إدارة المخزون 101: الدليل المختصر لرواد الأعمال في مجال التجارة الإلكترونية

غالبًا ما تكون إدارة المخزون هي أكبر مشكلة في أي متجر للتجارة الإلكترونية. إذا أخطأت في الأمر ، فقد يكلفك ذلك الكثير من المال.

في الواقع ، عملت كمدير تسويق لمتاجر تجزئة بمليون دولار في السنة (مبيعات ، وليس أرباحًا) ، وخسروا 100000 دولار من أرباحهم في عام واحد ببساطة من سوء إدارة المخزون. أوتش.

كل ما يحتاجونه هو نظام أفضل في المكان. بقليل من الجهد وبعض التخطيط ، يمكنك تطوير مثل هذا النظام لمتجرك الخاص.

الآن ، هذا الدليل مكتوب لنوعين من الناس:

• أولئك الذين يقومون بتخزين مخزونهم الخاص (إما في المنزل أو في المستودع)
• أولئك الذين دروبشيب من مورد

قام بائع التجزئة الذي عملت معه بالاثنين معًا - ونعم ، فإن فشلهم في تنفيذ خطة نظام إدارة المخزون قد أضر بجزء دروبشيبينغ من أعمالهم.

لذا في هذا الدليل ، آمل أن أعلمك ما يلي:

• أنظمة إدارة مخزون بائعي التجزئة الكبيرة النموذجية
• العقبات الشائعة لإدارة المخزون
• أفضل الأنظمة لمتاجر التجارة الإلكترونية الصغيرة والمتوسطة الحجم
• دليل خطوة بخطوة لتطبيق هذه الأنظمة

بدون مزيد من اللغط ، دعنا نتعمق.

أنظمة إدارة المخزون النموذجية لمتاجر التجزئة الكبيرة

سيكون هذا القسم مقدمة (موجزة جدًا) لأنظمة إدارة المخزون النموذجية المستخدمة من قبل اللاعبين الكبار في العالم. فكر في Walmart أو Target.

فيما يلي بعض المصطلحات الرئيسية (قد تكون على دراية ببعضها):

• مستويات المخزون الدنيا القابلة للتطبيق: الحد الأدنى لكمية المخزون ، أو المخزون ، يجب أن تبقى في متناول اليد لمواكبة طلب المستهلك. عادةً ، إذا انخفض مخزونك عن هذا المستوى ، فأنت تريد طلب المزيد لتجنب النفاد.
• JIT (Just-In-Time) Inventory: طريقة لإدارة المخزون تطلب فيها المنتج في الوقت المناسب لمواكبة الطلب. عند القيام بذلك ، لا تقوم بربط أموالك في مخزون غير مباع وليس لديك عادة منتج غير مباع ؛ على الجانب السلبي ، فإنك تخاطر بعدم القدرة على مواكبة الزيادة المفاجئة في الطلب ، وبالتالي عدم القدرة على تلبية جميع طلباتك وربما فقدان العملاء.
• FIFO (أول ما يرد أولاً ): المنتجات الأولى التي يتم استلامها (سواء في متجرك أو في المستودع الخاص بك) هي أول المنتجات التي يتم إرسالها. في الأساس ، إنها طريقة لضمان حصول الأشخاص على أحدث مخزون ممكن. هذا أكثر أهمية مع السلع القابلة للتلف.
• FILO (First In Last Out): المنتجات الأولى التي سيتم إحضارها هي آخر المنتجات التي تم طرحها. في الغالب غير مستخدم في الوقت الحاضر ، لأنه لا معنى له (وهو غير قانوني للعديد من المنتجات ، مثل المواد سريعة التلف).
• توقع الطلب: إن فن التنبؤ بالطلب (وهو بالتأكيد فن) يعني ببساطة أخذ تخمين متعلم (عادةً باستخدام بيانات المبيعات السابقة) حول عدد المبيعات التي ستحققها خلال فترة زمنية معينة ، ثم استخدام تلك المعلومات لتعيين الحد الأدنى من مستويات المخزون القابلة للتطبيق (التي شرحتها أعلاه).
• تدقيق المخزون: عد مخزونك يدويًا للتأكد من أن الرقم الموجود في الكمبيوتر يطابق العدد الفعلي الموجود لديك في المخزون. يجب أن يتم ذلك مرة واحدة على الأقل كل شهر ، وربما أكثر اعتمادًا على مقدار ما تبيعه وعدد الأشخاص الذين يعملون لديك (الأمر سيء ، لكنك لا تعرف أبدًا من الذي قد يحاول الإمساك بشيء ما).

