Managementul inventarului 101: Ghidul scurt pentru antreprenorii de comerț electronic

Gestionarea stocurilor este adesea cea mai mare durere de cap a oricărui magazin de comerț electronic. Dacă îl înșelați, vă poate costa mulți bani.

De fapt, am lucrat ca director de marketing pentru un comerciant cu amănuntul de milioane de dolari pe an (vânzări, nu profituri) și au pierdut 100.000 de dolari din profiturile lor într-un an, pur și simplu din cauza gestionării deficitare a stocurilor. Vai.

Tot ce aveau nevoie era un sistem mai bun. Cu puțin efort și ceva planificare, puteți dezvolta un astfel de sistem pentru propriul magazin.

Acum, acest ghid este scris pentru două tipuri de oameni:

• Cei care își stochează propriul inventar (fie acasă, fie într-un depozit)
• Cei care renunță la un furnizor

Retailerul pentru care am lucrat a făcut ambele - și da, eșecul lor de a implementa un plan de sistem de gestionare a stocurilor chiar a afectat partea de livrare a afacerii lor.

Deci, în cadrul acestui ghid, sper să vă învăț următoarele:

• Sisteme tipice de gestionare a stocurilor pentru comercianții cu amănuntul
• Obstacole comune în calea gestionării stocurilor
• Cele mai bune sisteme pentru magazinele de comerț electronic mici și mijlocii
• Un ghid pas cu pas pentru implementarea acestor sisteme

Fără alte întrebări, să ne scufundăm.

Sisteme tipice de gestionare a inventarului pentru retailerii Big Box

Această secțiune va fi o introducere (foarte scurtă) la sistemele tipice de gestionare a stocurilor utilizate de marii jucători din lume. Gândiți-vă la Walmart sau la țintă.

Iată câțiva dintre termenii principali (s-ar putea chiar să fiți familiarizați cu unii dintre ei):

• Niveluri minime de stocuri viabile: cantitatea minimă de stoc sau stocul pe care ar trebui să îl țineți la îndemână pentru a ține pasul cu cererea consumatorilor. De obicei, dacă inventarul dvs. scade sub acest nivel, doriți să comandați mai multe pentru a evita epuizarea.
• Inventar JIT (Just-In-Time): o metodă de gestionare a stocului în care comandați produsul exact la timp pentru a ține pasul cu cererea. Procedând astfel, nu vă legați banii într-un inventar nevândut și nu aveți în mod normal un produs nevândut; pe dezavantaj, riscați să nu puteți ține pasul cu o creștere bruscă a cererii, astfel încât să nu vă puteți îndeplini toate comenzile și să pierdeți clienți.
• FIFO (First In First Out): primele produse primite (fie la magazinul dvs., fie la depozitul dvs.) sunt primele care sunt trimise. Practic, este un mod de a asigura oamenilor obținerea celui mai nou inventar posibil. Acest lucru este mai important în cazul bunurilor perisabile.
• FILO (First In Last Out): Primele produse care sunt aduse sunt ultimele care ies. Cu toate acestea, în cea mai mare parte neutilizat în zilele noastre, deoarece nu are mult sens (și este ilegal pentru multe produse, cum ar fi perisabile).
• Cererea de prognoză: arta (și cu siguranță este o artă) a prognozării cererii înseamnă pur și simplu să faci o presupunere educată (de obicei, folosind date despre vânzările anterioare) cu privire la câte vânzări vei face într-o anumită perioadă de timp, apoi să folosești informațiile respective pentru a stabili nivelurile minime de stocuri viabile (pe care le-am explicat mai sus).
• Audit inventar: Numărarea manuală a inventarului pentru a vă asigura că numărul pe care îl aveți în computer se potrivește cu numărul real pe care îl aveți în stoc. Acest lucru ar trebui făcut cel puțin o dată pe lună, poate mai mult, în funcție de cât vindeți și de câți oameni aveți de lucru pentru dvs. (e de rahat, dar nu știți niciodată cine ar putea încerca să capteze ceva).

Deci, aceștia sunt termenii importanți de care ar trebui să fii conștient. Dar cum utilizați de fapt aceste informații în beneficiul dvs.? Înainte de a explica cum să implementați aceste concepte în afacerea dvs., să vorbim despre câteva obstacole comune în calea gestionării stocurilor.

