Gestione dell'inventario 101: la guida breve per gli imprenditori dell'e-commerce

La gestione dell'inventario è spesso il più grande mal di testa di qualsiasi negozio di e-commerce. Se sbagli, ti può costare un sacco di soldi.

In effetti, ho lavorato come direttore marketing per un rivenditore da un milione di dollari all'anno (vendite, non profitti) e hanno perso $ 100.000 dei loro profitti in un anno semplicemente a causa di una cattiva gestione delle scorte. Ahia.

Tutto ciò di cui avevano bisogno era un sistema migliore in atto. Con un piccolo sforzo e un po' di pianificazione, puoi sviluppare un tale sistema per il tuo negozio.

Ora, questa guida è scritta per due tipi di persone:

• Coloro che conservano il proprio inventario (a casa o in un magazzino)
• Coloro che effettuano il dropship da un fornitore

Il rivenditore per cui ho lavorato ha fatto entrambe le cose, e sì, la loro incapacità di implementare un piano di sistema di gestione dell'inventario ha persino danneggiato la parte dropshipping della loro attività.

Quindi, all'interno di questa guida, spero di insegnarti quanto segue:

• Tipici sistemi di gestione dell'inventario dei rivenditori di big box
• Ostacoli comuni alla gestione dell'inventario
• I migliori sistemi per negozi di e-commerce di piccole e medie dimensioni
• Una guida passo passo per implementare questi sistemi

Senza ulteriori indugi, tuffiamoci.

Tipici sistemi di gestione dell'inventario dei rivenditori Big Box

Questa sezione sarà un'introduzione (molto breve) ai tipici sistemi di gestione dell'inventario utilizzati dai grandi player mondiali. Pensa a Walmart o Target.

Ecco alcuni dei termini principali (potresti anche conoscerne alcuni):

• Livelli minimi di scorte praticabili: la quantità minima di scorte, o scorte, che dovresti tenere a portata di mano per stare al passo con la domanda dei consumatori. In genere, se il tuo inventario scende al di sotto di questo livello, vuoi ordinare di più per evitare di esaurirsi.
• Inventario JIT (Just-In-Time): un metodo di gestione dell'inventario in cui ordini il prodotto appena in tempo per stare al passo con la domanda. In tal modo, non vincolate i vostri soldi all'inventario invenduto e normalmente non avete prodotti invenduti; al ribasso, corri il rischio di non essere in grado di tenere il passo con un improvviso aumento della domanda, non essendo quindi in grado di evadere tutti i tuoi ordini e potenzialmente di perdere clienti.
• FIFO (First In First Out): I primi prodotti ad essere ricevuti (presso il tuo negozio o il tuo magazzino) sono i primi ad essere spediti. Fondamentalmente, è un modo per garantire che le persone ottengano l'inventario più fresco possibile. Questo è più importante con le merci deperibili.
• FILO (First In Last Out): I primi prodotti ad essere introdotti sono gli ultimi ad uscire. Per lo più inutilizzato al giorno d'oggi, poiché non ha molto senso (ed è illegale per molti prodotti, come i deperibili).
• Previsione della domanda: l'arte (ed è sicuramente un'arte) di prevedere la domanda significa semplicemente fare un'ipotesi plausibile (di solito utilizzando i dati di vendita passati) su quante vendite farai in un determinato periodo di tempo, quindi utilizzare tali informazioni per impostare i livelli minimi di scorte praticabili (che ho spiegato sopra).
• Controllo dell'inventario: conteggio manuale del tuo inventario per assicurarti che il numero che hai nel computer corrisponda al numero effettivo che hai in magazzino. Questo dovrebbe essere fatto almeno una volta al mese, forse di più a seconda di quanto vendi e di quante persone hai che lavorano per te (fa schifo, ma non sai mai chi potrebbe tentare di accaparrarti qualcosa).

Quindi questi sono i grandi termini di cui dovresti essere a conoscenza. Ma come usi effettivamente queste informazioni a tuo vantaggio? Prima di spiegare come implementare questi concetti nella tua azienda, parliamo di alcuni ostacoli comuni alla gestione dell'inventario.