لذا فهذه هي المصطلحات الكبيرة التي يجب أن تكون على دراية بها. لكن كيف تستخدم هذه المعلومات في الواقع لصالحك؟ قبل أن أشرح كيفية تنفيذ هذه المفاهيم في عملك ، دعنا نتحدث عن بعض العقبات الشائعة التي تعترض إدارة المخزون.

العقبات الشائعة لإدارة المخزون

إذن ما هي أكبر المشكلات التي تواجهنا جميعًا أصحاب متاجر التجارة الإلكترونية عندما يتعلق الأمر بالمخزون؟ حسنًا ، بخلاف حقيقة أن المخزون يمثل صداعًا بحد ذاته ، فمن المحتمل أنك تعاملت مع بعض الأمور التالية:

الإفراط في التخزين ونقص التخزين

على عكس جوارب عيد الميلاد ، فأنت لا تريد زيادة مخزون متجرك. يعني الإفراط في التخزين أن لديك رأس مال ثمين مرتبط بالمخزون فقط جالسًا على أرففك ، مما يعني أن لديك ميزانية أقل للتسويق وإدارة متجرك. أنت أيضًا تخاطر بامتلاك منتجات لن تتمكن من بيعها أبدًا - فأنت لا تعرف أبدًا متى سينضب الطلب فجأة ، مما يتركك مع مجموعة من الأوزان الورقية عديمة الفائدة.

على الجانب الآخر ، يعد نقص المخزون سيئًا بنفس القدر. في هذه النهاية ، بينما تقوم بتحرير رأس المال ، فإنك تخاطر بخسارة المبيعات بسبب عدم وجود أي شيء للبيع. يمكن أن يضر هذا أيضًا بسمعتك - إذا اشتريت شيئًا من متجر ، وقاموا برد أموال طلبك دون سابق إنذار وأخبروك أنه نفد ، فماذا ستفعل؟ سأذهب إلى مكان آخر.

مستويات المخزون غير الصحيحة / المخزون المفقود

هل سبق لك أن أجريت تدقيق المخزون الخاص بك لتجد أن الكمبيوتر يقول أن لديك خمسة عناصر في المخزون بينما في الواقع لديك ثلاثة فقط؟ يمكن أن تؤدي هذه "الأسهم المفقودة" أيضًا إلى عمليات الشراء الملغاة أو التي تم طلبها مرة أخرى ، والتي يمكن أن تؤثر مرة أخرى على سمعتك وتكلفك المال.

لا يوجد نظام مركزي

يمكن حل جميع العقبات المذكورة أعلاه من خلال وجود نظام مركزي لإدارة المخزون. أحد أول الأشياء التي نسألها لعملائنا في ChannelApe هو ببساطة "ما هو نظامك؟"

ما الذي تستخدمه لتتبع المخزون القادم والذهاب أثناء إدارة عملك؟ كيف تعرف مقدار المخزون المتوفر لديك في أي وقت؟

فيما يلي بعض الأنظمة الشائعة التي رأيناها:

• الإدارة اليدوية عبر جداول البيانات
• الإدارة اليدوية عبر القلم والورق (yikes!)
• الإدارة الآلية عبر منصة استضافة (Shopify (Shopify مراجعة) و BigCommerce)
• الإدارة الآلية عبر حلول برمجية من الطوب وقذائف الهاون
• الإدارة الآلية عبر حلول برامج التجارة الإلكترونية

يمكن أن يكون النظامان الأولان مركزيًا ، ولكن من الصعب جدًا تتبعهما. كما أنها تتطلب الكثير من الوقت والطاقة للصيانة. تخيل أقلام الرصاص في كل طلب ، أو تحديث جدول بيانات في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية بيع أو تطلب المزيد من المخزون.