Obstacole comune la gestionarea stocurilor

Deci, care sunt cele mai mari bătăi de cap pentru noi toți proprietarii de magazine de comerț electronic atunci când vine vorba de inventar? Ei bine, în afară de faptul că inventarul este o durere de cap în sine, probabil că v-ați ocupat de unele dintre următoarele:

Supra-stocare și sub-stocare

Spre deosebire de ciorapii de Crăciun, nu doriți ca magazinul dvs. să fie depășit. Depășirea înseamnă că aveți capital prețios legat în inventar doar așezat pe rafturi, ceea ce înseamnă că aveți un buget mai mic pentru marketing și administrarea magazinului. De asemenea, riscați să aveți produse pe care nu le veți putea vinde niciodată - nu știți niciodată când cererea se va usca brusc, lăsându-vă cu o grămadă de greutăți de hârtie inutile.

Pe de altă parte, sub-stocarea este la fel de rea. În acest scop, în timp ce eliberați capital, riscați să pierdeți vânzările datorită faptului că nu aveți nimic de vândut. Acest lucru vă poate afecta și reputația - dacă ați cumpărat ceva de la un magazin și v-au rambursat comanda fără avertisment și v-ar spune că ați terminat, ce ați face? M-aș duce în altă parte.

Nivele de inventar incorecte / stoc pierdut

Ați făcut vreodată propriul audit de inventar pentru a afla că computerul spune că aveți cinci articole în stoc când în realitate aveți doar trei? Aceste „stocuri pierdute” pot duce, de asemenea, la achiziții anulate sau comandate înapoi, care din nou vă pot afecta reputația și vă pot costa bani.

Fără sistem centralizat

Toate obstacolele de mai sus pot fi rezolvate printr-un sistem centralizat de gestionare a stocurilor. Unul dintre primele lucruri pe care le întrebăm clienților noștri de la ChannelApe este pur și simplu „Care este sistemul tău?”

Ce folosiți pentru a urmări inventarul care vine și merge pe măsură ce vă conduceți afacerea? De unde știi cât inventar ai la îndemână la un moment dat?

Iată câteva sisteme comune pe care le-am văzut:

• Gestionare manuală prin foi de calcul
• Gestionare manuală prin pix și hârtie (glumă!)
• Management automat prin intermediul unei platforme de găzduire (Shopify (Shopify Review) și BigCommerce)
• Gestionare automată prin soluții software de cărămidă și mortar
• Management automat prin soluții software de comerț electronic

Primele două sisteme pot fi centralizate, dar sunt incredibil de greu de urmărit. De asemenea, necesită mult timp și energie pentru întreținere. Imaginați-vă creionarea în fiecare comandă sau actualizarea unei foi de calcul de fiecare dată când ați făcut o vânzare sau ați comandat mai mult inventar.

Al treilea sistem, care utilizează platforma dvs. de găzduire, poate funcționa dacă vindeți doar printr-un singur canal. Dacă vindeți numai pe Amazon sau vindeți doar în magazinul dvs. online, aceste sisteme pot funcționa foarte bine. Cu toate acestea, dacă doriți să vă extindeți în mai multe canale de vânzare, acest sistem va împiedica creșterea afacerii dvs.

Al patrulea sistem, care utilizează o platformă software concepută pentru soluții de cărămidă și mortar, nu este, de asemenea, ideal. Motivul pentru care mulți proprietari de comerț electronic ajung cu aceste sisteme se datorează Google - o simplă căutare a „sistemului de gestionare a stocurilor” aduce multe rezultate obținute pentru punctele tradiționale de vânzare cu amănuntul de cărămidă și mortar. Dacă vindeți strict online, aceste platforme pur și simplu nu sunt create pentru dvs.; sunt făcute pentru cărămidă și mortar. Funcțiile adăugate sunt excelente pentru magazinele fizice, dar reprezintă o cheltuială suplimentară inutilă pentru proprietarii de magazine numai online.

În cele din urmă, utilizarea unui sistem automat de gestionare a inventarului creat special pentru magazinele de comerț electronic este cea mai ideală soluție. Majoritatea vor încărca automat produsele dvs. pe site-ul dvs. web, Amazon și eBay prin simpla apăsare a unui buton. În plus, vă permit să automatizați îndeplinirea comenzilor și actualizarea cantității de inventar. Trebuie doar să introduceți cantitatea de inventar o singură dată, apoi poate fi automatizată pe toate canalele de vânzare de acolo.