Ostacoli comuni alla gestione dell'inventario

Quindi quali sono i maggiori mal di testa per tutti noi proprietari di negozi di e-commerce quando si tratta di inventario? Bene, a parte il fatto che l'inventario è di per sé un mal di testa, probabilmente hai affrontato alcuni dei seguenti problemi:

Calza eccessiva e sottocalza

A differenza delle calze di Natale, non vuoi che il tuo negozio sia sovraffollato. L'eccesso di scorte significa che hai un capitale prezioso legato all'inventario semplicemente seduto sui tuoi scaffali, il che significa che hai meno budget per il marketing e la gestione del tuo negozio. Rischi anche di avere prodotti che non sarai mai in grado di vendere: non sai mai quando la domanda si esaurirà improvvisamente, lasciandoti con un mucchio di fermacarte inutili.

Il rovescio della medaglia è che il sottocalza è altrettanto dannoso. A tal fine, mentre liberi del capitale, corri il rischio di perdere le vendite per non avere nulla da vendere. Questo può anche danneggiare la tua reputazione: se acquistassi qualcosa da un negozio e ti rimborsassero il tuo ordine senza preavviso e ti dicessero che sono finiti, cosa faresti? andrei da qualche altra parte.

Livelli di inventario errati/Scorte perse

Hai mai fatto il tuo controllo dell'inventario per scoprire che il computer dice che hai cinque articoli in magazzino quando in realtà ne hai solo tre? Queste "scorte perse" possono anche portare ad acquisti annullati o in arretrato, che di nuovo possono influire sulla tua reputazione e costarti denaro.

Nessun sistema centralizzato

Tutti gli ostacoli di cui sopra possono essere risolti disponendo di un sistema di gestione dell'inventario centralizzato. Una delle prime cose che chiediamo ai nostri clienti di ChannelApe è semplicemente "Qual è il tuo sistema?"

Cosa stai usando per tenere traccia dell'inventario che va e viene mentre gestisci la tua attività? Come fai a sapere quanto inventario hai a disposizione in un dato momento?

Ecco alcuni sistemi comuni che abbiamo visto:

• Gestione manuale tramite fogli di calcolo
• Gestione manuale tramite carta e penna (accidenti!)
• Gestione automatizzata tramite una piattaforma di hosting (Shopify (Shopify Review) e BigCommerce)
• Gestione automatizzata tramite soluzioni software fisiche
• Gestione automatizzata tramite soluzioni software di e-commerce

I primi due sistemi possono essere centralizzati, ma sono incredibilmente difficili da tenere sotto controllo. Richiedono anche molto tempo ed energia per la manutenzione. Immagina di scrivere a matita in ogni ordine o di aggiornare un foglio di calcolo ogni volta che hai effettuato una vendita o ordinato più inventario.

Il terzo sistema, utilizzando la tua piattaforma di hosting, può funzionare se vendi solo attraverso un canale. Se vendi solo su Amazon o vendi solo sul tuo negozio online, questi sistemi potrebbero funzionare bene. Tuttavia, se desideri espanderti in più canali di vendita, questo sistema ostacolerà la crescita della tua attività.

Anche il quarto sistema, che utilizza una piattaforma software progettata per soluzioni concrete, non è l'ideale. Il motivo per cui molti proprietari di e-commerce finiscono con questi sistemi è dovuto a Google: una semplice ricerca di "sistema di gestione dell'inventario" mostra tonnellate di risultati realizzati per i tradizionali punti vendita al dettaglio. Se vendi esclusivamente online, queste piattaforme semplicemente non sono fatte per te; sono fatti per mattoni e malta. Le funzionalità aggiunte sono ottime per i negozi fisici, ma sono una spesa aggiuntiva inutile per i proprietari di negozi solo online.

Infine, l'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario automatizzato creato appositamente per i negozi di e-commerce è la soluzione più ideale. La maggior parte di loro caricherà automaticamente i tuoi prodotti sul tuo sito Web, Amazon ed eBay con la semplice pressione di un pulsante. Inoltre, consentono di automatizzare l'evasione degli ordini e l'aggiornamento della quantità di inventario. Basta inserire una volta la quantità di inventario, quindi da lì può essere automatizzata su tutti i tuoi canali di vendita.

