Управление запасами 101: краткое руководство для предпринимателей в области электронной торговли

Управление запасами часто является самой большой головной болью любого магазина электронной коммерции. Если вы напортачите, это может стоить вам больших денег.

Фактически, я работал директором по маркетингу в розничной сети с оборотом в миллион долларов (продажи, а не прибыль), и они потеряли 100000 долларов своей прибыли за один год просто из-за плохого управления запасами. Ой.

Все, что им было нужно, - это наличие лучшей системы. Приложив немного усилий и немного спланировав, вы можете разработать такую ​​систему для собственного магазина.

Это руководство написано для двух типов людей:

• Те, кто хранит свой инвентарь (дома или на складе)
• Те, кто дропшиппинг у поставщика

Ритейлер, в котором я работал, сделал и то, и другое - и да, их неспособность реализовать план системы управления запасами даже повредила прямую поставку в их бизнесе.

В этом руководстве я надеюсь научить вас следующему:

• Типичные системы управления запасами розничных продавцов больших размеров
• Общие препятствия для управления запасами
• Лучшие системы для интернет-магазинов малого и среднего размера
• Пошаговое руководство по внедрению этих систем

Без лишних слов, давайте погрузимся.

Типовые системы управления запасами розничного продавца Big Box

Этот раздел будет (очень кратким) введением в типичные системы управления запасами, используемые крупными игроками в мире. Подумайте о Walmart или Target.

Вот несколько основных терминов (возможно, вы даже знакомы с некоторыми из них):

• Минимальные жизнеспособные уровни запасов: минимальное количество запасов или запасов, которые вы должны держать под рукой, чтобы не отставать от потребительского спроса. Обычно, если ваш инвентарь падает ниже этого уровня, вы хотите заказать больше, чтобы не закончиться.
• JIT (Just-In-Time) Inventory: метод управления запасами, при котором вы заказываете продукт точно в срок, чтобы не отставать от спроса. При этом вы не вкладываете свои деньги в непроданные запасы и обычно не имеете непроданных товаров; С другой стороны, вы рискуете оказаться не в состоянии справиться с внезапным увеличением спроса, что приведет к невозможности выполнить все свои заказы и потенциально потерять клиентов.
• FIFO (First In First Out): первые продукты, которые будут получены (в вашем магазине или на вашем складе), будут отправлены первыми. По сути, это способ обеспечить людей максимально свежим инвентарем. Это более важно со скоропортящимися товарами.
• FILO (First In Last Out): продукты, которые приносят первыми, уходят последними. В настоящее время в основном не используется, так как это не имеет большого смысла (и является незаконным для многих продуктов, таких как скоропортящиеся).
• Прогнозирование спроса: искусство (и это определенно искусство) прогнозирования спроса просто означает обоснованное предположение (обычно с использованием прошлых данных о продажах) относительно того, сколько продаж вы собираетесь совершить за определенный период времени, а затем использование этой информации. чтобы установить минимальный жизнеспособный уровень запасов (который я объяснил выше).
• Аудит инвентаря: ручной подсчет инвентаря, чтобы убедиться, что количество, которое у вас есть на компьютере, соответствует фактическому количеству, которое у вас есть. Это нужно делать не реже одного раза в месяц, а может и больше, в зависимости от того, сколько вы продаете и сколько людей у ​​вас работает (это отстой, но никогда не знаешь, кто может попытаться что-то украсть).

Так что это важные термины, о которых вам следует знать. Но как на самом деле использовать эту информацию в своих интересах? Прежде чем я объясню, как реализовать эти концепции в вашем бизнесе, давайте поговорим о нескольких общих препятствиях на пути к управлению запасами.

Общие препятствия на пути к управлению запасами

Итак, что является самой большой головной болью для всех нас, владельцев магазинов электронной коммерции, когда дело доходит до инвентаря? Что ж, помимо того факта, что инвентаризация сама по себе является головной болью, вы, вероятно, имели дело с некоторыми из следующего:

Переизбыток и недостаток запасов

В отличие от рождественских чулок, вы не хотите, чтобы ваш магазин был переполнен. Избыток запасов означает, что у вас есть драгоценный капитал, связанный с запасами, которые просто лежат на ваших полках, а это означает, что у вас меньше бюджета на маркетинг и управление своим магазином. Вы также рискуете получить продукты, которые никогда не сможете продать - вы никогда не знаете, когда спрос внезапно иссякнет, оставив вас с кучей бесполезных пресс-папье.

С другой стороны, недостаток чулок - это тоже плохо. В связи с этим, высвобождая капитал, вы рискуете потерять продажи из-за того, что вам нечего продать. Это также может навредить вашей репутации - если вы купили что-то в магазине, и они вернули вам деньги без предупреждения и сказали, что они закончились, что бы вы сделали? Я бы пошел в другое место.

Неправильные уровни запасов / потерянные запасы

Вы когда-нибудь проводили собственную инвентаризационную ревизию, чтобы обнаружить, что компьютер показывает, что у вас есть пять товаров на складе, тогда как на самом деле у вас их всего три? Эти «потерянные запасы» также могут привести к отмене или возврату покупок, что опять же может повлиять на вашу репутацию и стоить вам денег.

