建一個數據源

大多數特定於電子商務的庫存管理平台都非常簡單，只需註冊一個帳戶，使用您的詳細信息登錄，然後按幾個按鈕即可進行設置。 您應該能夠在 30 分鐘到一個小時內完成所有操作。

您現在（希望）對庫存管理有充分的了解，並製定了切實可行的行動計劃。 我希望這些方法可以改善您的業務，並為您花時間閱讀此內容提供可靠的投資回報率。