Inoltre, l'utilizzo di un software di e-commerce come sistema di gestione dell'inventario centralizzato ti consente di implementare facilmente servizi di dropshipping come supplemento al tuo negozio. Oppure, se sei un'attività strettamente dropshipping, puoi semplicemente sincronizzare i tuoi marketplace con i tuoi fornitori utilizzando un feed di dati per l'aggiornamento automatico non solo dei livelli di stock ma anche dei dettagli del prodotto come prezzi, immagini, descrizioni, ecc.

Ecco un breve video che ho trovato per aiutarti a spiegare il processo (ovviamente se sei una piccola impresa probabilmente non hai un reparto di ricezione o produzione, ma il concetto è lo stesso. Pensa alle scaffalature come al tuo garage o seminterrato e la distribuzione mentre spedisci le cose:

Fondamentalmente, avere un sistema centralizzato adeguato ti evita di dover sprecare ore del tuo tempo prezioso aggiornando l'inventario.

Ora che sei convinto, parliamo di come implementare effettivamente queste strategie e smettere di sprecare tempo e denaro in una gestione impropria dell'inventario, passo dopo passo.

Per prima cosa ti mostrerò alcune soluzioni per quelli di voi che conservano il proprio inventario, quindi passeremo a una sezione per il dropshipping.

I migliori sistemi di gestione dell'inventario per negozi di e-commerce di piccole e medie dimensioni

Il miglior sistema di gestione dell'inventario per te dipende dal tuo obiettivo finale. Alcuni metodi sono più economici ma richiedono più tempo e altri richiedono un investimento ma ti fanno risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

Inoltre, la soluzione migliore dipenderà da come conservi il tuo inventario. Se mantieni l'inventario a casa tua o in un magazzino, potresti aver bisogno di una soluzione più complessa rispetto al semplice dropshipping di articoli e devi semplicemente tenere traccia dell'inventario del tuo fornitore.

Gestire il proprio inventario

Parliamo prima di soluzioni per conservare il tuo inventario. Quando conservi il tuo inventario, in un magazzino, nel seminterrato o in un negozio fisico, ci sono una quantità significativa di variabili di cui devi essere a conoscenza. Devi:

Mantieni una quantità di inventario ottimale

Dovresti avere sempre un livello minimo di inventario a portata di mano. Quando scende al di sotto del tuo inventario minimo predeterminato, sai che è ora di ordinare di più.

Inoltre, non dovresti nemmeno ordinare troppo inventario. Parlerò della previsione della domanda in una sezione più avanti in questa pagina.

Per farlo, prevedi la tua domanda

La corretta previsione della domanda per i tuoi prodotti è la base di un buon piano di gestione dell'inventario. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Come fai a sapere quanti articoli venderai? Ovviamente, se stai effettuando rigorosamente il dropshipping non devi preoccuparti di questo, ma per quelli di voi che hanno un inventario, esaminiamo il processo.

Per prevedere con precisione la tua domanda, fondamentalmente hai bisogno di una sorta di vendite passate da cui partire. Se non ce l'hai, ci saranno molte più congetture, ma è ancora possibile.

Innanzitutto, determina un "periodo di previsione", ad esempio un periodo di tempo per il quale stai prevedendo la tua domanda. Potrebbe essere la prossima settimana, mese, 6 mesi, anno, ecc. Inizierei con 1-3 mesi se sei nuovo a questo. Assicurati di controllare come regge la tua stima durante tutto il processo.

Quindi, controlla la cronologia delle tue vendite passate. Se sei aperto da almeno un anno, dovresti avere i dati sulle vendite per tutte e 4 le stagioni, comprese le festività principali. Utilizza questi dati come una "domanda di base" o il punto di partenza per la quantità di inventario che desideri ordinare. Inoltre, confrontalo con i tuoi sforzi di marketing e vedi come corrispondono.

Dopo aver controllato i tuoi dati (o se non ne hai), controlla le tendenze attuali. Puoi farlo andando su Google Trends e digitando il tuo prodotto.

Quindi, determina i tuoi livelli minimi di scorte (MSL)

Ora che sai più o meno quanto aspettarti saranno le tue vendite, è tempo di calcolare il tuo "Livello minimo delle scorte", come ho detto nella sezione "Strategie per i rivenditori Big Box" sopra.