Нет централизованной системы

Все перечисленные выше препятствия можно решить с помощью централизованной системы управления запасами. Первое, что мы спрашиваем наших клиентов в ChannelApe, - это просто: «Какая у вас система?»

Что вы используете для отслеживания поступающих и уходящих запасов в процессе ведения бизнеса? Как узнать, сколько запасов у вас есть в любой момент времени?

Вот несколько распространенных систем, которые мы видели:

• Ручное управление с помощью таблиц
• Ручное управление ручкой и бумагой (уфу!)
• Автоматическое управление через хостинговую платформу (Shopify (Shopify Review) и BigCommerce)
• Автоматизированное управление с помощью стандартных программных решений
• Автоматизированное управление с помощью программных решений для электронной коммерции

Первые две системы могут быть централизованными, но их невероятно сложно отслеживать. Для их содержания также требуется много времени и энергии. Представьте, что вы выполняете каждый заказ карандашом или обновляете электронную таблицу каждый раз, когда вы совершаете продажу или заказываете дополнительные запасы.

Третья система, использующая вашу хостинговую платформу, может работать, если вы продаете только через один канал. Если вы продаете только на Amazon или продаете только в своем интернет-магазине, эти системы могут работать нормально. Однако, если вы хотите выйти на несколько каналов продаж, эта система будет препятствовать росту вашего бизнеса.

Четвертая система, использующая программную платформу, предназначенную для обычных решений, также не идеальна. Причина, по которой многие владельцы электронной коммерции в конечном итоге используют эти системы, связана с Google: один простой поиск по «системе управления запасами» дает массу результатов, сделанных для традиционных торговых точек. Если вы продаете исключительно в Интернете, эти платформы просто не созданы для вас; они сделаны для кирпича и раствора. Дополнительные функции отлично подходят для физических магазинов, но являются бесполезными дополнительными расходами для владельцев интернет-магазинов.

Наконец, наиболее идеальным решением является использование автоматизированной системы управления запасами, созданной специально для интернет-магазинов. Большинство из них автоматически загружают ваши продукты на ваш веб-сайт, Amazon и eBay одним нажатием кнопки. Кроме того, они позволяют автоматизировать выполнение заказов и обновление количества запасов. Вы просто вводите количество своего инвентаря один раз, и оттуда его можно автоматизировать для всех ваших каналов продаж.

Кроме того, использование программного обеспечения для электронной коммерции в качестве централизованной системы управления запасами позволяет легко внедрять услуги прямой поставки в качестве дополнения к вашему магазину. Или, если вы занимаетесь строго прямой поставкой, вы можете просто синхронизировать свои торговые площадки с поставщиками, используя поток данных для автоматического обновления не только уровней запасов, но и таких сведений о продуктах, как цены, изображения, описания и т. Д.

Вот небольшое видео, которое я нашел, чтобы помочь объяснить процесс (конечно, если вы представляете малый бизнес, у вас, вероятно, нет приемного отдела или производства, но концепция та же самая. Думайте о стеллаже как о своем гараже или подвал и раздача, когда вы отправляете вещи:

По сути, наличие надлежащей централизованной системы избавляет вас от необходимости тратить часы вашего драгоценного времени на обновление инвентаря.

Теперь, когда вы убедились, давайте поговорим о том, как на самом деле реализовать эти стратегии и перестать тратить время и деньги на неправильное управление запасами - шаг за шагом.

Сначала я покажу вам несколько решений для тех из вас, кто хранит собственный инвентарь, а затем мы перейдем к разделу прямой поставки.

Лучшие системы управления запасами для малых и средних магазинов электронной торговли

Лучшая система управления запасами для вас зависит от вашей конечной цели. Некоторые методы дешевле, но требуют больше времени, а другие требуют вложений, но в конечном итоге экономят ваше время и деньги.

Кроме того, лучшее решение будет зависеть от того, как вы храните свой инвентарь. Если вы храните инвентарь у себя дома или на складе, вам может потребоваться более сложное решение, чем если бы вы просто доставляли товары и просто отслеживали инвентарь вашего поставщика.

Управление собственным инвентарем

Давайте сначала поговорим о решениях для хранения собственного инвентаря. При хранении собственного инвентаря на складе, в подвале или в обычном магазине вам необходимо знать о большом количестве переменных. Вам нужно:

Поддерживайте оптимальное количество запасов

У вас всегда должен быть минимальный запас инвентаря. Когда он опускается ниже установленного вами минимума запасов, вы понимаете, что пора заказывать больше.

Кроме того, не стоит заказывать слишком много инвентаря. Я расскажу о прогнозировании спроса в разделе ниже на этой странице.

Для этого спрогнозируйте свой спрос

Правильное прогнозирование спроса на вашу продукцию - это основа хорошего плана управления запасами. Однако легче сказать, чем сделать. Как вы должны знать, сколько предметов вы продадите? Конечно, если вы осуществляете прямую поставку, вам не о чем беспокоиться, но для тех из вас, у кого есть инвентарь, давайте пройдемся по процессу.

