Gestión de inventario 101: la guía breve para emprendedores de comercio electrónico

La gestión de inventario suele ser el mayor dolor de cabeza de cualquier tienda de comercio electrónico. Si lo arruinas, te puede costar mucho dinero.

De hecho, trabajé como director de marketing para un minorista de un millón de dólares al año (ventas, no ganancias), y perdieron $ 100,000 de sus ganancias en un año simplemente por una mala gestión del inventario. Ay.

Todo lo que necesitaban era un mejor sistema. Con un poco de esfuerzo y algo de planificación, puede desarrollar un sistema de este tipo para su propia tienda.

Ahora, esta guía está escrita para dos tipos de personas:

• Aquellos que almacenan su propio inventario (ya sea en casa o en un almacén)
• Aquellos que hacen dropshipping de un proveedor

El minorista para el que trabajé hizo ambas cosas, y sí, su incapacidad para implementar un plan de sistema de administración de inventario incluso afectó la parte de dropshipping de su negocio.

Entonces, dentro de esta guía, espero enseñarle lo siguiente:

• Sistemas típicos de gestión de inventario de grandes minoristas
• Obstáculos comunes a la gestión de inventarios
• Los mejores sistemas para tiendas de comercio electrónico pequeñas y medianas
• Una guía paso a paso para implementar estos sistemas

Sin más preámbulos, vamos a sumergirnos.

Sistemas típicos de gestión de inventario de minoristas de Big Box

Esta sección será una introducción (muy breve) a los sistemas de gestión de inventario típicos utilizados por los grandes actores del mundo. Piense en Walmart o Target.

Estos son algunos de los términos principales (es posible que incluso esté familiarizado con algunos de ellos):

• Niveles mínimos de existencias viables: la cantidad mínima de inventario, o existencias, que debe tener a mano para mantenerse al día con la demanda de los consumidores. Por lo general, si su inventario cae por debajo de este nivel, querrá pedir más para evitar que se agote.
• Inventario JIT (Just-In-Time): un método de gestión de inventario en el que solicita el producto justo a tiempo para satisfacer la demanda. Al hacerlo, no inmoviliza su dinero en inventario sin vender y normalmente no tiene productos sin vender; en el lado negativo, corre el riesgo de no poder seguir el ritmo de un aumento repentino de la demanda, por lo que no podrá cumplir con todos sus pedidos y perder clientes potencialmente.
• FIFO (Primero en entrar, primero en salir): Los primeros productos que se reciben (ya sea en su tienda o en su almacén) son los primeros en ser enviados. Básicamente, es una forma de garantizar que las personas obtengan el inventario más actualizado posible. Esto es más importante con los productos perecederos.
• FILO (Primero en entrar, último en salir ): Los primeros productos en entrar son los últimos en salir. Sin embargo, en su mayoría no se usa hoy en día, ya que no tiene mucho sentido (y es ilegal para muchos productos, como los perecederos).
• Pronóstico de la demanda: el arte (y definitivamente es un arte) de pronosticar la demanda simplemente significa hacer una conjetura (generalmente usando datos de ventas anteriores) sobre cuántas ventas va a realizar durante un período de tiempo determinado, y luego usar esa información para establecer sus niveles mínimos de existencias viables (que expliqué anteriormente).
• Auditoría de inventario: contar manualmente su inventario para asegurarse de que el número que tiene en la computadora coincida con el número real que tiene en stock. Esto debe hacerse al menos una vez al mes, tal vez más dependiendo de cuánto venda y cuántas personas tenga trabajando para usted (apesta, pero nunca se sabe quién podría intentar atrapar algo).

Así que esos son los grandes términos que debe conocer. Pero, ¿cómo utiliza realmente esta información para su beneficio? Antes de explicar cómo implementar estos conceptos en su negocio, hablemos de algunos obstáculos comunes para la gestión de inventario.