يمكن للنظام الثالث ، باستخدام منصة الاستضافة الخاصة بك ، أن يعمل إذا كنت تبيع من خلال قناة واحدة فقط. إذا كنت تبيع على Amazon فقط ، أو تبيع فقط في متجرك عبر الإنترنت ، فقد تعمل هذه الأنظمة بشكل جيد. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التوسع إلى قنوات مبيعات متعددة ، فإن هذا النظام سيعيق نمو عملك.

كما أن النظام الرابع ، الذي يستخدم منصة برمجية مصممة لحلول الطوب وقذائف الهاون ، ليس مثاليًا أيضًا. يرجع السبب في أن العديد من مالكي التجارة الإلكترونية في نهاية المطاف إلى استخدام هذه الأنظمة إلى Google - حيث يؤدي بحث واحد بسيط عن "نظام إدارة المخزون" إلى ظهور الكثير من النتائج التي تم إجراؤها لمنافذ البيع بالتجزئة التقليدية. إذا كنت تبيع بشكل صارم عبر الإنترنت ، فهذه المنصات ببساطة ليست مصممة لك ؛ أنها مصنوعة من الطوب وقذائف الهاون. تعتبر الميزات المضافة رائعة للمتاجر المادية ولكنها نفقات إضافية غير مجدية لأصحاب المتاجر عبر الإنترنت فقط.

أخيرًا ، يعد استخدام نظام إدارة المخزون الآلي الذي تم إنشاؤه خصيصًا لمتاجر التجارة الإلكترونية هو الحل الأمثل. سيقوم معظمهم تلقائيًا بتحميل منتجاتك على موقع الويب الخاص بك و Amazon و eBay بضغطة زر واحدة. علاوة على ذلك ، فهي تسمح لك بأتمتة تنفيذ الطلبات وتحديث كمية المخزون. ما عليك سوى إدخال كمية المخزون مرة واحدة ، ثم يمكن أتمتتها على جميع قنوات المبيعات الخاصة بك من هناك.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك استخدام برنامج التجارة الإلكترونية كنظام إدارة المخزون المركزي تنفيذ خدمات دروبشيبينغ بسهولة كإضافة لمتجرك. أو ، إذا كنت تعمل في مجال دروبشيبينغ بشكل صارم ، فيمكنك فقط مزامنة الأسواق الخاصة بك مع مورديك باستخدام موجز بيانات للتحديث التلقائي ليس فقط لمستويات المخزون ولكن أيضًا تفاصيل المنتج مثل الأسعار والصور والأوصاف وما إلى ذلك.

إليك مقطع فيديو سريع وجدته للمساعدة في شرح العملية (بالطبع إذا كنت شركة صغيرة ، فربما لا يكون لديك قسم استقبال أو تصنيع ، لكن المفهوم هو نفسه. فكر في الرفوف على أنه مرآب خاص بك أو القبو والتوزيع وأنت تشحن الأشياء:

في الأساس ، إن وجود نظام مركزي مناسب يمنعك من الحاجة إلى إضاعة ساعات من وقتك الثمين في تحديث المخزون.

الآن بعد أن أصبحت مقتنعًا ، دعنا نتحدث عن كيفية تنفيذ هذه الاستراتيجيات فعليًا والتوقف عن إضاعة الوقت والمال في إدارة المخزون غير الصحيحة - خطوة بخطوة.

أولاً سأعرض لك بعض الحلول لأولئك منكم الذين يقومون بتخزين مخزونك الخاص ، ثم ننتقل إلى قسم دروبشيبينغ.

أفضل أنظمة إدارة المخزون لمتاجر التجارة الإلكترونية الصغيرة والمتوسطة الحجم

يعتمد أفضل نظام لإدارة المخزون بالنسبة لك على هدفك النهائي. بعض الطرق أرخص ولكنها تستغرق وقتًا أطول ، والبعض الآخر يتطلب استثمارًا ولكنه يوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل.

بالإضافة إلى ذلك ، سيعتمد الحل الأفضل على كيفية تخزين مخزونك. إذا كنت تحتفظ بالمخزون في منزلك أو في مستودع ، فقد تحتاج إلى حل أكثر تعقيدًا مما لو كنت مجرد عناصر دروبشيب ويتعين عليك فقط تتبع مخزون المورد الخاص بك.