Чтобы точно спрогнозировать свой спрос, вам в основном нужны какие-то прошлые продажи. Если у вас его нет, будет гораздо больше догадок, но это все еще возможно.

Во-первых, определите «период прогноза», например период времени, на который вы прогнозируете свой спрос. Это может быть следующая неделя, месяц, 6 месяцев, год и т. Д. Я бы начал с 1–3 месяцев, если вы новичок в этом. Обязательно проверяйте, насколько верна ваша догадка на протяжении всего процесса.

Затем проверьте свою прошлую историю продаж. Если вы работали как минимум год, у вас должны быть данные о продажах за все 4 сезона, включая основные праздники. Используйте эти данные в качестве «базового спроса» или отправной точки для определения того, сколько запасов вы хотите заказать. Кроме того, сопоставьте это со своими маркетинговыми усилиями и посмотрите, насколько они соответствуют.

После того, как вы проверили свои данные (или если у вас их нет), проверьте текущие тенденции. Вы можете сделать это, зайдя в Google Trends и введя свой продукт.

Затем определите минимальный уровень запасов (MSL).

Теперь, когда вы примерно знаете, сколько ожидаете от продаж, пришло время определить ваш «минимальный уровень запасов», о котором я говорил выше в разделе «Стратегии розничного продавца больших ящиков».

У вас должно быть достаточно запасов, чтобы удовлетворить спрос, но не настолько, чтобы вы связали весь свой капитал и рискнули его потерять.

Чтобы определить свой MSL, просто вернитесь к своему прогнозируемому спросу, выполните математические вычисления, чтобы в любой момент времени у вас был запас на складе как минимум на 5 дней.

Вы также можете дополнить его дропшиппингом

Тот факт, что у вас нет дропшиппинга, не означает, что вы не можете использовать дропшипперов для пополнения своего инвентаря. Если у вас закончится товар, вы можете положиться на своего дропшиппера, чтобы заполнить пробел, пока у вас не появится больше товаров.

Кроме того, вы можете использовать дропшиппинг для тестирования идей продукта.

Если вы заинтересованы в использовании дропшиппинга в качестве дополнения к своему бизнесу, ознакомьтесь с этим списком лучших дропшипперов.

Наконец, централизованное управление запасами

Если вы продаете только в одном магазине электронной торговли, вам может не понадобиться централизовать управление запасами. Это зависит от того, насколько хорошо ваша торговая платформа справляется с этим за вас в настоящее время.

Однако, если вы продаете на нескольких торговых площадках, нескольких сайтах и ​​/ или в автономном режиме, централизация вашего инвентаря в одной выделенной системе является обязательной (если вы все равно цените свое время и здравомыслие).

Существует множество потенциальных систем управления запасами, которые работают с многоканальными магазинами. Некоторые из лучших включают:

• ChannelApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• мудрец

Управление запасами, которые вы отправляете

Если вы строго дропшипуете свой инвентарь, этот раздел для вас.

Хотя управление прямой доставкой значительно проще, вам все равно нужно следить за уровнем запасов вашего поставщика. Если у них закончились запасы, но вы не обновили списки продуктов, вам, возможно, придется поместить этот заказ в отставку или, что еще хуже, полностью отменить его. Так как же этого избежать?

Метод 1. Обновление вручную

Первый вариант - вручную проверить уровень запасов на веб-сайте поставщика, а затем обновить свою систему новыми уровнями на текущий день. Это здорово, если у вас всего несколько продуктов, но как только вы выберете даже 10 продуктов (не говоря уже о вариантах), это быстро станет огромной потерей времени.

Метод 2: используйте программное обеспечение

Это более простой способ, особенно если вы продаете по нескольким каналам.

Программное обеспечение для управления запасами использует файл, который называется «поток данных». По сути, этот файл «передает» данные о продукте (включая количество запасов) с веб-сайта вашего поставщика в ваше программное обеспечение для управления запасами, а затем, в конечном итоге, в ваши каналы продаж.

Вы можете использовать программное обеспечение, о котором я упоминал в предыдущем разделе, но большинство из них не предлагают эту опцию подачи данных, что означает больше обновлений вручную.

Лучше всего использовать решение для электронной коммерции (например, ChannelApe). Почему?

• Автоматическое обновление количества запасов
• Автоматическое обновление списка продуктов (в случае, если ваш поставщик меняет цены, описания, названия, добавляет / удаляет продукты и т. Д.)
• Согласованность по нескольким каналам продаж (например, ваш веб-сайт, Amazon, eBay и т. Д.)
• Автоматическое обновление вариантов (например, размера, цвета, стиля и т. Д.)
• Они создадут для вас поток данных, если у вас его нет

Большинство платформ управления запасами для электронной коммерции так же просты, как регистрация учетной записи, вход в систему с вашими данными и нажатие нескольких кнопок для настройки. Вы должны сделать все это в течение 30 минут или часа.

Теперь у вас (надеюсь) есть твердое понимание управления запасами, а также надежный план действий, который нужно реализовать. Я надеюсь, что эти методы улучшат ваш бизнес и дадут вам солидную рентабельность инвестиций за то, что вы потратили время на чтение этого контента.