Obstáculos comunes para la gestión de inventarios

Entonces, ¿cuáles son los mayores dolores de cabeza para todos los propietarios de tiendas de comercio electrónico cuando se trata de inventario? Bueno, aparte del hecho de que el inventario es un dolor de cabeza en sí mismo, probablemente haya lidiado con algunos de los siguientes:

Exceso de existencias y existencias insuficientes

A diferencia de las medias navideñas, no querrás que tu tienda esté abarrotada. El exceso de existencias significa que tiene un capital precioso inmovilizado en el inventario en sus estantes, lo que significa que tiene menos presupuesto para comercializar y administrar su tienda. También corre el riesgo de tener productos que nunca podrá vender; nunca se sabe cuándo la demanda se agotará repentinamente, dejándolo con un montón de pisapapeles inútiles.

Por otro lado, la falta de medias es igualmente mala. En ese sentido, mientras libera capital, corre el riesgo de perder ventas por no tener nada que vender. Esto también puede dañar su reputación: si comprara algo en una tienda y le reembolsaran su pedido sin previo aviso y le dijeran que se acabó, ¿qué haría? Iría a otro lugar.

Niveles de inventario incorrectos / stock perdido

¿Alguna vez ha realizado su propia auditoría de inventario para encontrar que la computadora dice que tiene cinco artículos en stock cuando en realidad solo tiene tres? Estas "existencias perdidas" también pueden dar lugar a compras canceladas o pendientes, lo que nuevamente puede afectar su reputación y costarle dinero.

Sin sistema centralizado

Todos los obstáculos anteriores se pueden resolver con un sistema de gestión de inventario centralizado. Una de las primeras cosas que les preguntamos a nuestros clientes en ChannelApe es simplemente "¿Cuál es su sistema?"

¿Qué está utilizando para realizar un seguimiento del inventario que va y viene mientras dirige su negocio? ¿Cómo sabe cuánto inventario tiene disponible en un momento dado?

A continuación, se muestran algunos sistemas comunes que hemos visto:

• Gestión manual mediante hojas de cálculo
• Gestión manual a través de lápiz y papel (¡ay!)
• Gestión automatizada a través de una plataforma de alojamiento (Shopify (Shopify Review) y BigCommerce)
• Gestión automatizada a través de soluciones de software tradicionales
• Gestión automatizada a través de soluciones de software de comercio electrónico

Los dos primeros sistemas se pueden centralizar, pero son increíblemente difíciles de seguir. También requieren mucho tiempo y energía para su mantenimiento. Imagínese escribir con lápiz en cada pedido o actualizar una hoja de cálculo cada vez que realice una venta o solicite más inventario.

El tercer sistema, que utiliza su plataforma de alojamiento, puede funcionar si solo vende a través de un canal. Si solo vende en Amazon, o solo vende en su tienda en línea, estos sistemas pueden funcionar bien. Sin embargo, si desea expandirse a múltiples canales de venta, este sistema obstaculizará el crecimiento de su negocio.

El cuarto sistema, que utiliza una plataforma de software diseñada para soluciones físicas, tampoco es ideal. La razón por la que muchos propietarios de comercio electrónico terminan con estos sistemas se debe a Google: una simple búsqueda de "sistema de administración de inventario" genera toneladas de resultados para los puntos de venta tradicionales. Si vende estrictamente en línea, estas plataformas simplemente no están hechas para usted; están hechos para ladrillo y mortero. Las funciones adicionales son excelentes para las tiendas físicas, pero son un gasto adicional inútil para los propietarios de tiendas que solo operan en línea.

Por último, utilizar un sistema de gestión de inventario automatizado creado específicamente para tiendas de comercio electrónico es la solución más ideal. La mayoría de ellos cargarán automáticamente sus productos en su sitio web, Amazon y eBay con solo presionar un botón. Además, le permiten automatizar el cumplimiento de pedidos y la actualización de la cantidad de inventario. Simplemente ingrese la cantidad de su inventario una vez, luego puede automatizarse en todos sus canales de venta desde allí.