În plus, utilizarea unui software de comerț electronic ca sistem centralizat de gestionare a stocurilor vă permite să implementați cu ușurință serviciile dropshipping ca supliment la magazinul dvs. Sau, dacă sunteți strict o companie dropshipping, puteți doar să vă sincronizați piețele cu furnizorii dvs. utilizând un flux de date pentru actualizarea automată nu numai a nivelurilor stocurilor, ci și a detaliilor produsului, cum ar fi prețurile, imaginile, descrierile etc.

Iată un videoclip rapid pe care l-am găsit pentru a explica procesul (desigur, dacă sunteți o afacere mică, probabil că nu aveți un departament de primire sau de producție, dar conceptul este același. Gândiți-vă la rafturi ca la garajul dvs. sau subsol și distribuția pe măsură ce expediați lucrurile:

Practic, având un sistem centralizat adecvat vă împiedică să pierdeți ore din timpul prețios actualizând inventarul.

Acum, că sunteți convins, să vorbim despre cum să implementați efectiv aceste strategii și să nu mai pierdem timp și bani pentru gestionarea necorespunzătoare a stocurilor - pas cu pas.

Mai întâi îți voi arăta câteva soluții pentru cei care îți stochează propriul inventar, apoi vom trece la o secțiune pentru dropshipping.

Cele mai bune sisteme de gestionare a inventarului pentru magazinele de comerț electronic de dimensiuni mici și mijlocii

Cel mai bun sistem de gestionare a stocurilor pentru dvs. depinde de obiectivul dvs. final. Unele metode sunt mai ieftine, dar consumă mai mult timp, iar altele necesită o investiție, dar vă economisesc timp și bani pe termen lung.

În plus, cea mai bună soluție va depinde de modul în care vă stocați inventarul. Dacă păstrați inventarul acasă sau într-un depozit, este posibil să aveți nevoie de o soluție mai complexă decât dacă pur și simplu livrați articole și doar trebuie să țineți evidența inventarului furnizorului dvs.

Gestionarea propriului dvs. inventar

Să vorbim mai întâi despre soluțiile pentru stocarea propriului inventar. Când depozitați propriul dvs. inventar, fie într-un depozit, subsol sau într-un magazin fizic, există o cantitate semnificativă de variabile de care trebuie să fiți conștienți. Trebuie să:

Mențineți cantitatea optimă de inventar

Ar trebui să aveți un nivel minim de inventar la îndemână în orice moment. Când scade sub minimul de inventar predeterminat, știți că este timpul să comandați mai mult.

În plus, nici nu ar trebui să comandați prea mult inventar. Voi vorbi despre prognoza cererii într-o secțiune mai târziu pe această pagină.

Pentru a face acest lucru, prognozați-vă cererea

Previziunea corectă a cererii pentru produsele dvs. este fundamentul unui bun plan de gestionare a stocurilor. Cu toate acestea, este mai ușor de spus decât de făcut. Cum ar trebui să știi câte articole vei vinde? Desigur, dacă sunteți strict dropshipping, nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu acest lucru - dar pentru aceia dintre voi care dețin inventar, să parcurgem procesul.

Pentru a vă prognoza cu precizie cererea, aveți nevoie practic de un fel de vânzări anterioare pentru a renunța. Dacă nu aveți asta, va fi mult mai multe presupuneri, dar este totuși posibil.

Mai întâi, determinați o „perioadă de prognoză”, de exemplu, o perioadă de timp pentru care vă prognozați cererea. Ar putea fi săptămâna următoare, luna, 6 luni, anul etc. Aș începe cu 1-3 luni dacă sunteți nou în acest sens. Asigurați-vă că verificați modul în care estimarea dvs. se menține pe tot parcursul procesului.

Apoi, verificați istoricul vânzărilor anterioare. Dacă ați fost deschis de cel puțin un an, ar trebui să aveți date despre vânzări pentru toate cele 4 sezoane, inclusiv sărbătorile majore. Utilizați aceste date ca „cerere de bază” sau ca punct de plecare pentru cât de mult inventar doriți să comandați. În plus, comparați-le cu eforturile dvs. de marketing și vedeți cum corespund.

După ce v-ați verificat datele (sau dacă nu aveți), verificați tendințele actuale. Puteți face acest lucru accesând Google Trends și introducând produsul dvs.

Apoi, determinați nivelul minim de stoc (MSL)

Acum, că știți aproximativ cât de mult vă puteți aștepta să fie vânzările dvs., este timpul să vă dați seama „Nivelul minim al stocului”, așa cum am vorbit în secțiunea „Strategii pentru vânzătorii cu cutii mari” de mai sus.