Devi avere abbastanza inventario per soddisfare la domanda, ma non così tanto da impegnare tutto il tuo capitale e rischiare di perderlo.

Per determinare i tuoi MSL, torna semplicemente alla domanda prevista e fai i conti in modo da avere almeno 5 giorni di scorte a portata di mano in un dato momento.

Puoi anche integrare con Dropshipping

Solo perché non hai un'attività di dropshipping, non significa che non puoi utilizzare dropshipper per integrare il tuo inventario. Se esaurisci le scorte, puoi fare affidamento sul tuo dropshipper per colmare il divario fino a quando non ottieni più inventario.

Inoltre, puoi utilizzare il dropshipping per testare le idee sui prodotti.

Se sei interessato a utilizzare il dropshipping come supplemento alla tua attività, dai un'occhiata a questo elenco di ottimi dropshipper.

Infine, centralizza la gestione del tuo inventario

Se vendi esclusivamente su un singolo negozio di e-commerce, potrebbe non essere necessario centralizzare la gestione dell'inventario. Dipende da quanto bene la tua piattaforma di vendita lo gestisce per te attualmente.

Tuttavia, se vendi su più mercati, più siti e/o offline, centralizzare il tuo inventario su un sistema dedicato è un must (se apprezzi comunque il tuo tempo e la tua sanità mentale).

Ci sono un sacco di potenziali sistemi di gestione dell'inventario che funzionano con i negozi multicanale. Alcuni dei migliori includono:

• CanaleApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• saggio

Gestione dell'inventario Dropshipping

Se spedisci rigorosamente il tuo inventario in dropshipping, questa sezione è per te.

Sebbene il drop shipping sia molto più facile da gestire, devi comunque tenere il passo con i livelli di inventario del tuo fornitore. Se esauriscono l'inventario ma non hai aggiornato i tuoi elenchi di prodotti, potresti dover mettere quell'ordine in backorder o, peggio, annullarlo del tutto. Quindi come evitarlo?

Metodo 1: aggiornamento manuale

La prima opzione è controllare manualmente il sito Web del fornitore per i loro livelli di inventario, quindi aggiornare il sistema con i nuovi livelli per il giorno. È fantastico se hai solo pochi prodotti, ma una volta che hai raggiunto anche 10 prodotti (per non parlare delle varianti), questo diventa rapidamente un enorme risparmio di tempo.

Metodo 2: utilizzare un software

Questo è il modo più semplice, specialmente se vendi su più canali.

Il software di gestione dell'inventario utilizza un file chiamato "feed di dati". Fondamentalmente, questo file "alimenta" i dati del prodotto (inclusa la quantità di inventario) dal sito Web del tuo fornitore al tuo software di gestione dell'inventario e quindi, in definitiva, ai tuoi canali di vendita.

Puoi utilizzare il software che ho menzionato nella sezione precedente, ma la maggior parte di essi non offre l'opzione di feed di dati, il che significa più aggiornamenti manuali.

La tua migliore opzione è utilizzare una soluzione specifica per l'e-commerce (come ChannelApe). Come mai?

• Aggiornamenti automatizzati della quantità di inventario
• Aggiornamenti automatici dell'elenco dei prodotti (nel caso in cui il fornitore modifichi prezzi, descrizioni, titoli, aggiunga/elimina prodotti, ecc.)
• Coerenza su più canali di vendita (come il tuo sito web, Amazon, eBay, ecc.)
• Aggiornamenti automatici delle varianti (come dimensioni, colore, stile, ecc.)
• Creeranno un feed di dati per te se non ne hai uno

La maggior parte delle piattaforme di gestione dell'inventario specifiche per l'e-commerce sono semplici come la registrazione di un account, l'accesso con i tuoi dettagli e la pressione di alcuni pulsanti per la configurazione. Dovresti essere in grado di fare tutto entro 30 minuti a un'ora.

Ora (si spera) hai una solida conoscenza della gestione dell'inventario e un solido piano d'azione da mettere in atto. Spero che questi metodi migliorino la tua attività e ti diano un solido ROI per aver dedicato del tempo a leggere questo contenuto.