Además, el uso de un software de comercio electrónico como su sistema de gestión de inventario centralizado le permite implementar fácilmente servicios de envío directo como complemento de su tienda. O, si es estrictamente una empresa de dropshipping, puede sincronizar sus mercados con sus proveedores utilizando una fuente de datos para la actualización automática no solo de los niveles de existencias, sino también de los detalles del producto, como precios, imágenes, descripciones, etc.

Aquí hay un video rápido que encontré para ayudar a explicar el proceso (por supuesto, si usted es una pequeña empresa, probablemente no tenga un departamento de recepción o fabricación, pero el concepto es el mismo. Piense en las estanterías como su garaje o sótano y la distribución a medida que envía las cosas:

Básicamente, tener un sistema centralizado adecuado evita que tenga que perder horas de su valioso tiempo actualizando el inventario.

Ahora que está convencido, hablemos sobre cómo implementar realmente estas estrategias y dejar de perder tiempo y dinero en una gestión inadecuada del inventario, paso a paso.

Primero les mostraré algunas soluciones para aquellos de ustedes que almacenan su propio inventario, luego pasaremos a una sección para dropshipping.

Los mejores sistemas de gestión de inventario para tiendas de comercio electrónico pequeñas y medianas

El mejor sistema de gestión de inventario para usted depende de su objetivo final. Algunos métodos son más baratos pero consumen más tiempo, y otros requieren una inversión, pero le permiten ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

Además, la mejor solución dependerá de cómo almacene su inventario. Si mantiene un inventario en su casa o en un almacén, es posible que necesite una solución más compleja que si simplemente envía artículos y simplemente tiene que realizar un seguimiento del inventario de su proveedor.

Manejo de su propio inventario

Primero hablemos de soluciones para almacenar su propio inventario. Al almacenar su propio inventario, ya sea en un almacén, su sótano o una tienda física, hay una cantidad significativa de variables que debe tener en cuenta. Necesitas:

Mantener la cantidad óptima de inventario

Debe tener un nivel mínimo de inventario disponible en todo momento. Cuando cae por debajo del mínimo de inventario predeterminado, sabe que es hora de pedir más.

Además, tampoco debe pedir demasiado inventario. Hablaré sobre la previsión de la demanda en una sección más adelante en esta página.

Para hacer eso, pronostique su demanda

La previsión adecuada de la demanda de sus productos es la base de un buen plan de gestión de inventario. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Cómo se supone que va a saber cuántos artículos venderá? Por supuesto, si realiza un envío directo estrictamente, no tiene que preocuparse por esto, pero para aquellos de ustedes que tienen inventario, repasemos el proceso.

Para pronosticar con precisión su demanda, básicamente necesita algún tipo de ventas pasadas para realizar. Si no tiene eso, serán muchas más conjeturas, pero aún es posible.

Primero, determine un "período de pronóstico", por ejemplo, un período de tiempo para el cual está pronosticando su demanda. Podría ser la próxima semana, mes, 6 meses, año, etc. Comenzaría con 1-3 meses si eres nuevo en esto. Asegúrese de comprobar cómo se mantiene su estimación durante todo el proceso.

A continuación, verifique su historial de ventas pasado. Si ha estado abierto durante al menos un año, debe tener datos de ventas para las 4 temporadas, incluidos los feriados principales. Utilice esos datos como una "demanda base", o el punto de partida de la cantidad de inventario que desea pedir. Además, compárelo con sus esfuerzos de marketing y vea cómo se corresponden.

Una vez que haya verificado sus datos (o si no tiene ninguno), verifique las tendencias actuales. Puede hacer esto yendo a Tendencias de Google y escribiendo su producto.