Trebuie să aveți suficient inventar pentru a satisface cererea, dar nu atât de mult încât să vă legați tot capitalul și riscați să-l pierdeți.

Pentru a vă determina MSL-urile, pur și simplu reveniți la cererea prognozată, faceți calculele, astfel încât să aveți la dispoziție stoc de cel puțin 5 zile la un moment dat.

Puteți suplimenta și cu Dropshipping

Doar pentru că nu aveți o afacere dropshipping, nu înseamnă că nu puteți utiliza dropshippers pentru a vă completa inventarul. Dacă rămâneți fără stoc, vă puteți baza pe dropshipper-ul dvs. pentru a completa golul până când veți obține mai mult inventar.

În plus, puteți utiliza dropshipping pentru a testa ideile de produse.

Dacă sunteți interesat să utilizați dropshipping ca supliment la afacerea dvs., consultați această listă de dropshippers minunați.

În cele din urmă, centralizați gestionarea inventarului

Dacă vindeți numai într-un singur magazin de comerț electronic, este posibil să nu fie nevoie să vă centralizați gestionarea inventarului. Depinde de cât de bine o gestionează platforma dvs. de vânzări pentru dvs. în prezent.

Cu toate acestea, dacă vindeți pe mai multe piețe, mai multe site-uri și / sau offline, centralizarea inventarului dvs. la un sistem dedicat este o necesitate (dacă vă prețuiți timpul și sănătatea, oricum).

Există o mulțime de sisteme potențiale de gestionare a stocurilor care funcționează cu magazine multi-canal. Unele dintre cele mai bune includ:

• ChannelApe
• QuickBooks
• Microsoft Dynamics
• Netsuite
• Salvie

Gestionarea inventarului Dropship

Dacă vă expediați strict inventarul, această secțiune este pentru dvs.

Deși livrarea prin livrare este semnificativ mai ușor de gestionat, trebuie totuși să țineți pasul cu nivelurile de inventar ale furnizorului. Dacă acestea rămân fără inventar, dar nu v-ați actualizat listele de produse, este posibil să fie necesar să puneți comanda respectivă în ordine sau mai rău - anulați-o complet. Deci, cum puteți evita asta?

Metoda 1: Actualizați manual

Prima opțiune este să verificați manual site-ul furnizorului pentru nivelurile de inventar ale acestora, apoi să vă actualizați sistemul cu noile niveluri pentru ziua respectivă. Este minunat dacă aveți doar câteva produse, dar odată ce ați lovit chiar și 10 produse (ca să nu mai vorbim de variante), acesta devine rapid o chiuvetă imensă.

Metoda 2: Utilizați un software

Aceasta este modalitatea mai ușoară - mai ales dacă vindeți pe mai multe canale.

Software-ul de gestionare a inventarului folosește un fișier numit „flux de date”. Practic, acest fișier „alimentează” datele despre produse (inclusiv cantitatea de inventar) de pe site-ul furnizorului dvs. către software-ul dvs. de gestionare a stocurilor și apoi în cele din urmă către canalele dvs. de vânzare.

Puteți utiliza software-ul pe care l-am menționat în secțiunea de mai sus, dar majoritatea nu oferă această opțiune de alimentare a datelor, ceea ce înseamnă mai multe actualizări manuale.

Cea mai bună opțiune este utilizarea unei soluții specifice comerțului electronic (cum ar fi ChannelApe). De ce?

• Actualizări automate ale cantității de inventar
• Actualizări automate ale listării produselor (în cazul în care furnizorul dvs. modifică prețurile, descrierile, titlurile, adaugă / șterge produse etc.)
• Coerență pe mai multe canale de vânzare (cum ar fi site-ul dvs. web, Amazon, eBay etc.)
• Actualizări automate ale variantelor (cum ar fi dimensiunea, culoarea, stilul etc.)
• Vor crea un flux de date pentru dvs. dacă nu aveți unul

Majoritatea platformelor de gestionare a inventarului specifice comerțului electronic sunt la fel de simple ca înscrierea la un cont, autentificarea cu detaliile dvs. și apăsarea câtorva butoane pentru configurare. Ar trebui să puteți face totul în 30 de minute până la o oră.

Acum (sperăm) că aveți o înțelegere solidă a gestionării stocurilor, precum și un plan de acțiune solid de pus în aplicare. Sper că aceste metode vă vor îmbunătăți afacerea și vă vor oferi un rentabilitate investiției solidă pentru a vă aloca timp pentru a citi acest conținut.