إدارة المخزون الخاص بك

دعنا نتحدث عن حلول لتخزين مخزونك أولاً. عند تخزين مخزونك الخاص ، سواء في مستودع أو قبو أو متجر مادي ، هناك قدر كبير من المتغيرات التي يجب أن تكون على دراية بها. تحتاج:

الحفاظ على الكمية المثلى للمخزون

يجب أن يكون لديك حد أدنى من المخزون في متناول اليد في جميع الأوقات. عندما تنخفض إلى ما دون الحد الأدنى للمخزون المحدد مسبقًا ، فأنت تعلم أن الوقت قد حان لطلب المزيد.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا تطلب الكثير من المخزون أيضًا. سأتحدث عن التنبؤ بالطلب في قسم لاحقًا أسفل هذه الصفحة.

من أجل القيام بذلك ، توقع الطلب الخاص بك

إن التنبؤ الصحيح بالطلب على منتجاتك هو أساس خطة إدارة المخزون الجيدة. ومع ذلك ، القول أسهل من الفعل. كيف يفترض أن تعرف عدد العناصر التي ستبيعها؟ بالطبع ، إذا كنت تستخدم دروبشيبينغ بشكل صارم ، فلا داعي للقلق بشأن هذا - ولكن بالنسبة لأولئك الذين لديهم مخزون منكم ، فلنقم بإجراء العملية.

من أجل التنبؤ بدقة بطلبك ، فأنت تحتاج أساسًا إلى نوع من المبيعات السابقة لتنفجر. إذا لم يكن لديك ذلك ، فسيكون هناك الكثير من التخمين ، لكنه لا يزال ممكنًا.

أولاً ، حدد "فترة التنبؤ" ، على سبيل المثال ، الفترة الزمنية التي تتوقع فيها الطلب. قد يكون الأسبوع أو الشهر أو الستة أشهر أو السنة التالية وما إلى ذلك. سأبدأ من شهر إلى ثلاثة أشهر إذا كنت جديدًا على هذا. احرص على التحقق من كيفية توقف تخمينك طوال العملية.

بعد ذلك ، تحقق من سجل مبيعاتك السابق. إذا كنت مفتوحًا لمدة عام على الأقل ، فيجب أن يكون لديك بيانات المبيعات لجميع المواسم الأربعة ، بما في ذلك أيام العطل الرئيسية. استخدم هذه البيانات كـ "طلب أساسي" ، أو كنقطة بداية لمقدار المخزون الذي تريد طلبه. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتجميع ذلك مقابل جهودك التسويقية وانظر كيف تتوافق.

بعد التحقق من بياناتك (أو إذا لم يكن لديك أي منها) ، تحقق من الاتجاهات الحالية. يمكنك القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى Google Trends والكتابة في منتجك.

بعد ذلك ، حدد مستويات المخزون الدنيا (MSLs)

الآن بعد أن عرفت تقريبًا مقدار ما تتوقعه من مبيعاتك ، فقد حان الوقت لمعرفة "الحد الأدنى لمستوى المخزون" ، كما تحدثت في قسم "استراتيجيات بائعي التجزئة الكبيرة" أعلاه.

يجب أن يكون لديك مخزون كافٍ لتلبية الطلب ، ولكن ليس لدرجة أنك تربط كل رأس مالك وتخاطر بخسارته.

لتحديد MSLs الخاصة بك ، ما عليك سوى الرجوع إلى الطلب المتوقع الخاص بك وإجراء الحسابات بحيث يكون لديك ما لا يقل عن 5 أيام من المخزون في متناول اليد في أي وقت.

يمكنك أيضًا إضافة دروبشيبينغ

فقط لأنك لا تملك شركة دروبشيبينغ ، فهذا لا يعني أنه لا يمكنك استخدام دروبشيبينغ لتكملة مخزونك. إذا نفد المخزون ، يمكنك الاعتماد على دروبشيبر لملء الفراغ حتى تحصل على المزيد من المخزون.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام دروبشيبينغ لاختبار أفكار المنتج.

إذا كنت مهتمًا باستخدام دروبشيبينغ كمكمل لعملك ، فراجع قائمة شركات دروبشيبينغ الرائعة.