A continuación, determine sus niveles mínimos de existencias (MSL)

Ahora que sabe aproximadamente cuánto puede esperar que sean sus ventas, es hora de determinar su "Nivel mínimo de existencias", como mencioné en la sección anterior "Estrategias para minoristas de Big Box".

Debe tener suficiente inventario para satisfacer la demanda, pero no tanto como para inmovilizar todo su capital y arriesgarse a perderlo.

Para determinar sus MSL, simplemente regrese a su demanda pronosticada y haga los cálculos para tener al menos 5 días de existencias disponibles en un momento dado.

También puede complementar con Dropshipping

El hecho de que no tenga un negocio de dropshipping no significa que no pueda usar dropshippers para complementar su inventario. Si se queda sin existencias, puede confiar en que su dropshipper cubrirá el vacío hasta que obtenga más inventario.

Además, puede utilizar el envío directo para probar ideas de productos.

Si está interesado en utilizar el dropshipping como complemento de su negocio, consulte esta lista de excelentes proveedores de dropshipping.

Por último, centralice la gestión de su inventario

Si vende únicamente en una única tienda de comercio electrónico, es posible que no necesite centralizar la gestión de su inventario. Depende de qué tan bien lo esté manejando su plataforma de ventas actualmente.

Sin embargo, si vende en múltiples mercados, múltiples sitios y / o fuera de línea, es imprescindible centralizar su inventario en un sistema dedicado (si valora su tiempo y cordura, de todos modos).

Hay un montón de posibles sistemas de gestión de inventario que funcionan con tiendas multicanal. Algunos de los mejores incluyen:

• ChannelApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• sabio

Administrar el inventario que realiza el envío directo

Si envía estrictamente su inventario, esta sección es para usted.

Si bien el envío directo es mucho más fácil de administrar, aún debe mantenerse al día con los niveles de inventario de su proveedor. Si se quedan sin inventario pero no actualizó sus listados de productos, es posible que deba poner ese pedido en espera o, peor aún, cancelarlo por completo. Entonces, ¿cómo evitas eso?

Método 1: actualizar manualmente

La primera opción es verificar manualmente el sitio web de su proveedor para conocer sus niveles de inventario y luego actualizar su sistema con los nuevos niveles del día. Eso es genial si solo tiene unos pocos productos, pero una vez que alcanza incluso 10 productos (sin mencionar las variantes), esto rápidamente se convierte en un gran desperdicio de tiempo.

Método 2: usar un software

Esta es la forma más fácil, especialmente si vende en varios canales.

El software de gestión de inventario utiliza un archivo llamado "fuente de datos". Básicamente, este archivo "alimenta" los datos del producto (incluida la cantidad de inventario) desde el sitio web de su proveedor a su software de gestión de inventario y, finalmente, a sus canales de venta.

Puede usar el software que mencioné en la sección anterior, pero la mayoría de ellos no ofrecen esa opción de alimentación de datos, lo que significa más actualizaciones manuales.

Su mejor opción es utilizar una solución específica de comercio electrónico (como ChannelApe). ¿Por qué?

• Actualizaciones automatizadas de la cantidad de inventario
• Actualizaciones automatizadas de la lista de productos (en caso de que su proveedor cambie los precios, las descripciones, los títulos, agregue / elimine productos, etc.)
• Consistencia en múltiples canales de venta (como su sitio web, Amazon, eBay, etc.)
• Actualizaciones de variantes automatizadas (como tamaño, color, estilo, etc.)
• Crearán una fuente de datos para usted si no tiene una.

La mayoría de las plataformas de administración de inventario específicas de comercio electrónico son tan simples como registrarse para obtener una cuenta, iniciar sesión con sus datos y presionar algunos botones para configurar. Debería poder hacerlo todo en 30 minutos a una hora.

Ahora (con suerte) tiene un conocimiento sólido de la gestión de inventario, así como un plan de acción sólido para implementar. Espero que estos métodos mejoren su negocio y le brinden un ROI sólido por tomarse el tiempo para leer este contenido.