أخيرًا ، اجعل إدارة المخزون مركزية

إذا كنت تبيع فقط في متجر واحد للتجارة الإلكترونية ، فقد لا تحتاج إلى مركزية إدارة المخزون الخاص بك. يعتمد ذلك على مدى جودة تعامل منصة المبيعات الخاصة بك معها حاليًا.

ومع ذلك ، إذا كنت تبيع في أسواق متعددة و / أو مواقع متعددة و / أو غير متصل بالإنترنت ، فإن تركيز مخزونك على نظام مخصص واحد أمر لا بد منه (إذا كنت تقدر وقتك وسلامة عقلك ، على أي حال).

هناك الكثير من أنظمة إدارة المخزون المحتملة التي تعمل مع المتاجر متعددة القنوات. بعض من أفضل ما يلي:

• ChannelApe
• كويك بوكس
• مايكروسوفت ديناميكس
• نتسويت
• المريمية

إدارة المخزون لك دروبشيب

إذا قمت بشحن مخزونك بدقة ، فهذا القسم مناسب لك.

في حين أن إدارة انخفاض الشحن أسهل بكثير ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى مواكبة مستويات مخزون المورد الخاص بك. إذا نفد مخزونها ولكنك لم تقم بتحديث قوائم المنتجات الخاصة بك ، فقد تضطر إلى وضع هذا الطلب في الطلب المتأخر ، أو ما هو أسوأ من ذلك - إلغائه تمامًا. فكيف تتجنب ذلك؟

الطريقة الأولى: التحديث يدويًا

الخيار الأول هو التحقق يدويًا من موقع الويب الخاص بالمورد لمعرفة مستويات المخزون ، ثم تحديث نظامك بالمستويات الجديدة لهذا اليوم. هذا رائع إذا كان لديك عدد قليل من المنتجات ، ولكن بمجرد أن تصل إلى 10 منتجات (ناهيك عن المتغيرات) ، سرعان ما يصبح هذا مضيعة للوقت.

الطريقة 2: استخدام برنامج

هذه هي الطريقة الأسهل - خاصة إذا كنت تبيع على قنوات متعددة.

يستخدم برنامج إدارة المخزون ملفًا يسمى "موجز البيانات". بشكل أساسي ، يقوم هذا الملف "بتغذية" بيانات المنتج (بما في ذلك كمية المخزون) من موقع الويب الخاص بالمورد إلى برنامج إدارة المخزون الخاص بك ، ثم في النهاية إلى قنوات المبيعات الخاصة بك.

يمكنك استخدام البرنامج الذي ذكرته في القسم أعلاه ، لكن معظمهم لا يقدم خيار موجز البيانات هذا ، مما يعني المزيد من التحديثات اليدوية.

أفضل خيار لك هو استخدام حل خاص بالتجارة الإلكترونية (مثل ChannelApe). لماذا ا؟

• تحديثات كمية المخزون الآلية
• تحديثات قائمة المنتجات الآلية (في حالة قيام المورد بتغيير الأسعار ، والأوصاف ، والعناوين ، وإضافة / حذف المنتجات ، وما إلى ذلك)
• الاتساق عبر قنوات البيع المتعددة (مثل موقع الويب الخاص بك ، و Amazon ، و eBay ، وما إلى ذلك)
• تحديثات المتغيرات التلقائية (مثل الحجم واللون والنمط وما إلى ذلك)
• سيقومون بإنشاء موجز بيانات لك إذا لم يكن لديك واحد

معظم منصات إدارة المخزون الخاصة بالتجارة الإلكترونية بسيطة مثل التسجيل للحصول على حساب ، وتسجيل الدخول بتفاصيلك ، والضغط على بعض الأزرار للإعداد. يجب أن تكون قادرًا على إنجاز كل شيء في غضون 30 دقيقة إلى ساعة.

لديك الآن (نأمل) فهمًا قويًا لإدارة المخزون بالإضافة إلى خطة عمل قوية لوضعها في مكانها الصحيح. آمل أن تحسن هذه الأساليب عملك وتعطيك عائد استثمار قويًا لأخذ الوقت الكافي لقراءة هذا المحتوى.